3 nhóm kỹ năng của nhà quản lý CẦN CÓ & 6 cách cải thiện kỹ năng

Thực tế quản trị doanh nghiệp, những nhân viên có chuyên môn xuất sắc thường được đôn lên trở thành quản lý. Tuy nhiên, người giỏi chuyên môn chưa chắc đã là nhà quản lý giỏi. Bạn hãy cùng GoalF giải đáp vấn đề này và cùng tìm hiểu cụ thể về kỹ năng của nhà quản lý qua bài viết sau.

Tìm hiểu thêm: CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP QUẢN LÝ CẦN CÓ

Kỹ năng của nhà quản lý là gì?

Kỹ năng quản lý là tổng hợp các kiến thức, khả năng của một cá nhân hiện đang đảm nhận vai trò quản lý của một công ty, tổ chức. Các kiến thức, khả năng này được vận dụng một cách linh hoạt để thực hiện các hoạt động quản lý công việc, vận hành doanh nghiệp, điều phối nhân sự một cách phù hợp, hiệu quả.

Kỹ năng của nhà quản lý có thể được hình thành thông qua con đường được đào tạo hoặc tự học, tự đúc rút thông qua thực tế vận hành quản lý.

3 nhóm kỹ năng người quản lý cần có

Tùy theo góc độ nhận định mà bạn có thể phân loại những kỹ năng của người quản lý thành các nhóm khác nhau. Tuy nhiên xét về tổng thể, theo nghiên cứu của Robert Katz, kỹ năng cần thiết của người quản lý có thể được chia thành 3 nhóm kỹ năng chính sau:

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)
• Kỹ năng khái niệm (Conceptual Skills)
• Kỹ năng quản lý con người (Human Skills)

Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể các kỹ năng cần thiết cho quản lý này là gì, gồm những kỹ năng nào, tầm quan trọng cũng như những ví dụ về nhóm kỹ năng ở phần tiếp theo bài viết.

Nhóm kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)

Nhóm kỹ năng kỹ thuật là tổng thể các kỹ năng của nhà quản lý cần thiết để có thể xử lý công việc.

Ví dụ:

• Với quản lý công xưởng, nhà máy sẽ cần có kỹ năng, hiểu biết về máy móc, công cụ sản xuất, kỹ năng quản lý, điều phối vận hành ca làm việc…
• Với quản lý bán hàng sẽ cần có kỹ năng về bán hàng như kỹ năng nắm bắt nhu cầu, tâm lý khách hàng, kỹ năng thương lương, chốt vấn đề…
• Với quản lý về sản phẩm công nghệ sẽ cần có kỹ năng về lập trình máy tính, thiết kế sản phẩm theo hướng người dùng, am hiểu về các công nghệ mới…
• Với quản lý nhân sự sẽ cần có kỹ năng, hiểu biết về khung năng lực, về xây dựng thang bảng lương, công lương, bảo hiểm, giải quyết xung đột, vi phạm hợp đồng lao động…

Xem xét các ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy quản lý ở vị trí công việc nào sẽ cần có kỹ năng, hiểu biết, khả năng ở lĩnh vực đó. Đó cũng là lý do quản lý các bộ phận, phòng ban thường cũng chính là những nhân viên lâu năm, có kỹ năng, kinh nghiệm được đề xuất thăng chức, tiếp nhận vị trí quản lý sau các kỳ đánh giá hiệu suất công việc.

Nhóm kỹ năng của nhà quản lý kỹ thuật có vị trí quan trọng, cốt lõi với một quản lý. Bởi vì, chỉ khi có được hiểu biết, khả năng chuyên môn đáp ứng xử lý hiệu quả công việc thì nhà quản lý mới đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc như kỳ vọng. Cũng chỉ khi có được hiểu biết, khả năng chuyên môn, nhà quản lý mới có thể hướng dẫn, hỗ trợ hay điều phối công việc cho nhân viên cấp dưới.

Mặt khác, chính kỹ năng, năng lực chuyên môn là điều sẽ giúp tạo dựng uy tín, niềm tin của nhà quản lý với nhân viên. Nhân viên của một bộ phận, phòng ban hay nhân viên toàn công ty sẽ rất khó tin tưởng vào một quản lý phòng, một giám đốc không có kỹ năng, hiểu biết chuyên môn nào.

Tuy nhiên, khi xem xét về nhóm kỹ năng kỹ thuật, bạn cũng thể thấy rằng nhóm kỹ năng này sẽ có vai trò đặc biệt quan trọng với các quản lý cấp trung. Với các quản lý cấp cao, họ có thể cần hiểu biết, khả năng kỹ thuật chuyên môn nhưng không đòi hỏi quá sâu sắc. Có điều này là vì quản lý cấp cao thường sẽ không quản lý các sự vụ chuyên môn thuần túy, không quản lý vi mô. Quản lý cấp cao thường sẽ cần một hệ thống kỹ năng tổng thể, đa dạng và rộng hơn so với quản lý cấp trung.

Ví dụ:

Trong một công ty công nghệ thông tin, cung cấp phần mềm quản lý nhân sự chẳng hạn, người có kỹ năng kỹ thuật lập trình phần mềm giỏi nhất công ty sẽ không phải tổng giám đốc công ty. Các quản lý cấp trung mới là người có kỹ năng kỹ thuật lập trình giỏi nhất, cập nhật công nghệ mới nhất. Đó có thể là các vị trí quản lý như: trưởng phòng công nghệ, trưởng phòng sản phẩm, trưởng phòng bảo hành – bảo trì…

Nhóm kỹ năng khái niệm (Conceptual Skills)

Nhóm kỹ năng khái niệm hay còn được gọi là nhóm kỹ năng của nhà quản lý khái niệm hóa, nhóm kỹ năng tư duy, nhận thức. Nhóm kỹ năng quản lý này tùy từng vị trí quản lý khác nhau sẽ có những khác biệt riêng. Tuy nhiên, xét tổng thể thì nhóm kỹ năng khái niệm thường gồm các kỹ năng như:

• Kỹ năng hoạch định chiến lược phát triển của công ty
• Kỹ năng thiết lập các chính sách phù hợp từng giai đoạn
• Kỹ năng nhận diện và tìm kiếm giải pháp cho các tình huống rủi ro có thể phát sinh…

Nhóm kỹ năng khái niệm thể hiện khả năng tư duy, nhận thức của nhà quản lý trước các tình huống có thể phát sinh với bộ phận, phòng ban hay toàn công ty.

Ví dụ:

Công ty A hoạt động trong lĩnh vực thời trang. Khi dịch bệnh ập đến và ảnh hưởng đến ngành hàng, quản lý của công ty A nhận thức được cả những thách thức và cơ hội cho công ty. Từ đó, quản lý quyết định chuyển hướng thiết kế và sản xuất các sản phẩm khẩu trang thời trang, cá tính, thiết kế riêng theo xu hướng, nhu cầu từng nhóm khách hàng.

Việc thiết lập được chính sách, điều chỉnh phù hợp từng giai đoạn phát triển của công ty đòi hỏi nhà quản lý có được kỹ năng, sự hiểu biết về thị trường, về ngành hàng cũng như về nhu cầu, tâm lý của khách hàng mà công ty đang hướng đến.

Với nhóm kỹ năng khái niệm, nhà quản lý có khả năng giúp công ty vượt qua được nhanh chóng các tình huống, giai đoạn phát triển khó khăn. Hay ngược lại, khi cơ hội phát triển mở rộng, công ty của bạn cũng sẽ nhanh chóng nắm bắt, tận dụng được.

Liên tưởng một cách hình ảnh thì nhóm kỹ năng khái niệm cũng như khả năng nhìn nhận, lường trước được vấn đề có thể phát sinh với doanh nghiệp. Nhà quản lý vận hành doanh nghiệp cũng như điều khiển một cỗ xe băng băng đi trên đường. Trường hợp nhìn thấy phía trước có ổ gà hay vũng nước, nhà quản lý cần điều hướng để cỗ xe chuyển dần hướng vừa tránh được nguy cơ trước mắt nhưng vẫn đảm bảo cỗ xe tiến về phía trước ổn định nhất có thể.

Nhóm kỹ năng khái niệm sẽ đặc biệt cần thiết với các quản lý cấp cao để giúp công ty, tổ chức có thể hoạch định chiến lược, chính sách, lường trước và vượt qua được các rủi ro tiềm ẩn.

Nhóm kỹ năng quản lý con người (Human Skills)

Nhóm kỹ năng quản lý con người bao gồm các kỹ năng như:

• Điều phối công việc đúng người, đúng thời điểm (việc đúng người)
• Sắp xếp nhân sự đúng vị trí, phù hợp khả năng (người đúng việc)
• Khuyến khích, động viên nhân viên cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc với sự lắng nghe, thấu hiểu, dẫn dắt, đồng hành, tin tưởng… nhân viên
• Tổ chức nhân sự các bộ phận, phòng ban vận hành, phối hợp thuận lợi, đáp ứng nhu cầu công việc

Kỹ năng quản lý con người là kỹ năng bắt buộc với bất cứ nhà quản lý ở vị trí nào. Khi nhà quản lý có kỹ năng quản lý con người tốt sẽ giúp quản lý, thúc đẩy, tạo động lực cho nhân viên thực hiện công việc hiệu quả, hiệu suất hơn.

Mặt khác, kỹ năng của nhà quản lý thực hiện quản lý con người tốt sẽ giúp công ty tối ưu hóa được nguồn nhân lực, tránh tình trạng nhân viên làm việc đối phó, không hiệu quả. Ví dụ như trước thời điểm dịch bệnh, công ty của bạn có 100 người. Khi dịch bệnh kéo dài, nguồn doanh thu của công ty bị suy giảm và bạn bắt buộc phải lựa chọn giữa các phương án:

• Phương án 1: Cắt giảm tối đa các khoản chi phí, trong đó có chi phí nhân sự (giảm quỹ lương)
• Phương án 2: Tăng hiệu suất công việc của nhân viên để tối ưu hóa lợi nhuận công ty đạt được và qua đó duy trì hoạt động vận hành trong thời điểm dịch bệnh

Với phương án 1, nhà quản lý sẽ cần có kỹ năng quản lý con người để đánh giá và xác định đâu là nhóm nhân viên có hiệu suất kém, làm việc thiếu hiệu quả nhất để thuyên chuyển công việc hoặc cắt giảm. Với phương án 2, nhà quản lý sẽ cần có kỹ năng quản lý con người để điều phối đúng người, đúng việc, khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc.

6 cách để cải thiện kỹ năng cho người quản lý

Để cải thiện các kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng khái niệm phụ thuộc phần lớn vào yếu tố cá nhân, khả năng học tập chuyên môn, sự phù hợp với công việc và cần có yếu tố tài năng của mỗi người mà không phải ai cũng có cách áp dụng giống nhau.

Tuy nhiên các nhà quản lý có thể cải thiện kỹ năng quản lý con người (Human Skills) của mình để giúp nhân viên có thêm động lực, hiệu suất và hiệu quả công việc tăng cao bằng các cách dưới đây.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Giao tiếp tốt hơn

Kỹ năng của nhà quản lý qua giao tiếp với cấp dưới, đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng, đối tác… tốt sẽ đem lại những chuyển biến tích cực với nhà quản lý. Khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhà quản lý xử lý được nhanh chóng các tính huống một cách hiệu quả. Mặt khác, nhà quản lý cũng sẽ kết nối, tương tác được với nhân viên, với các cá nhân liên quan để đạt được mục tiêu công việc đề ra.

Để giao tiếp tốt hơn, nhà quản lý cần lưu ý một số chi tiết:

• Bạn hãy thực sự lắng nghe người đối diện. Khi lắng nghe, bạn hãy tập trung và để người đối diện được chia sẻ hết, hạn chế cắt ngang. Còn khi phản hồi lại ý kiến hay nối tiếp một ý trong cuộc họp, trao đổi, bạn hãy nhắc lại một vài chi tiết cốt lõi người đối diện vừa chia sẻ. Điều đó sẽ làm người giao tiếp với bạn thoải mái vì bạn đã thực sự lắng nghe ý kiến của họ.
• Bạn hãy học cách “nghe” được những gì người khác không nói ra. Những chi tiết về sắc thái khuôn mặt, cử chỉ cơ thể, trang phục, ngoại hình… từ người đối diện có thể giúp bạn thu nhận được nhiều thông tin mà họ không cần nói ra.

Ví dụ:

Người đối diện khi giao tiếp hướng trọng tâm cơ thể, tập trung hướng nhìn về phía bạn có nghĩa là họ quan tâm, hứng thú với điều bạn chia sẻ. Ngược lại, nếu họ khoanh tay trước ngực, mắt thường xuyên nhìn hướng về phía khác có nghĩa là họ đang có tâm lý phòng thủ hoặc không hào hứng với cách thức, nội dung giao tiếp của bạn.

Một số lưu ý khác khi giao tiếp bạn nên lưu ý có thể còn là:

• Chia sẻ, trao đổi một cách rõ ràng, đảm bảo phù hợp sắc thái giao tiếp với người đối diện.
• Lắng nghe và phản hồi lại các ý kiến với sự khiêm tốn, cẩn trọng.
• Lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp với từng đối tượng khác nhau.

Ví dụ:

Ai sẽ cần phải trao đổi trực tiếp, ai thì nên email, gọi điện, nhắn tin…

Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ với nhóm của bạn

Một trong những kỹ năng quan trọng nhà quản lý cần có là kỹ năng quản lý con người, đội nhóm, điều phối việc thực hiện công việc. Muốn quản lý đội nhóm hiệu quả, nhà quản lý cần đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ với nhóm.

Bạn có thể tham khảo sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs là phương pháp quản trị đã được ứng dụng và kiểm nghiệm sự thành công, phù hợp tại nhiều tập đoàn, công ty lớn trên toàn cầu như Intel, Google, Amazon, Dropbox, Youtube… Tại Việt Nam, OKRs cũng đã được áp dụng tại nhiều công ty lớn như FPT, Tinh Vân, CareerBuilder Việt Nam…

Với OKRs, bạn có thể cùng nhân viên của mình cùng thiết lập các mục tiêu công khai, rõ ràng, minh bạch và có tính liên kết với mục tiêu chung của tổ chức. Có được điều đó là vì với OKRs:

• Bạn sẽ thiết lập được O (mục tiêu) rõ ràng như một điểm rõ ràng trên bản đồ
• Đồng thời bạn còn xác định được cụ thể các KRs (kết quả chính) tương ứng với từng mục tiêu để đạt được mục tiêu đó.

Tìm hiểu thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs

Ủy quyền hiệu quả và tránh quản lý vi mô

Thực hiện quản lý không có nghĩa là nhà quản lý phải quán xuyến, ôm đồm tất cả công việc của team hay thậm chí là nhà quản lý làm thay công việc, quản lý vi mô công việc của nhân viên.

Để quản lý hiệu quả, bạn có thể nên cân nhắc việc ủy quyền cho nhân viên và tránh quản lý vi mô. Nếu phân loại theo tính chất 4 nhóm công việc như ma trận Eisenhower, bạn có thể ủy thác cho nhân viên thực hiện những công việc khẩn cấp nhưng có mức độ quan trọng thấp. Các công việc có thể như: sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên, đặt vé máy bay, chia sẻ bài viết lên các diễn đàn, nhóm mạng xã hội…

Xét về công việc cụ thể, bạn có thể ủy quyền cho nhân viên thực hiện các nhóm việc như:

• Việc nhỏ, chỉ một một khoảng thời gian nhỏ, nỗ lực ít để hoàn thành
• Việc cần ít tư duy, tương đối tẻ nhạt, có thể là lặp đi, lặp lại, ít cần tư duy
• Việc tốn thời gian nhưng không quá quan trọng, ví dụ như in ấn hồ sơ chuẩn bị thầu, scan tài liệu…
• Việc có thể dạy được một cách nhanh chóng để nhân viên thực hiện thay bạn một cách hiệu quả
• Việc bạn không có chuyên môn, ví dụ như thiết kế đồ họa, lên kế hoạch tổ chức sự kiện quảng bá sản phẩm…

Khi bạn đã ủy quyền, giao việc cho nhân viên, bạn nên dành thời gian và cả khoảng “không gian” đủ để nhân viên làm việc và sáng tạo theo cách của họ, theo quy định, quy chuẩn công việc đòi hỏi. Bạn không nên quản lý vi mô và nên động viên, tạo động lực để giúp nhân viên có thể trưởng thành, phát triển tốt hơn cả về kinh nghiệm, kỹ năng, năng lực chuyên môn.

Tìm hiểu thêm: 5 điều nhà quản lý cần biết để giao việc cho nhân viên hiệu quả

Tạo thói quen theo dõi công việc của nhân viên

Khi đã giao tiếp tốt, cùng thiết lập mục tiêu rõ ràng cũng như ủy quyền cho nhân viên không có nghĩa là bạn có thể “bỏ quên” công việc cho nhân viên tự xoay xở. Nhà quản lý nên tạo thói quen theo dõi công việc của nhân viên.

Bạn có thể cân nhắc tổ chức các buổi check-in công việc hàng tuần, thậm chí là hàng ngày nếu cần thiết. Check-in là một phần quy trình của phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Với check-in, bạn sẽ tổ chức các buổi đối thoại, trao đổi 1 1 thẳng thắn với nhân viên.

Tại buổi checkin, nhân viên sẽ cung cấp cho bạn nhanh chóng, toàn diện về tiến độ thực hiện, các kết quả đạt được cũng như những vướng mắc phát sinh khi triển khai công việc. Sau đó, bạn sẽ phản hồi lại các ý kiến giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả, hiệu suất hơn.

Bạn nên lưu ý cách phản hồi trong buổi check-in nên giữ ở sắc thái trung tính. Bạn không nên biến buổi check-in trở thành buổi chỉ trích, công kích nhân viên hay ngược lại thành một buổi tán dương nhân viên. Các phản hồi công việc cho nhân viên nên được xem là một món quà bạn dành cho nhân viên để họ triển khai công việc đúng hướng, đúng mục tiêu tổ chức kỳ vọng.

Ghi nhận đối với những thành công

Khi nhân viên đạt được những thành công trong công việc, bạn hãy ghi nhận nhanh chóng, kịp thời và xứng đáng, phù hợp cho những thành công đó.

Theo cách đánh giá hiệu suất truyền thống, nhân viên sẽ phải chờ đến kỳ đánh hiệu suất theo quý, 6 tháng hoặc thậm chí là 1 năm mới được xem xét ghi nhận các kết quả công việc đã đạt được. Cách ghi nhận như là ghi nhận “nguội”, ghi nhận những thành tích công việc trong quá khứ của nhân viên.

Thay vào đó, bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm GoalF để hỗ trợ đánh giá và ghi nhận nhân viên nhanh chóng, kịp thời, áp dụng theo phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Với GoalF, bạn thậm chí có thể đánh giá và ghi nhận thành tích cho nhân viên theo thời gian thực. Nhân viên sẽ được ghi nhận đúng với những gì họ đang đạt được, thực hiện cho công ty.

Tìm hiểu thêm: 6 quy tắc ghi nhận cho nhân viên hiệu quả

Học hỏi không ngừng về kỹ năng quản lý

Kỹ năng của một người quản lý sẽ được hình thành, tổng hòa xây dựng từ 3 nhóm kỹ năng chính: nhóm kỹ năng kỹ thuật, khái niệm và kỹ năng quản lý con người. Để quản lý ngày càng hiệu quả hơn, nhà quản lý bắt buộc phải không ngừng học hỏi về kỹ năng quản lý.

Theo đó, nhà quản lý cần quan tâm đến các kỹ năng của nhà quản lý như:

• Các kiến thức, kỹ năng chuyên môn, phục vụ việc thực hiện công việc
• Kỹ năng tư duy, hoạch định phương hướng triển khai công việc, phát triển team dựa trên tình hình thực tế
• Kỹ năng điều phối, quản lý nguồn nhân lực, các thành viên trong team

Bạn có thể tham khảo khóa đào tạo Kỹ năng cho nhà quản lý do VNOKRs – một trong những đơn vị uy tín trong lĩnh vực tư vấn quản trị doanh nghiệp hiện nay tổ chức. Đến với khóa học Kỹ năng cho nhà quản lý, bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp cũng như đội nhóm của mình. Cụ thể như sau:

• Bạn có thể hiểu rõ vai trò của nhà quản lý là gì
• Tăng cường được kỹ năng quản lý hiện nay
• Hiểu biết thêm các kỹ thuật giúp thúc đẩy nhân viên cam kết, chủ động hơn trong công việc
• Bạn sẽ có thể gia tăng được động lực làm việc cho nhân viên

Những kiến thức, chia sẻ từ khóa học mang tính ứng dụng, thực tế cao và sẽ phát huy được hiệu quả chỉ sau 5 tuần áp dụng. Doanh nghiệp, team của bạn thậm chí có thể đạt được mức hiệu suất công việc tăng gấp đôi và gia tăng được động lực làm việc của nhân viên chi sau 5 tuần áp dụng các kiến thức, chia sẻ từ khóa học.

*

Trên đây, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu về chủ đề kỹ năng của nhà quản lý. Thực tế, những nhà quản lý giỏi chuyên môn chưa chắc đã có được tầm nhìn tư duy dài hạn hay giỏi trong quản lý, thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên. Ngược lại cũng có những nhà quản lý chỉ giỏi 1 khía cạnh nhất định nào đó trong công tác quản lý.

Việc quản lý, nhất là quản lý ở cấp cao rất cần những kiến thức, kỹ năng tổng hợp, đa dạng để đáp ứng những đòi hỏi công việc. Nếu bạn cần thêm thông tin về kỹ năng của nhà quản lý hoặc muốn nhận tư vấn về phần mềm hỗ trợ quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn