Ý tưởng về chức năng của nhà Quản lý được hình thành từ Henri Fayol vào năm 1916 (Học thuyết Fayol). Ban đầu Fayol xác định có 5 yếu tố chức năng cơ bản của nhà Quản lý bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Điều phối, Chỉ đạo, Kiểm soát. Nhưng đến ngày nay có bốn chức năng được chấp nhận chung bao gồm:

• Lập kế hoạch
• Tổ chức, sắp xếp nguồn lực
• Quản lý nhóm
• Giám sát, đo lường

Các chức năng này sẽ hỗ trợ và hoạt động cùng nhau trong việc thực hiện và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bốn chức năng của quản lý là một quá trình mà mỗi chức năng được xây dựng dựa trên chức năng trước đó. Để thành công, người Quản lý cần tuân theo trình tự của bốn chức năng cơ bản này.

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong những vai trò quan trọng của nhà Quản lý. Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp vạch ra được cách thức để đạt được một mục tiêu cụ thể. Người quản lý cần quyết định những nhiệm vụ công việc nào cần thực hiện để giúp đạt được mục tiêu chung của nhóm.

Lập kế hoạch không có nghĩa là người quản lý sẽ tự nghĩ ra cách để thực hiện mục tiêu và yêu cầu các thành viên trong nhóm thực hiện. Để hình thành nên ý tưởng cần có sự đóng góp, thảo luận của tất cả mọi người nhưng người Quản lý cần phải là người đưa ra quyết định cuối cùng về kế hoạch nào cần thực hiện để mang lại kết quả tốt nhất

Trong khi lập kế hoạch, các nhà quản lý cần phân tích sâu về tình trạng hiện tại của tổ chức đánh giá những nguồn lực để đáp ứng mục tiêu của tổ chức, ngoài ra việc lập kế hoạch cũng cần phải dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức

Có ba dạng lập kế hoạch của nhà Quản lý:

• Lập kế hoạch chiến lược: Thường được thực hiện bởi lãnh đạo cao nhất, đây là những kế hoạch dài hạn hướng tới việc đạt được các mục tiêu chiến lược 5 năm hay xa hơn là tầm nhìn của tổ chức.
• Lập kế hoạch chiến thuật: Đây là việc lập kế hoạch ngắn hạn cho một mục tiêu sẽ mất một năm hoặc ít hơn để đạt được. Các kế hoạch này thường được thực hiện bởi quản lý cấp trung của tổ chức.
• Lập kế hoạch hoạt động: Chỉ ra rõ ràng các công việc nhiệm vụ cần thực hiện trong một khung thời gian để tiến đến gần hơn các mục tiêu chiến thuật, chiến lược.

Tổ chức, sắp xếp nguồn lực

Cùng với việc lập kế hoạch, kỹ năng tổ chức, sắp xếp nguồn lực của nhà quản lý có thể giúp đảm bảo các công việc được hoạt động trơn tru. Để thực hiện tốt chức năng tổ chức, sắp xếp nguồn lực đòi hỏi nhà Quản lý cần có sự thấu hiểu về các quy trình, cấu trúc tổ chức và quan trọng nhất là hiểu rõ về nhân viên của mình để sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp.

Để thực hiện tốt chức năng tổ chức, sắp xếp nguồn lực người quản lý cần:

• Ủy quyền hiệu quả: Nhà quản lý cần tin tưởng và giao nhiệm vụ phù hợp đối với mỗi nhân viên của mình dựa trên năng lực, chuyên môn của từng người. Việc ủy quyền không phải là phó thác toàn bộ, tùy từng trường hợp mà người quản lý vẫn cần phải có sự theo dõi và hỗ trợ. Tuy nhiên bạn cần tạo điều kiện cho nhân viên của mình được ra quyết định trong phạm vi của họ.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:

Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett

Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo

• Đảm bảo nhân viên của bạn có đầy đủ nguồn lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Các nhà quản lý có thể cần làm việc với các bộ phận khác của tổ chức, chẳng hạn như tài chính và nhân sự, để sắp xếp ngân sách và biên chế. Hiểu rõ về các yếu tố tạo nên động lực làm việc của nhân viên để giúp họ đạt được hiệu suất cao nhất.

Tìm hiểu thêm về các yếu tố giúp thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên tại đây

Quản lý nhóm

Vai trò của người Quản lý bao gồm việc thúc đẩy nhân viên và định hướng hành động của nhân viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên chức năng quản lý nhóm là tập trung vào việc quản lý con người hơn là quản lý nhiệm vụ.

Quản lý nhóm là việc nhà lãnh đạo kết nối với nhân viên của họ để truyền cảm hứng và thúc đẩy các thành viên trong nhóm thực hiện hết khả năng của họ. Các nhà quản lý có thể thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực bằng cách đưa ra những lời khuyên, sự hỗ trợ kịp thời hoặc khen ngợi khi nhân viên đã hoàn thành tốt công việc của họ.

Tìm hiểu thêm về Lợi ích của Phản hồi – “Ứng dụng sát thủ” tại đây

Để phát huy tốt chức năng quản lý nhóm, nhà quản lý cần phối hợp tốt nhiều phong cách quản lý đối với từng nhân viên bao gồm:

• Chỉ đạo: Người quản lý lãnh đạo bằng cách quyết định với rất ít ý kiến ​​đóng góp của nhân viên. Đây là một phong cách lãnh đạo hiệu quả dành cho những nhân viên mới, những người cần nhiều sự đào tạo ban đầu.

• Huấn luyện: Người quản lý dễ tiếp thu ý kiến ​​đóng góp của nhân viên hơn. Họ có thể trình bày ý tưởng của mình với nhân viên để làm việc hợp tác và xây dựng lòng tin với các thành viên trong nhóm. Phong cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những cá nhân cần sự hỗ trợ của quản lý để phát triển hơn nữa các kỹ năng của họ.

• Hỗ trợ: Người quản lý quyết định với các thành viên trong nhóm nhưng tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng các mối quan hệ trong nhóm. Phong cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những nhân viên đã phát triển đầy đủ các kỹ năng nhưng đôi khi không nhất quán về hiệu quả công việc.

• Ủy quyền: Người lãnh đạo cung cấp hướng dẫn tối thiểu cho nhân viên và quan tâm đến mục tiêu nhiều hơn là các hoạt động, công việc hàng ngày của nhân viên. Phong cách lãnh đạo này hiệu quả với việc nhân viên có thể tự mình làm việc và thực hiện nhiệm vụ mà không cần phải hướng dẫn nhiều. Người lãnh đạo có thể tập trung nhiều hơn vào các mục tiêu cấp cao hơn là việc quản lý vi mô.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Giám sát đo lường

Công việc của một nhà Quản lý không chỉ dừng lại ở việc lên kế hoạch, tổ chức sắp xếp nguồn lực hay quản lý nhóm, một nhà quản lý giỏi cần phải liên tục theo dõi giám sát và đo lường những mục tiêu của nhóm để phát hiện những vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.

Chức năng giám sát đo lường là quá trình đánh giá việc thực hiện kế hoạch để đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức đạt được. Người quản lý giám sát nhân viên và đánh giá chất lượng công việc của họ. Việc giám sát đo lường nên được thực hiện thường xuyên và đều đặn hàng tuần thông qua các trao đổi 1:1 (Weekly Check-in)

Trong buổi Check-in người Quản lý có thể tiến hành đánh giá hiệu suất và phản hồi cho nhân viên. Đưa ra những nhận xét tích cực về những gì họ đang làm tốt và đề xuất cải tiến. Họ cũng có thể đưa ra các lời động viên và khen thưởng cho những nhân viên có thành tích cao.

Bạn có thể tìm hiểu và sử dụng phần mềm GoalF được xây dựng và phát triển bởi VNOKRs để phát huy được hết chức năng giám sát đo lường của nhà quản lý. Với những tính năng của phần mềm GoalF, việc theo dõi đánh giá tiến độ công việc, phản hồi và ghi nhận cho nhân viên trở nên đơn giản và dễ dàng mà bạn không cần phải sử dụng thêm bất kỳ công cụ phức tạp nào khác.

Theo dõi Mục tiêu của tổ chức – Phần mềm GoalF

Tính năng Phản hồi – Phần mềm GoalF

Ghi nhận bằng Kudo Card – Phần mềm VNOKRs

Tìm hiểu và đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày phần mềm GoalF tại địa chỉ: https://goalf.vn/

Bài viết tham khảo từ: https://www.indeed.com/ và https://www.aiuniv.edu

Bài viết 4 chức năng của nhà Quản lý đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Tuy nhiên các nhà quản lý có thể cải thiện Kỹ năng quản lý con người (Human Skills) của mình để giúp nhân viên có thêm động lực, cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu quả công việc bằng các cách sau.

Giao tiếp tốt hơn

Sở hữu kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là điều tối quan trọng đối với một nhà quản lý. Nó có thể xác định mức độ thông tin được chia sẻ trong toàn bộ nhóm, đảm bảo rằng nhóm hoạt động như một khối thống nhất.

Mức độ giao tiếp của người quản lý với các thành viên trong nhóm của mình cũng quyết định mức độ tuân thủ các thủ các mục tiêu đã vạch ra, theo dõi được các nhiệm vụ và hoạt động và giúp chúng được hoàn thành tốt nhất.

Việc giao tiếp tốt không chỉ thể hiện ở việc người quản lý truyền thông đầy đủ thông tin của tổ chức đến nhân viên mà còn là những cuộc trò chuyện chân tình, sự lắng nghe thấu hiểu và phản hồi của người quản lý đối với nhân viên để giúp họ vượt qua những trở ngại khó khăn trong công việc.

Khi một người quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên của họ là việc một cách hiệu quả. Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã nói:

“Nếu người quản lý dành 90 phút để trò chuyện với nhân viên có thể nâng cao chất lượng công việc của người nhân viên trong hai tuần hoặc trong hơn tám mươi giờ.”

Các kênh giao tiếp được thiết lập rõ ràng trong một tổ chức cho phép người quản lý cộng tác với nhóm, ngăn ngừa xung đột và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ với nhóm của bạn

Sự rõ ràng là con đường dẫn đến kết quả thành công vững chắc, một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 42% nhân viên cho rằng mục tiêu không rõ ràng là nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng trong công việc. 

Theo một phát hiện trong lý thuyết Goal Setting của Locke cho rằng:

“Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể dẫn đến hiệu suất cao hơn so với việc đặt các mục tiêu không cụ thể” (Tôi muốn kiếm được 500 usd, sẽ tốt hơn là tôi muốn kiếm nhiều tiền)

Các nhà quản lý cần thể hiện rõ sự kỳ vọng của mình đối với nhân viên. Cho dù đó là những nhiệm vụ nhỏ hàng ngày hay một dự án dài hạn, những nhà quản lý nên có ý tưởng rõ ràng về những gì họ mong đợi ở mỗi nhân viên, dựa trên khả năng và năng lực của họ. Tốt nhất, các mục tiêu của nhóm nên được công khai và minh bạch.

Bằng cách đó, người nhân viên sẽ không có sự nhầm lẫn về những mục tiêu mà nhóm đang hướng tới, mỗi người sẽ hiểu tại sao họ làm điều đó và khi nào cần hoàn thành. Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự khi tạo mục tiêu phát triển cá nhân với các thành viên riêng lẻ trong nhóm của bạn.

Biết rằng công việc của mình ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu của công ty giúp nhân viên của bạn gắn bó hơn với công việc và tổ chức.

Một phương pháp quản trị mục tiêu giúp liên kết mục tiêu của từng người trong tổ chức thành một thể thống nhất, đem đến cái nhìn rõ ràng cho hiệu suất cá nhân, là khung tư duy OKRs.

Bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây.

Ủy quyền hiệu quả và tránh quản lý vi mô

Việc quản lý vi mô không giúp cho hiệu quả công việc của nhân viên tăng lên mà ngược lại điều này còn gây ảnh hưởng tiêu cực đến động lực làm việc của nhân viên, họ sẽ cảm thấy mình không có quyền tự chủ và dần dần sẽ rời bỏ tổ chức. Thay vào đó, các nhà quản lý cần có một cách tiếp cận mới đó là Ủy quyền và tin tưởng nhân viên.

Ủy quyền là một kỹ năng quản lý quan trọng, ủy quyền là hành động chuyển giao các nhiệm vụ liên quan đến công việc và quyền hạn cho các nhân viên cấp dưới. Một người quản lý có kỹ năng ủy quyền tốt có thể phân công lại các nhiệm vụ một cách hiệu quả và trao quyền cho những nhân viên phù hợp.

Ủy quyền giúp người quản lý tránh lãng phí thời gian, tối ưu hóa năng suất và nhận được sự cam kết của nhân viên. Mọi nhà quản lý phải có khả năng ủy quyền tốt để đạt được kết quả tối ưu và đạt được năng suất cần thiết.

Ủy quyền đòi hỏi người quản lý phải biết cách giao việc hiệu quả. Ủy quyền không phải phó thác hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình. Trong cuốn sách Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui của tác giả Jurgen Appelo có đưa ra 7 cấp độ ủy quyền, bạn có thể lựa chọn cách ủy quyền một phần hay ủy quyền toàn bộ công việc để phù hợp với từng nhiệm vụ, kỹ năng của từng người.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:

Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett

Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo

Tạo thói quen theo dõi tiến độ và phản hồi liên tục công việc của nhân viên

Một yếu tố cần thiết để cải thiện kỹ năng quản lý đó là tạo ra thói quen thường xuyên theo dõi tiến độ công việc của nhân viên.

Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên thường xuyên sẽ giúp người quản lý nắm được tình hình của nhân viên, kịp thời đưa ra những sự hỗ trợ, phản hồi cần thiết giúp nhân viên vượt qua được trở ngại để hoàn thành được mục tiêu công việc.

Theo nghiên cứu của Gallup, những người nhân viên được quản lý theo dõi công việc và cung cấp phản hồi thường xuyên (hàng tuần) sẽ tăng gấp ba lần động lực để hoàn thành công việc xuất sắc và khả năng tham gia vào công việc cao hơn hai lần.

Giữ cuộc trò chuyện thân mật khi cung cấp phản hồi cho nhân viên của bạn và tập trung vào sự tiến bộ của người đó đối với các mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, hãy giúp họ lập kế hoạch hành động để tiến về phía trước và khẳng định vai trò cố vấn đáng tin cậy của bạn khi họ giải quyết các bước tiếp theo.

[Việc theo dõi tiến độ công việc và phản hồi cho nhân viên nên được thực hiện có cấu trúc với một tần suất đều đặn thông qua các cuộc họp riêng tư 1:1 (gọi là Check-in) để đạt được hiệu quả cao nhất.

Bạn có thể tham khảo một cuộc Check-in hiệu quả tại đây]

Ghi nhận đối với những thành công

Đừng ngại công nhận nhân viên của bạn khi họ hoàn thành tốt công việc. Theo một nghiên cứu của chuyên gia được công bố trên Tạp chí Journal of Personality and Social Psychology, những nhân viên được Ghi nhận nhất quán cho các nhiệm vụ của họ thể hiện sự quan tâm, gắn bó cao hơn trong công việc, dẫn đến tăng hiệu suất và hiệu quả công việc tốt hơn.

Những doanh nghiệp có văn hoá ghi nhận cao sẽ có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn hẳn so với những doanh nghiệp khác.

Hãy ghi nhận một cách công khai, liên tục và kịp thời (thậm chí là với những thành tích nhỏ), điều đó giúp cho nhân viên của bạn thấy rằng những nỗ lực của họ đã được công nhận xứng đáng. Mọi người đều muốn thể hiện thành tích của mình với người khác. Ghi nhận công khai cũng giúp thúc đẩy sự nỗ lực vươn lên của mọi người trong tổ chức.

Có nhiều cách để khuyến khích nhân viên của bạn hơn là chỉ về mặt tài chính. Sự ghi nhận có thể được thực hiện bằng hiện vật hoặc đôi khi chỉ đơn giản như những tấm card ghi lời công nhận như công cụ Kudo Box của người Nhật.

Ngoài ra để ghi nhận hiệu quả và tạo động lực làm việc tốt nhất, bạn có thể sử dụng những phần mềm chuyên biệt giúp thúc đẩy hiệu suất như Phần mềm GoalF. Phần mềm GoalF được tích hợp những kỹ thuật khen thưởng giúp cho phong trào ghi nhận trong tổ chức phát triển mạnh mẽ.

Những lời khen thưởng, công nhận sẽ được quy đổi thành sao. Sao được sử dụng để đổi những phần quà trong Store, tạo ra sự vui vẻ trong công việc và thúc đẩy văn hóa ghi nhận trong tổ chức.

Tìm hiểu và đăng ký sử dụng miễn phí 5 tuần Phần mềm GoalF tại đường link: https://goalf.vn/

Học hỏi không ngừng về kỹ năng quản lý

Thông qua việc trau dồi các kỹ năng mềm, xây dựng nhận thức về bản thân, tiếp tục học tập và rèn luyện bạn có thể đạt được các kỹ năng cần thiết để trở thành người quản lý xuất sắc và dẫn dắt cả nhóm và tổ chức của bạn đến thành công.

Để hình thành được kỹ năng quản lý và trở thành một nhà quản lý tốt không phải là một công việc dễ dàng và có thể mất một khoảng thời gian để tìm ra cách tiếp cận nào phù hợp nhất với nhóm của bạn. Tuy nhiên nếu bạn có sự nỗ lực và quyết tâm thì kết quả nhận lại sẽ rất xứng đáng.

Tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp về Kỹ năng cho nhà Quản lý là con đường ngắn nhất để giúp bạn cải thiện và nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Với sự hướng dẫn từ các chuyên gia bạn sẽ nắm được các công cụ để tăng cường kỹ năng quản lý và dẫn dắt đội nhóm của mình một cách hiệu quả.

Hiện nay VNOKRs đang triển khai Khóa học kỹ năng cho Nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” do giảng viên HLV Mai Xuân Đạt giảng dạy. Khóa học hữu ích cho bất kỳ ai đang làm vị trí Quản lý (CEO, Trưởng nhóm, Trưởng dự án) muốn cải thiện kỹ năng quản lý của mình

Tìm hiểu thông tin và đăng ký Khóa học tại đường link: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm

Bài viết Cải thiện kỹ năng quản lý đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Trong bài viết dưới đây VnSurvey sẽ đưa ra những gợi ý những điều nên và không nên làm để giúp bạn trở thành một người quản lý giỏi.

Những sai lầm mà một nhà quản lý giỏi không bao giờ nên mắc phải

Thông thường, các nhà quản lý phải quản lý quá nhiều việc cùng một lúc khiến họ gặp căng thẳng liên tục. Họ tự chịu trách nhiệm về cả sự thành công và thất bại của các dự án cũng như hiệu suất của các nhóm mà họ đang lãnh đạo.

Trong khi phải vùi đầu vào một lịch làm việc mệt mỏi, người quản lý có thể dễ dàng phạm phải những sai lầm vô tình có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến cấp dưới của họ. Những sai lầm mà các nhà quản lý giỏi KHÔNG BAO GIỜ mắc phải khi lãnh đạo nhóm của họ có thể kể đến như:

1. Quản lý vi mô

Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Trinity Solutions và được xuất bản trong cuốn sách My Way or the Highway của tác giả Harry Chambers cho thấy

• 79% người lao động được hỏi đã từng trải qua quản lý vi mô.
• Khoảng 69% cho rằng họ cân nhắc thay đổi công việc vì bị quản lý vi mô.
• 71% nói rằng việc bị quản lý vi mô cản trở hiệu suất công việc của họ
• 85% nói rằng tinh thần bị ảnh hưởng tiêu cực bởi sự quản lý vi mô.

Bạn hãy thử hình dung lại cảm giác khó chịu của bạn khi bị người quản lý của mình theo dõi từng công việc của mình. Nhân viên của bạn cũng vậy, không nhân viên nào thích bị quản lý vi mô và một người quản lý giỏi phải ghi nhớ điều này. 

Nhân viên muốn có một mức độ tự chủ nhất định. Họ muốn người quản lý cảm thấy tin tưởng vào kỹ năng và khả năng của họ để thực hiện một công việc được giao. Việc quản lý vi mô khiến cho nhân viên cảm thấy rằng người quản lý không ủng hộ năng lực của họ.

Điều này có thể khiến họ cảm thấy hoang mang vì thiếu sự tin tưởng và không được đánh giá cao. Không nhân viên nào có thể phát triển kỹ năng của mình khi các nhà quản lý không thể hiện niềm tin hoàn toàn vào đội và cá nhân của họ.

2. Không cho nhân viên cơ hội được suy nghĩ

Một số nhà quản lý có xu hướng cung cấp quá nhiều giải pháp cho nhóm của họ. Họ luôn dựa vào kinh nghiệm của mình và nghĩ rằng những phương pháp của họ đưa ra là tối ưu sau đó là yêu cầu nhân viên thực hiện một cách thụ động. Đây là một quan điểm sai lầm.

Các nhà quản lý giỏi không nghĩ hộ cách thức thực hiện công việc cho nhân viên. Thay vào đó họ đưa ra yêu cầu về kết quả, và giúp nhân viên có thể tự mình giải quyết những tình huống khó khăn nhất.

Thói quen “nghĩ hộ” này ngăn cản sự nỗ lực của nhân viên trong việc tìm kiếm cách thức vượt qua trở ngại. Bằng cách luôn giúp nhân viên đưa ra “giải pháp”, các nhà quản lý khiến cho nhân viên không có cơ hội được suy nghĩ và không tự chủ được với công việc. Các nhà quản lý không nên hành động như một giáo viên mà hãy là một người cố vấn.

“Một nhà quản lý giỏi không phải là người có thể thực hiện công việc tốt hơn nhân viên của mình, anh ấy là một người có thể khiến nhân viên làm công việc tốt hơn anh ta có thể.”- Frederick W. Smith

3. Không xác định được mục tiêu

Không xác định được mục tiêu đúng đắn sẽ khiến cho nhóm của bạn giống như một nhóm người đang đi lạc trong rừng mà không có lối ra.

Một số nhà quản lý không xác định được mục tiêu chung cho nhóm cũng như cho nhân viên của họ. Điều này làm cho những người nhân viên không hiểu lý do tại sao họ lại làm việc và công việc của họ có ý nghĩa như thế nào đối với bản thân và tổ chức mà họ đang làm việc. Họ không thể làm việc hiệu quả khi họ không có định hướng hoặc tầm nhìn cho công việc.

Không có mục tiêu cụ thể, nhân viên sẽ không biết cách ưu tiên công việc, làm việc một cách lộn xộn và không đúng trình tự gây ảnh hưởng tới năng suất và kết quả kinh doanh của tổ chức.

Theo một khảo sát của Comparably cho thấy 42% nhân viên cho rằng mục tiêu không rõ ràng là nguồn căng thẳng lớn nhất của họ

Khi nhân viên không nhìn thấy mục tiêu và sự phát triển nghề nghiệp trong công việc, họ sẽ bị hoài nghi, căng thẳng có xu hướng chuyển việc. Mặt khác, việc lập mục tiêu cũng có thể phản tác dụng nếu mục tiêu quá tham vọng và không thể đạt được.

Những nhà quản lý giỏi luôn đặt ra những mục tiêu thách thức nhưng có thể đạt được cho nhân viên và luôn đồng hành hỗ trợ để giúp nhân viên của họ đạt được mục tiêu, họ cũng không ngại khen ngợi mỗi khi nhân viên có sự nỗ lực và cam kết với mục tiêu của mình.

4. Chuyên quyền, áp đặt

Các nhà quản lý kiêu ngạo nghĩ rằng họ trở thành người lãnh đạo của nhóm là bởi vì họ có kỹ năng và năng lực hơn những người khác. Những nhà quản lý như vậy có xu hướng thể hiện quyền tối cao của họ đối với cấp dưới, áp đặt suy nghĩ và yêu cầu nhân viên phải phục tùng mệnh lệnh.

Họ nghĩ rằng họ có những ý tưởng và thông tin tốt nhất, và sử dụng vị trí của mình để thao túng người khác. Tuy nhiên sự kiêu ngạo sẽ làm thu hẹp tầm nhìn của họ, những nhà quản lý chuyên quyền, áp đặt sẽ mất quan điểm, chỉ nghe và thấy những gì họ muốn.

Kết quả là, người quản lý mất sự kết nối với các thành viên trong nhóm của họ, điều này càng làm gia tăng khoảng cách giữa hai bên.

5. Đối xử không công bằng

Đôi khi các nhà quản lý bị chi phối bởi cảm xúc, điều này dẫn đến sự thiên vị trong cách hành xử của họ. Bạn sẽ dễ dàng nhận thấy ở nơi làm việc sẽ có một số nhân viên được ưu ái hơn trong khi một số khác luôn bị chỉ trích vì những sai lầm.

Thật là thất vọng và mất tinh thần đối với nhân viên khi họ đã biết ai sẽ là người tiếp theo được thăng chức lên các vị trí cao hơn chỉ vì họ có mối quan hệ thân thiết với người quản lý. Những người quản lý kém “rất giỏi” trong việc chỉ ra người mà họ ưu ái hơn những người khác, bất kể khả năng hay sự thiếu sót của họ.

Những người quản lý có dấu hiệu thiên vị trong công việc có thể gây xáo trộn nơi làm việc, và gây ra sự bất bình trong nhân viên, ngoại trừ những người được sự quan tâm đặc biệt của người quản lý.

Mọi người có thể tin rằng làm việc chăm chỉ, trung thực sẽ không mang lại kết quả, bởi vì để phát triển trong tổ chức, một nhân viên sẽ phải có được một vị trí trong “danh sách” của người quản lý.

Những phẩm chất tạo nên một nhà quản lý giỏi

Chúng ta đã tìm hiểu về những sai lầm mà một người quản lý nên tránh, bây giờ chúng ta sẽ thảo luận về một số phẩm chất nổi bật mà các nhà quản lý giỏi và các nhà quản lý tham vọng phải có.

Nếu không có một thuyền trưởng có kinh nghiệm và năng lực để chèo lái con tàu, thủy thủ đoàn liên tục có nguy cơ mất phương hướng và gặp phải vô số vấn đề.

“Lãnh đạo không phải là về chức danh, chức vụ hay sơ đồ. Đó là về cuộc sống này ảnh hưởng đến cuộc sống khác” – John C.Maxwell

Dưới đây là năm điều bạn nên làm để trở thành một người quản lý giỏi:

1. Kết nối mục tiêu của tổ chức với mục tiêu nhóm

Các nhà quản lý giỏi không chỉ bảo nhân viên của họ làm nhiệm vụ, ngược lại họ giúp cho nhân viên của mình kết nối tốt hơn với những mục tiêu chung của tổ chức; họ cũng cho nhân viên biết lý do tại sao cần phải làm những nhiệm vụ, mục tiêu đó.

Những nhân viên được kết nối công việc của họ với mục đích của tổ chức họ cảm thấy công việc của họ quan trọng hơn và công việc của họ có nhiều ý nghĩa hơn. Khi nhân viên hiểu lý do đằng sau nhiệm vụ, họ sẽ tuân thủ hơn và mong muốn thực hiện các bước cần thiết để đáp ứng kỳ vọng.

Các nhà quản lý giỏi không đưa ra những hướng dẫn mơ hồ, cho dù đó là những nhiệm vụ nhỏ hàng ngày hay một dự án dài hạn, những nhà quản lý giỏi đều có ý tưởng rõ ràng về những gì họ mong đợi ở mỗi nhân viên, dựa trên khả năng và năng lực của họ.

Một phương pháp quản trị mục tiêu giúp liên kết mục tiêu của từng thành viên trong tổ chức thành một thể thống nhất, đem đến cái nhìn rõ ràng cho hiệu suất cá nhân, là khung tư duy OKRs.

Bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây.

2. Đồng cảm và giao tiếp hiệu quả

Một nghiên cứu của công ty nghiên cứu DDI cho thấy rằng sự đồng cảm và giao tiếp hiệu quả là một trong những động lực chính của hiệu suất tổng thể giữa các nhà quản lý. Một nghiên cứu khác của Trung tâm Lãnh đạo Sáng tạo (CCI) cho thấy những người quản lý có hành vi đồng cảm với nhóm của họ thường trở thành những người quản lý có thành tích tốt.

Các nhà quản lý giỏi hiểu được cảm xúc của các thành viên trong nhóm của họ. Họ hiểu các thành viên trong nhóm đang cảm thấy như thế nào. Phẩm chất này giúp họ giao tiếp hiệu quả và giải quyết các vấn đề ngay từ khi chúng bắt đầu xuất hiện.

Giao tiếp hiệu quả không chỉ để duy trì các mối quan hệ thân thiện ở nơi làm việc mà còn giúp tăng hiệu quả công việc. Các nhà quản lý giỏi đầu tư thời gian và năng lượng của họ vào việc đảm bảo một luồng giao tiếp thông suốt trong công việc.

Theo một báo cáo của Dynamic Signal việc giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc đặc biệt giữa quản lý và nhân viên cho thấy:

• 90% nhân viên nói rằng giao tiếp tốt trong công ty là chìa khóa cho một môi trường làm việc tích cực.
• Ngay cả với mức lương thấp hơn mức lý tưởng, 69% nhân viên sẽ ít có khả năng bỏ việc hơn nếu công ty của họ giao tiếp hiệu quả hơn.
• 85% nhân viên coi giao tiếp hiệu quả là “lợi ích của nhân viên”
• 67% nhân viên sẽ “vượt lên trên và vượt qua” nhiệm vụ của họ nếu họ cảm thấy được đánh giá cao hơn và gắn bó hơn.
• Đa số nhân viên (52%) cho biết họ đã chứng kiến ​​kết quả tài chính kém (doanh thu giảm, danh tiếng công ty bị tổn hại) do giao tiếp kém.

Điều này cho thấy khi những người quản lý có sự đồng cảm và giao tiếp hiệu quả với nhân viên họ sẽ nhận được sự tin tưởng từ nhân viên và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Những người nhân viên nhận được sự đồng cảm của quản lý cũng sẽ cảm thấy có động lực và hoạt động hiệu quả hơn điều này thúc đẩy thành công của nhóm.

3. Ủy quyền hiệu quả

Các nhà quản lý giỏi ủy thác nhiệm vụ một cách hiệu quả. Họ thể hiện niềm tin vào khả năng của nhân viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao phó. Cho phép nhân viên học các kỹ năng mới và phát triển những điểm mạnh của họ.

Các nhà quản lý giỏi không giao nhiệm vụ một cách ngẫu nhiên; họ xác định tiềm năng trong nhóm của mình và giao công việc cho đúng người bằng cách sử dụng các phương pháp và công cụ phù hợp.

Điều này giúp cải thiện đáng kể hiệu quả tổng thể của tổ chức cũng như quản lý thời gian. Việc giao những nhiệm vụ quan trọng cũng giúp các thành viên trong nhóm phát triển sự tự tin vào khả năng của họ, điều này thúc đẩy họ nỗ lực hết mình.

Ủy quyền đòi hỏi người quản lý phải biết cách giao việc hiệu quả. Ủy quyền không phải phó thác hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình.

Trong cuốn sách Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui của tác giả Jurgen Appelo có đưa ra 7 cấp độ ủy quyền, bạn có thể lựa chọn cách ủy quyền một phần hay ủy quyền toàn bộ công việc để phù hợp với từng nhiệm vụ, kỹ năng của từng người.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:

Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett

Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo

4. Đánh giá công việc công bằng

Các nhà quản lý giỏi xác định và hiểu rõ sự khác biệt mà mỗi cá nhân mang lại, đánh giá hiệu quả công việc một cách công bằng, không định kiến.

Các nhà quản lý giỏi nhất luôn nhận ra hiệu suất tốt và ghi nhận kịp thời. Ngay cả khi họ xác định được điểm yếu hoặc lỗi của nhân viên, họ sẽ phản hồi một cách xây dựng để nhân viên nhận ra sai lầm của họ và nỗ lực sửa chữa chúng. Điều này sẽ giúp cải thiện và nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên.

Việc ghi nhận vì những đóng góp, khen thưởng cho nhân viên khi hoàn thành tốt công việc sẽ giúp cải thiện tinh thần của họ một cách lâu dài. Các nhà quản lý giỏi luôn tôn trọng nhân viên của mình và cho họ thấy rằng họ là tài sản quý giá của tổ chức. Ngay cả những thành tích nhỏ nhất cũng cần được ăn mừng. Hãy luôn tin tưởng vào nhóm của bạn và bạn chắc chắn sẽ phát huy được những điều tốt nhất từ ​​họ.

5. Truyền cảm hứng ở mọi mức độ

Quan trọng nhất, một nhà quản lý giỏi luôn biết cách truyền cảm hứng cho người khác. Cảm hứng này đến ở nhiều cấp độ; từ việc thúc đẩy tinh thần của cả nhóm khi mọi thứ không như ý đến việc nói chuyện với các cá nhân khi họ đang đối mặt với các vấn đề trong cuộc sống cá nhân của họ.

Các nhà quản lý giỏi biết rằng vai trò của họ không chỉ giới hạn ở việc tạo ra một môi trường hiệu quả. Thay vào đó, họ có vai trò trong việc xây dựng văn hóa làm việc tích cực để các cá nhân phát triển và tiếp tục phấn đấu để tiến bộ hơn ở mọi cấp độ.

Khi những người nhân viên là một phần của môi trường làm việc tích cực, sự đổi mới và sáng tạo sẽ xuất hiện một cách tự nhiên. Đó là một trong những biểu hiện của một đội tuyệt vời, được dẫn dắt bởi một người quản lý có năng lực.

Lời kết

Các nhà quản lý giỏi ảnh hưởng tích cực đến cuộc sống, công việc của các thành viên trong nhóm và giúp họ phát triển các kỹ năng của mình. Họ chuẩn bị, đào tạo cho nhân viên để có thể đảm nhận những vai trò cao hơn trong tương lai. Tuy nhiên trở thành một người quản lý tuyệt vời không phải chuyện một sớm một chiều. Bạn cần thời gian cùng với sự nỗ lực cải thiện kỹ năng quản lý của mình.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp để trở thành một nhà quản lý tốt hơn, giúp các thành viên trong nhóm hoạt động hiệu quả và xây dựng một đội ngũ vững mạnh. Khóa học Kỹ năng cho nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” của chúng tôi có thể giúp bạn.

Tham gia khóa học bạn sẽ hiểu rõ về vai trò của một người quản lý, biết các kỹ thuật để trở thành một nhà quản lý tốt và nắm được cách để thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên một cách hiệu quả.

Tìm hiểu thông tin và đăng ký tham gia khóa học tại đây

Bài viết tham khảo từ: https://www.proofhub.com

Bài viết Điều gì tạo nên một nhà quản lý giỏi (Nên và Không nên) đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Trên thế giới có rất nhiều nghiên cứu về mối quan hệ giữa sự hài lòng của nhân viên và năng suất công việc, hầu hết đều đi đến kết luận rằng sự hài lòng trong công việc cao sẽ dẫn đến năng suất công việc cao.

• Trong các nghiên cứu của Western Electric, bằng chứng từ Phòng thử nghiệm lắp ráp rơ le của họ cho thấy xu hướng tăng năng suất của nhân viên có liên quan đến việc tăng mức độ hài lòng trong công việc.

• Theo một nghiên cứu của Böckerman & Ilmakunnas sự gia tăng mức độ hài lòng trong công việc có liên quan trực tiếp đến việc tăng 6,6% năng suất mỗi giờ.

• Tạp chí Harvard Business Review đã công bố một phân tích về các nghiên cứu khác nhau cho thấy năng suất trung bình cao hơn 31% và doanh số bán hàng cao hơn 37% khi nhân viên vui vẻ hoặc hài lòng.

• Một nghiên cứu khác được thực hiện bởi các nhà kinh tế tại Đại học Warwick – phát hiện ra rằng sự hài lòng với công việc làm tăng 12% năng suất. Nghiên cứu này cũng cho thấy rằng những người lao động không hạnh phúc có năng suất thấp hơn 10% so với những người làm nội dung.

• Theo một nghiên cứu của USA Today cho thấy rằng các công ty có những người nhân viên cảm thấy hài lòng với công việc có kết quả kinh doanh vượt trội hơn đối thủ 20%.

Mặc dù các con số có thể khác nhau giữa các nghiên cứu, nhưng rõ ràng là có một mối quan hệ tích cực giữa sự hài lòng trong công việc và sự gia tăng năng suất. Trong nghiên cứu về mối quan hệ giữa sự hài lòng và năng suất công việc của Böckerman & Ilmakunnas nói rằng:

• Những nhân viên cảm thấy hạnh phúc và hài lòng với vai trò của mình sẽ có nhiều khả năng tham gia vào các công việc mà họ cần thực hiện với sự nhiệt tình và tận tâm.

• Khi nhân viên có sự hài lòng trong công việc, họ sẽ cảm thấy có mối liên kết với tổ chức và họ cũng sẽ nhận ra rằng bất kỳ công việc nào họ thực hiện đều có ảnh hưởng đến thành công chung của công ty. Điều này giúp họ có thêm động lực làm việc và năng suất cũng cao hơn.

• Những người có mức độ hài lòng cao trong công việc sẽ ít khi vắng mặt tại nơi làm việc, họ làm việc chăm chỉ và luôn tuân thủ những quy định chung. Điều này tác động tích cực đến năng suất của tổ chức.

Ngược lại các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng những nhân viên đang có mức độ hài lòng trong công việc thấp thường có xu hướng “mắc bệnh tật” nhiều hơn. Họ thậm chí không muốn đến nơi làm việc và luôn có lý do về sức khỏe để vắng mặt. Điều này có ảnh hưởng không nhỏ tới năng suất chung của tổ chức

Mối quan hệ giữa sự hài lòng và năng suất công việc dường như hiển nhiên, nhưng rất ít chủ doanh nghiệp đầu tư thời gian và công sức vào việc đảm bảo nhân viên hài lòng. Thay vào đó, nhiều tổ chức thực hiện một cách tiếp cận cứng rắn tin rằng sự củng cố nghiêm khắc và các quy tắc cứng nhắc là những chính sách tốt nhất để thành công.

Việc tập trung vào các quy định, quy tắc là không sai. Tuy nhiên các tổ chức cần phải xem xét đến những khía cạnh để giúp nhân viên của mình cảm thấy hài lòng trong công việc và tăng năng suất.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Tìm hiểu thêm về Các kỹ thuật để tạo ra sự hài lòng cho nhân viên tại đây

Để hiểu về sự hài lòng trong tổ chức, bạn có thể sử dụng một khảo sát ẩn danh để thu thập ý kiến từ các thành viên. Phần mềm VnSurvey của chúng tôi có thể giúp được bạn điều này.

Phần mềm VnSurvey được tích hợp nhiều loại khảo sát về các vấn đề của doanh nghiệp như: Khảo sát về sự hài lòng, khảo sát về động lực, khảo sát về kỹ năng quản lý… Nội dung khảo sát được xây dựng dựa trên những nghiên cứu của thế giới sẽ giúp những nhà quản lý nhận ra những vấn đề trong tổ chức để đưa ra giải pháp phù hợp

Đăng ký sử dụng phần mềm VnSurvey tại đường link: https://vnsurvey.vn/

Phần mềm VnSurvey

Kết luận,

Để giúp cho nhân viên của bạn có được sự hài lòng trong công việc không phải lúc nào cũng là nhiệm vụ dễ dàng. Bạn có thể phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức để có thể làm được điều này.

Tuy nhiên, về lâu dài, đó là một khoản đầu tư đáng giá. Nhân viên của bạn càng hạnh phúc thì họ càng làm việc hiệu quả hơn và tổ chức của bạn sẽ đạt được những lợi ích lớn lao từ điều đó.

Hiện nay VNOKRs đang triển khai khóa học “10 phương pháp tạo động lực” do HLV Mai Xuân Đạt giảng dạy. Khóa học sẽ rất hữu ích đối với những nhà Quản lý đang tìm kiếm phương pháp để tăng sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên, giúp đội nhóm hoạt động hiệu quả.

Tìm hiểu thêm thông tin và đăng ký khóa học tại đường link: https://okrs.vn/tao-dong-luc

Bài viết tham khảo từ: nghiên cứu của Böckerman & Ilmakunnas 2012 và Inc.com

Bài viết Mối quan hệ giữa sự hài lòng và năng suất công việc đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Quản lý hiệu suất liên tục được xem như một cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất. Đây là chìa khóa giúp doanh nghiệp giữ chân và thu hút nhân tài, tạo và giữ động lực làm việc cho nhân viên.

Quản lý hiệu suất liên tục là gì?

Quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM) được định nghĩa là các quá trình quản lý hiệu suất diễn ra liên tục trong năm. Đó là một quá trình tổng thể liên tục, trái ngược với những quá trình dựa trên đánh giá hàng năm truyền thống.

Đánh giá hiệu suất truyền thống (hàng năm), tập trung vào xem xét quá khứ. nhằm xác định điểm số, xếp hạng nhân viên để đánh giá lương thưởng. Trong khi đó Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) chú trọng tới việc xem xét hiệu suất liên tục nhằm thúc đẩy hiệu suất hiện tại hướng tới tương lai và tách rời khỏi lương thưởng.

Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) bao gồm 4 hoạt động chính:

Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu được thiết lập dựa trên sự trao đổi trên dưới, ngang hàng nhằm kết nối tất cả cùng hướng về mục tiêu chung của công ty. Các mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng, có thời hạn, thách thức nhưng không quá khó.

Theo dõi đánh giá tiến độ

Được thực hiện liên tục trong thời gian thực hiện mục tiêu thông qua các buổi trò chuyện riêng tư (1:1) giữa quản lý và nhân viên hay còn được gọi là những buổi Check-in.

Check-in hiệu quả sẽ giúp nhân viên làm việc tốt hơn, trở nên cam kết hơn và nhiều động lực hơn. Về phía người quản lý, check-in giúp hiểu nhân viên hơn, nhanh chóng phát hiện ra các rủi ro và hỗ trợ nhân viên kịp thời, tránh việc thất bại bất ngờ với các mục tiêu mà nhân viên nắm giữ.

Phản hồi

Trong suốt quá trình thực hiện mục tiêu, mọi người thoải mái trong việc phản hồi lẫn nhau nằm nâng cao chất lượng công việc, cải thiện hiệu suất. Phản hồi trở thành văn hóa sẽ mang đến cơ hội học hỏi và phát triển trong toàn công ty.

Ghi nhận

Khi nhân viên đạt được kết quả công việc tốt, mang lại giá trị cho tổ chức, người quản lý sẽ tiến hành khen thưởng, ghi nhận những đóng góp, thành công của nhân viên. Việc được ghi nhận liên tục và kịp thời sẽ giúp nhân viên có động lực mạnh mẽ để đạt được những thành tích cao trong công việc.

[Tìm hiểu thêm về Quản lý hiệu suất liên tục tại đây]

Quản lý hiệu suất liên tục tăng động lực của nhân viên như thế nào?

Thuyết hai nhân tố của Herzberg (Herzberg’s Two Factor Theory) cho thấy động lực được tăng cường thông qua việc đáp ứng các nhu cầu nội tại, bậc cao hơn, chẳng hạn như

thành tích trong một vai trò công việc, được công nhận, trao quyền hay sự thăng tiến, phát triển nghề nghiệp.

Các yếu tố vệ sinh (Hygiene) như tiền thưởng, chính sách công ty, điều kiện làm việc… chỉ đóng vai trò duy trì để giữ cho nhân viên không bất bình. Các yếu tố vệ sinh không hiệu quả trong việc tạo ra động lực và thúc đẩy hiệu suất cao hơn.

Mô hình đặc điểm công việc của Hackman & Oldham (Hackman & Oldham’s Job Characteristics Model) cũng chỉ ra rằng: “Động lực bao gồm khả năng làm một điều gì đó được coi là có ý nghĩa trong vai trò công việc, tích cực trong việc ra quyết định kinh doanh và có cơ hội thăng tiến dựa trên kết quả đạt được trong vai trò công việc.”

Khi một tổ chức ứng dụng Quản lý hiệu suất liên tục sẽ giúp làm tăng động lực của nhân viên một cách mạnh mẽ, trong một nghiên cứu được đăng tải trên Tạp chí khoa học Cơ bản và Ứng dụng Úc (Australian Journal of Applied and Basic Sciences) đã khẳng định rằng: “Mục tiêu chính của Quản lý hiệu suất liên tục là tạo động lực cho nhân viên”.

Cụ điều này được thể hiện bởi các yếu tố sau:

Công việc có ý nghĩa

Quản lý hiệu suất liên tục là một hệ thống giúp điều chỉnh các mục tiêu chiến lược của tổ chức với các mục tiêu của nhân viên. Những người nhân viên được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu của tổ chức từ đó nhìn ra được bức tranh toàn cảnh và hiểu được công việc của mình đang đóng góp như thế nào vào thành công của tổ chức.

Hiểu và được tham gia vào các mục tiêu chung của tổ chức giúp nhân viên có động lực và cảm thấy công việc của mình có giá trị. Những nhân viên tài năng sẽ được thể hiện và vượt lên trên những gì tổ chức mong đợi ở họ.

Trên thực tế, theo một báo cáo của Harvard Business Review cho thấy rằng hơn 9/10 người được khảo sát sẵn sàng kiếm ít tiền hơn để có cơ hội làm những công việc có ý nghĩa hơn – cho thấy mục đích của công việc thực sự quan trọng như thế nào đối với họ.

Hoàn thành một nhiệm vụ thường mang lại cảm giác hoàn thành rất nhỏ, nhưng biết được công việc đó đã giúp ích cho người khác như thế nào, mang lại giá trị gì cho tổ chức sẽ giúp nhân viên có thêm nhiều động lực để làm việc.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Được học hỏi, phát triển bản thân và thăng tiến

Một khía cạnh rất quan trọng trong Quản lý hiệu suất liên tục là đào tạo và huấn luyện nhân viên. Việc huấn luyện nhân viên được thực hiện trong các cuộc thảo luận giữa người quản lý và nhân viên với mục đích nâng cao hiệu suất và các hành vi tích cực.

Thông qua mỗi buổi Check-in, người nhân viên có cơ hội được trao đổi thẳng thắn với người quản lý về những vấn đề của mình, người quản lý đóng vai trò như một huấn luyện viên cung cấp những phản hồi về công việc, đưa ra định hướng và giúp đỡ để người nhân viên có cơ hội để phát triển nghề nghiệp.

Theo nghiên cứu từ LinkedIn 94% nhân viên cho biết họ sẽ ở lại công ty lâu hơn và có động lực để tiếp tục công việc nếu tổ chức của họ tích cực giúp họ trong việc học tập và phát triển nghề nghiệp.

Khi người nhân viên được hỗ trợ trong công việc, họ thấy rằng tổ chức nhìn thấy tiềm năng và quan tâm đến vai trò của họ. Điều này góp phần giúp cho hiệu suất công việc ổn định hơn, nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc.

[Nếu bạn đang quan tâm tới việc phát triển nhân sự và muốn tìm một công cụ phù hợp giúp mang lại hiệu quả cao nhất cho những chương trình đào tạo của mình. Hãy tìm hiểu Ứng dụng “Học & Thi” cho doanh nghiệp 123Train của chúng tôi. Ứng dụng sẽ giúp bạn giảm 80% “công sức” đào tạo nhân sự.

Tìm hiểu thêm về Ứng dụng 123Train tại địa chỉ website: https://123train.vn/]

Nhận được phản hồi và ghi nhận liên tục

Cung cấp phản hồi và ghi nhận cho nhân viên một cách thường xuyên và mang tính xây dựng, sẽ dễ dàng tạo ra động lực cho người lao động vì họ trở nên tự tin hơn trong một số khía cạnh của công việc và cam kết hơn để giải quyết những thiếu sót của họ.

Phản hồi và Ghi nhận là hai hoạt động quan trọng trong Quản lý hiệu suất liên tục. Phản hồi và Ghi nhận sẽ được thực hiện liên tục trong suốt quá trình mục tiêu nhằm đưa ra những đánh giá khách quan về kết quả công việc cũng như khen thưởng kịp thời khi những người nhân viên có biểu hiện xuất sắc trong công việc.

Quản lý hiệu suất liên tục sử dụng phương pháp phản hồi 360 độ, phương pháp này tạo ra những phản hồi khách quan về hiệu suất ​​không chỉ từ quản lý trực tiếp, mà cả đồng nghiệp và thậm chí cả khách hàng.

Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) cũng đồng ý rằng phản hồi thường xuyên, khi được cấu trúc xung quanh các tiêu chí công bằng và phù hợp, sẽ làm tăng sự hài lòng và động lực trong công việc.

Thông qua phản hồi, ghi nhận người nhân viên biết được rằng các nhà lãnh đạo nhìn thấy và đánh giá cao những nỗ lực của họ. Được công nhận xứng đáng mang lại cho họ cảm giác có giá trị ở nơi làm việc, làm tăng lòng tự trọng, sự nhiệt tình và nâng cao tinh thần – đây cũng chính chìa khóa để cải thiện hiệu suất, động lực và mức độ gắn kết.

Theo Fobes phản hồi thường xuyên hiện đang được gắn nhãn “Ứng dụng sát thủ” và đã được chứng minh làm tăng hiệu suất lên đến 39%

[Sử dụng phần mềm GoalF để thiết lập một môi trường giúp mọi người có thể dễ dàng trao đổi, phản hồi và ghi nhận lẫn nhau một cách công khai.Từ đó hình thành nên văn hóa trao đổi tích cực trong tổ chức.

Tìm hiểu thêm thông tin và đăng ký dùng thử miễn phí 5 tuần phần mềm GoalF tại đường link: https://goalf.vn/]

Lời kết,

Quản lý hiệu suất liên tục đang dần trở nên phổ biến và đang được các công ty trên thế giới ưa chuộng sử dụng để nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc của nhân viên giúp tổ chức vươn lên phát triển mạnh mẽ

Hy vọng với những chia sẻ của VnSurvey bạn đã hiểu thêm về Quản lý hiệu suất liên tục và cách mà phương pháp này giúp tăng động lực làm việc cho tổ chức của mình.

[Hiện nay VNOKRs đang triển khai Khóa học Kỹ năng cho nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” do HLV Mai Xuân Đạt trực tiếp giảng dạy, tham gia khóa học bạn sẽ hiểu rõ những nguyên tắc và biết cách đưa phương pháp CPM vào trong tổ chức một cách hiệu quả, giúp tăng hiệu suất và động lực làm việc của nhân viên.

Tìm hiểu thông tin và đăng ký khóa học tại đường link: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm ]

Bài viết Ứng dụng Quản lý hiệu suất liên tục tăng động lực cho nhân viên đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

3 bộ kỹ năng quản lý cơ bản của Robert Katz

Trên cơ sở nghiên cứu về quản trị và quan sát từ thực tiễn, trong tác phẩm “Skills of an Effective Administrator” tác giả Robert Katz xác định ba bộ kỹ năng quan trọng cho các nhà lãnh đạo thành công bao gồm:

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)
• Kỹ năng khái niệm luận (Conceptual Skills)
• Kỹ năng quản lý con người (Human Skills)

Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)

Kỹ năng kỹ thuật bao gồm các kỹ năng cung cấp cho các nhà quản lý khả năng và kiến ​​thức để sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để đạt được các mục tiêu của họ.

Những kỹ năng này không chỉ liên quan đến việc vận hành máy móc và phần mềm, công cụ sản xuất và thiết bị mà còn là những kỹ năng cần thiết để thúc đẩy doanh số bán hàng, thiết kế các loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng như tiếp thị dịch vụ và sản phẩm.

Kỹ năng khái niệm luận (Conceptual Skills)

Kỹ năng khái niệm luận là kỹ năng cho phép cá nhân xác định, hình thành khái niệm và giải quyết các vấn đề phức tạp. 

Người quản lý hiểu rõ các mối quan hệ trừu tượng, phát triển ý tưởng và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo. Điều này giúp người quản lý dự đoán một cách hiệu quả những trở ngại mà bộ phận của họ hoặc toàn bộ doanh nghiệp có thể gặp phải.

Kỹ năng khái niệm luận được Robert Katz xác định là rất quan trọng đối với sự thành công của nhà lãnh đạo trong một tổ chức. Bởi lẽ, kỹ năng khái niệm luận sẽ giúp nhà quản lý có những khả năng khái niệm hóa các ý tưởng biến chúng thành các chiến lược độc đáo tạo ra sự khác biệt.

Kỹ năng quản lý con người (Human Skills)

Kỹ năng con người hay kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân là những kỹ năng thể hiện khả năng của nhà quản lý trong việc tương tác, làm việc hoặc quan hệ hiệu quả với mọi người.

Những kỹ năng này cho phép các nhà quản lý tận dụng tiềm năng của con người trong công ty và thúc đẩy nhân viên đạt được kết quả tốt hơn.

Kỹ năng quản lý con người bao gồm khả năng hiểu hành vi của con người, giao tiếp hiệu quả với người khác và thúc đẩy các cá nhân hoàn thành mục tiêu của họ. Đưa ra phản hồi tích cực cho nhân viên, hiểu nhu cầu cá nhân của họ và thể hiện sự sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới là tất cả những ví dụ về kỹ năng quản lý con người tốt.

Khác với kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng khái niệm luận được phân cấp quan trọng theo kim tự tháp quản lý của tổ chức. Kỹ năng quản lý con người là những kỹ năng cần thiết và đặc biệt quan trọng cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp bậc trong công ty.

Các kỹ năng quản lý bạn cần biết

Có rất nhiều kỹ năng trong ba nhóm kỹ năng cơ bản của Robert Katz mà các nhà lãnh đạo cần có để điều hành tổ chức một cách hiệu quả. Sau đây là sáu kỹ năng quản lý cần thiết mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải có để họ thực hiện nhiệm vụ của mình:

1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một khía cạnh quan trọng trong một tổ chức. Nó đề cập đến khả năng của người quản lý để tổ chức các hoạt động theo các nguyên tắc đã đặt ra trong khi vẫn nằm trong giới hạn của các nguồn lực sẵn có như thời gian, tiền bạc và lực lượng lao động.

Lập kế hoạch cũng là quá trình hình thành một tập hợp các hành động hoặc chiến lược để theo đuổi và đạt được các mục tiêu nhất định với các nguồn lực sẵn có.

Quá trình lập kế hoạch bao gồm xác định và thiết lập các mục tiêu có thể đạt được, triển khai các chiến lược cần thiết, vạch ra các nhiệm vụ và lịch trình làm thế nào để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Nếu không có một kế hoạch tốt, tổ chức rất khó để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Bạn có thể áp dụng phương pháp OKRs (Mục tiêu và các Kết quả chính) để giúp tổ chức hợp tác thiết lập mục tiêu, khuyến khích sự tương tác của các thành viên xung quanh những mục tiêu có thể đo lường được.

Tìm hiểu thêm về OKRs tại đây

2. Giao tiếp hiệu quả

Sở hữu kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là điều tối quan trọng đối với một nhà quản lý. Nó có thể xác định mức độ thông tin được chia sẻ trong toàn bộ nhóm, đảm bảo rằng nhóm hoạt động như một khối thống nhất.

Mức độ giao tiếp của người quản lý với các thành viên trong nhóm của mình cũng quyết định mức độ tuân thủ các thủ các mục tiêu đã vạch ra, theo dõi được các nhiệm vụ và hoạt động và giúp chúng được hoàn thành tốt nhất.

Việc giao tiếp tốt không chỉ thể hiện ở việc người quản lý truyền thông đầy đủ thông tin của tổ chức đến nhân viên mà còn là những cuộc trò chuyện chân tình, sự lắng nghe thấu hiểu và phản hồi của người quản lý đối với nhân viên để giúp họ vượt qua những trở ngại khó khăn trong công việc.

Khi một người quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên của họ là việc một cách hiệu quả. Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã nói:

“Nếu người quản lý dành 90 phút để trò chuyện với nhân viên có thể nâng cao chất lượng công việc của người nhân viên trong hai tuần hoặc trong hơn tám mươi giờ.”

Các kênh giao tiếp được thiết lập rõ ràng trong một tổ chức cho phép người quản lý cộng tác với nhóm, ngăn ngừa xung đột và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

3. Ra quyết định

Một kỹ năng quản lý quan trọng khác là ra quyết định. Người quản lý thường xuyên phải đưa ra nhiều quyết định, và chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới sự hoạt động của tổ chức. Đưa ra các quyết định đúng đắn dẫn đến sự thành công của tổ chức, trong khi các quyết định kém hoặc không tốt có thể dẫn đến thất bại hoặc hoạt động kém hiệu quả.

Để tổ chức hoạt động hiệu quả và suôn sẻ, người quản lý cần có kỹ năng để đưa ra các quyết định rõ ràng và đúng đắn. Người quản lý phải chịu trách nhiệm về mọi quyết định mà họ đưa ra và cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm về kết quả của các quyết định của họ.

Một nhà quản lý giỏi cần phải có kỹ năng ra quyết định tuyệt vời, vì nó thường quyết định sự thành công của họ trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

4. Ủy quyền

Ủy quyền là một kỹ năng quản lý quan trọng khác. Ủy quyền là hành động chuyển giao các nhiệm vụ liên quan đến công việc và quyền hạn cho các nhân viên cấp dưới.

Một người quản lý có kỹ năng ủy quyền tốt có thể phân công lại các nhiệm vụ một cách hiệu quả và trao quyền cho những nhân viên phù hợp. Khi việc ủy ​​quyền được thực hiện tốt nó sẽ giúp cho các nhiệm vụ được hoàn thành với kết quả cao nhất.

Ủy quyền giúp người quản lý tránh lãng phí thời gian, tối ưu hóa năng suất và đảm bảo trách nhiệm và trách nhiệm giải trình của nhân viên. Mọi nhà quản lý phải có khả năng ủy quyền tốt để đạt được kết quả tối ưu và đạt được kết quả năng suất cần thiết.

Ủy quyền đòi hỏi người quản lý phải biết cách giao việc hiệu quả. Ủy quyền không phải phó thác hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình. Trong cuốn sách Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui của tác giả Jurgen Appelo có đưa ra 7 cấp độ ủy quyền, bạn có thể lựa chọn cách ủy quyền một phần hay ủy quyền toàn bộ công việc để phù hợp với từng nhiệm vụ, kỹ năng của từng người.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:

Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett

Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo

5. Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là một kỹ năng cần thiết khác đối với nhà quản lý. Một nhà quản lý giỏi phải có khả năng xử lý và giải quyết các vấn đề thường xuyên có thể phát sinh trong công việc hàng ngày.

Giải quyết vấn đề trong quản lý liên quan đến việc xác định một vấn đề hoặc tình huống nhất định và sau đó tìm ra giải pháp tốt nhất để xử lý vấn đề. Đó là khả năng sắp xếp mọi thứ ngay cả khi các điều kiện hiện tại không phù hợp.

Một người quản lý có kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời sẽ biết cách để hỗ trợ cho nhân viên của họ mỗi khi gặp trở ngại. Điều này tạo ra sự tin tưởng của nhân viên với năng lực của người quản lý, bản thân những người nhân viên cũng cảm thấy tự tin hơn trong công việc.

6. Tạo động lực

Khả năng tạo động lực là một kỹ năng quan trọng khác trong tổ chức. Động lực giúp cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Có rất nhiều cách để tạo động lực mà người quản lý có thể sử dụng và việc lựa chọn những chiến thuật phù hợp có thể phụ thuộc vào các đặc điểm như văn hóa công ty, tính cách của các thành viên, v.v.

Có hai loại động lực chính mà người quản lý có thể sử dụng, đó là những động lực đến từ bên trong (nội vi) và những động lực đến từ bên ngoài (ngoại vi).

Động lực nội vi là khi bạn tham gia vào một hành vi, công việc, nhiệm vụ vì bạn thấy nó bổ ích. Trong khi đó Động lực ngoại vi là khi chúng ta được thúc đẩy để thực hiện một hành vi hoặc tham gia vào một hoạt động vì chúng ta muốn kiếm được phần thưởng hoặc tránh bị trừng phạt.

Hiểu được ý nghĩa của các loại động lực và cách sử dụng chúng trong từng trường hợp phù hợp sẽ giúp người quản lý thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên một cách mạnh mẽ để mang lại thành công cho tổ chức, đội nhóm.

Kết luận

Kỹ năng quản lý là tập hợp các khả năng bao gồm những thứ như lập kế hoạch kinh doanh, ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp, ủy quyền và quản lý thời gian. Trong khi các vai trò và tổ chức khác nhau yêu cầu sử dụng các bộ kỹ năng khác nhau, kỹ năng quản lý tốt giúp một nhà quản lý nổi bật và xuất sắc dù họ ở cấp độ nào.

Tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp về Kỹ năng cho nhà Quản lý là con đường ngắn nhất để giúp bạn cải thiện và nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Với sự hướng dẫn từ các chuyên gia bạn sẽ nắm được các công cụ để tăng cường kỹ năng quản lý và dẫn dắt đội nhóm của mình một cách hiệu quả.

Hiện nay VNOKRs đang triển khai Khóa học kỹ năng cho Nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” do giảng viên HLV Mai Xuân Đạt giảng dạy. Khóa học hữu ích cho bất kỳ ai đang làm vị trí Quản lý (CEO, Trưởng nhóm, Trưởng dự án) muốn cải thiện kỹ năng quản lý của mình

Tìm hiểu thông tin và đăng ký khóa học tại đường link: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm

Bài viết tham khảo từ: Corporate Finance Institute

Bài viết Các kỹ năng quản lý bạn cần biết đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Trò chuyện hiệu quả tại nơi làm việc là một phần không thể thiếu của một doanh nghiệp thành công. Nó đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của họ, giúp xây dựng mối quan hệ giữa những người đồng nghiệp, đồng thời giữ cho nhân viên gắn bó và làm việc hiệu quả.

Trong bài viết này

Như thế nào là “Trò chuyện hiệu quả”?

Trò chuyện hiệu quả tại nơi làm việc là khi việc trao đổi thông tin, ý tưởng được thực hiện một cách chính xác và truyền đi đầy đủ. Mặc dù thông tin và ý tưởng thường xuyên được trao đổi trong môi trường làm việc, nhưng chúng cũng không được gửi và nhận một cách chính xác.

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ, việc trò chuyện tại nơi làm việc trở nên đơn giản và tiện lợi qua các ứng dụng kỹ thuật số (email, tin nhắn, các mạng xã hội…). Tuy nhiên chính vì sự tiện lợi này mà đôi khi không tạo ra được những cuộc trò chuyện có ý nghĩa giúp cải thiện hiệu suất tại nơi làm việc.

Nghiên cứu từ giáo sư Albert Mehrabian của University of California in Los Angeles cho thấy chỉ có 7% giao tiếp đến từ những từ ngữ bạn sử dụng; phần còn lại của những gì bạn giao tiếp đến từ giọng nói, ngữ điệu của bạn (38%) và ngôn ngữ cơ thể (55%).

Điều này cho thấy rằng khi bạn gửi một tin nhắn ảo, 93% những gì bạn đang cố gắng truyền đạt có thể bị mất. Nếu bạn thực sự muốn giao tiếp hiệu quả, bạn cần kết nối và trò chuyện với những người xung quanh bạn một cách trực tiếp mặt đối mặt.

Trò chuyện không chỉ liên quan đến việc chuyển tiếp thông tin mà còn là giải thích nó theo cách đảm bảo người nhận hiểu được những ý tưởng bạn muốn truyền tải.

Trò chuyện hiệu quả là các cuộc nói chuyện, trao đổi trực tiếp (1:1) 360 độ giữa những người liên quan nhằm nâng cao chất lượng công việc.

Trò chuyện: Công cụ miễn phí để tạo động lực làm việc hiệu quả

Thường xuyên trò chuyện cá nhân với nhân viên của bạn là một cách tuyệt vời để giúp nhân viên của bạn có động lực. Những cuộc trò chuyện này không cần phải dài hoặc đặc biệt trang trọng, chúng chỉ đơn giản là buổi trao đổi ngắn nhằm tìm hiểu các vấn đề của nhân viên, thấu hiểu, chia sẻ và đưa ra những sự hỗ trợ cần thiết.

Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã từng nói: “Thời gian 90 phút người quản lý dành ra để trao đổi với nhân viên có thể nâng cao chất lượng công việc của cả người quản lý và nhân viên trong hai tuần hoặc trong hơn tám mươi giờ.”

Khi người nhân viên được trò chuyện với người quản lý tại nơi làm việc sẽ khiến họ cảm thấy được người quản lý thấu hiểu và lắng nghe. Những nhân viên cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với người quản lý của họ có nhiều khả năng hiểu được những gì họ được mong đợi và duy trì năng suất suốt cả ngày.

Một nghiên cứu của Dynamic Signal về trạng thái giao tiếp của nhân viên chỉ ra rằng:

• 90% nhân viên nói rằng những cuộc trò chuyện hiệu quả trong công ty là chìa khóa cho một môi trường làm việc tích cực.
• Ngay cả với mức lương thấp hơn mức lý tưởng, 69% nhân viên sẽ ít có khả năng bỏ việc hơn nếu công ty của họ giao tiếp hiệu quả hơn.
• 85% nhân viên coi được trò chuyện hiệu quả là “lợi ích của nhân viên”
• 67% nhân viên sẽ “vượt lên trên và vượt qua” nhiệm vụ của họ và gắn bó hơn nếu họ cảm thấy thường xuyên được đánh giá cao.

Hầu hết các Giám đốc nhân sự (CHRO) đều cho rằng động lực và sự gắn bó của nhân viên không phải là những điều chỉ diễn ra một lần đối với một nhân viên. Những điều này cần liên tục được khơi dậy thông qua các cuộc trò chuyện thường xuyên, cởi mở và liên tục giữa nhân viên và quản lý của họ. Những cuộc trò chuyện quan trọng này nên tập trung vào:

• Thiết lập mục tiêu: Giúp nhân viên hiểu và thiết lập các mục tiêu phù hợp với ưu tiên hàng đầu của tổ chức.
• Check-in: Bao gồm các cuộc trò chuyện 1:1 ít nhất hàng tuần dựa trên các dữ liệu thực tế của nhân viên. Đây cũng có thể là nơi để giải quyết một số khó khăn và nhân viên đang gặp trong quá trình triển khai Mục tiêu
• Phát triển nghề nghiệp: Các cuộc trò chuyện về phát triển kỹ năng, nhận biết cơ hội và mở rộng tầm nhìn của nhân viên về tương lai của họ tại doanh nghiệp.
• Họp chéo: Kiểm tra các kết nối, tiến độ thực hiện các mục tiêu liên quan lẫn nhau giữa các thành viên trong tổ chức. Tìm ra các giải pháp để giải quyết xung đột hướng tới mục tiêu chung của công ty.
• Tổng kết, đánh giá: Xem xét lại những gì đã diễn ra, tìm kiếm các lý do dẫn đến thành công cũng như thất bại và rút ra bài học kinh nghiệm để bản thân mỗi người phát triển hơn nữa.

Khi người nhân viên hiểu được ý nghĩa công việc, nhận được sự quan tâm lắng nghe từ những người quản lý và luôn được trò chuyện về cơ hội phát triển nghề nghiệp. Tất cả điều này sẽ tạo ra động lực làm việc mạnh mẽ và giúp họ làm việc một cách hiệu quả.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Kết luận,

Hy vọng với bài viết trên đây mà VnSurvey chia sẻ, bạn đã hiểu rõ hơn vai trò quan trọng của những cuộc trò chuyện hiệu quả trong tổ chức.

Nếu bạn muốn tìm phương pháp xây dựng văn hóa trao đổi hiệu quả giúp các thành viên trong tổ chức có thêm động lực và nâng cao hiệu suất hãy tham gia khóa học Kỹ năng cho nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” của chúng tôi.

Tham gia khóa học bạn sẽ biết cách để giúp tổ chức của mình có những cuộc trò chuyện có ý nghĩa, ngoài ra bạn sẽ nắm được các kỹ thuật thúc đẩy động lực, tạo ra sự cam kết giúp nâng cao hiệu suất công việc chỉ sau 5 tuần áp dụng.

Tìm hiểu thông tin và đăng ký khóa học tại đường link: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm

Bài viết Trò chuyện hiệu quả: công cụ mạnh mẽ để tạo động lực làm việc đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Tại sao huấn luyện nhân viên lại quan trọng?

Huấn luyện nhân viên có thể hiểu là sự giúp đỡ hoặc hướng dẫn của người quản lý đối với nhân viên nhằm cung cấp cho nhân viên kiến ​​thức và kỹ năng cụ thể để tạo điều kiện và cải thiện hiệu suất công việc trong các vai trò hiện tại của họ. Điều này được coi là sự hợp tác giữa người quản lý và nhân viên.

Huấn luyện thành công hướng dẫn nhân viên đi đúng hướng, thúc đẩy tư duy độc lập và hợp tác nhóm để vượt qua các trở ngại. Điều này sẽ thúc đẩy mối quan hệ tin cậy và giúp công ty của bạn đạt được mức độ thành công cao hơn bao giờ hết.

“Chỉ có hai cách mà người quản lý có thể tác động đến kết quả đầu ra của nhân viên: động lực và huấn luyện. Nếu bạn không được đào tạo, thì về cơ bản bạn đang bỏ bê một nửa công việc”. – Andy Grove.

Việc huấn luyện trong tổ chức là rất quan trọng để giúp nhân viên nâng cao năng lực bản thân và gia tăng giá trị cho tổ chức. Một tổ chức có sự huấn luyện, đào tạo nhân viên tốt sẽ có được những lợi ích cơ bản sau:

• Năng suất cao hơn: Khi một người được huấn luyện tốt, người quản lý của họ có thể tự tin trao quyền để giúp họ hoàn thành tốt công việc. Điều này cải thiện sự tham gia của nhân viên vào những mục tiêu chung của tổ chức và tăng năng suất công việc.

• Tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn: Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho  thấy việc thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp là nguyên nhân chính dẫn đến việc không hài lòng với công việc và bỏ việc sớm. Khi nhân viên cảm thấy rằng các công ty đang đầu tư vào tương lai của họ, họ có nhiều khả năng sẽ trung thành, gắn bó với tổ chức và năng suất tăng lên.

• Hạn chế những sai lầm: Huấn luyện cung cấp cho nhân viên kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để ngăn ngừa và xử lý bất kỳ sai sót và tai nạn nào trong công việc.

• Tăng sự chủ động trong công việc: Nhân viên được đào tạo bài bản sẽ có nhận thức đầy đủ về kỳ vọng, nhiệm vụ và trách nhiệm của họ đối với tổ chức. Điều này giúp cho người nhân viên có sự tự chủ và chủ động trong việc hoàn thành các nhiệm vụ của mình.

• Đảm bảo thành công lâu dài cho tổ chức: Huấn luyện nhân viên cũng giúp cho việc chuẩn bị và giữ chân nhân tài để chuyển sang các vai trò này là rất quan trọng. Cung cấp cho nhân viên kiến ​​thức và kỹ năng tốt hơn giúp họ chuẩn bị để đưa tổ chức của bạn lên một tầm cao mới.

Rõ ràng rằng việc huấn luyện và phát triển nhân viên có chất lượng là rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Tuy nhiên, để thực hiện tốt việc huấn luyện tổ chức cần phải nắm được những nguyên tắc để xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp với các mục tiêu kinh doanh cụ thể và mục tiêu dài hạn.

Nguyên tắc để huấn luyện nhân viên hiệu quả

Trong một bài báo tổng hợp các nguyên tắc huấn luyện của Business management ideal đã chia sẻ các nguyên tắc huấn luyện từ rất nhiều tổ chức lớn chuyên về huấn luyện và đào tạo nhân viên. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng từ bài báo mà một nhà quản lý và các huấn luyện viên cần nắm vững để huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả.

Mục tiêu huấn luyện rõ ràng

Mục tiêu và lý do đằng sau chương trình huấn luyện phải rõ ràng. So sánh các yêu cầu công việc và các kỹ năng nhân sự hiện có sẽ giúp xác định nhu cầu đào tạo cụ thể của nhân viên, từ đó tạo ra một bộ tiêu chuẩn để thực hiện.

Vì mục đích của việc huấn luyện là giúp các thành viên có được các kỹ năng cần thiết để góp phần đạt được các mục tiêu của công ty. Do đó, việc huấn luyện nhân viên cũng cần dựa trên các giá trị cốt lõi và mục tiêu của tổ chức.

Khi nhân viên hiểu được mục tiêu của việc huấn luyện, họ và người quản lý sẽ cùng nhìn vào bức tranh toàn cảnh, điều đó cũng sẽ giúp họ dễ tiếp nhận những chương trình đào tạo của tổ chức hơn.

Tạo động lực

Khi nhân viên có động lực và cảm thấy chương trình đào tạo của tổ chức là cần thiết họ sẽ có xu hướng tham gia tích cực và tiếp thu kiến thức thức tốt hơn. Vì vậy, kiến thức được cung cấp trong các tài liệu huấn luyện phải hữu ích, việc đào tạo phải liên quan đến nhu cầu và vấn đề của người học cũng như khả năng và năng lực của họ.

Để có thể tìm hiểu các nhu cầu về việc đào tạo, người quản lý và nhân viên có thể tổ chức các buổi họp 1:1 để trao đổi về phát triển nghề nghiệp hoặc tạo các cuộc khảo sát về động lực làm việc và cơ hội để phát triển bản thân của người nhân viên, từ đó xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp.

[Bạn có thể sử dụng phần mềm VnSurvey để thực hiện các cuộc khảo sát trong tổ chức. Phần mềm VnSurvey đã được tích hợp sẵn các khảo sát cần thiết để giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình doanh nghiệp và các vấn đề của nhân viên, từ đó tìm ra phương pháp để cải thiện và nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức.

Đăng ký sử dụng phần mềm VnSurvey hoàn toàn miễn phí tại đường lịnk: https://vnsurvey.vn/]

Ngoài ra bạn cũng có thể giúp nhân viên có động lực tham gia vào các buổi đào tạo bằng những giá trị họ sẽ nhận được sau khóa huấn luyện. Một khi các học viên được thuyết phục rằng họ sẽ được đánh giá cao hơn, phát triển bản thân hoặc thậm chí được thăng chức, họ sẽ tham gia vào quá trình đào tạo với toàn bộ sự nhiệt tình.

Sự khác biệt giữa các cá nhân

Một nguyên tắc bạn cần phải nhớ khi triển khai huấn luyện, đào tạo nhân viên đó là: Mỗi người sẽ có nhu cầu học tập phát triển nghề nghiệp khác nhau. Vì vậy khi tổ chức huấn luyện tổ chức cần lựa chọn ra các chương trình đào tạo phù hợp với từng người.

Mặc dù việc đào tạo một cá nhân dễ dàng hơn, nhưng vì tính kinh tế nên các tổ chức có xu hướng tổ chức các cuộc đào tạo nhóm. Trong những trường hợp như vậy, cần chú ý đến sự khác biệt của từng cá nhân vì các cá nhân khác nhau cơ bản về năng lực, kỹ năng và phẩm chất.

Bạn có thể cung cấp cho bất kỳ ai hướng dẫn từng bước về cách thực hiện điều gì đó. Nhưng bạn sẽ không huấn luyện tất cả mọi người theo cùng một cách. Ví dụ một số người cần được huấn luyện bằng hình ảnh nhiều hơn, trong khi đó những người khác có xu hướng tiếp thu kiến thức bằng âm thanh tốt hơn.

Huấn luyện liên tục

Huấn luyện nhân viên không phải là chuyện một sớm một chiều. Đó là một quá trình liên tục được thực hiện cho đến khi nhân viên của bạn có được kiến ​​thức, kỹ năng và thái độ mà họ phải có.

Không nhất thiết việc đào tạo, huấn luyện phải tổ chức với quy mô lớn như các khóa đào tạo và mời các chuyên gia về giảng dạy. Bản thân những người quản lý có thể huấn luyện một cách liên tục cho nhân viên của mình thông qua các cuộc họp ngắn và duy trì hàng tuần.

Khi việc huấn luyện được thực hiện một cách đều đặn, dần dần chúng sẽ trở thành một phần trong văn hóa doanh nghiệp.

Phản hồi

Phản hồi luôn được cung cấp để trở thành một phần thiết yếu của một tổ chức. Đây là một quá trình hai chiều cần sự tham gia tích cực của cả người nhân viên và người quản lý.

Là một người quản lý khi phụ trách huấn luyện cho nhân viên của mình, bạn cần đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng và đảm bảo không làm họ mất tinh thần.

Một điều quan trọng khác cần ghi nhớ khi cung cấp phản hồi là bạn cần trung thực về sự phát triển của họ. Nói cho họ biết những gì chưa đúng, chỉ ra những sai lầm và làm cho họ hiểu bằng những ví dụ điển hình để họ có thể nhanh chóng nắm bắt được những kiến thức mà bạn muốn truyền tải.

Cung cấp phản hồi tích cực đồng thời khuyến khích họ sẽ thúc đẩy tinh thần và động lực để họ làm tốt hơn.

Đánh giá

Cuối cùng, mọi khía cạnh của đào tạo như nội dung, phương pháp, giảng viên, học viên, kết quả sau đào tạo, năng suất, sự thay đổi trong khuôn mẫu hành vi và chi phí đều cần được đánh giá và thẩm định một cách kỹ càng. Điều này giúp cho tổ chức đo lường được kết quả của việc huấn luyện, rút ra được những bài học và đưa ra phương án xử lý kịp thời khi gặp phải những trở ngại.

Gặp gỡ nhân viên của bạn sau mỗi khóa đào tạo, huấn luyện, cùng nhau thảo luận về điều gì hiệu quả, điều gì không và điều gì có thể làm khác đi trong lần tới. Dành thời gian để ăn mừng thành công và khen thưởng thành tích của họ .

Sự đánh giá, ghi nhận tích cực giúp nhân viên của bạn cảm thấy nỗ lực của họ là xứng đáng và khuyến khích họ tiếp tục tiến lên.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Kết luận,

Việc xây dựng các chương trình huấn luyện hiệu quả là rất cần thiết đối với các tổ chức. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới sự hài lòng và sự tham gia của nhân viên. Không chỉ vậy, nó còn thúc đẩy mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và người quản lý thông qua việc giao tiếp và phản hồi tích cực.

Tuy nhiên để đào tạo nhân viên hiệu quả không phải là một điều dễ dàng. Đôi khi điều kiện của doanh nghiệp không cho phép tổ chức các chương trình đào tạo một cách thường xuyên vì nó mất khá nhiều thời gian và công sức. Điều này làm cho việc học tập kiến thức mới của nhân viên bị gián đoạn và không có nhiều cơ hội để cập nhật thêm kiến thức mới.

Một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này đó là sử dụng các ứng dụng chuyên biệt hỗ trợ việc đào tạo và huấn luyện nhân viên như Ứng dụng “Học & Thi” cho doanh nghiệp 123Train của chúng tôi.

Với Ứng dụng 123Train doanh nghiệp sẽ giảm 80% công sức trong việc huấn luyện nhân sự. Việc đào tạo nhân sự được gói gọn trong 3 bước đơn giản:

• Tạo bài học: Quản lý tạo bài học và thêm tài liệu đào tạo. Phần mềm hỗ trợ tất cả các các định dạng: Video, pdf, ppt, hình ảnh, link youtube,…
• Giao khóa học: Người quản lý dễ dàng thêm nhân viên vào các khoá học, cũng như theo dõi tỷ lệ hoàn thành, đo lường kết quả đào tạo.
• Học và lấy giấy chứng nhận: Nhân viên tải ứng dụng 123Train và đăng nhập theo tài khoản được cấp. Trong vài phút, nhân viên có thể “Học & Thi” để lấy giấy chứng nhận hoàn thành khoá học, bất kể họ ở đâu trên thế giới.

Tìm hiểu thông tin và đăng ký tài khoản doanh nghiệp tại đường link: https://123train.vn/

Tải ứng dụng “Học & Thi” cho doanh nghiệp 123Train: iOS, Android

Bài viết Nguyên tắc để huấn luyện nhân viên hiệu quả đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Động lực của nhân viên là một khía cạnh quan trọng tại nơi làm việc giúp thúc đẩy hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân và thậm chí ảnh hưởng lớn tới sự phát triển của công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu động lực làm việc là gì và  lý do tại sao động lực của nhân viên lại quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào.

Động lực làm việc là gì?

Động lực: Là quá trình khởi tạo và duy trì các hành vi hướng tới mục tiêu, là nguyên nhân khiến bạn phải hành động, cho dù là uống một cốc nước để giảm cơn khát hay đọc một cuốn sách để thu thập kiến thức. Động lực mô tả lý do tại sao một người làm một điều gì đó.

Động lực làm việc của nhân viên có thể được định nghĩa là thái độ của nhân viên đối với công việc của họ. Đó là mong muốn và năng lượng khiến mọi người liên tục quan tâm và cam kết với công việc. Nó là thứ thúc đẩy họ đạt được những mục tiêu trong công việc mỗi ngày.

Các yếu tố thúc đẩy động lực có thể bao gồm tiền lương và các lợi ích khác như: mong muốn có địa vị và sự công nhận, cảm giác thành tích, mối quan hệ với đồng nghiệp và cảm giác rằng công việc của họ là hữu ích hoặc quan trọng.

Trong thời đại ngày nay Động lực không còn là vấn đề của tiền lương, tiền thưởng hàng năm hay các lợi ích tốt. Nhân viên họ cần nhiều yếu tố khác nữa để tạo ra động lực làm việc bao gồm cả các động lực đến từ bên trong và động lực từ bên ngoài.

Tầm quan trọng của động lực làm việc

Động lực của nhân viên là điều cần thiết đối với công ty của bạn. Nhân viên có động lực sẽ tận tâm, làm việc chăm chỉ hơn, và do đó chất lượng công việc cũng được tăng lên. Nói cách khác, động lực của nhân viên giúp cải thiện chất lượng công việc.

Động lực đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc sống của một con người. Cho dù đó là về việc cải thiện bản thân hay hiệu quả hoạt động của tổ chức. Những nhân viên có động lực không cần được chỉ bảo về cách hoàn thành công việc, họ đưa ra sáng kiến, mong muốn nhận thêm trách nhiệm, là những người sáng tạo và luôn đi đầu.

Ngược lại, một nhân viên không cảm thấy có động lực sẽ không thể làm việc tốt. Họ sẽ không muốn cố gắng hết sức và làm việc chăm chỉ để đạt được mục tiêu của mình. Nếu không có một môi trường làm việc tạo ra động lực, một công ty có thể phải đối mặt với những tổn thất đáng kể, thậm chí là thất bại trong kinh doanh.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Khi một nhân viên có động lực làm việc cao sẽ mang lại những lợi ích sau đây:

Sự cam kết với công việc tăng lên

Những nhân viên có được động lực từ công việc, họ sẽ có sự quyết tâm và cam kết cao hơn trong việc thực hiện các mục tiêu của mình. Điều này giúp họ có năng suất cao hơn, làm việc tốt hơn với đồng nghiệp và sẵn sàng chấp nhận những mục tiêu thách thức.

Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Sự hài lòng của nhân viên là quan trọng đối với mọi công ty vì điều này có thể dẫn đến sự tăng trưởng tích cực cho công ty. Những nhân viên có được động lực từ công việc, họ sẽ cảm thấy hài lòng về bản thân, yêu thích công việc và gắn bó với tổ chức của mình hơn.

Phát triển liên tục

Động lực có thể tạo điều kiện cho người nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân của mình và tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của một cá nhân. Một khi người nhân viên đạt được những mục tiêu ban đầu, họ sẽ nhận ra mối liên hệ rõ ràng giữa nỗ lực và kết quả, điều này sẽ thúc đẩy họ tiếp tục thực hiện những mục tiêu cao hơn giúp họ liên tục phát triển.

Cải thiện hiệu quả của nhân viên

Mức độ hiệu quả công việc của một nhân viên không chỉ dựa trên khả năng hoặc trình độ của họ. Để công ty đạt được kết quả tốt nhất, một nhân viên cần có sự cân bằng tốt giữa khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao và thích thú với việc thực hiện nhiệm vụ. Sự cân bằng này có thể dẫn đến tăng năng suất và cải thiện hiệu quả.

Kết luận

Một môi trường làm việc tích cực cùng với động lực làm việc cao của các thành viên là yếu tố cơ bản đưa công ty của bạn phát triển. Chúng tôi hiểu rằng, việc tạo ra động lực của nhân viên tại nơi làm việc có thể mất nhiều thời gian và đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn từ ban lãnh đạo cũng như những nhà quản lý.

Hãy giúp nhân viên của bạn cảm thấy rằng công việc và nỗ lực của họ là một đóng góp quan trọng vào thành công của công ty.

Nếu bạn đang loay hoay trong việc tìm cách để tạo động lực làm việc mạnh mẽ cho nhân viên của mình, Khóa học Kỹ năng cho Quản lý của chúng tôi có thể giúp bạn.

Khóa học Kỹ năng cho Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” sẽ giúp bạn hiểu rõ các kỹ năng quản lý để tăng gấp đôi hiệu suất và động lực làm việc của nhân viên chỉ sau 5 tuần áp dụng.

Bài viết JC | VNSurvey | Động lực làm việc là gì? đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.