Thiết lập mục tiêu ngắn hạn

Doanh nghiệp muốn phát triển dài hạn cần có một tầm nhìn xa. Vậy việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn có cần thiết trong vận hành doanh nghiệp, phát triển các đội nhóm hay không? Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu, giải đáp qua bài viết sau.

Mục tiêu ngắn hạn là gì?

Mục tiêu ngắn hạn là mục tiêu được phát triển, xây dựng dựa trên thang mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu ngắn hạn thường là những mục tiêu trong 1 tháng nhằm hướng đến việc góp phần đạt được những mục tiêu dài hạn hơn như mục tiêu quý, năm, mục tiêu tầm nhìn sứ mệnh của doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Mục tiêu tầm nhìn của doanh nghiệp bạn là cung cấp giải pháp phần mềm nhân sự đồng hành cùng hàng loạt các doanh nghiệp Việt Nam để góp phần giúp doanh nghiệp Việt gia tăng hiệu suất lao động.
• Mục tiêu năm có thể là mở rộng chi nhánh tại các tỉnh miền Trung, miền Nam. Cụ thể là tại Nha Trang, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai.
• Mục tiêu ngắn hạn theo quý có thể là chuẩn bị sẵn sàng cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực tại các chi nhánh mới tại các tỉnh miền Trung, miền Nam
• Mục tiêu ngắn hạn trong tháng 10 là chuẩn bị sẵn sàng cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực tại Đà Nẵng và TP.Hồ Chí Minh. Đây là 2 thành phố lớn tại miền Trung và miền Nam. Từ 2 chi nhánh này, công ty sẽ mở rộng danh tiếng, khả năng thu hút nguồn nhân lực và tạo tiền đề để tiếp tục phát triển các chi nhánh ở các tỉnh thành khác.

Lợi ích của việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn

Thiết lập mục tiêu ngắn hạn có thể đem lại cho bạn nhiều lợi ích trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Tạo ra sự tập trung cao hơn

Nhân viên của bạn sẽ tập trung cao độ hơn khi họ nhìn thấy được một mục tiêu cụ thể, có thể đạt được. Mục tiêu ngắn hạn rất có ích trong việc duy trì được sự tập trung, động lực cho nhân viên.

Liên tưởng một cách hình ảnh, nhân viên của bạn thực hiện mục tiêu công việc cũng giống như việc họ đang chinh mục một đỉnh núi vậy. Bạn hãy chỉ cho nhân viên một điểm đến rất cụ thể, trong tầm nhìn của họ. Điều đó sẽ giúp nhân viên tự tin, tập trung hơn trên hành trình. Nếu bạn chỉ cho họ mục tiêu cần đến là đỉnh núi cao vút, ẩn sau mây trời thì rất có thể nhân viên sẽ cảm thấy quá sức, chùn bước và bỏ cuộc.

Như vậy, thay vì yêu cầu nhân viên thực hiện một mục tiêu thử thách trong một thời gian quá dài bạn có thể chia nhỏ mục tiêu ra thành từng chặng ngắn hơn.

Cung cấp sự rõ ràng cho các mục tiêu dài hạn

Trở lại ví dụ về việc leo núi ở trên, một mục tiêu dài hạn cũng giống như đỉnh núi ẩn sau mây mù. Còn các mục tiêu ngắn hạn sẽ giống như một điểm đến rõ ràng trên chặng đường. Nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ cần phải đến được điểm đích mục tiêu đó.

Mục tiêu ngắn hạn hoàn toàn có thể giúp các mục tiêu dài hạn trở nên rõ ràng, cụ thể, trong khả năng của nhân viên.

Tạo ra sự linh hoạt cho hoạt động kinh doanh

Để thay đổi một mục tiêu dài hạn, bạn sẽ cần rất nhiều nỗ lực, thời gian nhưng các mục tiêu ngắn hạn thì có tính linh hoạt và có thể thay đổi, thích ứng dễ dàng hơn.

Chẳng hạn như bạn đã thiết lập mục tiêu kinh doanh cho cả năm 2021 là tập trung cho thị trường các tỉnh thành miền Nam. Tất cả nguồn lực, chi phí, nhân sự tuyển dụng mới cũng đang được tiến hành để mở rộng cho thị trường phía Nam. Tuy nhiên, dịch bệnh ập đến và kế hoạch năm của bạn không thể thực hiện được. Lúc này bạn sẽ rất khó thay đổi, điều chỉnh vì đã tập trung nguồn lực theo kế hoạch cả năm.

Ngược lại, nếu bạn chỉ thiết lập mục tiêu ngắn hạn theo từng tháng chẳng hạn, bạn sẽ có cơ hội để kịp thời điều chỉnh nhanh chóng, thích  ứng với đòi hỏi của thị trường và tình hình kinh doanh mới.

Tiến bộ nhanh hơn

Với chu kỳ mục tiêu ngắn, nhà quản lý sẽ có cơ hội rút ra bài học kinh nghiệm sau mỗi chu kỳ để lên phương án cải thiện ở những chu kỳ tiếp theo. Công ty của bạn sẽ không còn theo đuổi những mục tiêu vô ích, có thể kéo dài trong cả một năm. Thay vào đó, toàn công ty sẽ liên tục tối ưu, điều chỉnh để thích ứng và tiến bộ, để đạt được những mục tiêu vượt trội hơn.

Sau mỗi chu kỳ thực hiện mục tiêu, bạn nên đối diện với những vấn đề các team đang mắc phải để tìm cách khắc phục. Liên tục tối ưu từ những mục tiêu ngắn hạn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có bước tiến phát triển nhanh hơn.

Giải quyết sự trì hoãn

Nhân viên của bạn sẽ trì hoãn, thậm chí là trì trệ trong công việc nếu mục tiêu công việc của họ không gắn với một thời hạn cụ thể. Các mục tiêu ngắn hạn sẽ luôn được kiểm soát về thời hạn hoàn thành tốt hơn. Do đó, mục tiêu ngắn hạn cũng sẽ giải quyết được sự trì hoãn trong công việc của nhân viên.

Ví dụ:

Thay vì yêu cầu nhân viên đưa được website công ty lọt vào top 10 trên trang tìm kiếm của Google sau 1 năm tới thì bạn có thể đặt ra mục tiêu ngắn hạn hơn. Chẳng hạn như: lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ SEO web sau 2 tuần tới chẳng hạn.

Một mục tiêu ngắn hạn luôn tạo được áp lực thời gian thực hiện lớn hơn rất nhiều lên nhân viên. Họ sẽ bắt tay ngay để thực hiện công việc theo đúng thời hạn nhà quản lý kỳ vọng.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Phương pháp để thiết lập mục tiêu ngắn hạn

Để thiết lập mục tiêu ngắn hạn, bạn có thể áp dụng theo các bước như sau:

Đặt ra các mục tiêu dài hạn

Mục tiêu ngắn hạn về bản chất là mục tiêu cụ thể hóa, là một phần của mục tiêu dài hạn. Không có mục tiêu dài hạn thì bạn sẽ rất khó thiết lập mục tiêu ngắn hạn. Do đó, bạn cần thiết lập mục tiêu dài hạn trước khi xây dựng mục tiêu ngắn hạn tương ứng.

Mục tiêu dài hạn là mục tiêu theo năm, mục tiêu gắn với chiến lược, tầm nhìn của công ty. Một số mục tiêu dài hạn có thể như:

• Vươn lên trở thành nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp số 1 Việt Nam
• Phát triển mạnh mẽ thị trường các tỉnh thành phía Nam trong năm 2022
• Gia tăng 10% năng lực sản xuất của dây chuyền nhà máy so với năm 2021

Chia nhỏ mục tiêu dài hạn

Từ mục tiêu dài hạn đã được thiết lập, bạn hãy suy nghĩ xem để đạt được mục tiêu dài hạn đó, công ty bạn sẽ cần đạt được hay chuẩn bị những điều gì. Chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành những chặng nhỏ hơn sẽ giúp bạn quản trị mục tiêu tốt hơn.

Chẳng hạn như từ mục tiêu năm, bạn có thể chia nhỏ thành mục tiêu quý. Mục tiêu năm của phòng kinh doanh là tổng doanh số ký hợp đồng đạt mức 20 tỷ đồng. Vậy, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu dài hạn đó thành mỗi quý đạt tối thiểu 5 tỷ đồng doanh số ký hợp đồng chẳng hạn.

Đặt ra các mục tiêu ngắn hạn SMART

Tiếp theo, bạn hãy đặt ra các mục tiêu ngắn hạn, thực sự quan trọng và đảm bảo nguyên tắc SMART. Mục tiêu cần đảm bảo 5 yếu tố: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Một mục tiêu SMART sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích như:

• S – Cụ thể: Giúp nhân viên của bạn nắm bắt được cụ thể mục tiêu cần đạt được là gì, tránh những nhầm lẫn, giảm thiểu rủi ro khi thực hiện mục tiêu
• M – Đo lường: Bạn sẽ luôn nắm rõ, đo lường được mục tiêu đang được thực hiện đến mức nào và đã thực sự hoàn thành hay chưa
• A – Khả thi: Giúp bạn thiết lập mục tiêu có tính thử thách nhưng không vượt ngưỡng và trở thành bất khả thi
• R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu ngắn hạn để hướng tới mục tiêu dài hạn, lâu dài
• T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, duy trì động lực để nhân viên giữ được sự tập trung và cam kết hoàn thành mục tiêu.

Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu

Sau khi thiết lập được mục tiêu ngắn hạn, nhà quản lý còn cần tiếp tục theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Điều đó sẽ giúp bạn kịp thời điều chỉnh được mục tiêu nếu có những thay đổi mới trong kế hoạch, trong thứ tự ưu tiên thực hiện công việc của team.

Ví dụ:

Nhân viên kinh doanh của bạn có mục tiêu là tổ chức được ít nhất 4 cuộc họp mỗi tháng với khách hàng. Trường hợp nhân viên chưa hết tháng nhưng đã chốt được 4 hợp đồng từ 4 cuộc họp đó, bạn có thể tiếp tục giao thêm thông tin khách hàng để nhân viên tiếp cận và xử lý.

Luôn theo dõi kịp thời tiến độ thực hiện mục tiêu sẽ giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực của team, của công ty.

Phản hồi, đánh giá mục tiêu

Sau khi mục tiêu được hoàn thành, nhà quản lý cần thực hiện phản hồi, đánh giá mục tiêu với nhân viên. Buổi phản hồi nên được tổ chức thành buổi check-in 1 1.

Theo đó, bạn sẽ tiến hành:

• Đề nghị nhân viên cung cấp dữ liệu, thông tin thực hiện mục tiêu (xem xét quá khứ)
• Đề nghị nhân viên nêu ý kiến về những tồn tại, vướng mắc hiện nay (xác định vấn đề hiện tại)
• Và cuối cùng, bạn hãy cùng nhân viên thiết lập mục tiêu ngắn hạn trong chu kỳ tiếp theo.

Quá trình phản hồi, đánh giá mục tiêu này sẽ giúp bạn thiết lập mục tiêu chuẩn xác, phù hợp hơn với tình hình thực tế và năng lực của nhân viên.

Ví dụ về thiết lập mục tiêu ngắn hạn

Mục tiêu ngắn hạn ở các công ty, tổ chức thông thường sẽ được thiết lập theo từng tháng. Bạn có thể tham khảo một số ví dụ sau:

Ví dụ 1: Đào tạo nhân viên mới

• S – Cụ thể: Ban tổng hợp cần tổ chức đào tạo nhân viên mới
• M – Đo lường: 100% nhân viên mới gia nhập công ty trong 1 tuần đầu tiên cần được đào tạo hội nhập
• A – Khả thi: Với năng lực, nguồn nhân sự của ban tổng hợp hiện nay, mục tiêu này có thể đạt được
• R – Liên quan: Nhằm giúp nhân viên mới hiểu nội quy, quy định, chính sách phúc lợi, tổng quan thông tin về công ty
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần thực hiện định kỳ hàng tháng

Ví dụ 2: Xây dựng tính năng sản phẩm

• S – Cụ thể: Phòng sản phẩm cần xây dựng tính năng chấm công GPS cho phần mềm trong tháng 11/2021
• M – Đo lường: Đảm bảo nhận diện 100% user chấm công GPS về hệ thống máy chủ chấm công
• A – Khả thi: Với năng lực, nhân sự của phòng sản phẩm hiện nay, mục tiêu này có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp tối ưu hóa trải nghiệm phần mềm theo nhu cầu của khách hàng
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 30/11/2021

Ví dụ 3: Xử lý lỗi phần mềm  

• S – Cụ thể: Phòng triển khai cần hoàn thành xử lý các lỗi phần mềm do khách hàng phản ánh
• M – Đo lường: 100% các lỗi được phản ánh
• A – Khả thi: Với việc mới tuyển dụng thêm 1 lập trình viên có 3 năm kinh nghiệm, phòng triển khai có thể hoàn thành được mục tiêu này
• R – Liên quan: Nhằm đề xuất khách hàng nhanh chóng ký nghiệm thu dự án và tiến hành thanh toán hợp đồng
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 30/11/2021

Ví dụ 4: Ký kết hợp đồng triển khai phần mềm

• S – Cụ thể: Phòng kinh doanh cần ký được hợp đồng với khách hàng A trong tháng 11 sắp tới
• M – Đo lường: Với mức ký hợp đồng tối thiểu 1 tỷ đồng cho dự án triển khai 7 phân hệ chức năng
• A – Khả thi: Cùng tiến độ công việc trao đổi với khách hàng hiện tại, mục tiêu này có thể đạt được
• R – Liên quan: Nhằm giúp đảm bảo nguồn tiền an toàn, chi trả quỹ lương trong tháng 12
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 15/11/2021

Ví dụ 5: Báo cáo doanh thu tháng

• S – Cụ thể: Phòng kế toán cần lên được báo cáo doanh thu tháng 10
• M – Đo lường: Đảm bảo 100% số liệu đầy đủ, chính xác
• A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ phòng kế toán hiện nay, mục tiêu trên có thể đạt được
• R – Liên quan: Nhằm giúp ban lãnh đạo công ty hoạch định kế hoạch phát triển kinh doanh, tuyển dụng trong tháng 11
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 25/10/2021

Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs

Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs là một trong những phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả, đã được kiểm chứng sự thành công tại nhiều công ty, tập đoàn hàng đầu trên thế giới như: Intel, Google, Facebook, Amazon… Tại Việt Nam, OKRs cũng đã được triển khai thành công tại nhiều công ty như: FPT, Tinh Vân, CareerBuilder…

OKRs có thể giúp bạn thiết lập và đạt được những mục tiêu ngắn hạn. Có được điều đó là nhờ mỗi mục tiêu trong OKRs đều sẽ gắn liền với 3 – 5 kết quả then chốt cần đạt được. Nhân viên của bạn nỗ lực trong công việc, đạt được các kết quả cũng là lúc họ tiệm cận và sẽ đạt được mục tiêu đúng như kỳ vọng.

Tìm hiểu thêm: Tổng quan về OKRs

Hiểu đúng, làm đúng OKRs ngay từ đầu để đạt hiệu quả quản trị cao nhất là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo khóa học OKRs của VNOKRs – một trong những đơn vị tư vấn, đào tạo OKRs uy tín hàng đầu Việt Nam hiện nay.

Tìm hiểu thêm: Khóa học sức mạnh OKRs: Quản trị bài bản – Công thức bền vững – Mô hình bứt phá

OKRs có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích vượt trội như:

• Thúc đẩy việc liên kết các mục tiêu của cá nhân với mục tiêu của phòng ban; liên kết mục tiêu của các phòng ban với mục tiêu chung toàn công ty
• Giúp nhân viên tập trung, ưu tiên nguồn lực xử lý những vấn đề cốt lõi để đạt được các kết quả then chốt
• Thúc đẩy quá trình minh bạch hóa mục tiêu và kết quả công việc cần đạt được
• Giúp tạo cơ sở để nhà quản lý có thể trao quyền cho nhân viên thêm chủ động, sáng tạo trong công việc của họ
• Nhà quản lý có thể dễ dàng đo lường được hiệu suất công việc nhân viên đạt được với các KRs có tính định lượng, rõ ràng
• Nhân viên của bạn sẽ sẵn sàng thử thách bản thân với các mục tiêu khó khăn hơn vì OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. OKRs cam kết hướng tới việc đạt được 100% mục tiêu đề ra nhưng OKRs mở rộng hướng tới giải quyết những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách. Do đó, với OKRs mở rộng, nhân viên chỉ cần đạt được 70% mục tiêu cũng đã được xem là thành công.

*

Thiết lập mục tiêu ngắn hạn nếu liên tưởng một cách hình ảnh cũng giống như việc bạn chạy những bước nhỏ, ngắn nhưng với guồng chân nhanh hơn. Doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể tiến nhanh với những mục tiêu ngắn hạn, cụ thể để dần đạt được những mục tiêu dài hạn, thử thách hơn.

Nếu bạn cần thêm thông tin về thiết lập mục tiêu ngắn hạn hoặc muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

 

 

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn