11 cách tăng hiệu suất làm việc của bạn gấp 2 lần 

Tăng hiệu suất làm việc là một trong những chìa khóa quan trọng giúp bạn hoàn thành công việc với kết quả như mong đợi, thậm chí là kết quả vượt trội. Tuy nhiên, hiệu suất công việc nhiều khi bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như: sự trì hoãn, đặt mục tiêu quá tầm, nghỉ ngơi, điều phối công việc không phù hợp… Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu các cách tăng hiệu suất làm việc qua bài viết sau.

Đặt ra mục tiêu cho từng công việc

Khi hiểu rõ và đặt ra mục tiêu cho từng công việc, bạn sẽ nắm bắt được rõ kết quả công việc cần đạt được, cần hướng tới là gì. Vì vậy, đặt ra mục tiêu cho từng công việc nên là điều bạn nên nghĩ tới trước khi bắt tay vào công việc.

Ví dụ bạn được công ty giao nhiệm vụ tuyển dụng 5 lập trình viên trong tháng 10/2021. Bạn nên hiểu rõ mục tiêu của việc tuyển dụng này là nhằm bổ sung nhân sự lập trình đủ chất lượng, kinh nghiệm cho team sản phẩm. Bạn có thể đặt ra mục tiêu cho công việc là tuyển dụng đủ 5 lập trình viên phù hợp cho team sản phẩm trước ngày 31/10/2021.

Khi đã rõ về mục tiêu công việc và tự đặt ra mục tiêu cho công việc cụ thể, bạn sẽ có thêm động lực, có thêm những lý do để thôi thúc bản thân nỗ lực hoàn thành được mục tiêu đề ra.

Luôn luôn có kế hoạch

Để tăng hiệu suất làm việc, bạn cần luôn luôn có kế hoạch thực hiện công việc. Và ngược lại, bạn cũng chỉ nên làm việc khi đã có kế hoạch cụ thể.

Mọi việc bất ngờ, có vẻ khẩn cấp nhiều khi sẽ phá vỡ ngày làm việc hiệu suất, đúng kế hoạch của bạn. Do đó, muốn kiểm soát thời gian làm việc, tăng hiệu suất làm việc mà không phải đem việc về nhà làm đến tận nửa đêm, bạn hãy làm việc theo đúng kế hoạch.

Khi kết thúc công việc vào ngày hôm trước, bạn có thể dành thời gian 15 phút để suy nghĩ và viết ra giấy, ghi lại các ghi chú online cho kế hoạch ngày hôm sau. Khi ghi chú kế hoạch công việc, bạn có thể lưu ý:

• Công việc quan trọng, gấp, cần xử lý ngay vào sáng hôm sau ở vị trí số 1
• Các công việc ít quan trọng, ít gấp hơn có thể để ở các vị trí sau
• Ngoài cột nội dung công việc cần thực hiện nên có thêm các cột thông tin bổ trợ như: nhân sự phối hợp / liên quan; kết quả cần đạt được; ghi chú…
• Ghi chú kế hoạch công việc nên được để ngay ở vị trí dễ nhìn thấy trên bàn làm việc, ví dụ như dưới bàn phím, đính trên màn hình máy tính hay đính ghi chú trên màn hình máy tính, di động…
• Ngay khi bắt đầu ngày làm việc mới, bạn nên đọc qua một lượt kế hoạch làm việc của mình và bắt tay ngay vào công việc quan trọng, gấp nhất, cần xử lý ngay trong ngày

Để làm việc có kế hoạch một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm Todaylist. Với Todaylist, bạn sẽ có được: danh sách công việc đầu ngày; đặt lịch cụ thể cho từng việc; phân loại công việc gấp – quan trọng; thống nhất lịch với đồng nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Tăng 150% hiệu suất công việc với 4 bước đơn giản cùng Todaylist

Phân chia thứ tự ưu tiên công việc theo sơ đồ Eisenhower

Trong một ngày, một tuần làm việc, bạn sẽ phải xử lý rất nhiều công việc khác nhau. Để phân loại công việc và có thứ tự ưu tiên xử lý, bạn có thể tham khảo sơ đồ Eisenhower.

Theo sơ đồ Eisenhower, bạn có thể phân chia thứ tự ưu tiên công việc theo 4 nhóm như sau:

• Ưu tiên hàng đầu: làm ngay những việc quan trọng và khẩn cấp
• Ưu tiên thứ 2: sắp xếp thời gian để làm những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Ưu tiên thứ 3: ủy thác những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
• Ưu tiên thứ 4: có thể bỏ qua những việc không quan trọng, không khẩn cấp

Với 4 nhóm công việc như vậy, bạn sẽ tìm được cách giải quyết phù hợp với đòi hỏi từng công việc. Quỹ thời gian trong ngày của mỗi người đều có giới hạn như nhau. Bạn nên dành thời gian và tập trung nguồn lực để sử dụng các công việc quan trọng và gấp gáp.

Sử dụng phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là phương pháp làm việc theo các chu kỳ thời gian ngắn, thường trong khoảng 25 phút.

Để thực hiện Pomodoro, bạn sẽ cần chuẩn bị thật chu đáo trước khi bắt tay vào công việc, bắt tay vào một chu kỳ Pomodoro:

• Bạn cần xác định rõ mình cần làm gì trong chu kỳ Pomodoro sắp tới
• Bạn chuẩn bị tất cả các file tài liệu, ghi chú liên quan để hỗ trợ công việc
• Tránh xa hoặc tắt chuông, tắt thông báo từ di động, mạng xã hội để tránh mất tập trung trong chu kỳ làm việc
• Dự phòng các tình huống rủi ro, cắt ngang chu kỳ làm việc, ví dụ như: đèn nhấp nháy hỏng, điều hòa quá nóng, quá lạnh cần điều chỉnh, con quấy khóc khi làm việc tại nhà cần có người trông nom, để ý giúp bạn…

Khi đã bắt đầu chu kỳ Pomodoro, bạn hãy tập trung hoàn toàn tâm sức của mình để thực hiện công việc trong 25 phút. Bạn có thể đặt chuông báo thức đếm ngược 25 phút để biết mình đã hết 25 phút hay chưa.

Sau mỗi chu kỳ làm việc 25 phút trên, bạn nên nghỉ ngơi nhanh trong khoảng 3 – 5 phút. Bạn có thể đi lại thư giãn trong phòng, nhắm mắt hít thở sâu, đi uống nước, đi vệ sinh, rửa mặt… Việc nghỉ ngơi nhanh trong khoảng thời gian ngắn đó sẽ giúp tâm trí của bạn có khoảng lắng xuống và sẵn sàng cho chu kỳ làm việc 25 phút tiếp theo.

Sau 4 chu kỳ Pomodoro, bạn nên có thời gian nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút. Với thời gian nghỉ đó, thậm chí bạn có thể chợp mắt ngủ một giấc ngắn. Nghỉ ngơi bằng giấc ngủ ngắn rất tốt để bạn phục hồi sau chu kỳ làm việc dài. Nếu bạn làm việc tại văn phòng, bạn có thể điều chỉnh để chu kỳ nghỉ dài này tương ứng với thời gian nghỉ trưa của bạn chẳng hạn.

Áp dụng nguyên tắc SMART

Có những trường hợp bạn sẽ bị choáng ngợp với một nhiệm vụ có khối lượng công việc quá lớn. Thậm chí, có thể một lúc bạn còn được (hoặc bị) trao quá nhiều nhiệm vụ một lúc. Những lúc như vậy, có thể bạn sẽ không biết nên bắt đầu từ đâu.

Trong trường hợp đó, bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART cho công việc của mình. Để áp dụng SMART bạn sẽ tiến hành:

• Chia nhỏ các nhiệm vụ, công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ
• Các nhiệm vụ đề ra cần cụ thể, đo lường được, khả thi, có tính liên quan với nhiệm vụ, mục tiêu chung và gắn với một khoảng thời gian thực hiện phù hợp

Thay vì choáng ngợp với một nhiệm vụ, công việc lớn, bạn sẽ dễ dàng thực hiện và đạt được từng nhiệm vụ nhỏ, cụ thể hơn.

Ví dụ:

Bạn được giao nhiệm vụ, mục tiêu là giảm thiểu lãng phí trong vận hành công ty. Đây là một mục tiêu lớn và có thể được chia ra thành các mục tiêu nhỏ hơn để dễ thực hiện như:

• Tiến hành khảo sát, rà soát các chi phí vận hành với Bộ phận Kế toán trước ngày 15/10/2021
• Tham vấn ý kiến của các Trưởng Bộ phận về các khoản chi phí có thể cắt giảm trước ngày 15/10/2021
• Lên kế hoạch tối ưu hóa chi phí vận hành công ty trước ngày 31/10/2021

Qua ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy khi bạn dần hoàn thành các mục tiêu nhỏ thì cũng có nghĩa là bạn tiệm cận, đang bước gần hơn đến việc hoàn thành mục tiêu lớn, mục tiêu cuối cùng bạn cần thực hiện. Điều này cũng giống như việc bạn không thể nhảy cao đến mức 4m nhưng nếu leo từng bậc thang nhỏ một, bạn sẽ lên được độ cao 4m và thậm chí là hơn nữa.

Hãy cho phép bạn làm việc đơn nhiệm

Nhiều người trong chúng ta thường suy nghĩ rằng khả năng làm việc đa nhiệm là biểu hiện của một nhân viên tháo vát và hiệu suất. Chính bạn có thể cũng đã từng cố gắng làm việc đa nhiệm, xử lý nhiều việc một lúc.

Có thể bạn đang vừa phải trả lời tư vấn cho khách hàng trên fanpage công ty mà trong đầu lại đang phải lo nghĩ về email trả lời khách hàng sắp phải gửi đi trong 1 tiếng nữa. Cũng có khi bạn đang vừa phải lên kế hoạch công việc cho quý tới vừa phải trông con trong mùa dịch bệnh, làm việc tại nhà.

Nguồn tin từ báo Dân Trí cho biết, Huấn luyện viên sức khỏe Erica Zellner (New York, Hoa Kỳ) đã chia sẻ về câu chuyện làm việc đa nhiệm và đơn nhiệm. Theo đó, bạn có thể có một danh sách dài các công việc cần xử lý. Việc nào cũng có thể trông gấp gáp và bạn mong muốn xử lý tất cả chúng cùng lúc. Tuy nhiên, nếu có thể, bạn tốt nhất nên hướng tới việc làm việc đơn nhiệm hơn là đa nhiệm.

Erica Zellner giải thích: Sự đa nhiệm làm giảm năng suất tới 40% và có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực lâu dài đến não bộ của bạn. Bạn chỉ nên tập trung vào một việc trong một khoảng thời gian nhất định.

Thực tế việc chuyển từ thói quen làm việc đa nhiệm sang đơn nhiệm cũng cần sự nỗ lực chủ đích, rèn luyện trong một vài tuần. Khi bạn làm việc A, bạn hãy chỉ suy nghĩ, tập trung thực hiện việc A. Khi đã hoàn thành xong việc A, bạn mới suy nghĩ và bắt tay vào làm việc B. Bạn hãy cho phép não bộ mình được làm việc đơn nhiệm để đạt được sự tập trung và hiệu suất công việc cao hơn.

Làm việc trong khoảng 90 phút

Các nghiên cứu về giấc ngủ cho biết: một giấc ngủ bình thường sẽ chia thành 2 giai đoạn chính là ngủ nông và ngủ sâu. Hai giai đoạn này có sự chuyển đổi, tiếp nối qua lại với nhau. Mỗi chu kỳ ngủ như vậy kéo dài khoảng 90 phút và lặp lại từ 4 đến 6 lần mỗi đêm.

Nếu bạn sử dụng các loại đồng hồ thông minh theo dõi được được sức khỏe, giấc ngủ như của Apple, Samsung, Garmin cũng như của nhiều hãng khác, bạn có thể chu kỳ giấc ngủ của mình được chia thành nhiều giai đoạn ngủ nông – sâu lặp lại như vậy.

Vấn đề ở đây là não bộ con người khi thức, khi tỉnh táo làm việc cũng sẽ hoạt động theo chu kỳ 90 phút như khi ngủ vậy. Não bộ của bạn sẽ không thể hoạt động liên tục với cường độ hiệu suất cao 24/7 mà cũng sẽ hoạt động theo các khoảng thời gian 90 phút.

Hiểu về chu kỳ hoạt động của não bộ như vậy, bạn có thể ứng dụng vào việc tăng hiệu suất làm việc với các lưu ý như sau:

• Một chu kỳ làm việc, một guồng làm việc của bạn tối đa nên trong giới hạn tối đa 90 phút
• Sau khoảng làm việc căng thẳng 90 phút, bạn nên dành 15 phút để nghỉ ngơi và cho não bộ hồi phục
• Khi bạn tỉnh táo, thoải mái hãy bắt tay ngay vào guồng công việc 90 phút
• Khi bạn mệt mỏi, bạn nên nghỉ ngơi, thư giãn. Việc cố gắng làm việc liên tục cả khi mệt mỏi sẽ dễ dẫn đến hiệu suất công việc suy giảm và phát sinh các sai sót, nhầm lẫn trong công việc.

Cải thiện môi trường làm việc

Môi trường làm việc là yếu tố ngoại cảnh nhưng có thể tác động trực tiếp đến hiệu suất làm việc của bạn.

Bạn sẽ thật khó để làm việc hiệu quả, hiệu suất nếu máy tính trục trặc, chậm chạp. Hiệu suất công việc cũng sẽ suy giảm nếu phòng làm việc quá nóng, bí bách hay ngược lại là quá lạnh, không đủ kín gió…

Bạn cũng sẽ không có được sự thoải mái, hiệu suất trong công việc nếu môi trường làm việc của bạn có sự cạnh tranh không lành mạnh, các thành viên trong team thường xuyên chỉ trích, tìm cách gây khó khăn cho công việc của nhau.

Như vậy, môi trường làm việc giúp bạn có thể gia tăng hiệu suất cần được cải thiện các yếu tố như:

• Các điều kiện về cơ sở vật chất, ví dụ như hệ thống chiếu sáng, máy móc, hệ thống điều hòa, lọc không khí…
• Các điều kiện về thẩm mỹ, tạo động lực làm việc, ví dụ như hệ thống cây xanh, slogan, hình ảnh tạo động lực trên các khoảng tường văn phòng
• Các điều kiện về giao tiếp, văn hóa nơi làm việc, ví dụ như khả năng kết nối, hỗ trợ các thành viên trong công việc, văn hóa ứng xử, đoàn kết giữa các thành viên…

Cũng như một cái cây cần có đủ ánh sáng, đất dinh dưỡng và độ ẩm, nguồn nước phù hợp mới có thể lớn dần được thì hiệu suất là việc của bạn cũng sẽ thường chỉ đạt được như kỳ vọng nếu được làm việc trong môi trường làm việc phù hợp.

Thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Làm việc liên tục, căng thẳng trong thời gian dài không khiến hiệu suất công việc của bạn gia tăng mà chỉ khiến cơ thể, tâm trí bạn gánh chịu nhiều hệ lụy như:

• Bạn sẽ thường cảm thấy bồn chồn, khó chịu, khó tập trung
• Bạn có thể sẽ rơi vào trạng thái thiếu ngủ, suy giảm sức khỏe, tinh thần
• Áp lực lên cơ thể, tâm trí khiến bạn dễ phát sinh các sai sót, nhầm lẫn trong công việc
• Bạn khó cân bằng giữa cuộc sống và công việc
• Bạn sẽ suy giảm hiệu suất công việc trong dài hạn và thậm chí là mất dần đi tình yêu, niềm vui thích khi được làm việc

Tùy từng trường hợp cụ thế nhưng về cơ bản, bạn không nên làm việc liên tục, căng thẳng trong thời gian dài. Bạn hãy dành cho cơ thể và tâm trí của mình thời gian được nghỉ ngơi hợp lý.

Mỗi người sẽ có cách sử dụng thời gian nghỉ ngơi khác nhau. Nhưng điểm chung ở đây là: sau thời gian nghỉ ngơi, bạn cần cảm thấy thoải mái, khỏe mạnh cả về thể chất và tinh thần. Một số gợi ý sử dụng thời gian nghỉ ngơi giữa các chu kỳ làm việc của bạn có thể là:

• Một giấc ngủ ngắn
• Thư giãn nghe nhạc
• Vẽ tranh, tô màu
• Các bài tập thể dục không cần dụng cụ như chống đẩy, plank, squat… ngay tại văn phòng
• Cuối ngày làm việc bạn có thể dành 30 – 60 phút để chạy bộ, đạp xe, bơi lội hay gym…

Thái độ làm việc tích cực, ham học hỏi và lắng nghe

Hiệu suất làm việc sẽ khó đạt được mức tốt nếu bạn không có thái độ làm việc tích cực, ham học hỏi và lắng nghe.

Ở góc độ từng cá nhân, liên tục và không ngừng học hỏi, lắng nghe người khác là cách làm chắc chắn nhất để bạn gia tăng hiệu suất làm việc. Một cá nhân chỉ có thể hoàn thiện bản thân và nâng cao hiệu suất công việc nếu họ liên tục tiến lên về phía trước, tìm cách tối ưu kinh nghiệm, kỹ năng của mình.

Để có được thái độ làm việc tích cực như vậy, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:

• Hãy bắt đầu công việc với sự thận trọng, lắng nghe các ý kiến
• Không bao giờ xem phương án mình đưa ra là đúng tuyệt đối và không cần tranh cãi khi thảo luận với team
• Luôn suy nghĩ về các giải pháp giúp tối ưu công việc thay vì chỉ trích tiêu cực

Hướng về những kết quả công việc tích cực hơn luôn đòi hỏi những nỗ lực cao độ, vượt trội hơn. Từ góc độ từng cá nhân nhìn rộng ra ở góc độ quản trị doanh nghiệp, môt doanh nghiệp dù đã phát triển 10, 20 năm hoặc thậm chí là lâu dài hơn như vậy cũng luôn cần giữ tâm thế của ngày khởi nghiệp. Tinh thần khởi nghiệp, tích cực làm việc, ham học hỏi và lắng nghe khách hàng, thị trường mới giúp doanh nghiệp tiếp tục phát triển bền vững, vượt trội hơn.

Thường xuyên đánh giá tiến độ hoàn thành công việc

Hiệu suất công việc được tính theo công thức:

Hiệu suất = Kết quả đạt quả / Chi phí bỏ ra

Như vậy, nếu bạn muốn gia tăng được hiệu suất công việc thì bạn cần đạt được kết quả công việc ở mức tối đa trong nguồn lực, chi phí bỏ ra. Thường xuyên đánh giá tiến độ hoàn thành công việc vì đó rất quan trọng và sẽ giúp bạn đảm bảo hoàn thành, đạt được kết quả công việc như kỳ vọng.

Mặt khác, thường xuyên đánh giá tiến độ hoàn thành công việc còn giúp bạn kiểm soát quá trình thực hiện công việc, tránh tình trạng chệch hướng mục tiêu, kết quả cần đạt được. Để đánh giá tiến độ hoàn thành công việc, bạn nên lưu ý một số điểm như:

• Sử dụng các phần mềm hỗ trợ đánh giá công việc nhanh chóng, kịp thời như GoalF
• Hiểu rõ về kết quả công việc cần đạt được và gắn kết quả đó với một mốc thời gian cần hoàn thành cụ thể
• Đánh giá tiến độ hoàn thành công việc theo tuần và thậm chí là có thể theo ngày nếu nhiệm vụ cần hoàn thành gấp, giới hạn eo hẹp về mặt thời gian
• Bạn có thể tổ chức các buổi check-in 1 1 để người khác check-in công việc cho bạn. Như vậy, bạn sẽ có thêm một góc nhìn khách quan về tiến độ công việc của mình. Trường hợp bạn là lãnh đạo cao nhất của công ty, bạn có thể đề nghị trợ lý, thư ký hoặc nhân viên hiểu rõ luồng công việc của bạn check-in.

Tìm hiểu thêm: Quản lý hiệu suất liên tục – cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất

*

Trên đây, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu về 11 cách tăng hiệu suất làm việc. Thực tế, các cách giúp tăng hiệu suất công việc có thể nhiều hơn thế rất nhiều. Bởi vì, thực tế công việc, thực tế vận hành doanh nghiệp, triển khai mục tiêu của mỗi cá nhân rất đa dạng và có những yếu tố chi phối, đặc thù riêng biệt. Sẽ khó có một công thức giúp tăng hiệu suất làm việc chung nào áp dụng được cho tất cả mọi người, mọi công ty.

Bạn nên xem xét các đặc thù của công ty, của nhân viên hay chính bản thân mình để tìm được cách tăng hiệu suất công việc phù hợp nhất. Chỉ khi từng cá nhân, từng phòng ban, bộ phận gia tăng được hiệu suất công việc thì doanh nghiệp của bạn mới có thể cộng hưởng và gia tăng được hiệu suất tổng thể.

Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng phần mềm GoalF để thống kê, kiểm soát và hỗ trợ đắc lực trong quá trình tăng hiệu làm việc của mình và team. Nếu bạn cần thêm thông tin về tăng hiệu suất làm việc hay muốn tư vấn về phần mềm GoalF bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn