4 chức năng của nhà Quản lý

Nhà Quản lý trong doanh nghiệp luôn có một loạt những nhiệm vụ đòi hỏi trách nhiệm cao và sự phức tạp. Không chỉ là nắm chắc kiến thức chuyên môn, họ cần phải hiểu rõ về những chức năng Quản lý để lập kế hoạch, sắp xếp nguồn lực và quản lý nhóm của mình để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

Ý tưởng về chức năng của nhà Quản lý được hình thành từ Henri Fayol vào năm 1916 (Học thuyết Fayol). Ban đầu Fayol xác định có 5 yếu tố chức năng cơ bản của nhà Quản lý bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Điều phối, Chỉ đạo, Kiểm soát. Nhưng đến ngày nay có bốn chức năng được chấp nhận chung bao gồm:

Lập kế hoạch
Tổ chức, sắp xếp nguồn lực
Quản lý nhóm
Giám sát, đo lường

Các chức năng này sẽ hỗ trợ và hoạt động cùng nhau trong việc thực hiện và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bốn chức năng của quản lý là một quá trình mà mỗi chức năng được xây dựng dựa trên chức năng trước đó. Để thành công, người Quản lý cần tuân theo trình tự của bốn chức năng cơ bản này.

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong những vai trò quan trọng của nhà Quản lý. Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp vạch ra được cách thức để đạt được một mục tiêu cụ thể. Người quản lý cần quyết định những nhiệm vụ công việc nào cần thực hiện để giúp đạt được mục tiêu chung của nhóm.

Lập kế hoạch không có nghĩa là người quản lý sẽ tự nghĩ ra cách để thực hiện mục tiêu và yêu cầu các thành viên trong nhóm thực hiện. Để hình thành nên ý tưởng cần có sự đóng góp, thảo luận của tất cả mọi người nhưng người Quản lý cần phải là người đưa ra quyết định cuối cùng về kế hoạch nào cần thực hiện để mang lại kết quả tốt nhất

Trong khi lập kế hoạch, các nhà quản lý cần phân tích sâu về tình trạng hiện tại của tổ chức đánh giá những nguồn lực để đáp ứng mục tiêu của tổ chức, ngoài ra việc lập kế hoạch cũng cần phải dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức

Có ba dạng lập kế hoạch của nhà Quản lý:

Lập kế hoạch chiến lược: Thường được thực hiện bởi lãnh đạo cao nhất, đây là những kế hoạch dài hạn hướng tới việc đạt được các mục tiêu chiến lược 5 năm hay xa hơn là tầm nhìn của tổ chức.
Lập kế hoạch chiến thuật: Đây là việc lập kế hoạch ngắn hạn cho một mục tiêu sẽ mất một năm hoặc ít hơn để đạt được. Các kế hoạch này thường được thực hiện bởi quản lý cấp trung của tổ chức.
Lập kế hoạch hoạt động: Chỉ ra rõ ràng các công việc nhiệm vụ cần thực hiện trong một khung thời gian để tiến đến gần hơn các mục tiêu chiến thuật, chiến lược.

Tổ chức, sắp xếp nguồn lực

Cùng với việc lập kế hoạch, kỹ năng tổ chức, sắp xếp nguồn lực của nhà quản lý có thể giúp đảm bảo các công việc được hoạt động trơn tru. Để thực hiện tốt chức năng tổ chức, sắp xếp nguồn lực đòi hỏi nhà Quản lý cần có sự thấu hiểu về các quy trình, cấu trúc tổ chức và quan trọng nhất là hiểu rõ về nhân viên của mình để sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp.

Để thực hiện tốt chức năng tổ chức, sắp xếp nguồn lực người quản lý cần:

Ủy quyền hiệu quả: Nhà quản lý cần tin tưởng và giao nhiệm vụ phù hợp đối với mỗi nhân viên của mình dựa trên năng lực, chuyên môn của từng người. Việc ủy quyền không phải là phó thác toàn bộ, tùy từng trường hợp mà người quản lý vẫn cần phải có sự theo dõi và hỗ trợ. Tuy nhiên bạn cần tạo điều kiện cho nhân viên của mình được ra quyết định trong phạm vi của họ.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:

Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett

Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo

Đảm bảo nhân viên của bạn có đầy đủ nguồn lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Các nhà quản lý có thể cần làm việc với các bộ phận khác của tổ chức, chẳng hạn như tài chính và nhân sự, để sắp xếp ngân sách và biên chế. Hiểu rõ về các yếu tố tạo nên động lực làm việc của nhân viên để giúp họ đạt được hiệu suất cao nhất.

Tìm hiểu thêm về các yếu tố giúp thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên tại đây

Quản lý nhóm

Vai trò của người Quản lý bao gồm việc thúc đẩy nhân viên và định hướng hành động của nhân viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên chức năng quản lý nhóm là tập trung vào việc quản lý con người hơn là quản lý nhiệm vụ.

Quản lý nhóm là việc nhà lãnh đạo kết nối với nhân viên của họ để truyền cảm hứng và thúc đẩy các thành viên trong nhóm thực hiện hết khả năng của họ. Các nhà quản lý có thể thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực bằng cách đưa ra những lời khuyên, sự hỗ trợ kịp thời hoặc khen ngợi khi nhân viên đã hoàn thành tốt công việc của họ.

Tìm hiểu thêm về Lợi ích của Phản hồi – “Ứng dụng sát thủ” tại đây

Để phát huy tốt chức năng quản lý nhóm, nhà quản lý cần phối hợp tốt nhiều phong cách quản lý đối với từng nhân viên bao gồm:

Chỉ đạo: Người quản lý lãnh đạo bằng cách quyết định với rất ít ý kiến đóng góp của nhân viên. Đây là một phong cách lãnh đạo hiệu quả dành cho những nhân viên mới, những người cần nhiều sự đào tạo ban đầu.

Huấn luyện: Người quản lý dễ tiếp thu ý kiến đóng góp của nhân viên hơn. Họ có thể trình bày ý tưởng của mình với nhân viên để làm việc hợp tác và xây dựng lòng tin với các thành viên trong nhóm. Phong cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những cá nhân cần sự hỗ trợ của quản lý để phát triển hơn nữa các kỹ năng của họ.

Hỗ trợ: Người quản lý quyết định với các thành viên trong nhóm nhưng tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng các mối quan hệ trong nhóm. Phong cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những nhân viên đã phát triển đầy đủ các kỹ năng nhưng đôi khi không nhất quán về hiệu quả công việc.

Ủy quyền: Người lãnh đạo cung cấp hướng dẫn tối thiểu cho nhân viên và quan tâm đến mục tiêu nhiều hơn là các hoạt động, công việc hàng ngày của nhân viên. Phong cách lãnh đạo này hiệu quả với việc nhân viên có thể tự mình làm việc và thực hiện nhiệm vụ mà không cần phải hướng dẫn nhiều. Người lãnh đạo có thể tập trung nhiều hơn vào các mục tiêu cấp cao hơn là việc quản lý vi mô.

Giám sát đo lường

Công việc của một nhà Quản lý không chỉ dừng lại ở việc lên kế hoạch, tổ chức sắp xếp nguồn lực hay quản lý nhóm, một nhà quản lý giỏi cần phải liên tục theo dõi giám sát và đo lường những mục tiêu của nhóm để phát hiện những vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.

Chức năng giám sát đo lường là quá trình đánh giá việc thực hiện kế hoạch để đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức đạt được. Người quản lý giám sát nhân viên và đánh giá chất lượng công việc của họ. Việc giám sát đo lường nên được thực hiện thường xuyên và đều đặn hàng tuần thông qua các trao đổi 1:1 (Weekly Check-in)

Trong buổi Check-in người Quản lý có thể tiến hành đánh giá hiệu suất và phản hồi cho nhân viên. Đưa ra những nhận xét tích cực về những gì họ đang làm tốt và đề xuất cải tiến. Họ cũng có thể đưa ra các lời động viên và khen thưởng cho những nhân viên có thành tích cao.

Bạn có thể tìm hiểu và sử dụng phần mềm GoalF được xây dựng và phát triển bởi VNOKRs để phát huy được hết chức năng giám sát đo lường của nhà quản lý. Với những tính năng của phần mềm GoalF, việc theo dõi đánh giá tiến độ công việc, phản hồi và ghi nhận cho nhân viên trở nên đơn giản và dễ dàng mà bạn không cần phải sử dụng thêm bất kỳ công cụ phức tạp nào khác.