Trò chuyện hiệu quả: công cụ mạnh mẽ để tạo động lực làm việc

Trò chuyện hiệu quả tại nơi làm việc là một phần không thể thiếu của một doanh nghiệp thành công. Nó đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của họ, giúp xây dựng mối quan hệ giữa những người đồng nghiệp, đồng thời giữ cho nhân viên gắn bó và làm việc hiệu quả.

Trong bài viết này

Như thế nào là “Trò chuyện hiệu quả”?

Trò chuyện hiệu quả tại nơi làm việc là khi việc trao đổi thông tin, ý tưởng được thực hiện một cách chính xác và truyền đi đầy đủ. Mặc dù thông tin và ý tưởng thường xuyên được trao đổi trong môi trường làm việc, nhưng chúng cũng không được gửi và nhận một cách chính xác.

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ, việc trò chuyện tại nơi làm việc trở nên đơn giản và tiện lợi qua các ứng dụng kỹ thuật số (email, tin nhắn, các mạng xã hội…). Tuy nhiên chính vì sự tiện lợi này mà đôi khi không tạo ra được những cuộc trò chuyện có ý nghĩa giúp cải thiện hiệu suất tại nơi làm việc.

Nghiên cứu từ giáo sư Albert Mehrabian của University of California in Los Angeles cho thấy chỉ có 7% giao tiếp đến từ những từ ngữ bạn sử dụng; phần còn lại của những gì bạn giao tiếp đến từ giọng nói, ngữ điệu của bạn (38%) và ngôn ngữ cơ thể (55%).

Điều này cho thấy rằng khi bạn gửi một tin nhắn ảo, 93% những gì bạn đang cố gắng truyền đạt có thể bị mất. Nếu bạn thực sự muốn giao tiếp hiệu quả, bạn cần kết nối và trò chuyện với những người xung quanh bạn một cách trực tiếp mặt đối mặt.

Trò chuyện không chỉ liên quan đến việc chuyển tiếp thông tin mà còn là giải thích nó theo cách đảm bảo người nhận hiểu được những ý tưởng bạn muốn truyền tải.

Trò chuyện hiệu quả là các cuộc nói chuyện, trao đổi trực tiếp (1:1) 360 độ giữa những người liên quan nhằm nâng cao chất lượng công việc.

Trò chuyện: Công cụ miễn phí để tạo động lực làm việc hiệu quả

Thường xuyên trò chuyện cá nhân với nhân viên của bạn là một cách tuyệt vời để giúp nhân viên của bạn có động lực. Những cuộc trò chuyện này không cần phải dài hoặc đặc biệt trang trọng, chúng chỉ đơn giản là buổi trao đổi ngắn nhằm tìm hiểu các vấn đề của nhân viên, thấu hiểu, chia sẻ và đưa ra những sự hỗ trợ cần thiết.

Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã từng nói: “Thời gian 90 phút người quản lý dành ra để trao đổi với nhân viên có thể nâng cao chất lượng công việc của cả người quản lý và nhân viên trong hai tuần hoặc trong hơn tám mươi giờ.”

Khi người nhân viên được trò chuyện với người quản lý tại nơi làm việc sẽ khiến họ cảm thấy được người quản lý thấu hiểu và lắng nghe. Những nhân viên cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với người quản lý của họ có nhiều khả năng hiểu được những gì họ được mong đợi và duy trì năng suất suốt cả ngày.

Một nghiên cứu của Dynamic Signal về trạng thái giao tiếp của nhân viên chỉ ra rằng:

90% nhân viên nói rằng những cuộc trò chuyện hiệu quả trong công ty là chìa khóa cho một môi trường làm việc tích cực.
Ngay cả với mức lương thấp hơn mức lý tưởng, 69% nhân viên sẽ ít có khả năng bỏ việc hơn nếu công ty của họ giao tiếp hiệu quả hơn.
85% nhân viên coi được trò chuyện hiệu quả là “lợi ích của nhân viên”
67% nhân viên sẽ “vượt lên trên và vượt qua” nhiệm vụ của họ và gắn bó hơn nếu họ cảm thấy thường xuyên được đánh giá cao.

Hầu hết các Giám đốc nhân sự (CHRO) đều cho rằng động lực và sự gắn bó của nhân viên không phải là những điều chỉ diễn ra một lần đối với một nhân viên. Những điều này cần liên tục được khơi dậy thông qua các cuộc trò chuyện thường xuyên, cởi mở và liên tục giữa nhân viên và quản lý của họ. Những cuộc trò chuyện quan trọng này nên tập trung vào:

Thiết lập mục tiêu: Giúp nhân viên hiểu và thiết lập các mục tiêu phù hợp với ưu tiên hàng đầu của tổ chức.
Check-in: Bao gồm các cuộc trò chuyện 1:1 ít nhất hàng tuần dựa trên các dữ liệu thực tế của nhân viên. Đây cũng có thể là nơi để giải quyết một số khó khăn và nhân viên đang gặp trong quá trình triển khai Mục tiêu
Phát triển nghề nghiệp: Các cuộc trò chuyện về phát triển kỹ năng, nhận biết cơ hội và mở rộng tầm nhìn của nhân viên về tương lai của họ tại doanh nghiệp.
Họp chéo: Kiểm tra các kết nối, tiến độ thực hiện các mục tiêu liên quan lẫn nhau giữa các thành viên trong tổ chức. Tìm ra các giải pháp để giải quyết xung đột hướng tới mục tiêu chung của công ty.
Tổng kết, đánh giá: Xem xét lại những gì đã diễn ra, tìm kiếm các lý do dẫn đến thành công cũng như thất bại và rút ra bài học kinh nghiệm để bản thân mỗi người phát triển hơn nữa.

Khi người nhân viên hiểu được ý nghĩa công việc, nhận được sự quan tâm lắng nghe từ những người quản lý và luôn được trò chuyện về cơ hội phát triển nghề nghiệp. Tất cả điều này sẽ tạo ra động lực làm việc mạnh mẽ và giúp họ làm việc một cách hiệu quả.

Kết luận,

Hy vọng với bài viết trên đây mà VnSurvey chia sẻ, bạn đã hiểu rõ hơn vai trò quan trọng của những cuộc trò chuyện hiệu quả trong tổ chức.

Nếu bạn muốn tìm phương pháp xây dựng văn hóa trao đổi hiệu quả giúp các thành viên trong tổ chức có thêm động lực và nâng cao hiệu suất hãy tham gia khóa học Kỹ năng cho nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” của chúng tôi.

Tham gia khóa học bạn sẽ biết cách để giúp tổ chức của mình có những cuộc trò chuyện có ý nghĩa, ngoài ra bạn sẽ nắm được các kỹ thuật thúc đẩy động lực, tạo ra sự cam kết giúp nâng cao hiệu suất công việc chỉ sau 5 tuần áp dụng.

Tìm hiểu thông tin và đăng ký khóa học tại đường link: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm