Thiết lập mục tiêu OKRs

OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu nổi tiếng đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức hàng đầu trên thế giới. Vậy thiết lập mục tiêu OKRs như thế nào cho hiệu quả, đúng hướng? Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu, giải đáp câu hỏi này qua bài viết sau.

OKRs là gì?

OKRs (Objective & Key Results) là phương pháp quản trị mục tiêu đã được hàng loạt các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới sử dụng như Intel, Google… OKRs được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều doanh nghiệp lớn nhưng không có nghĩa OKRs chỉ có thể áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Thực tế, OKRs có thể triển khai và áp dụng cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho các team và thậm chí là cả giúp quản trị mục tiêu cho từng cá nhân.

OKRs được cấu thành từ 2 bộ phận:

• Objective là mục tiêu như một điểm đến rõ ràng mà cả công ty, team hay cá nhân bạn hướng đến.
• Key Results là những kết quả then chốt (thông thường từ 3 – 5 kết quả) có tính liên kết, giúp công ty, team hay cá nhân của bạn dần đạt được mục tiêu. Mỗi kết quả then chốt cũng giống như một bậc thang giúp bạn tiến gần hơn đến với mục tiêu như kỳ vọng.

Lịch sử phát triển của OKRs có thể kể đến những dấu mốc như:

• Ý tưởng ban đầu về OKRs và cũng là nơi áp dụng OKRs đầu tiên là Intel. Sau đó, phương pháp quản trị mục tiêu này được áp dụng lan rộng sang các công ty khác ở thung lũng Silicon.
• Năm 1999, Google đã áp dụng OKRs khi còn là một công ty có quy mô rất nhỏ với chỉ 40 nhân viên. Cho đến nay khi quy mô nhân sự đã hơn 60.000 nhân viên, Google vẫn đạt được những thành công trong quản trị mục tiêu với OKRs.
• Ngày này, OKRs không chỉ được áp dụng tại các công ty công nghệ như Intel, Google mà đã mở rộng ra nhất nhiều các công ty khác như: Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin…
• Tại Việt Nam, OKRs đã được áp dụng tại các doanh nghiệp lớn như: FPT, Tinh Vân, CareerBuilder Việt Nam…

Sử dụng OKRs để thiết lập mục tiêu trong tổ chức

Để hiểu cách sử dụng OKRs trong thiết lập mục tiêu của tổ chức, bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cách thiết lập OKRs, kim tự tháp mục tiêu và cấu trúc OKRs trong tổ chức.

Thiết lập OKRs

Một OKRs sẽ bao gồm 1 mục tiêu (Objective) và từ 3 – 5 kết quả chính (Key Results). Để thiết lập OKRs hiệu quả, bạn cần hiểu rõ tính chất của mục tiêu và kết quả chính.

Tính chất của mục tiêu OKRs
Quan trọng	Mục tiêu OKRs cần thực sự là những mục tiêu quan trọng, cần đạt được với công ty của bạn.
Rõ ràng	Mục tiêu cần cụ thể như một điểm rõ ràng trên bản đồ giúp toàn công ty của bạn hiểu rõ cần hướng đến điều gì.
Định hướng hành động	Toàn công ty của bạn khi có mục tiêu phù hợp sẽ giúp định hướng hành động, tập trung nguồn lực thực hiện mục tiêu.
Truyền cảm hứng	Mục tiêu nên có tính cảm tính, truyền cảm hứng, có thử thách nhưng không trở thành bất khả thi. Mục tiêu của bạn nên được thiết lập hướng lên bầu trời rộng rãi và nếu không đạt được thì team của bạn cũng sẽ đến được với mặt trăng.
Có thời hạn	Mục tiêu cần gắn với thời hạn cụ thể. Giới hạn thời gian sẽ giúp team của bạn duy trì được động lực hành động, sự tập trung trong suốt quá trình hướng đến mục tiêu.

Tính chất của kết quả chính OKRs
Cụ thể	Các kết quả chính cần rất cụ thể. Nhân viên của bạn cần hiểu rõ họ cần hành động để đạt được chính xác điều gì.
Có thời hạn	Cũng giống như mục tiêu, các kết quả chính cũng cần gắn với thời hạn cụ thể.
Quyết liệt nhưng thực tế	Team của bạn cần quyết liệt hướng đến các kết quả chính nhưng bạn cần đảm bảo các kết quả đó thực tế, phù hợp với nguồn lực thực tại của team. Nếu các kết quả chính quá khó khăn, thậm chí bất khả thi sẽ chỉ khiến team của bạn căng thẳng, thậm chí nản chí và bỏ cuộc.
Đo lường và chứng minh được	Các kết quả chính cần gắn với một thang đo lường cụ thể và chứng minh được. Team của bạn có thể dùng thang đo lường này để xác định kết quả đã thực sự đạt được hay chưa.

Kim tự tháp mục tiêu trong tổ chức

Một tổ chức có thể có rất nhiều mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, xét về tính chất, chu kỳ thực hiện mục tiêu, bạn có thể thiết lập mục tiêu theo một hình kim tự tháp như trên. Theo đó:

• Các dự án, kế hoạch, công việc cụ thể ở đáy của kim tự tháp mục tiêu. Các mục tiêu này thường được thiết lập theo chu kỳ hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí là hàng ngày. Ví dụ: Mục tiêu của team tuyển dụng trong tháng 11/2021 là tuyển dụng đủ 4 lập trình viên có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên cho phòng sản phẩm.
• Tiếp theo là các mục tiêu quý. Đây cũng chính là mục tiêu OKRs, những điều tổ chức của bạn cần tập trung đạt được trong quý đó. Ví dụ: Phát triển mạnh mẽ đội ngũ nhân sự giúp đáp ứng tối đa nhu cầu phát triển của công ty trong quý I-2022.
• Được thiết lập theo chu kỳ năm là các mục tiêu năm. Thông thường, các mục tiêu năm sẽ được thiết lập thông qua các buổi họp chiến lược của tổ chức. Mục tiêu năm sẽ giúp tổ chức của bạn xác định, giải đáp được câu hỏi: năm nay chúng ta đi đến đâu. Ví dụ: Năm 2022, công ty chúng ta sẽ mở rộng thị trường ra các tỉnh thành miền Trung và miền Nam.
• Còn để xác định tổ chức sẽ đi xa đến đâu, tổ chức sẽ cần mục tiêu gắn với tầm nhìn. Ví dụ: Công ty chúng ta sẽ nỗ lực vươn lên Top 3 doanh nghiệp công nghệ thông tin hàng đầu của Việt Nam.
• Cao nhất trên đỉnh kim tự tháp mục tiêu là mục tiêu gắn với sứ mệnh. Mục tiêu sứ mệnh sẽ giải đáp giúp tổ chức những câu hỏi như: chúng ta tồn tại vì điều gì? chúng ta phục vụ ai? Ví dụ: Chúng ta nỗ lực đem giải pháp phần mềm quản trị nhân sự đồng hành cùng hàng loạt các doanh nghiệp của Việt Nam để giúp gia tăng hiệu suất, hiệu quả của doanh nghiệp Việt.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Cấu trúc OKRs trong tổ chức

Xét về cấu trúc của OKRs trong tổ chức, bạn có thể chia OKRs thành 3 dạng dưới đây:

• OKRs của công ty: OKRs của công ty thuộc sở hữu của giám đốc. Đây là một bức tranh lớn với những gì ban giám đốc nghĩ rằng cả công ty cần tập trung vào trong một khoảng thời gian nhất định (1 chu kỳ). OKRs của công ty giống như “kim chỉ nam” để tất cả cùng hiểu vào thời điểm hiện tại điều gì là quan trọng và tất cả chúng ta phải tập trung vào làm. Trên bản đồ mục tiêu, OKRs của công ty cần được đặt ở vị trí trung tâm. Từ OKRs của công ty, bạn sẽ thiết lập mục tiêu của các nhóm liên kết với OKRs công ty.
• OKRs của nhóm: OKRs của nhóm thuộc sở hữu của trưởng nhóm. OKRs nhóm sẽ cần chỉ rõ ra những ưu tiên của nhóm sẽ hỗ trợ để thực hiện mục tiêu chung của công ty. OKRs của nhóm không phải là tập hợp những OKRs của nhân viên.
• OKRs của cá nhân: OKRs của cá nhân sẽ cần thể hiện rõ nhiệm vụ, chi tiết cụ thể công việc cần thực hiện những điều gì để góp phần đạt được mục tiêu của nhóm. Một lưu ý khi thiết lập OKRs của cá nhân là mục tiêu cá nhân không được thiết lập theo dạng “thác đổ” từ trên xuống dưới mà nhân viên có thể chủ động  thiết lập mục tiêu thử thách, phù hợp với bản thân cùng quản lý nhóm.

Trong đó, OKRs của công ty ở cao nhất chi phối tất cả các OKRs bên dưới. OKRs nhóm sẽ phụ thuộc, kết nối với OKRs công ty. Còn OKRs cá nhân sẽ phụ thuộc, kết nối với OKRs nhóm.

Với cấu trúc thiết lập OKRs như vậy, mục tiêu của tổ chức sẽ được thống nhất và thông suốt từ trên xuống dưới. Nhân viên nỗ lực hoàn thành OKRs cá nhân cũng là đóng góp để hoàn thành OKRs nhóm. Và từng nhóm nỗ lực hoàn thành OKRs nhóm cũng là đóng góp để hoàn thành OKRs toàn công ty.

Lợi ích khi sử dụng OKRs thiết lập mục tiêu

OKRs giúp tổ chức của bạn có thể quản lý, thiết lập mục tiêu hiệu quả. OKRs đem tới cho bạn nhiều lợi ích đa dạng trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Tập trung

Khi bạn thiết lập mục tiêu OKRs, toàn công ty của bạn sẽ chỉ thiết lập số lượng mục tiêu hàng quý rất tập trung với tối đa chỉ có 3 mục tiêu. Mỗi mục tiêu đề ra cũng sẽ đi kèm với tối đa 5 kết quả chính cần đạt được. Như vậy, trong thời gian 3 tháng, toàn công ty, team của bạn sẽ tập trung vào tối đa 3 mục tiêu và tối đa 15 kết quả chính. Số lượng O và KRs như vậy là đủ đảm bảo khối lượng công việc, nỗ lực cho toàn công ty nhưng không biến các mục tiêu trở thành gánh nặng, áp lực, gây căng thẳng lên nhân viên.

Nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ mình cần hướng đến điều gì, cần làm gì một cách rất tập trung trong từng quý.

Một tổ chức cần tập trung và lựa chọn dồn nguồn lực vào giới hạn các mục tiêu cụ thể vì nguồn lực của mọi tổ chức thông thường đều có hạn. Công ty của bạn không thể đồng thời làm tốt mọi mục tiêu. Việc phân tán nguồn lực về mặt con người, thời gian, chi phí… chỉ khiến bạn khó lòng dẫn dắt team giải quyết được các mục tiêu cốt lõi, cần tập trung đạt được trong quý.

Để đảm bảo thiết lập mục tiêu tập trung nhất, bạn nên lưu ý thực hiện:

• Tiến hành đặt ra và tìm cách giải đáp câu hỏi: điều gì quan trọng nhất trong 3, 6 hay 12 tháng tới mà công ty bắt buộc phải đạt được?
• Thực hiện minh bạch hóa mục tiêu toàn công ty để các phòng ban, team và từng nhân viên hiểu rõ họ cần tập trung vào mục tiêu OKRs gì trong quý
• Không áp đặt nhân viên thực hiện các nỗ lực nằm ngoài OKRs của phòng ban, team hay cá nhân nếu không cần thiết. Bạn muốn nhân viên tập trung vào mục tiêu thì cần cho họ khoảng không gian, thời gian, nguồn lực để có thể tập trung xử lý công việc theo kế hoạch, mục tiêu đã đề ra.

Cam kết

Theo Harvard Business Review, các công ty thiết lập được sự liên kết, cam kết giữa các nhân viên hướng về mục tiêu chung sẽ có khả năng trở thành những công ty hàng đầu trong lĩnh vực của mình.

Khi công ty của bạn gặp những thất bại trong việc đạt được mục tiêu, bạn không nên tranh cãi hay đổ lỗi cho một bộ phận, phòng ban hay cho một cá nhân nào đó. Điều bạn cần thay đổi là xây dựng tinh thần hợp tác, cam kết đạt được mục tiêu giữa tất cả các thành viên trong công ty.

Thiết lập mục tiêu OKRs đúng cách hoàn toàn có thể giúp bạn gia tăng được khả năng tập trung, liên kết các thành viên cam kết đạt được mục tiêu. Có được điều đó vì ngay từ khâu thiết lập mục tiêu ban đầu, nhân viên của bạn được cùng quản lý của họ thiết lập mục tiêu chứ không phải bị giao mục tiêu một cách bị động. Nhân viên có tiếng nói, có thể đóng góp ý kiến cho mục tiêu chính họ cần thực hiện và sẽ dễ dàng chấp nhận, cam kết thực hiện mục tiêu hơn.

Mặt khác, OKRs các team sẽ liên kết, hướng đến OKRs toàn công ty. Còn OKRs cá nhân sẽ liên kết, cùng hướng đến OKRs team. Do đó, về tổng thể, tất cả nhân viên của bạn sẽ cùng cam kết và hướng đến OKRs toàn công ty.

Ví dụ:

OKRs quý IV-2021 của công ty bạn là gấp rút tích hợp, ra mắt tính năng chấm công GPS cho phần mềm quản lý nhân sự. Vậy, team sản phẩm sẽ cần cam kết nghiên cứu và tích hợp thành công tính năng chấm công GPS và hệ thống phần mềm hiện tại. Còn ở cấp độ nhân viên, nhân viên ở các team khác cũng sẽ cam kết hướng tới mục tiêu đó. Nhân viên tuyển dụng có thể sẽ cần cam kết tuyển dụng thành công ít nhất 3 lập trình viên mobile trước ngày 31/10/2021.

Mỗi phòng ban, team trong công ty của bạn có một thế mạnh, đảm bảo một chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, khi công ty đã thiết lập OKRs quý thì tất cả các team và nhân viên sẽ cùng cam kết, nỗ lực hướng tới mục tiêu chung theo cách của mình.

Căn chỉnh

Ở góc độ nhà quản lý, bạn sẽ khó căn chỉnh công việc của nhân viên nếu không có một phương pháp quản trị phù hợp. Liệu công việc nào thực sự quan trọng, cần dành thời gian, nguồn lực thực hiện và ngược lại, công việc nào là dư thừa, cần loại bỏ để tối ưu hiệu suất của nhân viên? Thiết lập mục tiêu OKRs có thể giúp bạn căn chỉnh mục tiêu, nỗ lực công việc của nhân viên hiệu quả.

Với OKRs, mọi nhân viên đều hướng tới hoàn thành mục tiêu của cá nhân và đóng góp, cộng hưởng nỗ lực để giúp hoàn thành OKRs phòng ban. Và các phòng ban cũng có OKRs của riêng mình. Cộng hưởng các nỗ lực, kết quả thực hiện OKRs phòng ban sẽ giúp toàn công ty bạn đạt được mục tiêu chung.

Hàng ngày, từng nhân viên sẽ tập trung làm những điều quan trọng, đóng góp trực tiếp giúp hoàn thành OKRs của cá nhân, phòng ban và công ty. Mọi công việc vì vậy đều có ý nghĩa, được căn chỉnh kĩ càng, không có công việc nào dư thừa.

Theo dõi

Mọi mục tiêu OKRs có thể được theo dõi thông qua các số liệu, các kết quả chính đã được thiết lập. Bạn có thể hình dung những kết quả chính (KRs) cũng giống như một đường ray giúp team của bạn hướng đến mục tiêu một cách đúng hướng và đồng thời cũng giúp bạn theo dõi được dễ dàng mục tiêu đang đạt được ở mức nào. Bạn sẽ biết được chính xác khi nào hay cần làm gì tiếp theo để đạt được mục tiêu.

Kết quả thực hiện OKRs trong chu kỳ trước là số liệu rất tốt để bạn theo dõi, đánh giá nhân viên có đang đi đúng hướng, đạt được mục tiêu như kỳ vọng ban đầu hay không.

Tiến sĩ Andy Grove, cố CEO Intel và đồng thời cũng là cha đẻ của OKRs cho rằng: “Có quá nhiều người làm việc vất vả nhưng thu lại được rất ít”. Trong theo dõi, đánh giá OKRs, Andy Grove đề xuất cách xếp loại đơn giản theo 2 dạng: đạt hoặc không đạt.

Một cách theo dõi, đánh giá việc thực hiện mục tiêu OKRs là khác là theo thang điểm 0 -1.0 của Google và nhiều công ty lớn khác.

Theo đó:

• 0.7 – 1.0 – biểu thị bằng màu xanh lá được đánh giá là hoàn thành OKRs
• 0.4 – 0.6 – biểu thị bằng màu vàng được đánh giá là có tiến bộ công việc nhưng không hoàn thành OKRs
• 0.0 – 0.3 – biểu thị bằng màu đỏ được đánh giá là không có sự tiến bộ, cố gắng trong công việc hoặc mục tiêu không phù hợp thực tế.

Dù theo dõi, đánh giá theo cách nào thì thiết lập mục tiêu OKRs cũng sẽ giúp công ty của bạn có được một công cụ theo dõi, đánh giá công việc của nhân viên hiệu quả, trực quan, nhanh chóng.

Kéo giãn (bứt phá)

Một khi tổ chức của bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, cả đội ngũ đã liên kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý, đã đến lúc bạn nên sử dụng lợi ích sau cùng của OKRs là kéo giãn hay bứt phá.

OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, OKRs mở rộng thực sự là những mục tiêu khó khăn, thử thách nhưng sẽ đem lại những giá trị vượt trội cho tổ chức. Thiết lập OKRs mở rộng phù hợp sẽ giúp công ty của bạn và chính nhân viên, các cấp quản lý có được những bước tiến bứt phá so với quá khứ.

OKRs vốn mang trong mình triết lý thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, để phát triển hơn một chút so với những gì họ nghĩ là có thể. Chính Google trong những ngày đầu phát triển với chỉ 40 nhân viên đã áp dụng OKRs cho quản trị mục tiêu. Cho đến nay, khi đã có vài chục nghìn nhân viên và trở thành một tập đoàn hàng đầu trên thế giới thì OKRs vẫn đang giúp Google liên tục phát triển và đổi mới mỗi ngày.

Đặc biệt, thiết lập mục tiêu OKRs còn giúp bạn xóa bỏ đi thực trạng trì trệ, sự sơ cứng của tổ chức. Ngay cả khi tổ chức có sự tăng trưởng đều đặn và muốn chuyển qua tốc độ bứt phá nhanh hơn, OKRs cũng có thể là sự lựa chọn phù hợp.

Hướng dẫn cách thiết lập mục tiêu OKRs

Việc áp dụng OKRs chỉ có thể đạt được hiệu quả cao nhất khi ngay từ ban đầu, bạn thiết lập được mục tiêu OKRs đúng hướng, chuẩn xác. Bạn có thể tham khảo cách đặt mục tiêu OKRs dưới đây:

Bước 1: Truyền thông nội bộ về OKRs

Trước hết bạn cần đảm bảo truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể về OKRs. Nhân viên cần hiểu được OKRs là gì, có thể giúp ích gì cho công việc của họ. Bạn không nên để nhân viên hiểu nhầm áp dụng OKRs sẽ chỉ khiến họ thêm một “tầng” quản lý, giám sát. Cách hiểu đúng ở đây là OKRs có thể giúp cả quản lý và nhân viên cùng đạt được nhiều lợi ích để gia tăng hiệu suất, hiệu quả trong công việc.

Bạn có thể tham khảo một số gợi ý để truyền thông nội bộ về OKRs hiệu quả như:

• Chia sẻ tài liệu, thông tin về OKRs trong nhóm nội bộ công ty
• Tạo các buổi workshop về OKRs
• Brainstorming về OKRs
• Bố trí lãnh đạo, giảng viên hoặc chuyên gia về OKRs giải đáp các thắc mắc về OKRs của nhân viên cả qua hình thức trực tiếp lẫn online (email, tin nhắn…)
• Đọc sách, tóm tắt và trao đổi về OKRs. Một số gợi ý đầu sách bạn có thể tham khảo cho tủ sách OKRs của công ty như:
  • Measure What Matters (Làm điều quan trọng) – John Doerr
  • Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính) – Paul R. Niven và Ben Lamorte
  • Radical Focus (Tập trung cấp bách) – Christina R Wodtke và Marty Cagan
  • High Output Management (Quản lý hiệu quả) – Andrew S. Grove
  • OKRs Hiểu đúng, làm đúng – Mai Xuân Đạt

• Đề nghị các quản lý và cả nhân viên tham gia khóa học “Sức mạnh OKRs” của VNOKRs – một trong những đơn vị đào tạo OKRs uy tín hàng đầu hiện nay
• Tiến hành đàm phán OKRs với nhân viên
• Tổ chức cuộc thi tìm hiểu về OKRs
• Bố trí OKRs Master cho từng phòng ban, team
• Tổ chức buổi đào tạo OKRs cho toàn công ty với sự tham gia của các chuyên gia đến từ VNOKRs

Bước 2: Lựa chọn công cụ quản lý OKRs

Quản lý OKRs của một team vài chục người có thể khá đơn giản nhưng khi quy mô công ty của bạn lên đến vài trăm, thậm chí vài nghìn, vài chục nghìn thì câu chuyện quản lý lại phức tạp hơn rất nhiều. Tùy theo quy mô, tính chất công ty, bạn có thể tham khảo các công cụ quản lý OKRs như:

• Quy mô nhân sự dưới 100 người, bạn có thể sử dụng Excel, Google Sheet để quản lý OKRs. Tuy nhiên, cách quản lý này tốn khá nhiều nỗ lực và thời gian quản lý.
• Với quy mô nhân sự trên 100 người, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm chuyên biệt VNOKRs, được thiết kế dành riêng cho quản lý OKRs. Với VNOKRs, công ty bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích như:
  • Nhân viên có thể tự cập nhật số liệu chuẩn xác theo thời gian thực, tra cứu lại các số liệu cũ. Nhân viên của bạn có thể tự tạo ra kiểm soát được OKRs của mình.
  • Các quản lý có thể nhận diện, kiểm soát được nhanh chóng, chính xác tiến độ hoàn thành OKRs của nhân viên
  • Mục tiêu công ty được công khai, minh bạch và mọi thành viên trong công ty đều có thể nắm bắt được OKRs công ty

• Cung cấp khả năng phản hồi hàng ngang, phản hồi chéo về OKRs trong tổ chức dành cho mọi nhân viên
• Cấp quản lý công ty được cung cấp hệ thống chấm điểm, ghi nhận nỗ lực cho nhân viên một cách trực quan, nhanh chóng, dễ sử dụng
• Nhân viên thực hiện OKRs tốt có thể nhận được điểm tích lũy để đổi quà từ công ty
• Thiết lập được bảng vinh danh nhân viên có nỗ lực thực hiện OKRs hàng tháng

Đặc biệt, phần mềm VNOKRs đang áp dụng chính sách trải nghiệm miễn phí trong 30 ngày. Bạn có thể tìm hiểu ngay về VNOKRs tại đây: https://okrs.vn/phan-mem-okrs/

Bước 3: Xây dựng OKRs

Quá trình xây dựng OKRs có thể được chia ra thành 3 bước:

1. Vạch ra chu kỳ OKRs

Một chu kỳ OKRs có thể thiết lập dài ngắn khác nhau nhưng thông thường nên được thiết lập theo từng quý. Với mỗi chu kỳ, bạn có thể tiến hành theo 6 giai đoạn:

• Ban Lãnh đạo thảo luận OKRs cấp công ty
• Thông báo OKRs tới toàn bộ nhân viên
• Thảo luận và phát triển OKRs nhóm
• Xây dựng OKRs cá nhân
• Đo lường OKRs và phản hồi
• Đánh giá OKRs và xem xét mức độ hoàn thành

Khi đến ngày 15 của quý trước, bạn nên tiến hành đánh giá OKRs của chu kỳ trước để có thời gian thiết lập OKRs của quý tiếp theo.

2. Thiết lập OKRs 360

OKRs 360 được thiết lập với sự tham gia đóng góp ý kiến của tất cả các bộ phận, phòng ban từ quản lý cho đến nhân viên trong công ty. OKRs 360 không chỉ được thiết lập từ trên xuống mà còn được thiết lập theo chiều ngang, dưới lên trên, chéo nhau. Mọi mục tiêu OKRs trong công ty của bạn đều có sự liên kết chặt chẽ với nhau cũng một phần bởi quy trình thiết lập OKRs 360 ngay từ đầu này.

Để thiết lập OKRs, bạn có thể đi theo trình tự từ toàn công ty > các khối, phòng ban > nhóm > cá nhân.

Thiết lập OKRs đa chiều giúp bạn tập hợp được đa dạng các ý tưởng, sáng kiến của cả tổ chức

3. Viết OKRs

O là mục tiêu công ty bạn thực sự mong muốn đạt được. Mỗi O sẽ gắn với từ 3 – 5 kết quả chính (KRs).

O – Mục tiêu	KRs – Các kết quả chính
Một mục tiêu sẽ cần đảm bảo các đặc điểm: quan trọng, rõ ràng, định hướng hành động, truyền cảm hứng, có thời hạn Mục tiêu OKRs dạng cam kết sẽ cần đảm bảo 100% mục tiêu và thường được xây dựng trên lịch sử công việc của nhân viên Mục tiêu OKRs dạng mở rộng là những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách và chỉ cần đạt được 70% đã được xem là thành công	Một KRs sẽ cảm đảm bảo các yếu tố: cụ thể, có thời hạn, thách thức nhưng thực tế, đo lường, chứng minh được KRs nên được xem như những bậc thang giúp tổ chức của bạn tiến dần đến mục tiêu

Bước 4: Triển khai OKRs

Bạn có thể triển khai OKRs theo nhiều hướng khác nhau. Tuy nhiên, dù triển khai theo hướng nào thì bạn cũng cần thiết lập OKRs toàn công ty rất rõ ràng, cụ thể, minh bạch. Bạn cần đảm bảo tất cả các thành viên áp dụng OKRs đều hiểu về OKRs và hiểu về OKRs công ty bạn đang hướng tới.

Bạn có thể tham khảo triển khai OKRs theo các cách, hướng như sau:

Hướng triển khai	Lộ trình triển khai	Mục đích	Ghi chú
Toàn công ty ngay từ đầu	OKRs công ty > OKRs phòng ban > OKRs cá nhân	Triển khai đồng bộ OKRs trong toàn tổ chức từ trên xuống dưới	Phù hợp với những công ty đã có hiểu biết về OKRs, đã có quy trình triển khai, tuân thủ mục tiêu rõ ràng. Phù hợp với các công ty dưới 1000 nhân sự.
Triển khai từ nhóm thí điểm	OKRs nhóm thí điểm > OKRs công ty > OKRs phòng ban > OKRs cá nhân	Triển khai ở nhóm thí điểm trước nhằm đánh giá hiệu quả, tính phù hợp và điều chỉnh phù hợp trước khi triển khai đồng loạt, toàn bộ công ty	Có thể áp dụng thí điểm với nhóm Kinh doanh để đánh giá hiệu quả quản trị mục tiêu
Triển khai từ quản lý cấp cao	OKRs quản lý cấp cao > OKRs công ty > OKRs phòng ban > OKRs cá nhân	Khi đội ngũ quản lý cấp cao thực hiện thành công OKRs và cảm thấy OKRs phù hợp thì tổ chức sẽ dễ dàng áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu mới. Lý do là vì quản lý cấp cao luôn có tầm ảnh hưởng lớn trong tổ chức.	Quản lý cấp cao cần được đào tạo, hiểu rõ về OKRs trước khi áp dụng

Bước 5: Theo dõi kết quả OKRs – Check-in

Mục tiêu OKRs thông thường sẽ được thiết lập theo chu kỳ hàng quý, 3 tháng một lần. Do đó, việc theo dõi kết quả OKRs có thể diễn ra theo định kỳ hàng tuần, 2 tuần một lần hoặc 1 tháng một lần tùy đặc điểm, yêu cầu thực hiện mỗi mục tiêu OKRs khác nhau.

Để theo dõi kết quả thực hiện OKRs, bạn có thể tiến hành các buổi check-in 1 1 với nhân viên. Tại buổi check-in, bạn và nhân viên sẽ cùng xem xét 3 điểm như sau:

• Quá khứ: những gì nhân viên đã làm để đạt được OKRs
• Hiện tại: những vấn đề gì phát sinh gây ảnh hưởng đến OKRs
• Tương lai: giải pháp để giúp thúc đẩy việc thực hiện và đạt được OKRs.

Bạn có thể tiến hành các buổi check-in 1 1 theo tuần, có thể là định kỳ chiều thứ sáu hàng tuần chẳng hạn. Kết quả buổi check-in sau đó cần được lưu trữ, ghi nhận lại để sử dụng cho buổi check-in tiếp theo. Những giải pháp cần thực hiện trong buổi check-in trước chính là những điều nhân viên cần thực hiện và báo cáo trong buổi check-in tiếp theo.

Quy trình check-in OKRs đảm bảo kỷ luật, thường xuyên sẽ giúp nhân viên của bạn thực hiện OKRs đúng hướng, đạt hiệu quả cao

Tìm hiểu thêm: Check-in mục tiêu OKRs

Bước 6: Đánh giá & chấm điểm OKRs

Về đánh giá và chấm điểm OKRs, bạn có thể tham khảo 2 cách như sau:

Cách 1: Đạt / Không đạt

Đây là cách đánh giá của Tiến sĩ Andy Grove – cố CEO Intel và đồng thời cũng là cha đẻ của OKRs. Theo cách đánh giá này, nhân viên nhận mục tiêu OKRs và đến cuối chu kỳ sẽ chỉ có 2 mức đánh giá đạt hoặc không đạt. Cách thực hiện như vậy rất rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện.

Cách 2: Đánh giá theo thang điểm 0 – 1.0

Cách đánh giá theo thang điểm 0 – 1.0 đã được áp dụng tại Google. Theo đó:

• 0 – 0.3 được biểu hiện bằng màu đỏ với đánh giá nhân viên không có tiến triển trong thực hiện mục tiêu OKRs hoặc mục tiêu, kết quả then chốt đề ra không phù hợp với thực tế
• 0.4 – 0.6 được biểu hiện bằng màu vàng với đánh giá nhân viên có tiến triển trong thực hiện mục tiêu OKRs nhưng chưa hoàn thành OKRs.
• 0.7 – 1.0 được biểu hiện bằng màu xanh với đánh giá nhân viên hoàn thành được mục tiêu OKRs.

Tuy nhiên, bạn nên lưu ý, OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, OKRs cam kết hướng đến việc hoàn thành được 100% mục tiêu đề ra. Tức là điểm đánh giá OKRs cam kết cần đạt mức 1.0. Còn OKRs mở rộng là những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách mới áp dụng thang điểm 0.7 – 1.0. Nhân viên chỉ cần đạt được 70% mục tiêu OKRs mở rộng đã được xem là thành công.

Ví dụ tham khảo về thiết lập mục tiêu OKRs

Mục tiêu OKRs nên được xây dựng theo hình kim tự tháp với đỉnh cao nhất là OKRs toàn công ty, sau đó là đến OKRs các phòng ban và cuối cùng là OKRs cá nhân. Để hiểu rõ hơn về thiết lập mục tiêu OKRs, bạn có thể tham khảo ví dụ thiết lập OKRs dưới đây.

OKRs toàn công ty	O: Mạnh mẽ đưa công ty đạt được vị trí Top 3 doanh nghiệp công nghệ thông tin có quy mô lớn nhất Việt Nam KR1: KR2: KR3: …
OKRs ban lãnh đạo	O: Mở rộng mạng lưới đối tác của công ty KR1: KR2: KR3: …
OKRs phòng kinh doanh	O: Đột phá doanh thu ký hợp đồng với khách hàng trong quý IV-2021 KR1: KR2: KR3: …
OKRs phòng sản phẩm	O: Tích hợp công nghệ mới thuận tiện, đáp ứng nhu cầu của khách hàng KR1: KR2: KR3: …
OKRs phòng tuyển dụng	O: Đảm bảo tuyển dụng nguồn nhân lực đủ số lượng, chất lượng cho các phòng ban trong quý IV-2021 KR1: KR2: KR3: …
OKRs phòng tiếp thị	O: Nỗ lực cải thiện hình ảnh công ty trên thị trường KR1: KR2: KR3: …
OKRs nhân viên kinh doanh 01	O: Đảm bảo chăm sóc các khách hàng cũ, đã ký hợp đồng trong quý III-2021 KR1: KR2: KR3: …
OKRs nhân viên kinh doanh 02	O: Giới thiệu sản phẩm tích hợp công nghệ chấm công GPS đến các khách hàng tiềm năng trong quý IV-2021 KR1: KR2: KR3: …
OKRs nhân viên kinh doanh 03	O: Tiếp cận đầu mối phòng nhân sự của các doanh nghiệp thuộc Top 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam KR1: KR2: KR3: …

Qua ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy từ mục tiêu chung toàn công ty, các phòng ban, bộ phận và cho đến từng nhân viên sẽ định hướng, cân chỉnh được mục tiêu, kế hoạch hành động của mình. Mục tiêu truyền cảm hứng gắn liền với các kết quả chính cụ thể, rõ ràng có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiến xa, mạnh mẽ hơn với tầm nhìn lớn hơn.

Tìm hiểu thêm: OKRs là gì?

Để hiểu đúng, cụ thể và áp dụng OKRs phù hợp ngay từ đầu là điều khó khăn. Nhà quản lý có thể phải mất rất nhiều thời gian, nỗ lực để triển khai OKRs đúng hướng. Bạn có thể tham khảo khóa học Sức mạnh OKRs của VNOKRs – một trong những đơn vị đào tạo OKRs uy tín hàng đầu Việt Nam hiện nay.

Tìm hiểu thêm: Khóa đào tạo Sức mạnh OKRs

*

Thiết lập mục tiêu OKRs hiệu quả sẽ đem lại cho team của bạn nhiều lợi ích đa dạng như: tập trung, cam kết, căn chỉnh, theo dõi và bứt phá. Nếu bạn cần thêm thông tin về thiết lập mục tiêu OKRs hay muốn tư vấn về phần mềm quản trị liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn