Tìm hiểu thêm: 7 tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên

Đánh giá thực hiện công việc là gì?

Đánh giá thực hiện công việc là quá trình xem xét hiệu quả, hiệu suất hay tình hình thực hiện công việc của một phòng ban, bộ phận hay của một cá nhân. Các công ty, tổ chức thông thường sẽ đánh giá thực hiện công việc định kỳ hoặc đột xuất nhằm đạt được những mục đích, lợi ích như:a

Lợi ích đánh giá thực hiện công việc với tổ chức:

• Giúp tổ chức liên tục tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng công việc cả về chất lượng và tiến độ theo yêu cầu
• Giúp tổ chức đảm bảo đạt được mục tiêu như kỳ vọng

Lợi ích đánh giá thực hiện công việc với quản lý:

• Giúp quản lý nhận diện được nhanh chóng, cụ thể về năng lực đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
• Giúp quản lý có những căn cứ thông tin chính xác để kịp thời đưa ra những điều chỉnh cần thiết nhằm cải thiện hiệu suất, hiệu quả công việc của nhân viên
• Giúp quản lý đánh giá được quá trình thực hiện công việc của nhân viên đã phù hợp với mục tiêu tổ chức mong muốn hay chưa
• Giúp quản lý có căn cứ để đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, điều chỉnh lương, phúc lợi kịp thời, tương xứng với khả năng, đánh giá kết quả thực hiện công việc trong doanh nghiệp của nhân viên

Lợi ích đánh giá thực hiện công việc với nhân viên:

• Tạo áp lực phù hợp giúp nhân viên cải thiện trách nhiệm, động lực thực hiện công việc
• Giúp nhân viên xác định được thực tế công việc đang được thực hiện như thế nào, có đạt được kỳ vọng của tổ chức không để kịp thời điều chỉnh, nỗ lực hơn trong công việc

Đánh giá thực hiện công việc sẽ cung cấp cho bạn những căn cứ khách quan để tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên

5 phương pháp đánh giá thực hiện công việc

Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau. Mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm và hướng đến mục đích đánh giá cụ thể riêng.

Thang điểm đánh giá

Thang điểm đánh giá thực hiện công việc có thể sử dụng theo các dạng cả định lượng và định tính như:

• Định lượng: Thang điểm số từ 1 – 5 hoặc từ 1 – 10. Trong đó, 1 là mức đánh giá thấp nhất. Còn mốc điểm 5 hoặc 10 là đánh giá cao nhất về quá trình thực hiện công việc của nhân viên
• Định tính: Thang điểm đánh giá về tần suất thực hiện. Ví dụ như nhân viên có tần suất hoàn thành việc công việc ở mức thường xuyên, thỉnh thoảng hay không bao giờ.

Thang điểm đánh giá thực hiện công việc được thực hiện dựa trên việc so sánh hiệu suất công việc của nhân viên với các ví dụ cụ thể, được gắn xếp hạng bằng số liệu. Với cách đánh giá linh hoạt có thể sử dụng cả định lượng hoặc định tính, thang điểm đánh giá có thể giúp nhà quản lý áp dụng việc đánh giá thực hiện công việc phù hợp từng trường hợp khác nhau.

Thang điểm đánh giá có thể thực hiện theo cả cách định lượng hoặc định tính

Ưu điểm của thang điểm đánh giá

Nhà quản lý có thể đánh giá thực hiện công việc của nhân viên rất linh hoạt bằng thang điểm đánh giá. Cách đánh giá này có nhiều ưu điểm như:

• Quản lý và nhân viên cải thiện được khả năng phản hồi, tương tác trong quá trình đánh giá
• Hạn chế được các sai sót trong đánh giá nhờ căn cứ đánh giá theo hành vi, quá trình thực hiện công việc cụ thể của nhân viên
• Đánh giá được việc thực hiện công việc của nhân viên theo cả cách định tính và định lượng

Nhược điểm của thang điểm đánh giá

Tuy có nhiều ưu điểm, đánh giá theo thang điểm đánh giá cũng có những hạn chế, nhược điểm như:

• Phụ thuộc vào góc nhìn, cách đánh giá của người quản lý nên tiềm ẩn nguy cơ đánh giá chủ quan
• Kết quả đánh giá có cả yếu tố định tính nên nhà quản lý khó đưa ra được quyết định về điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên
• Tiêu tốn nhiều nỗ lực, thời gian để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên
• Đòi hỏi sự tham gia chủ động, tích cực và thậm chí là xuyên suốt của nhà quản lý trong quá trình đánh giá

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Phản hồi 360 độ

Phản hồi 360 độ là cách đánh giá thực hiện công việc dựa trên việc ghi nhận lại những phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp, quản lý và hệ thống báo cáo trực tiếp từ nhân viên. Việc ghi nhận đa chiều, đa nguồn giúp nhà quản lý có thể đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhân viên từ nhiều góc độ khác nhau.

Ph­ương pháp đánh giá 360 độ cung cấp cho nhà quản lý góc nhìn đa chiều về đánh giá thực hiện công việc

Phương pháp đánh giá 360 độ sẽ áp dụng phù hợp với khu vực các công ty tư nhân hơn là khu vực công. Lý do là vì trong khu vực công, việc đánh giá trong tổ chức thường bị ảnh hưởng, chi phối bởi nhiều yếu tố, nể nang, cảm tính hoặc bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác. Kết quả đánh giá thực hiện công việc trong khu vực công nếu áp dụng theo phương pháp đánh giá 360 độ sẽ khó đạt được sự chính xác.

Ưu điểm của phản hồi 360 độ

• Xây dựng được bức tranh toàn cảnh, nhiều góc độ về việc thực hiện công việc của nhân viên
• Nhân viên nâng cao được nhận thức về công việc cũng như những tác động, tương tác của họ với các phòng ban khác
• Kết quả đánh giá có nhiều dữ liệu đa dạng giúp xây dựng căn cứ để đào tạo, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
• Tạo động lực và cả áp lực phù hợp giúp nhân viên phát triển kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng thực hiện, xử lý công việc
• Gia tăng tương tác, phản hồi và cải thiện văn hóa làm việc của tổ chức

Nhược điểm của phản hồi 360 độ

• Góc độ đánh giá tùy thuộc yếu tố chủ quan từ người đánh giá nên tiềm ẩn khả năng thiếu sót trong đánh giá
• Sự khác biệt văn hóa giữa người đánh giá và nhân viên được đánh giá có thể sẽ dẫn đến những đánh giá sai lệch, không đúng thực tế công việc
• Tiềm ẩn nguy cơ đánh giá tiêu cực, không chính xác về đồng nghiệp, về các phòng ban xung đột lợi ích

Đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng

Đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng là phương pháp đánh giá bằng cách ghi lại những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém trong công việc của nhân viên theo từng yếu tố. Để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý có thể đưa ra các tình huống giả định, mô phỏng.

Thông qua các sự kiện quan trọng, bạn có thể đánh giá được tổng quan về việc thực hiện công việc của nhân viên

Ưu điểm của đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng

Phương pháp đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng có nhiều ưu điểm như:

• Nhà quản lý có thể nắm bắt được rõ ràng các yếu tố tác động đến hiệu suất, quá trình thực hiện công việc của nhân viên
• Có thể giúp nhà quản lý dự đoán được hiệu suất, khả năng thực hiện công việc của nhân viên trong tương lai
• Kết quả đánh giá là căn cứ giúp nhân viên hiểu rõ những việc được tổ chức đánh giá cao và nỗ lực tối ưu, cải thiện việc thực hiện công việc
• Có khả năng đánh giá linh hoạt, điều chỉnh phù hợp theo vai trò, năng lực và nhu cầu đánh giá khác nhau
• Giúp nhà quản lý có thể nhìn nhận được về tính cách, đạo đức nghề nghiệp, kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng thích ứng của nhân viên thông qua các sự kiện quan trọng trong thực hiện công việc của họ

Nhược điểm của đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng

• Phương pháp đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng sẽ tiêu tốn của bạn nhiều thời gian, chi phí và khó quản lý

Tự đánh giá

Phương pháp tự đánh giá là phương pháp mà trong đó người tiến hành đánh giá chính là nhân viên. Nhân viên sẽ tự đánh giá về quá trình thực hiện công việc của họ trên cơ sở biểu mẫu, tiêu chí đánh giá do công ty thiết lập. Sau khi nhân viên tự đánh giá, nhà quản lý sẽ cùng nhân viên thảo luận để đưa ra được kết quả cụ thể, sát thực tế nhất.

Ưu điểm của phương pháp tự đánh giá

• Tiết kiệm thời gian, nỗ lực của các cấp quản lý
• Kết quả đánh giá từ góc độ nhìn nhận của chính nhân viên – người trong cuộc nên phản ánh được khá rõ những vấn đề thực tại, thực tế xảy ra
• Nhà quản lý sẽ xác định được nhân viên đang nhìn nhận về quá trình thực hiện công việc của chính họ như thế
• Nhân viên có cơ hội để đóng góp ý kiến, chủ động đưa những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc
• Nhân viên tiến hành tự đánh giá và cũng thường sẽ nỗ lực, chủ động khắc phục các điểm yếu, hạn chế của họ hơn

Nhược điểm của phương pháp tự đánh giá

• Kết quả đánh giá thực hiện công việc mang đậm góc nhìn chủ quan của nhân viên, tính chính xác khá hạn chế
• Tiềm ẩn nguy cơ tô hồng kết quả hoặc nói giảm, nói tránh những vấn đề, thiếu sót trong công việc

Phương pháp quản trị mục tiêu (MBO)

MBO (Management by Objectives) là phương pháp đánh giá thực hiện công việc dựa trên việc quản lý công việc theo mục tiêu. Theo đó, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu công việc theo từng khoảng thời gian cụ thể hay còn gọi là chu kỳ công việc.

Khi áp dụng MBO, nhân viên sẽ tập trung, nỗ lực vào các mục tiêu có tính SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan, giới hạn thời gian). Khi kết thúc chu kỳ công việc, nhà quản lý sẽ đánh giá thực hiện công việc của nhân viên so với mục tiêu ban đầu.

Với MBO, nhân viên của bạn có thể tập trung thực hiện công việc theo các mục tiêu cụ thể

Những dấu mốc lịch sử của MBO:

• 1926: Những ý tưởng đầu tiên về MBO được Mary Parker Follett xây dựng và công bố trong tiểu luận “The Giving of Orders”. Sau đó, ý tưởng này được nhiều học giả khác tiếp tục phát triển, xây dựng và mở rộng.
• Những năm 1950: Thuật ngữ “quản trị theo mục tiêu MBO” được Alfred P. Sloan công bố
• 1954: Peter Drucker phát triển khái niệm MBO trong cuốn sách “Thực hành quản trị – The Practice of Management”
• 1960: George Odiorne – sinh viên của Peter Drucker tiếp tục phát triển ý tưởng về MBO trong cuốn sách “Quyết định quản lý”
• MBO sau đó được phổ biến, kiểm chứng sự phù hợp, hiệu quả quản trị tại nhiều công ty như: Hewlett-Packard, Xerox, DuPont, Intel…

OKRs – Bước phát triển đột phá của MBO

Từ gốc ban đầu là MBO, phương pháp quản trị OKRs đã được cố CEO Intel, Andy Grove phát triển và ứng dụng trong thực tế quản trị tại Intel từ những năm 1968. Sau đó, OKRs không ngừng được cải tiến và trở thành phương pháp quản trị mục tiêu được ưa thích tại hàng loạt các công ty công nghệ ở thung lũng Silicon.

OKRs (Objectives and Key Results) là viết tắt của mục tiêu và các kết quả chính. Trong đó, một mục tiêu sẽ đi kèm từ 3 – 5 kết quả chính cần đạt được, để giúp toàn tổ chức hướng tới mục tiêu chung.

Điểm khác biệt nổi bật của OKRs là mục tiêu chung được thiết lập dựa trên ý kiến của các thành viên trong team, trong công ty. Từ đó, mọi thành viên sẽ cùng nỗ lực và chủ động hướng tới mục tiêu đã đề ra.

Tìm hiểu thêm: 11+ phương pháp đánh giá công việc cho năm 2021

4 bước để đánh giá thực hiện công việc

Để đánh giá thực hiện công việc chuẩn xác, hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước đánh giá thực hiện công việc dưới đây:

Bước 1: Lựa chọn và phổ biến phương pháp đánh giá

Mỗi phương pháp đánh giá sẽ có một cách thức thực hiện, mục tiêu đánh giá, cách thức tiến hành cũng như những lưu ý khác nhau. Do đó, khi chuẩn bị tiến hành đánh giá thực hiện công việc, bạn cần lựa chọn và phổ biến phương pháp đánh giá cho tất cả các cấp quản lý và nhân viên trong tổ chức.

Tất cả các thành viên trong tổ chức cần hiểu rõ họ sẽ thực hiện đánh giá hay được đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp nào, hướng tới mục tiêu kết quả đánh giá như thế nào. Chỉ khi các thành viên hiểu rõ về phương pháp đánh giá thì quá trình đánh giá mới hiệu quả, đi vào thực chất và đúng hướng ngay từ đầu.

Nhân viên cần được phổ biến rõ về phương pháp đánh giá trước khi bắt đầu

Bước 2: Thiết lập biểu mẫu đánh giá

Biểu mẫu đánh giá cần được quy chuẩn thống nhất sử dụng một cách rõ ràng. Đánh giá cấp quản lý dùng biểu mẫu nào, nhân viên dùng biểu mẫu nào. Bộ phận kinh doanh, nghiên cứu sản phẩm hay các bộ phận khác sẽ dùng biểu mẫu đánh giá nào. Tất cả các biểu mẫu cần được thiết lập rõ ràng trước khi việc đánh giá diễn ra.

Thực tế, đặc thù mỗi vị trí công việc, phòng ban bộ phận có nhiều điểm khác nhau. Do đó, trong biểu mẫu đánh giá, bạn cũng cần cân nhắc các điểm đặc thù này để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên một cách phù hợp. Ví dụ như nhân viên kinh doanh cần được đánh giá thực hiện công việc liên quan hoạt động kinh doanh, chốt hợp đồng… Còn nhân viên tuyển dụng lại cần được đánh giá về hoạt động tuyển dụng nhân sự chẳng hạn.

Bước 3: Tổ chức cuộc trò chuyện hiệu quả

Cuộc trò chuyện để đánh giá thực hiện công việc nên được tiến hành theo hình thức trao đổi 1 1 giữa quản lý và nhân viên. Bạn nên xem buổi trò chuyện, đánh giá công việc này như cách bạn trân trọng dành một món quà để giúp nhân viên làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn. Khi tổ chức trò chuyện 1 1, bạn và cả nhân viên được đánh giá sẽ đạt được nhiều lợi ích như:

• Bạn hiểu rõ, nhanh chóng và có thể đánh giá chính xác về quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
• Nhân viên dễ dàng tiếp nhận các phản hồi tích cực và cả phản hồi tiêu cực bạn dành cho họ. Trò chuyện riêng tư sẽ giúp nhân viên không phải “gồng mình” chống lại các phản hồi tiêu cực (nếu có).
• Cả bạn và nhân viên đều có thể tập trung cao độ cho buổi trò chuyện, đánh giá thực hiện công việc.

Bước 4: Phản hồi và ghi nhận

Lắng nghe và đánh giá về việc thực hiện công việc không nên dừng tại bước đánh giá. Nếu đánh giá chỉ nhằm đánh giá kết quả công việc thực tế của nhân viên nhiều khả năng sẽ không được cải thiện nhiều.

Nhà quản lý nên tiến hành phản hồi và ghi nhận nhân viên sau khi đã đánh giá được về quá trình thực hiện công việc của họ. Phản hồi và ghi nhận đúng cách có thể là:

• Điểm tích cực trong công việc của nhân viên được phản hồi tích cực, khuyến khích nhân viên phát huy
• Điểm tiêu cực trong thực hiện công việc thì cần phải nhận phản hồi tiêu cực, nhắc nhở nhân viên khắc phục, hạn chế
• Phản hồi chỉ nên tập trung vào công việc chứ không chuyển sang khen, chê hoặc thậm chí là công kích cá nhân nhân viên
• Nhà quản lý sau khi đánh giá và phản hồi cho nhân viên có thể tiến hành ghi nhận đánh giá kết quả công việc của nhân viên. Ghi nhận công việc không nhất thiết là bằng cách tăng lương, thưởng mà còn có thể sử dụng nhiều cách ghi nhận khác như khen ngợi công khai, tiệc chúc mừng, tặng voucher chăm sóc sức khỏe…
• Việc ghi nhận đánh giá kết quả công việc của nhân viên nên được tiến hành thường xuyên, định kỳ theo chu kỳ ngắn. Bạn không nên 6 tháng, hoặc thậm chí là 1 năm mới tiến hành đánh giá, ghi nhận công việc cho nhân viên.

*

Về tổng quan, đánh giá thực hiện công việc là hoạt động không hề mới mẻ với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Sự vận hành, phát triển của doanh nghiệp thưđánh giá thực hiện công việcờng không tách rời với hoạt động đánh giá. Chính thông qua hoạt động đánh giá thực hiện công việc này, doanh nghiệp mới có căn cứ để liên tục tối ưu hóa quá trình vận hành của mình.

Nếu bạn cần thêm thông tin, muốn trao đổi về đánh giá thực hiện công việc hay muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Đánh giá thực hiện công việc – 5 phương pháp & 4 bước thực hiện đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Tìm hiểu thêm: 10 cách khen thưởng nhân viên & 5 sai lầm cần tránh

Tại sao những lời khen ngợi nhân viên lại quan trọng?

Nghiên cứu được thông tin trên trang Indeed cho biết: Đưa ra lời khen một cách chân thành và mang tính xây dựng không dễ như bạn nghĩ. Bởi vì, gần 70% mọi người nhận thấy việc cho và nhận lời khen là điều gì đó đáng xấu hổ và thậm chí là khó xử. Vì vậy, bạn cần chú ý để việc đưa ra những lời khen cho nhân viên mang lại kết quả tích cực.

Khen ngợi nhân viên có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhân viên và cho chính nhà quản lý

Khen ngợi nhân viên đúng cách thực sự quan trọng bởi nhiều yếu tố như:

• Giúp nhân viên hài lòng và gắn bó với công việc

Phần lớn nhân viên của bạn đi làm không chỉ vì lương thưởng. Họ đi làm còn để có trải nghiệm công việc tích cực và sẵn sàng gắn bó với công việc nhiều khi không chỉ vì lương thưởng.

Nghiên cứu của Hays Recruitment US vào năm 2017 cho thấy: 74% nhân viên trẻ sẽ chấp nhận giảm lương để có cơ hội làm công việc lý tưởng với họ và 23% những người đang tìm việc sẽ không cần tăng lương.

Xem xét ở góc độ này, lời khen dành tặng cho nhân viên cũng là một trong những yếu tố giúp môi trường làm việc của nhân viên trở nên tích cực, phù hợp và tạo điều kiện để nhân viên gắn bó với công việc hơn. Nhà quản lý nên hiểu rõ: Nhân viên không gắn bó, trung thành với công ty. Phần nhiều nhân viên sẽ gắn bó với trải nghiệm tích cực mà công ty đem lại cho họ.

Điều này có thể được phản ánh phần nào thông qua nghiên cứu trên Tạp chí Kinh doanh Harvard: Những nhân viên cảm thấy cấp trên đối xử với họ bằng sự tôn trọng sẽ hài lòng hơn với công việc của họ 63%.

• Tạo ra sự kết nối giữa quản lý và nhân viên

Một nghiên cứu toàn cầu bao gồm 9.800 nhân viên toàn thời gian từ 19 đến 68 tuổi từ tám quốc gia cho thấy chỉ có 46% người lao động tin tưởng lãnh đạo của họ.

Thực tế quản trị doanh nghiệp cũng cho thấy, thường có một khoảng cách rõ ràng giữa quản lý và nhân viên. Theo thống kê về lòng trung thành của nhân viên trên Harvard Business Review, 39% nhân viên được khảo sát nói rằng họ có “một số sự tin tưởng”, trong khi 15% cho biết “rất ít” hoặc “hoàn toàn không tin tưởng” với quản lý của họ.

Vấn đề nhiều khi không nằm ở vị trí công việc khác nhau mà nằm ở chính sự tin tưởng lẫn nhau. Để gia tăng sự tin tưởng, nhà quản lý có thể sử dụng những lời khen cho nhân viên như một cách kéo gần khoảng cách, gia tăng tương tác với nhân viên.

• Thúc đẩy động lực của nhân viên

Theo báo cáo mức độ tương tác và hài lòng trong công việc của nhân viên năm 2017 của SHRM, chỉ 29% nhân viên rất hài lòng với các cơ hội thăng tiến nghề nghiệp hiện tại dành cho họ. Tuy nhiên, 41% nhân viên coi đây là yếu tố rất quan trọng đối với sự hài lòng trong công việc. Do đó, các công ty nên chú ý đảm bảo nhân viên có cơ hội thăng tiến, dành những lời khen tặng cho nỗ lực công việc của nhân viên.

• Tăng năng suất

Mọi nhân viên đều mong muốn nhận được lời khen ngợi, ghi nhận trong công việc. Từ những lời khen đó, họ sẽ hiểu rõ công ty, nhà quản lý đang nhìn nhận, đánh giá về quá trình thực hiện công việc của mình như thế nào và tìm cách cải thiện năng suất làm việc.

Tăng năng suất của từng nhân viên đồng nghĩa là năng suất tổng thể toàn công ty được gia tăng, lợi nhuận, năng lực cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp cũng được cải thiện. Theo phân tích tổng hợp của Gallup, các công ty có mức độ tương tác giữa quản lý và nhân viên sẽ có mức lợi nhuận cao hơn 21% so với các công ty khác. Đồng thời, các công ty cải thiện được khả năng gắn bó giữa các thành viên sẽ giúp gia tăng 17% năng suất.

• Tạo ra văn hoá làm việc tích cực

Khi bạn dành cho nhân viên những lời khen ngợi phù hợp, đúng lúc, nhân viên sẽ có được cảm giác của một người chiến thắng trong công việc. Họ tự hào về thành quả đã đạt được và cũng sẽ nỗ lực cao độ hơn để tiếp tục được công ty, quản lý ghi nhận.

Những lời khen ngợi vì vậy là một trong những “chất liệu” quan trọng giúp xây dựng văn hóa làm việc tích cực tại công ty của bạn. Nếu nhân viên của bạn chưa hoàn toàn tích cực, chủ động trong công việc, bạn có thể dành tặng cho họ những lời khen tặng về những tiến bộ nhỏ trong công việc. Những lời khen khích lệ như vậy sẽ giúp họ dần tích cực, chủ động hơn.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Ví dụ về những lời khen cho nhân viên hiệu quả

Những lời khen cho nhân viên đúng người, đúng lúc có thể thúc đẩy nhân viên cải thiện, gia tăng hiệu suất, hiệu quả công việc. Bạn có thể tham khảo những ví dụ về lời khen dưới đây:

Những câu nói khen thưởng nhân viên về một công việc được hoàn thành tốt

Mọi nhân viên đều mong muốn biết công việc họ đang thực hiện được tổ chức, quản lý đánh giá như thế nào. Nếu nhân viên hoàn thành công việc tốt, bạn có thể dành cho họ những lời khen ngợi như:

• Bài thuyết trình của bạn rất tốt
• Bạn đã có những ý tưởng tuyệt vời trong cuộc họp ngày hôm nay
• Tôi biết nói trước đám đông là điều bạn không thấy thoải mái nhưng bạn đã làm được! Bạn cũng đã truyền cảm hứng để tôi làm điều gì đó ngoài vùng an toàn của mình
• Tôi có thể thấy bạn đã nỗ lực như thế nào để đạt được kết quả này. Công việc tuyệt vời!
• Công việc gần đây rất bận rộn nhưng bạn đã giải quyết công việc rất linh hoạt, hiệu quả

Bạn nên dành tặng họ những lời khen cho nhân viên chân thành khi họ hoàn thành tốt công việc

Những câu nói khen thưởng nhân viên về kỹ năng

Về kỹ năng nhân viên, bạn có thể dành những lời khen cho nhân viên như:

• Kỹ năng giao tiếp của bạn thật linh hoạt và tuyệt vời
• Phong cách làm việc của bạn khoa học và hiệu quả
• Bạn đã giúp team giải quyết vấn đề theo một cách mới
• Bạn xử lý các vấn đề với khách hàng tốt và giữ guồng công việc theo nhịp độ cân bằng, hiệu quả

Những câu nói khen thưởng nhân viên về thái độ với công việc

Một nhân viên có thái độ làm việc tích cực sẽ không chỉ đem lại hiệu quả công việc cho chính họ mà còn lan tỏa tinh thần tích cực đó với toàn team. Bạn có thể dành những lời khen cho nhân viên như:

• Tôi đánh giá cao sự nhiệt tình của bạn
• Sự nhiệt tình của bạn đối với công việc cũng truyền cảm hứng cho tôi
• Cảm ơn bạn vì đã luôn giải quyết công việc với tư duy tích cực
• Bạn đã giữ team tiến về phía trước trong những tình huống khó khăn
• Thái độ làm việc quyết tâm của bạn đã giúp team mạnh mẽ, đồng lòng hơn

Những câu nói khen thưởng nhân viên khi họ là một đồng đội tốt

Lời khen không chỉ từ phía quản lý dành cho nhân viên mà còn có thể từ phía những người đồng nghiệp, đồng đội dành cho nhau. Bạn có thể tham khảo một số lời khen như:

• Tôi cảm thấy rất thoải mái, tin tưởng khi làm việc cùng bạn
• Bạn là sự bổ sung quan trọng, tuyệt vời với toàn team
• Kinh nghiệm làm việc của bạn đã gợi mở rất nhiều cho team
• Những ý tưởng sáng tạo của bạn đã giúp team có những kế hoạch công việc đột phá hơn

Như bạn có thể thấy, có vô số cách để dành tặng những lời khen n cho nhân viên, cho đồng nghiệp của mình. Bạn không nên quá khắt khe nhưng cũng không hời hợt khi đưa ra những lời khen. Một lời khen phù hợp, đúng lúc sẽ như một món quà tinh thần giúp thúc đẩy động lực, sự tập trung và năng suất của nhân viên.

Công cụ giúp khen ngợi hiệu quả

Môi trường công sở, nhất là các cơ quan thuộc khu vực công thường gặp tình trạng sếp hiếm khi khen nhân viên. Tình trạng này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như ngại, không quen, khoảng cách giữa sếp và nhân viên. Ít khen cũng có thể là do sếp ít hoặc không có thói quen tương tác, nói chuyện nhiều với nhân viên.

Rõ ràng, lời khen rất quan trọng với nhân viên. Nhân viên cần và muốn được biết tổ chức, nhà quản lý đánh giá như thế nào về công việc họ thực hiện. Để vượt qua những rào cản trở ngại trong việc khen ngợi nhân viên như trên, bạn có thể cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ khen ngợi nhân viên dưới đây:

Kudo Box

Mỗi một hộp Kudo sẽ có những thẻ Kudo. Nhân viên của bạn có thể ghi nhận những đóng góp, thành tích của đồng nghiệp một cách công khai, dễ dàng và rất nhanh chóng.

Việc ghi nhận bằng thẻ Kudo không chỉ theo chiều từ trên xuống dưới mà còn có thể thực hiện theo chiều ngang giữa các đồng nghiệp và cả từ dưới lên trên – nhân viên khen ngợi sếp.

Sau khi nhân viên ghi lại lời khen ngợi lên thẻ Kudo, bạn có thể dán các thẻ này trang trọng lên một khoảng tường hoặc đựng thẻ trong một chiếc hộp tại văn phòng. Trong các sự kiện toàn công ty, có thể tổ chức theo tháng, bạn hãy đọc công khai các thẻ Kudo trong tháng như một cách ghi nhận, khen ngợi nhân viên.

Tìm hiểu thêm: 6 quy tắc ghi nhận cho nhân viên hiệu quả

Bạn có thể bố trí các khoảng tường Kudo hoặc hộp đựng Kudo tại công ty

Phần mềm GoalF

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ công việc khác nhau. Tuy nhiên, GoalF là phần mềm chuyên biệt, giúp bạn có thể quản lý hiệu suất liên tục một cách hiệu quả. GoalF đồng thời có khả năng cung cấp đa dạng, đáp ứng đầy đủ các tính năng, công cụ để giúp nhà quản lý cũng như nhân viên có thể tương tác dễ dàng, đưa ra những lời khen tới các thành viên khác trong tổ chức.

Khi sử dụng GoalF, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích vượt trội như:

• Mục tiêu công khai, rõ ràng, đo lường được
• Theo dõi tiến độ và tự tin đối với mục tiêu
• Đảm bảo kỷ luật check-in được tuân thủ
• Tiêu chuẩn hóa các buổi check-in
• Ghi chú lịch sử, theo dõi các sự kiện
• Thống kê các trở ngại, giải pháp
• Kích thích phản hồi liên tục
• Công ty dễ dàng theo dõi kỷ luật check-in và tần suất Feedback (phản hồi cho nhân viên)
• Tạo ra cơ chế đánh giá hiệu suất nhân viên liên tục
• Tạo ra văn hoa phản hồi

Đăc biệt, hiện GoalF đang áp dụng chính sách ưu đãi dùng thử phần mềm trong 5 tuần miễn phí. Bạn có thể đăng ký dùng thử ngay để trực tiếp trải nghiệm phần mềm.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm GoalF – Cam kết x2 năng suất và động lực nhân viên sau 5 tuần làm việc

*

Đưa ra những lời khen cho nhân viên trong tổ chức là việc làm cần thiết nhưng cũng thường gặp nhiều trở ngại trong thực hiện. Hi vọng thông qua những gợi ý về lời khen và công cụ hỗ trợ như trên, bạn có thể đem tới cho công ty của mình những chuyển biến tích cực và giúp công ty dần hình thành văn hóa ghi nhận, khen ngợi.

Nếu bạn cần thêm thông tin, muốn trao đổi về những lời khen cho nhân viên hoặc bạn cần tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với đội ngũ GoalF. Các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Những lời khen cho nhân viên – 20 cách khen HIỆU QUẢ đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Tìm hiểu thêm: 11+ phương pháp đánh giá công việc cho năm 2021

Đánh giá công việc theo KPIs là gì?

KPIs (Key Performance Indicators) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPIs có thể giúp đánh giá hiệu suất công việc theo một khoảng thời gian cụ thể cho nhân viên, cho team hay cho một dự án…

Trong thực tế quản trị doanh nghiệp, KPIs được sử dụng bởi các cá nhân và tổ chức để đánh giá sự thành công trong việc đạt được các mục tiêu quan trọng. Hoàn thành, thậm chí vượt chỉ số KPIs đồng nghĩa với thành công và ngược lại.

Tùy vào vị trí, chức danh trong công việc mà mỗi nhân viên sẽ có những KPIs phù hợp.

Ví dụ:

KPIs của nhân viên kinh doanh có thể gắn với chỉ số tổng doanh thu hợp đồng ký kết được. Còn KPIs của nhân viên tuyển dụng lại có thể gắn với chỉ số ứng viên tuyển dụng thành công.

KPIs theo cấp độ quản lý, nhân viên cũng có điểm khác biệt. KPIs quản lý cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất chung của doanh nghiệp. Trong khi đó, KPIs của quản lý cấp trung, nhân viên có thể chỉ tập trung vào các quy trình trong các phòng ban.

Tìm hiểu thêm: 9 ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc với doanh nghiệp

KPIs là chỉ số đánh giá thực hiện đang được áp dụng phổ biến, rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp, ngành nghề khác nhau

Mục đích của đánh giá công việc theo KPIs

Đánh giá công việc theo KPIs có thể giúp đem lại cho công ty, quản lý và chính nhân viên của bạn đạt được nhiều lợi ích khác nhau. Thông thường, việc áp dụng đánh giá công việc theo KPIs thường được sử dụng với các mục đích như:

• Đo lường, đánh giá hiệu quả mức độ hoàn thành công việc

KPIs trước hết là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Như vậy, giá trị cốt lõi của KPIs là cung cấp cho bạn hệ thống đo lường, đánh giá hiệu quả mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.

Bạn có thể căn cứ theo KPIs, so sánh kết quả nhân viên đạt được với KPIs đề ra ban đầu để xác định nhân viên có thực sự hoàn thành công việc và hoàn thành ở mức nào.

Ví dụ:

Nhân viên đạt được từ 100% KPIs trở lên là nhân viên hạng A+; từ 90 – 99% là A; từ 70 – 89% là B…

Với KPI, bạn có thể biết rõ đâu là nhóm nhân viên xuất sắc, giỏi hay trung bình, kém

• Đảm bảo mỗi cá nhân thực hiện theo đúng những yêu cầu trong mô tả công việc

Mỗi nhân viên được tuyển dụng vào công ty của bạn đề sẽ đảm nhận một công việc cụ thể theo mô tả công việc (JD). Vấn đề là làm thế nào để bạn có thể đảm bảo nhân viên sẽ thực hiện công việc theo đúng JD đó?

Áp dụng KPIs vào công việc sẽ giúp đảm bảo nhân viên sẽ luôn phải nỗ lực trong công việc họ được giao phụ trách. Nhân viên tuyển dụng sẽ có KPIs về tuyển dụng. Nhân viên kinh doanh sẽ có KPIs về kinh doanh. KPIs vì vậy còn có thể giúp bạn định hướng nhân viên tập trung vào giải quyết những công việc theo đúng mô tả công việc ban đầu họ được nhận.

• Cơ sở để đánh giá lương thưởng 

Nhân viên đạt KPIs ở mức A+ và A cần được khen thưởng xứng đáng. Nhân viên chỉ đạt mức B trở xuống nên được khuyến khích, tạo điều kiện phát triển, cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm để hoàn thành KPIs. Thậm chí, nhân viên có kết quả hoàn thành KPIs quá kém, ví dụ như ở mức C, D, E nên bị xử lý vi phạm theo quy định công ty.

KPIs lúc này đóng vai trò là cơ sở khách quan, rõ ràng giúp nhà quản trị có thể đưa ra quyết định đánh giá, điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên nhanh chóng.

KPIs và Target khác nhau như thế nào?

Có nhiều người nhầm lẫn hoặc đồng nhất KPIs với Target (mục tiêu). Thực tế, KPIs và mục tiêu có nhiều điểm khác biệt.

Nếu liên tưởng một cách hình ảnh thì KPIs cũng giống như một con đường mà nhân viên của bạn cần tuân thủ, cần đạt được. Còn mục tiêu là đích đến của con đường đó. Các KPIs cụ thể của nhân viên cần góp phần cộng hưởng, giúp nhân viên và team đạt được mục tiêu công việc của cá nhân và team.

KPIs và mục tiêu không phải là một nhưng có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Một mục tiêu không gắn với một bản kế hoạch hành động, KPIs cụ thể hay các kết quả then chốt thì rất khó đạt được. Mục tiêu lúc đó sẽ chấp chới như một cánh diều mà không có sợi dây nối chắc chắn với mặt đất vậy. Mục tiêu rất dễ bị trôi đi, bị quên lãng hay thậm chí là chỉ tồn tại trên giấy tờ mà không được thực hiện.

4 bước để đánh giá công việc theo KPIs

Để đánh giá công việc của nhân viên chuẩn xác, phù hợp theo KPIs, bạn có thể tham khảo thực hiện theo các bước như sau:

Xác định nhân tố thành công quan trọng của tổ chức (CFS)

Đầu tiên, bạn cần xác định được đâu là nhân tố thành công quan trọng của tổ chức (Critical Success Factors – CFS). CFS là khái niệm được D. Ronald Daniel đưa ra vào những năm 1960. CFS sau đó đã được áp dụng phổ biến trong việc xác định các yếu tố cần thiết cho một tổ chức để đạt được mục tiêu lớn của mình như tầm nhìn sứ mệnh.

Một số câu hỏi hữu ích giúp bạn xác định CFS của riêng tổ chức như:

• Những yếu tố có khả năng giúp doanh nghiệp đạt được kết quả như mong muốn?
• Những điều kiện cần thiết để tạo ra kết quả đó?
• Những công cụ nào có thể hỗ trợ giúp tổ chức đạt được mục tiêu?
• Những kỹ năng nào của nhân viên cần có để giúp tổ chức đạt được mục tiêu?

CFS định hướng những vấn đề hoặc khía cạnh hoạt động cần được đội ngũ nhân viên của tổ chức thực hiện tốt hàng ngày. Do đó, muốn áp dụng và đánh giá công việc theo KPIs, bạn cần xác định CFS một cách rõ ràng, cụ thể.

Xác định rõ các nhân tố thành công của tổ chức sẽ giúp bạn định vị được việc xây dựng KPI nên tập trung vào điều gì

Xác định các thước đo hiệu quả (KPIs) cho toàn bộ tổ chức

Sau khi xác định được CFS, bạn hãy xây dựng bộ KPIs cho tổ chức. Bạn có thể hình dung CFS như những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được còn KPIs là con đường, cách thức để tổ chức đạt được mục tiêu đó. Hệ thống KPIs của tổ chức sau đó sẽ cần được phổ biến đến toàn nhân viên. Tiếp theo, các phòng ban, nhóm sẽ cần xây dựng KPIs của nhóm mình và lên kế hoạch thực hiện.

Mỗi phòng ban và cho đến từng nhân viên sẽ có KPIs riêng phù hợp với đặc thù công việc của mình. Tuy nhiên, về tổng thể thì việc hoàn thành KPIs của từng nhân viên phải giúp cộng hưởng giúp phòng ban đạt được KPIs. Và, KPIs từng phòng ban phải cộng hưởng giúp toàn công ty đạt được KPIs chung.

Việc xác định các thước đo hiệu quả cho toàn tổ chức với KPIs nên được xem xét trên một tổng thể, một bức tranh chung thống nhất.

Giám sát bằng bảng điều khiển KPIs

Sau khi đã xác định hệ thống KPIs cho tổ chức, bạn cần tiếp tục giám sát việc thực hiện KPIs thông qua bảng điều khiển. Bảng điều khiển sẽ được cập nhật hàng tuần, hàng tháng bằng các báo cáo về hiệu suất của từng phòng ban, bộ phận.

Bạn cần theo dõi sự thay đổi của các chỉ số để giúp các KPIs phát huy hiệu quả và thúc đẩy hiệu suất tổng thể của tổ chức. Ví dụ như KPIs đang liên tục báo động đỏ, không hoàn thành và chỉ ở mức C chẳng hạn thì bạn cần tìm giải pháp tháo gỡ cùng các phòng ban, bộ phận. Khi KPIs thường xuyên ở mức A và A+ thì bạn có thể tìm hiểu để phát huy các nhân tố tích cực trong thực hiện công việc hiện nay để tiếp tục cải tiến hiệu suất.

Đánh giá kết quả công việc

Cuối cùng, bạn dựa trên kết quả hoàn thành KPIs để đánh giá mức độ thành công của tổ chức, hiệu suất của mỗi cá nhân. Kết quả thực hiện KPIs rất rõ ràng, cụ thể và khách quan. Bạn có thể căn cứ theo kết quả đánh giá KPIs để đánh giá ngay về kết quả công việc phòng ban, bộ phận và từng nhân viên đang thực hiện như thế nào.

Tuy nhiên, KPIs chỉ là con số cụ thể. Có rất nhiều biến số về thị trường, về khách hàng hay các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhân viên. Do đó, khi đánh giá kết quả công việc của nhân viên với KPIs, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố tác động này.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Ví dụ như nhân viên kinh doanh trước thời điểm dịch bệnh bùng phát liên tục hoàn thành KPIs ở mức A. Tuy nhiên vào thời điểm toàn thành phố bị phong tỏa do dịch bệnh, nhân viên rất khó hoàn thành KPIs ở mức tốt. Kết quả đánh giá công việc vì vậy nên cân nhắc cả yếu tố khách quan ảnh hưởng để công bằng hơn với nhân viên.

Mẫu đánh giá công việc theo KPIs

Một mẫu đánh giá công việc theo KPIs cần đảm bảo các tiêu chí như:

• Đo lường chính xác theo các tiêu chí nhân viên cần đạt được
• Các tiêu chí đánh giá là các tiêu chí quan trọng, kết quả cốt lõi nhân viên cần đạt được
• Định lượng, cụ thể và khách quan
• Nhân viên ở chung một vị trí, một phòng ban cần được đánh giá theo chung một tiêu chí, một mẫu KPIs chung
• Không sử dụng mẫu đánh giá công việc theo KPIs chung cho tất cả các phòng ban, nhân viên. Từ đặc thù ngành nghề, công việc của phòng ban, nhân viên mà ban cần xây dựng mẫu đánh giá riêng biệt, phù hợp.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu đánh giá công việc theo KPIs phù hợp với các ngành nghề riêng biệt dưới đây:

Mẫu đánh giá công việc theo KPIs của nhân viên Kinh doanh

Mẫu đánh giá công việc của nhân viên tuyển dụng

Mẫu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên chăm sóc khách hàng

Mẫu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Mẫu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kế toán

Mẫu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kiểm thử phần mềm (Tester)

Mẫu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên Marketing

Mẫu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên Sáng tạo nội dung

Ưu nhược điểm khi đánh giá công việc theo KPI

Đánh giá công việc theo KPI có nhiều ưu điểm nhưng cũng tiềm ẩn một số nhược điểm.

Ưu điểm

Đánh giá công việc theo KPI sẽ giúp công ty, đội nhóm và chính nhân viên của bạn đạt được nhiều lợi ích như:

• Đánh giá công việc theo KPI sẽ giúp bạn nhận diện rõ ràng hiệu quả của các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Mục tiêu chiến lược được thể hiện qua từng KPI công ty, KPI phòng ban và cho đến KPI từng nhân viên. Nhờ vậy, quá trình nỗ lực đạt được KPI cũng là quá trình nhân viên đang tiến gần hơn đến các kết quả then chốt mà tổ chức cần đạt được.
• đánh giá công việc theo kpi
• Đặc biệt, bạn còn có thể dựa vào những chỉ số cụ thể và đo lường được giúp đánh giá kết quả công việc được thuận lợi mà không gây ra sự bất bình, mâu thuẫn trong nội bộ. Các quyết định quản trị, điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên sẽ được đưa ra dễ dàng, nhanh chóng nhờ có hệ thống đo lường khách quan, chính xác.

Đánh giá công việc theo KPIs sẽ giúp bạn nhận diện rõ ràng hiệu quả của các mục tiêu chiến lược của tổ chức

Nhược điểm

Tuy có nhiều ưu điểm nhưng bạn cũng nên lưu ý, cân nhắc về một số nhược điểm có thể phát sinh khi áp dụng đánh giá công việc theo KPIs:

• Đôi khi kết quả của KPI không phản ánh chính xác về hiệu suất thực sự nhân viên đạt được. Nhân viên có thể lo lắng bị phạt khi không hoàn thành KPI mà tìm cách giả mạo, gian lận trong kết quả thực hiện KPI.
• Áp dụng đánh giá theo KPI cũng dễ khiến quan hệ giữa nhân viên với nhau chuyển hóa thành cạnh tranh hơn là hợp tác. Lý do là vì nhân viên sẽ sợ ảnh hưởng đến mục tiêu cá nhân, sợ bị ảnh hưởng tới kết quả thưởng phạt theo KPI nên sẽ chỉ tập trung cho KPI của mình thay vì hợp tác, giúp đỡ đồng nghiệp khác.

KPI cũng tiềm ẩn những nhược điểm lớn. Do đó, khi đánh giá công việc của nhân viên, bạn có thể cân nhắc áp dụng phương pháp quản trị hiệu suất liên tục (CPM). CPM có thể cung cấp cho bạn bức tranh hiệu suất nhanh chóng, thậm chí theo thời gian thực với việc theo dõi, đánh giá tiến độ hàng tuần và cung cấp phản hồi liên tục.

Tìm hiểu thêm: Quản lý hiệu suất liên tục – cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất

Để áp dụng CPM đúng hướng, đạt hiệu quả cao ngay từ đầu là điều không dễ dàng. Bạn có thể cân nhắc tham khảo khóa học CPM của VNOKRs – một trong những đơn vị đào tạo về quản lý hiệu suất uy tín hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục

*

Đánh giá công việc theo KPIs, theo CPM hay theo bất cứ phương pháp, thang đo lường nào thì kết quả cốt lõi doanh nghiệp cần đạt được là một bản đánh giá khách quan, cụ thể, chính xác. Chỉ có đánh giá chính xác về công việc nhân viên đang thực hiện thì nhà quản lý mới có thể cân nhắc đưa ra các quyết định quản trị chính xác.

Nếu bạn cần thêm thông tin, thảo luận về đánh giá công việc theo KPIs hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Đánh giá công việc theo KPIs là gì? 4 bước để đánh giá công việc theo KPIs đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Tại sao cần đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên?

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên là hoạt động thường xuyên với nhà quản lý. Nhà quản lý cần thực hiện việc đánh giá vì điều đó có thể đem lại nhiều lợi ích, đóng góp những giá trị quan trọng cho tổ chức, cho nhân viên và cho chính nhà quản lý.

Đảm bảo tiến độ công việc

Khi đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, bạn sẽ nhận biết được rõ ràng, nhanh chóng nhân viên đã thực sự đạt được mục tiêu công việc như kỳ vọng ban đầu hay chưa. Mức độ hoàn thành công việc gắn liền với việc đảm bảo tiến độ. Nhân viên không đảm bảo tiến độ chắc chắn không hoàn thành được công việc.

Do đó, khi bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, bạn đồng thời cũng nắm bắt được nhân viên đang thực hiện, đảm bảo tiến độ công việc ở mức nào. Từ đó, bạn sẽ có những phương pháp, cách thức thức thúc đẩy phù hợp giúp nhân viên cải thiện tiến độ công việc.

Mặt khác, khi nhân viên thường xuyên được quản lý đánh giá mức độ hoàn thành công việc, họ sẽ gia tăng được sự tập trung, nỗ lực trong công việc. Về cơ bản, nhân viên là tốt và họ luôn mong muốn cải thiện thành tích, tiến độ trong công việc của mình. Vấn đề là công ty, nhà quản lý cần đưa ra được một cơ chế, cách thức phù hợp để thúc đẩy sự tích cực trong mỗi nhân viên. Trong đó, đánh giá mức độ hoàn thành công việc là một trong những giải pháp tốt bạn có thể tham khảo.

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc giúp bạn kiểm soát và đảm bảo tiến độ công việc trong các chu kỳ công việc tiếp theo

Dự đoán trước những vấn đề đối với mục tiêu

Khi nhân viên không hoàn thành được công việc, điều chắc chắn là có một hoặc nhiều vấn đề công việc tồn tại trong tổ chức của bạn. Vấn đề đó có thể xảy ra do các nguyên nhân chủ quan từ phía nhân viên, tổ chức hay phát sinh do các nguyên nhân khách quan như từ phía khách hàng, thị trường…

Vì vậy, nhìn vào bức tranh hoàn thành công việc của nhân viên, bạn có thể cảm nhận và dự đoán được trước những vấn đề đối với mục tiêu của nhân viên, của tổ chức. Nhân viên liên tục không hoàn thành được mục tiêu thường đồng nghĩa với việc nhân viên, tổ chức của bạn đang vướng phải một hoặc nhiều vấn đề nghiêm trọng.

Ví dụ:

Nhân viên tuyển dụng trong quý IV liên tiếp có những tuần không nhận được CV ứng tuyển nào cho vị trí lập trình viên. Khi bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tuyển dụng, bạn có thể phát hiện ra một vài vấn đề ở khâu tuyển dụng, ở công ty mình. Chẳng hạn như:

• Mức độ thu hút ứng viên của công ty còn ở mức thấp
• Ứng viên không hào hứng với vị trí công ty đăng tuyển vì ngôn ngữ lập trình không mới
• Mức lương công ty đang đề xuất thấp hơn khoảng 20% so với các công ty đối thủ…

Cơ sở để xem xét thưởng phạt hợp lý

Nhân viên hoàn thành công việc tốt cần được khen thưởng kịp thời. Ngược lại, nhân viên chậm trễ, không hoàn thành công việc sẽ bị phạt. Muốn khen thưởng hợp lý, nhà quản lý cần có cơ sở khách quan, chính xác từ việc tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.

Mức độ hoàn thành công việc là một thang đo lường chuẩn xác nhà quản lý nên sử dụng. Ở góc độ quản lý, nhà quản lý không nên sử dụng quá nhiều trực giác, cảm giác hay sự cảm tính, đánh giá riêng của mình để nhận định kết quả công việc của nhân viên. Công việc nhân viên đạt được cần được đo lường rõ ràng, cụ thể thông qua đánh giá mức độ hoàn thành.

Ví dụ:

Thay vì đánh giá nhân viên làm việc khá chăm chỉ, khá tốt, bạn nên chỉ rõ ra rằng nhân viên đã hoàn thành đúng hạn 100% các mục tiêu công việc được giao trong quý. Con số định lượng như vậy sẽ là căn cứ quan trọng, có tính thuyết phục cao hơn rất nhiều với các cấp quản lý và cả với nhân viên về kết quả đánh giá.

4 tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên một cách chuẩn xác, bạn có thể tham khảo những tiêu chí đánh giá dưới đây.

Bản chất công việc

Có thể có nhiều cách phân chia công việc khác nhau nhưng về bản chất công việc có thể phân chia thành 3 loại khác nhau:

• Loại 1 là định hướng phát triển chiến lược. Loại công việc này thường tương ứng với vị trí lãnh đạo cấp cao của công ty.
• Loại 2 là giám sát thực hiện. Loại công việc này thường tương ứng với vị trí quản lý cấp trung ví dụ như trưởng phòng, trưởng ban hay quản lý dự án của công ty.
• Loại 3 là tuân thủ và hỗ trợ. Loại công việc này thường tương ứng với vị trí nhân viên làm các công việc cụ thể của các phòng ban trong công ty.

Về bản chất thì công việc dù là loại 1, 2 hay 3 thì cũng quan trọng và cần thiết. Mỗi vị trí trong công ty cùng hài hòa, kết nối với nhau mới giúp “cỗ máy” công ty của bạn có thể vận hành một cách trơn tru.

Tuy nhiên, trong đánh giá mức độ hoàn thành công việc thì mỗi loại công việc sẽ cần có cách đánh giá khác nhau. Bởi vì, về bản chất loại công việc ngay từ đầu đã có mục đích hướng tới khác nhau. Ví dụ cụ thể là bạn không thể lấy bản đánh giá nhân viên để sử dụng cho quản lý cấp trung hay lãnh đạo cấp cao được.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Loại công việc nào thì cần được đánh giá tương ứng, gắn liền với bản chất loại công việc đó. Đảm bảo đánh giá đúng bản chất công việc mới giúp bản đánh giá của bạn chuẩn xác, đúng hướng.

Quá trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc cần xem xét đến bản chất khác nhau giữa các vị trí công việc

Tần suất làm việc của nhân viên

Mức độ hoàn thành công việc của nhân viên còn cần được xem xét trên cơ sở tần suất làm việc của họ.

Nhân viên có mức độ hoàn thành công việc với tần suất ổn định sẽ được đánh giá tích cực. Ngược lại, tần suất hoàn thành công việc nhân viên thiếu ổn định, lúc hoàn thành, lúc thất bại phần nào sẽ phản ánh những vấn đề trong công việc nhân viên mắc phải.

Thành công trong công việc cần gắn với một tần suất ổn định thay vì những nỗ lực nhất thời, ngày một ngày hai.

Hiệu quả công việc

Hiệu quả công việc là một trong những tiêu chí quan trọng để bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.

Xét về bản chất, hiệu quả công việc = kết quả công việc / mục tiêu đề ra ban đầu. Nhìn vào kết quả đánh giá hiệu quả công việc, bạn có thể nhận biết nhân viên có đang thực sự hoàn thành được công việc đúng như mục tiêu kỳ vọng ban đầu hay không.

Phát triển công việc

Hoàn thành công việc với nhân viên không đơn giản là thực hiện xong một công việc, nhiệm vụ hay dự án cụ thể.

Hoàn thành ở đây còn nên được hiểu mở rộng ra, gắn liền với việc phát triển công việc của nhân viên. Điều đó có nghĩa là: nhân viên nhận được điều gì mới, kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức hay sự phát triển nào khi hoàn thành công việc.

Khi nhân viên có sự phát triển tích cực trong công việc thì lúc đó nhân viên mới thực sự hoàn thành công việc được giao. Một tổ chức không quá cần những nhân viên chỉ biết lặp đi lại lại công việc như một cái máy. Tổ chức muốn phát triển cũng luôn cần có những nhân viên liên tục tối ưu, phát triển trong công việc.

4 phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Có nhiều phương pháp để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Bạn có thể cùng GoalF tham khảo một số phương pháp đánh giá tiêu biểu dưới đây:

Thang đánh giá

Thang đánh giá hay còn gọi là thang điểm cố định hành vi (BARS) được tiến hành trên cơ sở so sánh hiệu suất công việc của nhân viên với các ví dụ, gắn liền với xếp hạng bằng số liệu.

Với cách đánh giá như vậy, nhân viên sẽ được đánh giá theo cả tiêu chí định tính (ví dụ) và tiêu chí định lượng (số liệu). Nhận định về hiệu suất công việc của nhân viên đều gắn với các số liệu cụ thể nên bạn có thể tổng hợp kết quả đánh giá một cách rõ ràng, cụ thể.

Áp dụng đánh giá với thang điểm cố định hành vi sẽ giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên một cách khách quan, chính xác

Đánh giá theo BARS có thể áp dụng cho cả các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa hay nhỏ. Từ quản lý cấp cao đến nhân viên ở các phòng ban đều có thể đánh giá theo BARS mà không có sự phân biệt nào.

Tuy nhiên, đánh giá theo thang điểm cố định hành vi sẽ phù hợp trong việc đánh giá công việc những nhóm nhân viên cùng team, có công việc tương đối giống nhau. Ví dụ như nhân viên tuyển dụng sẽ cần được đánh giá hành vi công việc cùng nhóm các nhân viên phòng hành chính – nhân sự chứ không phải theo tiêu chí công việc, hành vi của phòng kinh doanh.

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo BARS sẽ giúp bạn đạt được nhiều ưu điểm như:

• Cải thiện khả năng tương tác, phản hồi giữa nhân viên và quản lý
• Đánh giá dựa trên hành vi cụ thể nên hạn chế được các sai sót trong đánh giá
• Giúp bạn nhận định được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên theo cả yếu tố định tính và định lượng.

Tuy nhiên, đánh giá theo BARS cũng tiềm ẩn những nhược điểm, bạn nên lưu ý như:

• Phụ thuộc cách đánh giá, góc nhìn chủ quan của người quản lý
• Kết quả đánh giá khó lượng hóa vì bao hàm cả yếu tố định tính. Nhà quản lý sẽ khó đưa ra quyết định điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi.
• Cần dành nhiều nỗ lực, thời gian để ghi nhận hành vi của nhân viên
• Đòi hỏi sự tham gia chủ động, tích cực và xuyên suốt của nhà quản lý trong việc đánh giá

Để hiểu hơn về thang điểm cố định hành vi (BARS), bạn có thể tham khảo ví dụ: Một team triển khai phần mềm nhân sự có thể xếp hạng cấp độ 1 để mô tả một nhân viên kiểm thử phần mềm để lọt từ 3 lỗi / 1 màn hình phân hệ. Còn với nhân viên kiểm thử đạt xếp hạng cấp 5 sẽ cần đảm bảo không để lọt lỗi phần mềm nào trong tháng chẳng hạn.

Phương pháp so sánh xếp hạng

Phương pháp so sánh xếp hạng là phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên dựa trên việc so sánh hiệu quả, chất lượng công việc nhân viên đạt được với chính đồng nghiệp của họ.

Phương pháp này thường được thực hiện theo 2 dạng như sau:

• So sánh xếp hạng luân phiên: Nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh tất cả các nhân viên trong một team theo một tiêu chí nhất định để lựa chọn được người xếp hạng 1, 2, 3… cho đến người xếp hạng cuối cùng
• So sánh cặp: Nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh từng cặp nhân viên để tìm ra được người có kết quả thực hiện công việc tốt hơn.

Bạn có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên thông qua việc so sánh với chính đồng nghiệp của họ

Phương pháp so sánh xếp hạng thường chỉ phù hợp để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của những nhân viên làm chung một phòng ban, một team. Bạn không thể so sánh công việc nhân viên tuyển dụng thực hiện với nhân viên kinh doanh được. Lý do vì mục tiêu, tính chất công việc giữa 2 vị trí này có sự khác biệt rất lớn. Kết quả so sánh, đánh giá vì vậy cũng sẽ khó chính xác.

Phương pháp so sánh xếp hạng có thể giúp nhà quản lý đạt được nhiều lợi ích với những ưu điểm như:

• Xác định được nhanh chóng đâu là nhóm nhân viên tệ nhất hay giỏi nhất trong team
• Kết quả đánh giá trực quan, định lượng và có thể được sử dụng để nhà quản lý đưa ra được quyết định khen thưởng, kỷ luật, tăng giảm lương thưởng, phúc lợi… nhanh chóng
• Giúp nhân viên có ý thức phấn đấu hơn trong công việc, đạt chuẩn so với team
• Giúp doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa được nguồn nhân lực

Tuy nhiên, phương pháp so sánh xếp hạng cũng có nhược điểm với việc người đánh giá bắt buộc phải là quản lý trực tiếp của nhân viên. Lý do là vì chỉ có quản lý trực tiếp mới có được cảm nhận, đánh giá được chuẩn xác nhất để so sánh các nhân viên với nhau.

Phương pháp phản hồi 360 độ

Phương pháp phản hồi 360 độ là phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên dựa trên việc ghi nhận đa chiều các ý kiến về nhân viên như từ: quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, các phòng ban liên quan, cấp dưới, đối tác, khách hàng…

Ph­ương pháp đánh giá 360 độ có thể đem tới cho bạn góc nhìn đa chiều về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên

Đánh giá 360 độ thường sẽ áp dụng thuận lợi hơn đối với các công ty, tổ chức tư nhân. Với các tổ chức thuộc nhà nước, đánh giá 360 độ có thể sẽ thiếu chính xác vì việc đánh giá trong khu vực công thường có tính cả nể, cảm tính, bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác.

Áp dụng đánh giá 360 độ có thể giúp nhà quản lý đạt được nhiều lợi ích như:

• Tập hợp được một bức tranh toàn cảnh với nhiều góc nhìn khác nhau trong đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên
• Giúp nhân viên cải thiện dần cách thức họ giao tiếp, phối hợp với các phòng ban, cá nhân liên quan trong công việc
• Giúp nhân viên có thêm động lực và cả áp lực phải liên tục tối ưu hóa công việc để làm việc đáp ứng yêu cầu công việc
• Kết quả đánh giá từ nhiều phía và là căn cứ quan trọng, hữu ích để bạn có thể lên phương án huấn luyện, tư vấn hay phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
• Giúp thúc đẩy quá trình phản hồi, tương tác, cải thiện văn hóa làm việc của tổ chức

Tuy có nhiều ưu điểm nhưng đánh giá 360 độ cũng tồn tại những nhược điểm, hạn chế như:

• Đánh giá từ nhiều hướng khác nhau với những người đánh giá khác nhau có thể phát sinh những thiếu sót trong việc xem xét, đánh giá với nguyên nhân từ chính người đánh giá. Ví dụ như có sự khác biệt trong cách nhìn nhận, văn hóa ứng xử giữa người đánh giá và nhân viên được đánh giá.
• Cách đánh giá đa chiều cũng tiềm ẩn nguy cơ tổ chức của bạn vướng phải mâu thuẫn, chia bè phái, lợi ích để đánh giá không chính xác nhân viên thuộc nhóm “đối thủ”.

Phương pháp quản trị bằng mục tiêu (MBO)

Phương pháp quản trị bằng mục tiêu hay còn được gọi là MBO (Management by Objectives). Đây là phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc dựa trên việc so sánh kết quả nhân viên đạt được so với mức tiêu đề ra vào đầu chu kỳ công việc.

Khi áp dụng MBO, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng thiết lập và tập trung, nỗ lực vào những mục tiêu có tính SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan, giới hạn thời gian). Mục tiêu được thực hiện theo một chu kỳ cố định về mặt thời gian. Kết thúc chu kỳ, kết quả công việc được so sánh với mục tiêu ban đầu và nhà quản lý sẽ xác định được nhân viên có đang hoàn thành công việc hay không.

Với MBO, nhân viên của bạn có thể tập trung nguồn lực cho các mục tiêu SMART

MBO có thể áp dụng cho cả các công ty lớn, vừa và nhỏ. Để áp dụng MBO vào quản trị, đánh giá mức độ hoàn thành công việc, nhà quản lý nên lưu ý cải thiện khả năng tương tác tích cực, chủ động giữa quản lý và nhân viên.

MBO có thể giúp tổ chức của bạn đạt được nhiều ưu điểm, lợi thế vượt trội như:

• Nhân viên gia tăng trách nhiệm, động động trong công việc vì họ được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu công việc
• Liên kết mục tiêu của nhân viên với mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả
• Đo lường, đánh giá chuẩn xác mức độ hoàn thành công việc của nhân viên
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, phát triển cơ cấu tổ chức
• Cải thiện môi trường làm việc minh bạch, cởi mở
• Giúp toàn team bạn hướng được đến những mục tiêu quan trọng, cốt lõi
• Nhân viên dần trưởng thành, tích lũy được các kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp để đạt được mục tiêu trong các chu kỳ công việc tiếp theo

Tuy có nhiều ưu điểm nhưng MBO cũng tồn tại những nhược điểm, hạn chế như:

• Bắt buộc phải có sự tham gia hỗ trợ từ cấp quản lý
• MBO hướng đến việc hoàn thành 100% mục tiêu nên nếu mục tiêu quá tham vọng có thể dẫn đến áp lực quá lớn lên nhân viên
• Khó đo lường các công việc mang tính sáng tạo hay cần thời gian thực hiện dài (ví dụ 5 – 10 năm)
• Nhân viên thường chỉ quan tâm đến các mục tiêu ngắn hạn, trước mắt thay vì tìm cách đạt được các mục tiêu lâu dài, cốt lõi, quan trọng với tổ chức
• Tính linh hoạt tương đối kém vì chu kỳ thực hiện MBO kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm

Phát triển từ gốc của phương pháp quản trị bằng mục tiêu (MBO), OKRs đã tích lũy được những ưu điểm của MBO và khắc phục được những hạn chế của MBO.

OKRs là phương pháp quản lý mục tiêu dựa trên việc thiết lập mục tiêu (O – Objectives) và các kết quả chính, then chốt ( KRs – Key Results). OKRs có thể được áp dụng rất linh hoạt và phù hợp ở các các tập đoàn, công ty có quy mô lớn cũng như các nhóm làm việc nhỏ và thậm chí là quản lý mục tiêu cho 1 cá nhân.

OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại đa dạng các công ty cả trên thế giới và Việt Nam như: Intel, Google, Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin, FPT, Careerbuilder Việt Nam, Tinh Vân…

Một OKRs thường được thiết lập với 1 mục tiêu và từ 3 đến 5 kết quả chính cần đạt được

OKRs có thể đem lại cho doanh nghiệp, nhóm hay chính bản thân bạn nhiều lợi ích khác nhau như:

• Liên kết các mục tiêu của cá nhân, nhóm, phòng ban với mục tiêu chung toàn công ty trong một chỉnh thể chung
• Giúp toàn tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng, kết quả then chốt
• Thúc đẩy quá trình minh bạch hóa mục tiêu trong toàn tổ chức
• Thúc đẩy quá trình trao quyền, tạo điều kiện cho nhân viên chủ động, sáng tạo hơn trong công việc
• Dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên thông qua các KRs – kết quả chính
• Giúp nhân viên vượt trội và dũng cảm vượt qua các thử thách hơn với OKRs cam kết yêu cầu hoàn thành 100% và OKRs mở rộng thực sự khó khăn nhưng chỉ yêu cầu hoàn thành 70% đã được xem là thành công.

Lưu ý khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, bạn nên lưu ý một số điểm sau.

Tham khảo dữ liệu lịch sử 

Bản ghi chép của người quản lý về quá trình thực hiện công việc của nhân viên là một cơ sở quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Căn cứ vào dữ liệu lịch sử làm việc sẽ giúp quản lý đánh giá công việc của nhân viên theo cả một quá trình cụ thể, khách quan thay vì chỉ đánh giá theo thời điểm một cách cảm tính.

Công việc của nhân viên được thực hiện theo cả một quá trình. Do đó, việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc cũng cần dựa trên cả một quá trình, tham khảo dữ liệu lịch sử công việc nhân viên đã thực hiện.

Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên cần được xem xét theo cả một quá trình với các dữ liệu lịch sử công việc cụ thể

Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả

Giao tiếp giữa quản lý và nhân viên khi tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành công việc cần rõ ràng và hiệu quả.

Rõ ràng ở đây là đánh giá tích cực và đánh giá tiêu cực được phân định một cách rạch ròi. Bạn có thể đánh giá những điểm tích cực trong công việc của nhân viên sau đó đến các điểm tiêu cực cần khắc phục, hoặc ngược lại.

Bạn không nên đánh giá vài điểm tiêu cực sau đó lại xen lẫn vài điểm tích cực. Lối đánh giá theo phong cách “bánh mì kẹp” đó không giúp nhân viên dễ dàng tiếp thu đánh giá mà chỉ khiến họ cảm thấy mơ hồ, khó nắm bắt thông tin.

Còn yếu tố hiệu quả trong đánh giá có nghĩa là nhân viên sau buổi đánh giá mức độ hoàn thành công việc hiểu rõ những điểm như sau:

• Họ đang hoàn thành công việc ở mức nào
• Mức độ hoàn thành đó có đạt kỳ vọng của công ty hay không
• Nhân viên có những điểm tích cực gì cần phát huy và những điểm hạn chế gì cần khắc phục

Biến đánh giá thành đối thoại

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên không nên chỉ tiến hành với một chiều từ trên xuống mà không có phản hồi. Buổi đánh giá có thể được chuyển hóa, biến thành buổi đối thoại, lắng nghe ý kiến giữa quản lý và nhân viên.

Khi nhân viên đối thoại, chia sẻ với bạn, họ sẽ hiểu rõ hơn về mức độ hoàn thành công việc của bản thân và dễ dàng chấp nhận mục tiêu trong chu kỳ công việc tiếp theo hơn.

Mặt khác, mục tiêu cốt lõi của việc đánh giá hoàn thành công việc là giúp nhân viên nhìn nhận được họ đang làm việc như thế nào và cần cải tiến hay phát huy điều gì. Mục tiêu đó chỉ có thể đạt được nếu có sự đối thoại cởi mở giữa quản lý và nhân viên.

Tránh so sánh và thiên vị

Không nhân viên nào muốn bị đánh giá, bị so sánh hay thậm chí có cảm giác người khác trong team được thiên vị hơn họ. Để buổi đánh giá mức độ hoàn thành công việc trở nên thuận lợi, đạt kết quả cao nhất, nhà quản lý chỉ nên tập trung vào đánh giá công việc thay vì đánh giá nhân viên.

Đặt câu hỏi chính xác

Kỹ năng đặt câu hỏi rất quan trọng trong buổi đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Bạn thường chỉ có được kết quả đánh giá chính xác khi bạn đưa được ra những câu hỏi chính xác.

Chính xác ở đây có nghĩa là:

• Nhân viên phụ trách công việc gì thì cần hỏi tập trung vào công việc ấy. Bạn không nên hỏi nhân viên truyền thông nội bộ về tình hình tiếp thị sản phẩm. Đó là câu hỏi nên đặt cho nhân viên bộ phận tiếp thị.
• Câu hỏi cần tập trung vào kết quả hoàn thành công việc của nhân viên thay vì những vấn đề không liên quan. Bạn có thể đánh giá công việc nhân viên theo các bước: xem xét kết quả đã thực hiện với mục tiêu đã đề ra; xác định những vấn đề phát sinh trong hiện tại và cuối cùng là đề ra các giải pháp công việc trong tương lai.
• Sự chính xác trong cách đặt câu hỏi còn thể hiện ở việc hiểu rõ công việc nhân viên đang quan tâm, đang nỗ lực thực hiện. Bạn nên dành thời gian xem xét trước báo cáo công việc của nhân viên trước khi đánh giá. Bạn cần hỏi các câu hỏi cụ thể, chính xác thay vì những câu hỏi mơ hồ, chung chung.

Không gắn với cảm xúc

Nhà quản lý nên thực hiện buổi đánh giá mức độ hoàn thành công việc với thái độ trung tính, bình đạm. Buổi đánh giá không nên gắn với cảm xúc, với khen – chê hay thậm chí là công kích cá nhân.

Bạn chỉ nên tập trung vào đánh giá công việc nhân viên đã thực hiện. Bạn có thể đưa ra các phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực thay vì những lời khen – chê nhân viên. Buổi đánh giá sẽ mang sắc thái tích cực hơn nếu bạn xem việc đánh giá như cách bạn tặng nhân viên một món quà giúp họ phát triển hơn trong công việc.

Tham khảo mẫu đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Một mẫu đánh giá mức độ hoàn thành cần đảm bảo thể hiện được rõ ràng các tiêu chí đánh giá theo phương pháp đánh giá, mục tiêu đánh giá của nhà quản lý. Kết quả đánh giá sau đó cần cụ thể, chính xác để nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định tối ưu công việc hay điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu đánh giá mức độ hoàn thành công việc dưới đây:

Mẫu đánh giá theo thang điểm cố định hành vi (BARS)

Mẫu đánh giá theo phương pháp so sánh xếp hạng luân phiên

Mẫu đánh giá theo phương pháp so sánh cặp

Mẫu đánh giá theo phương pháp quản trị bằng mục tiêu (MBO)

*

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, dữ liệu quan trọng để tối ưu hóa công việc hiện nay của nhân viên cũng như toàn team. Nếu bạn cần thêm thông tin về đánh giá công việc hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Đánh giá mức độ hoàn thành công việc đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Vì sao cần theo dõi và đánh giá tiến độ công việc?

Khi bạn thiết lập mục tiêu của một dự án thì không có gì đảm bảo mục tiêu chắc chắn sẽ hoàn thành được đúng hạn, đúng kỳ vọng ban đầu. Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng tới mục tiêu của bạn. Nếu bạn không theo dõi, đánh giá tiến độ công việc định kỳ, bạn có thể gặp một số rủi ro như:

• Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi thất bại ở ngay trước mắt, chúng ta không còn thời gian để cứu vãn. Ví dụ như khi công ty bạn đăng ký tham gia đấu thầu một dự án, mục tiêu được đề ra là nộp hồ sơ thầu đảm bảo yêu cầu, đúng hạn. Trường hợp bạn phó mặc hoàn toàn việc làm hồ sơ thầu cho nhân viên mà không có theo dõi, đánh giá tiến độ thường xuyên, gói thầu của bạn rất dễ sẽ gặp tình trạng thiếu tài liệu đáp ứng, không hoàn thành kịp thời hạn nộp thầu… Đó đều là những rủi ro cuối chu kỳ mà công ty bạn sẽ phải đối diện khi làm hồ sơ đấu thầu mà thiếu theo dõi, đánh giá kịp thời.
• Rủi ro bất chợt: Cũng có những trường hợp khác, mọi thứ liên quan đến công việc, số liệu có vẻ rất khả quan. Tuy nhiên, ngữ cảnh đằng sau các con số không được kiểm tra kỹ lưỡng cũng có thể dẫn team bạn tới thất bại vào “phút chót”. Ví dụ như gói thầu của công ty bạn lúc này đã được đóng gói, niêm phong và sẵn sàng để nộp thầu. Tuy nhiên, đúng phút chót thì có 1 nhà thầu xin rút đấu thầu. Do đó, gói thầu lúc này không đáp ứng yêu cầu có tối thiểu là 03 nhà thầu có đủ năng lực tham gia. Đó là rủi ro bất chợt có thể khiến mục tiêu nộp thầu của công ty bạn không đạt được.
• Rủi ro chệch hướng: Công việc được theo dõi “qua loa” và đến khi bạn và team nhận ra thì sự chệch hướng đã diễn ra từ lâu. Nếu ngay từ đầu bạn không kiểm soát công việc chặt chẽ, tiến hành đánh giá, phản hồi công việc kịp thời thì nhân viên của bạn có thể sẽ chệch hướng mục tiêu ngay từ đầu. Ví dụ như bạn và team có một mục tiêu là triển khai phân hệ quản lý tổ chức cho công ty A. Mục tiêu đúng ngay từ ban đầu phải là quản lý tổ chức qua vị trí công việc chứ không phải qua nhân sự cụ thể. Tuy nhiên, team triển khai của bạn đã chệch hướng ngay từ ban đầu, thiết kế phân hệ quản lý nhân sự cụ thể. Điều đó dẫn đến việc khi có thay đổi nhân sự mới, khách hàng lại phải điều chỉnh thủ công.
• Rủi ro “Không đạt kỳ vọng”: Công việc trong trường hợp này được giám sát rất chặt chẽ nhưng vẫn không đạt được mục tiêu. Thông thường, rủi ro không đạt kỳ vọng là do mục tiêu vượt quá khả năng của nhân viên và họ không có đủ kỹ năng để thực hiện. Ví dụ như phân hệ quản lý tổ chức cần một nhân viên phân tích nghiệp vụ (BA) không những giỏi về kỹ năng mà còn cần hiểu rất sâu về quản trị doanh nghiệp, quản lý tổ chức. Nếu bạn giao cho một BA còn non kinh nghiệm đảm nhận việc viết tài liệu nghiệp vụ phân hệ quản lý tổ chức, rất có thể nhân viên sẽ không đáp ứng được công việc, không đạt được kỳ vọng.

*

Theo dõi và đánh giá công việc là việc làm rất quan trọng để bạn có thể nắm bắt tiến trình thực tế team triển khai công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm. Theo dõi và đánh giá có thể giúp các nhóm xác định các vấn đề, đo lường thành công và học hỏi từ bất kỳ sai lầm nào. Đây là cơ sở quan trọng để team của bạn có thể tối ưu hóa, cải tiến hiệu suất công việc liên tục.

Đánh giá tiến độ công việc giúp team của bạn có thể liên tục tối ưu hóa công việc

6 phương pháp đánh giá tiến độ công việc

Có khá nhiều phương pháp đánh giá tiến độ công việc. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu một số phương pháp đánh giá tiêu biểu dưới đây:

Phương pháp các đơn vị hoàn thành (Units Completed)

Phương pháp các đơn vị hoàn thành hay còn được gọi là Units Completed (UC). Khi bạn thiết lập UC, bạn sẽ thuận lợi trong việc theo dõi các tác vụ được thực hiện lặp đi lặp lại. Lý do vì khi một nhiệm vụ được thực hiện lặp đi lặp lại sẽ có xu hướng mất khoảng thời gian, nguồn lực, nỗ lực tương tự nhau.

Bạn thiết lập UC và nếu nhân viên thực hiện tốt hơn tiêu chuẩn đề ra thì đó là một nhân viên có tiến độ công việc tốt và ngược lại.

Ví dụ:

Trong 1 giờ làm việc, một nhân viên trung bình sẽ làm ra được ra được 2 sản phẩm. Như vậy, bạn có thể căn cứ theo UC đó xác định tiến độ công việc nhân viên đang thực hiện. Một giờ chỉ làm được 1 sản phẩm là tiến độ công việc thấp, 2 sản phẩm là đạt tiêu chuẩn và 3 sản phẩm trở lên là tiến độ công việc tốt.

Phương pháp mốc gia tăng (Incremental Milestone)

Phương pháp mốc gia tăng – Incremental Milestone (IM) hay còn được gọi là phương pháp “bước”. Phương pháp này chủ yếu được sử dụng cho việc đánh giá tiến độ công việc liên quan đến các nhiệm vụ cần hoàn thành theo một trật tự cố định.

Ví dụ như chu trình, trật tự của công việc tuyển dụng thông thường gồm những bước như sau:

• Bước 1: Đăng tuyển
• Bước 2: Tổng  hợp CV ứng tuyển
• Bước 3: Liên hệ phỏng vấn ứng viên phù hợp
• Bước 4: Chốt thỏa thuận thông qua thư tuyển dụng
• Bước 5: Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới (lấy dấu vân tay chấm công, ký hợp đồng thử việc, thông báo chào mừng nhân viên mới, cung cấp trang thiết bị làm việc…)

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Bạn có thể căn cứ theo các bước, các mốc gia tăng như trên để đánh giá nhân viên tuyển dụng đã thực hiện công việc tuyển dụng đến bước nào, công việc đã hoàn thành hay chưa.

Nhân viên của bạn thực hiện được bước công việc nào sẽ phản ánh tiến độ công việc của họ

Phương pháp bắt đầu/kết thúc (Start/Finish)

Phương pháp đánh giá tiến độ công việc theo mốc bắt đầu / kết thúc (Start / Finish) chỉ tập trung vào việc nắm bắt điểm bắt đầu và điểm kết thúc của nhiệm vụ và không xem xét những vấn đề phát sinh giữa chu kỳ. Phương pháp đánh giá này phù hợp với các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong ngắn hạn.

Bạn có thể áp dụng phương pháp đánh giá này nếu ước tính công việc của nhiệm vụ không có sẵn hoặc nếu dữ liệu tiến độ hoàn thành công việc quá khó thu thập.

Ví dụ:

Công ty bạn thuê nhà cung cấp triển khai việc vệ sinh văn phòng chẳng hạn. Bạn chỉ cần quan tâm là trong 1 tháng sẽ có 4 buổi vệ sinh vào sáng thứ tư hàng tuần. Giờ bắt đầu vệ sinh, giờ kết thúc vệ sinh là giờ nào. Kết quả cuối cùng văn phòng có được vệ sinh đạt tiêu chuẩn hay không.

Áp dụng cách đánh giá bắt đầu / kết thúc như vậy sẽ giúp bạn đánh giá được tiến độ công việc nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh thực hiện.

Phương pháp tỷ lệ chi phí (Cost Ratio)

Phương pháp tỷ lệ chi phí thường được áp dụng trong việc đánh giá tiến độ công việc một dự án có thời gian thực hiện khá dài.

Ví dụ:

Công ty bạn ký hợp đồng triển khai phần mềm nhân sự cho công ty A chẳng hạn. Tổng ngân sách chi cho nhân sự triển khai phần mềm toàn dự án trong 6 tháng là 500 triệu đồng chẳng hạn. Vậy, nếu team triển khai dự án có tỷ lệ chi phí triển khai thấp hơn con số 500 triệu đồng đó có nghĩa là họ có tiến độ công việc tối ưu, tiết kiệm chi phí, nỗ lực.

Phương pháp đơn vị trọng số hoặc tương đương (Weighted or Equivalent Units)

Phương pháp đơn vị trọng số hoặc tương đương được đánh giá là phương pháp đánh giá tiến độ công việc khá tốt nhưng cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực từ phía quản lý hơn. Nếu áp dụng phương pháp đánh giá này, bạn sẽ mở rộng được phạm vi dữ liệu đánh giá tiến độ công việc.

Phương pháp này được tiến hành trên cơ sở xem xét các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian dài, thường phát sinh các nhiệm vụ phụ. Trong đó, các nhiệm vụ phụ có thể có những đơn vị đo lường khác nhau.

Ví dụ:

Đội ngũ triển khai phần mềm nhân sự của bạn có nhiều nhân viên ở các vị trí các khác nhau như Lập trình viên (Dev), Phân tích nghiệp vụ (BA), Kiểm thử phần mềm (Tester), Quản lý dự án (PM)… Để triển khai được một phần mềm nhân sự cho khách hàng sẽ cần nhiều nỗ lực chính và nỗ lực phụ khác nhau. Để đánh giá chuẩn xác tiến độ công việc của toàn team, bạn có thể sử dụng đơn vị trọng số hoặc tương đương là mandays (một ngày làm việc 8 tiếng) để đánh giá nỗ lực nhân viên đạt được.

Cụ thể như sau:

• BA khảo sát nghiệp vụ khách khách để chốt được tài liệu cần tốn nỗ lực 10 mandays
• Dev xây dựng màn hình tính lương cần tốn nỗ lực 5 mandays
• Tester kiểm thử, rà soát lỗi phần mềm cần tốn nỗ lực 5 mandays

Như vậy, tính chất, khối lượng hay các đặc thù công việc giữa các vị trí là khác nhau nhưng cùng được quy đổi ra đơn vị trọng số hoặc tương đương để đánh giá là mandays. Bạn có thể căn cứ theo trọng số đó để đánh giá nhân viên đang thực hiện công việc theo tiến độ như thế nào.

Đánh giá từ quản lý

Không giống như các phương pháp đánh giá tiến độ công việc khác dựa vào dữ liệu xác định, phương pháp đánh giá từ quản lý sẽ dựa vào kinh nghiệm và tính chủ quan của người quản lý.

Thực tế, các công ty không nên khuyến khích hay phụ thuộc hoàn toàn vào cách đánh giá từ quản lý này. Lý do là vì cách đánh giá này rất cảm tính, phụ thuộc vào nhận định của người quản lý. Thậm chí, trong trường hợp quan hệ giữa quản lý trực tiếp và nhân viên không thuận lợi thì đánh giá cũng sẽ khó tích cực, khách quan.

Nếu bạn áp dụng phương pháp đánh giá từ quản lý này thì có thể xem đó như một tiêu chí đánh giá bổ sung bên cạnh các phương pháp đánh giá khác. Ví dụ như sử dụng phương pháp tỷ lệ chi phí để xem xét nhân viên đang tối ưu công việc như thế nào và sau đó kết hợp thêm ý kiến đánh giá từ quản lý trực tiếp chẳng hạn.

Đánh giá từ quản lý nên được xem là một trong những căn cứ đánh giá chứ không phải căn cứ duy nhất để đánh giá tiến độ công việc nhân viên đạt được

Tìm hiểu thêm: 11+ phương pháp đánh giá công việc cho năm 2021

Công cụ hỗ trợ đánh giá tiến độ công việc

Đánh giá tiến độ công việc là công việc không hề dễ dàng, bạn cần những công cụ hỗ trợ hữu ích để giảm thiểu nỗ lực thủ công của bản thân và team.

Biểu mẫu Excel để theo dõi và đánh giá tiến độ công việc

Sơ đồ Gantt hay còn được gọi là The Gantt Chart – một trong những phương pháp phổ biến khi lập danh mục công việc cần thực hiện với kế hoạch ghi rõ ai làm gì hay công việc gì cần thực hiện với thời gian ra sao.

Henry L. Gantt – một trong những nhà tiên phong về quản trị học vào năm 1915 đã xây dựng sơ đồ Gantt. Theo đó, các đầu mục công việc được thể hiện bằng thanh ngang biểu đồ. Còn thanh dọc biểu đồ sẽ thể hiện tương gian tương ứng với công việc.

Ví dụ về kế hoạch xây dựng 1 ngôi nhà theo sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt tuy đơn giản với 1 trục ngang và 1 trục dọc nhưng là công cụ quan trọng giúp bạn và team có thể xác định nhanh chóng những gì cần làm, việc gì làm trước, làm sau theo tiến độ kế hoạch. Ngoài ra,

Tuy nhiên, sơ đồ Gantt thường chỉ phù hợp áp dụng cho những công việc đơn giản, quy mô nhỏ, ít chồng chéo. Với những dự án, công việc phức tạp, chồng chéo về thời gian thực hiện, phối hợp, bạn sẽ khó thể hiện bằng sơ đồ Gantt hơn.

Phần mềm GoalF

Để theo dõi và đánh giá tiến độ công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm GoalF. GoalF có thể giúp bạn áp dụng nhanh chóng, đúng hướng và giảm thiểu nỗ lực trong việc quản lý hiệu suất liên tục, đánh giá tiến độ công việc của nhân viên.

GoalF cung cấp cho bạn đa dạng các tính năng giúp đánh giá tiến độ công việc hiệu quả như:

• Thiết lập mục tiêu
• Check-in
• Phản hồi 360 độ
• Ghi nhận trong thời gian thực
• Tích sao đổi quà

*

Đánh giá tiến độ công việc là việc làm cần thiết với tổ chức nhưng đồng thời hoạt động này cũng có thể gây áp lực cả về thời gian, tâm lý với quản lý và nhân viên. Để tối ưu công tác đánh giá tiến độ công việc, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của GoalF để được tư vấn nhanh chóng, chính xác.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Theo dõi và đánh giá tiến độ công việc đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Vì sao cần đánh giá thái độ trong công việc

Có nhiều lý do khiến nhà quản lý nên cân nhắc tiến hành đánh giá thái độ trong công việc của nhân viên. Cụ thể như:

• Cơ sở khen thưởng

Nhân viên có thái độ làm việc tích cực cần được khen thưởng. Ngược lại, nhân viên có thái độ tiêu cực, trễ nải, không có trách nhiệm với công việc cần bị phạt.

Thái độ làm việc là một trong những căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất, hiệu quả làm việc của nhân viên. Chính vì vậy, bạn có thể tiến hành đánh giá thái độ trong công việc của nhân viên để dùng làm một trong những căn cứ khen thưởng nhân viên có nỗ lực vượt trội.

Bạn nên lưu ý thái độ ở đây là thái độ của nhân viên trong công việc, đối với công việc. Bạn không nên vì cảm tính, yêu ghét, thiên vị cá nhân mà đánh giá thái độ công việc của nhân viên sai lệch.

Một trong những tiêu chí quan trọng để công ty xét khen thưởng nhân viên là thái độ trong công việc của họ

• Chọn lọc nhân sự

Mỗi tổ chức, công ty sẽ có một nét văn hóa riêng biệt. Có tổ chức đề cao sự kỷ luật, tuân thủ. Cũng có tổ chức đề cao tinh thần sáng tạo, phá vỡ các lối mòn. Thông qua việc đánh giá thái độ làm việc của nhân viên, bạn có thể chọn lọc, tìm được người phù hợp với văn hóa tổ chức.

Đánh giá thái độ trong công việc là một trong những tiêu chí quan trọng để các công ty lựa chọn được người phù hợp tham gia công ty. Tuyển đúng người, giao đúng việc mà trước hết là tuyển đúng nhân viên có thái độ làm việc phù hợp sẽ giúp công ty giảm thiểu được tối đa các chi phí phát sinh không cần thiết.

• Phát triển nhân sự

Việc đánh giá thái độ làm việc của nhân viên còn giúp mỗi cá nhân có cơ hội nhìn nhận lại bản thân để có thể tiếp tục phấn đấu trong sự nghiệp hay khắc phục những hạn chế của mình.

Thông qua đánh giá từ phía công ty, nhân viên sẽ hiểu rõ thái độ trong công việc của họ đang được công ty nhìn nhận như thế nào, tích cực hay tiêu cực. Từ đó, họ sẽ có thể điều chỉnh thái độ để phù hợp hơn với yêu cầu của công ty.

Tiêu chí để đánh giá thái độ trong công việc

Thái độ trong công việc là một yếu tố khá cảm tính, khó đo lường, đánh giá. Chính vì vậy, khi đánh giá thái độ trong công việc của nhân viên, bạn cần tuân thủ theo các tiêu chí rất rõ ràng.

Sự nỗ lực, chủ động trong công việc

Sự nỗ lực, chủ động trong công việc của nhân viên thể hiện thông qua mức độ siêng năng, chăm chỉ cụ thể trong công việc. Nhân viên có chủ động tìm kiếm những nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao hay không. Khi có những vướng mắc, phát sinh thì nhân viên có nỗ lực, chủ động tìm phương hướng giải quyết, khắc phục hay không…

Đó đều là những gợi ý quan trọng về nỗ lực, sự chủ động trong công việc để bạn có thể đánh giá chuẩn xác về thái độ trong công việc của nhân viên.

Chỉ có sự nỗ lực và chủ động mới tạo nên thái độ làm việc tích cực

Mức độ hoàn thành công việc

Mức độ hoàn thành công việc, kết quả công việc đạt được cũng sẽ phản ánh phần nào thái độ trong công việc của họ. Nhân viên chỉ làm việc một cách qua quýt, tạm bợ hay nỗ lực để đạt yêu cầu, thậm chí ngoài mong đợi của tổ chức? Tất cả đều sẽ phản ánh thái độ làm việc tích cực hay tiêu cực của nhân viên.

Các mối quan hệ

Nhân viên có thái độ làm việc tích cực sẽ nỗ lực thiết lập các mối quan hệ phù hợp để xử lý công việc. Nhân viên xây dựng các mối quan hệ được thể hiện thông qua hành vi, ứng xử với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp và khách hàng…

Các mối quan hệ hài hòa, phù hợp nhân viên tạo dựng được cũng là một phần quan trọng tạo nên văn hóa làm việc, ứng xử tích cực cho tổ chức của bạn.

Tuân thủ nội quy, quy định

Nội quy, quy định của công ty là tập hợp những điều mà tổ chức muốn nhân viên đảm bảo tuân thủ. Nhân viên tuân thủ nội quy, quy định công ty phần nào thể hiện được sự tôn trọng, thái độ tích cực trong công việc của họ.

Ví dụ:

Nhân viên liên tục vi phạm nội quy giờ làm việc. Quy định toàn công ty bắt đầu giờ làm việc từ 8:00 nhưng nhân viên đến văn phòng chỉ chấm công vân tay rồi bỏ đi ăn sáng, cafe. Đến 9:00 sáng, nhân viên mới quay trở lại văn phòng làm việc rất thong thả. Việc vi phạm nội quy đó phản ánh thái độ công việc tiêu cực của nhân viên.

Sự cầu tiến

Nhân viên tích cực, nỗ lực với công việc sẽ luôn có sự cầu tiến, mong muốn tối ưu hóa công việc. Họ sẽ có ý thức, ý chí thường xuyên phát triển năng lực bản thân.

Sự cầu tiến trong công việc nhiều khi còn quan trọng cả kiến thức, kinh nghiệm của nhân viên. Lý do là vì kiến thức, kinh nghiệm có thể bị lạc hậu, thiếu cập nhật theo thời gian. Chỉ có liên tục cải tiến, cầu tiến, hướng đến những kết quả tích cực mới giúp nhân viên phát triển lâu dài trong công việc.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Hình thức để đánh giá thái độ làm việc của nhân viên

Có nhiều hình thức để đánh giá thái độ làm việc của nhân viên. Bạn có thể tham khảo một số hình thức đánh giá tiêu biểu dưới đây:

Thực hiện bảng khảo sát

Bạn có thể xây dựng bảng câu hỏi khảo sát nhân viên và yêu cầu nhân viên trả lời, giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc. Thông qua việc chia sẻ ý kiến khảo sát, bạn sẽ đánh giá được thái độ nhân viên dành cho công việc hiện tại.

Thực hiện bảng khảo sát với một nhóm nhỏ hay công ty nhỏ tuy có tốn nỗ lực nhưng vẫn có thể thực hiện được. Tuy nhiên, khi cần khảo sát với quy mô nhân sự lớn thì việc thực hiện khảo sát có thể khiến nhà quản lý và cả nhân viên cảm thấy áp lực. Bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm khảo sát doanh nghiệp VnSurvey

Tiến hành khảo sát với VnSurvey có thể giúp bạn khảo sát nhanh chóng, hiệu quả ý kiến của nhân viên. Đồng thời, kết quả khảo sát cũng được tổng hợp nhanh chóng, trực quan, giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra quyết định quản trị của mình.

Họp nhóm

Bạn còn có thể tiến hành họp toàn bộ thành viên trong nhóm và yêu cầu nhân viên đánh giá các khía cạnh khác nhau của hoạt động công ty. Thông qua các câu trả lời của nhân viên, bạn có thể đánh giá được thái độ trong công việc của nhân viên.

Một số gợi ý khía cạnh hoạt động công ty bạn có thể hỏi nhân viên như:

• Khía cạnh khách hàng
• Khía cạnh quy trình nội bộ
• Khía cạnh đổi mới và đào tạo
• Khía cạnh tài chính

Cuộc trò chuyện riêng tư 1:1

Cuộc trò chuyện riêng tư 1:1 hay còn được gọi là các buổi check-in. Thông qua các buổi trò chuyện ngắn, thẳng thắn giữa quản lý và nhân viên, bạn có thể nhận biết được các yếu tố như:

• Những điều nhân viên đã thực hiện (quá khứ)
• Những vấn đề họ đang gặp phải khiến suy giảm hiệu suất (hiện tại)
• Cùng tìm giải pháp tháo gỡ, giúp nhân viên phát triển hơn trong công việc (tương lai)

Đặc biệt, thông qua trò chuyện 1:1, bạn cũng sẽ cảm nhận, đánh giá được thái độ trong công việc của nhân viên. Một nhân viên nghiêm túc, tích cực trong công việc sẽ chuẩn bị buổi trò chuyện rất kỹ lưỡng, chu đáo, thậm chí là check-in nháp trước. Ngược lại, một nhân thiếu chuẩn bị, có thái độ tốt với công việc sẽ khiến buổi check-in rất dễ rơi vào im lặng hoặc căng thẳng với các câu hỏi – đáp khiên cưỡng.

Các buổi trò chuyện riêng tư 1:1 có thể giúp cải thiện khả năng giao tiếp, tương tác giữa quản lý và nhân viên

*

Đánh giá thái độ trong công việc của nhân viên là một trong những cơ sở quan trọng để bạn tìm giải pháp tháo gỡ, khai mở và phát huy hiệu suất làm việc của nhân viên. Chỉ khi nhân viên có thái độ làm việc đúng thì họ mới đạt được những bước tiến tích cực trong công việc.

Nếu bạn cần thêm thông tin về đánh giá thái độ trong công việc hay muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Đánh giá thái độ làm việc của nhân viên đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên là gì?

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên là một quy trình, hoạt động thường được các công ty, tổ chức sử dụng để xác định nguồn lực công ty đang được sử dụng hiệu quả ở mức nào để hoàn thành mục tiêu công việc.

Mục tiêu được hoàn thành với thời gian, chi phí, nỗ lực thấp nhất thì có nghĩa là hiệu suất đang ở mức cao nhất, tối ưu với doanh nghiệp. Ngược lại, công ty cần phải bỏ ra rất nhiều thời gian, chi phí, nỗ lực thì có nghĩa là hiệu suất công việc đang ở mức thấp.

Công thức tính hiệu suất cụ thể như sau:

Hiệu suất công việc = Kết quả đạt được / Chi phí bỏ ra

Ví dụ:

Nhân viên tuyển dụng của bạn có mức lương 10 triệu đồng / tháng. Mỗi tháng nhân viên có thể tuyển dụng trung bình 10 nhân viên mới theo yêu cầu. Như vậy hiệu suất ở khâu tuyển dụng của nhân viên là khoảng 1 triệu đồng / 1 nhân viên được tuyển dụng.

Xem xét kết quả đạt được / chi phí bỏ ra cho khâu tuyển dụng nhân sự mới có thể giúp bạn xác định tương đối chính xác hiệu suất công việc của nhân viên tuyển dụng

Tại sao cần đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên?

Các công ty, tổ chức cần thường xuyên đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên nhằm đạt được nhiều lợi ích như:

• Giúp giảm lãng phí, tối ưu hóa nguồn lực trong vận hành công ty, tổ chức
• Giúp giảm được chi phí thông qua việc tối ưu hóa các chi phí bỏ ra về cả thời gian, nỗ lực, tài chính…
• Giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu suất tổng thể nhờ nhân viên thông qua đánh giá hiệu suất sẽ hiểu rõ họ cần sử dụng nguồn lực như thế nào để hoàn thành mục tiêu đề ra
• Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực nhờ thông qua đánh giá, doanh nghiệp sẽ nhận diện được nhóm nhân viên có hiệu suất thấp để tiến hành đào tạo bổ sung hoặc ra quyết định nhân sự: thuyên chuyển vị trí công tác, giảm lương thưởng, sa thải, tuyển dụng mới…
• Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên còn giúp doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Liên tục tối ưu hóa hiệu suất tổng thể sẽ giúp doanh nghiệp vượt trội và dẫn đầu thị trường.

Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, lâu dài cần liên tục tối ưu hóa hiệu suất làm việc của tất cả các bộ phận, phòng ban cho đến từng nhân viên

Phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu một số phương pháp đánh giá tiêu biểu dưới đây:

Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO)

MBO là viết tắt của Management by Objective. Đây là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên thông qua việc xem xét kết quả làm việc của nhân viên với mục tiêu đã được thiết lập.

Áp dụng phương pháp này, nhân viên và nhà quản lý sẽ cùng thiết lập, ghi nhận, giám sát việc thực hiện mục tiêu công trong một chu kỳ, một khoảng thời gian cụ thể.

Xem xét kết quả làm việc thực tế với mục tiêu đã được thiết lập sẽ giúp bạn xác định được hiệu suất của nhân viên

MBO phù hợp sử dụng cho các công ty, tổ chức để hướng tới một số mục tiêu như:

• MBO có thể trở thành thước đo chính xác, khách quan trong đánh giá hiệu suất nhân viên
• Giúp nhân viên nhìn nhận hiệu suất, những nỗ lực công việc của họ trong bức tranh phát triển chung của tổ chức
• Giúp nhân viên liên kết việc thực hiện các mục tiêu riêng lẻ với mục tiêu chung, mục tiêu toàn công ty và từ đó cải thiện hiệu suất, khả năng tập trung nguồn lực của tổ chức
• Giúp cải thiện khả năng tập trung cao độ, sử dụng nguồn lực hiệu quả để đạt được mục tiêu của nhân viên

Đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS)

Thang điểm cố định hành vi (BARS) là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên việc so sánh hiệu suất với các ví dụ cụ thể, được gắn với xếp hạng bằng số liệu.

Kết quả đánh giá hiệu suất công việc được xem xét ở cả góc độ định tính và định lượng. Các nhận định về hiệu suất công việc nhân viên đều gắn với số liệu định lượng và có thể được tổng hợp thành kết quả đánh giá rõ ràng, cụ thể, nhanh chóng.

Kết quả đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên khi áp dụng BARS có thể chuyển hóa thành số liệu cụ thể

BARS sẽ phù hợp để nhà quản lý hướng tới một số mục tiêu như:

• Đánh giá hiệu suất công việc cho doanh nghiệp mình ở diện rộng, cả ở cấp lãnh đạo cho đến từng nhân viên đều có thể đánh giá hiệu suất bằng BARS
• Đánh giá hiệu suất công việc chuẩn xác, nhanh chóng cho những nhóm nhân viên thực hiện những công việc tương đối giống nhau

Phương pháp đánh giá 360 độ

Phương pháp đánh giá 360 độ là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc ghi nhận các ý kiến phản hồi, đánh giá về nhân viên như từ: đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, cấp dưới, các phòng ban, bộ phận khác, cấp dưới, khách hàng, đối tác…

Ph­ương pháp đánh giá 360 độ có thể cung cấp cho nhà quản lý góc nhìn đa chiều về hiệu suất làm việc của nhân viên

Phương pháp đánh giá 360 độ sẽ phù hợp để nhà quản lý hướng tới một số mục đích như:

• Giúp nhà quản lý nhận diện hiệu suất làm việc của nhân viên một cách đa chiều, từ nhiều góc độ đánh giá khác nhau
• Giúp nhân viên hiểu rõ những đóng góp, nỗ lực và hiệu suất công việc của họ được các cá nhân, bộ phận liên quan đánh giá như thế nào

Phương pháp trung tâm đánh giá

Phương pháp trung tâm đánh giá là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên việc tiến hành quan sát, ghi nhận hành vi của nhân viên trong công việc. Nhà quản lý còn có thể đánh giá hiệu suất công việc nhân viên có thể đạt được trong tương lai thông qua các tình huống mô phỏng, giả định.

Nhà quản lý có thể áp dụng phương pháp trung tâm đánh giá để hướng tới mục tiêu xác định hiệu suất, hành vi phù hợp của nhân viên để lựa chọn được đội ngũ quản lý kế cận.

Phương pháp trung tâm đánh giá được áp dụng tại nhiều công ty, trong đó có Philips, Microsoft…

Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí

Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc xem xét tương quan giữa kết quả công việc nhân viên đạt được so với chi phí công ty cần bỏ ra.

Nhà quản lý sẽ sử dụng phương pháp đánh giá dựa trên chi phí nhằm mục đích tối ưu hóa nguồn lực, hiệu suất của tổ chức thông qua căn cứ về chi phí.

Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục

Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM) là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên thông qua việc thiết lập các mục tiêu trong ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thực hiện thường xuyên và kết hợp phản hồi liên tục cho nhân viên. Thông qua việc quản lý hiệu suất liên tục, nhà quản lý sẽ xác định được rõ hiệu suất của nhân viên nhanh chóng, kịp thời và thậm chí gần sát với thời gian thực.

CPM sẽ phù hợp với nhà quản lý hướng đến các mục tiêu như:

• Xác định được hiệu suất của nhân viên nhanh chóng theo thực tế công việc
• Giúp nhân viên chủ động, cải tiến hiệu suất trong cả hiện tại và tương lai
• Thực hiện được cuộc cách mạng trong quản trị hiệu suất với việc tách rời lương thưởng khỏi đánh giá hiệu suất của nhân viên

Phản hồi liên tục cho nhân viên là một trong những đặc điểm của CPM

*

Có thể có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất công việc khác nhau. Thực tế sẽ không có phương pháp đánh giá tốt nhất với mọi doanh nghiệp, tổ chức. Bạn nên lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu suất phù hợp nhất với các đặc thù của doanh nghiệp, tổ chức. Phương pháp đánh giá phù hợp sẽ là phương pháp tối ưu.

Bạn có thể căn cứ theo một số tiêu chí sau để lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu suất:

• Mục tiêu đánh giá
• Đặc thù doanh nghiệp
• Đặc thù nhân viên
• Mục tiêu hướng tới sau đánh giá

Quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Khi bạn đã lựa chọn được phương pháp đánh giá hiệu suất, bạn hãy bắt đầu triển khai đánh giá theo quy trình phù hợp. Bạn có thể tham khảo quy trình 8 bước sau:

Bước 1: Xác định tiêu chí đánh giá 

Bạn cần xác định tiêu chí đánh giá phù hợp với từng vị trí công việc của nhân viên. Bạn sẽ cần giải đáp được câu hỏi: với vị trí công việc này thì nhân viên sẽ cần đáp ứng tiêu chí đánh giá nào?

Ví dụ:

Nhân viên kinh doanh, tiêu chí đánh giá quan trọng cần thiết lập trong đánh giá là doanh thu ký. Tuy nhiên, với nhân viên tuyển dụng, tiêu chí đánh giá cần thiết có thể là tỷ lệ hoàn thành các vị trí tuyển dụng.

Bước 2: Xây dựng biểu mẫu phục vụ đánh giá

Biểu mẫu phục vụ đánh giá được xây dựng chuẩn xác, phù hợp sẽ bạn thực hiện đánh giá nhanh chóng, hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh. Mặt khác, khi đã có chung 1 biểu mẫu để đánh giá nhân viên cùng chung 1 vị trí làm việc sẽ đảm bảo được tính minh bạch, khách quan và công bằng.

Biểu mẫu đánh giá sẽ tập hợp các tiêu chuẩn công việc, quy trình làm việc cũng như những kỳ vọng mục tiêu mà công ty mong muốn nhân viên hướng tới, đạt được.

Bước 3: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp

Nếu bạn mong muốn có cái nhìn đa chiều về hiệu suất nhân viên, bạn có thể lựa chọn phương pháp đánh giá 360 độ. Còn nếu bạn muốn đánh giá nhân viên liên tục và thậm chí là đánh giá theo thời gian thực, bạn có thể lựa chọn phương pháp quản lý hiệu suất liên tục. Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất và mỗi phương pháp sẽ có những ưu điểm, phù hợp với những mục tiêu đánh giá khác nhau.

Bạn có thể tham khảo phần 3 của bài viết này để lựa chọn được phương pháp đánh giá hiệu suất phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Bước 4: Xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá 

Thực tế, kết quả đánh giá sẽ phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm, kỹ năng đánh giá của người đánh giá. Bạn hãy xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá cho họ.

Ví dụ:

Với phương pháp đánh giá theo quản lý hiệu suất liên tục, việc đánh giá nên mang sắc thái trung tính, không gắn với cảm xúc. Bạn không nên chỉ trích nhân viên hay ngược lại là tán dương quá đà với những kết quả công việc nhân viên đạt được.

Hay như nếu áp dụng phương pháp trung tâm đánh giá thì người đánh giá cần được đào tạo, gợi mở về việc đánh giá, ghi nhận những hành vi quan trọng của nhân viên trong công việc.

Khi người đánh giá không hiểu và triển khai đánh giá không phù hợp sẽ dễ dẫn đến những đánh giá hiệu suất sai lệch, không khách quan so với thực tế.

Bước 5: Thông báo cho nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá 

Trước khi bắt đầu đánh giá, bạn cần thông báo cho nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá. Thực tế, không hiếm nhân viên đối diện với các kỳ đánh giá hiệu suất với tâm trạng rất nặng nề, lo lắng. Do đó, việc truyền thông nội bộ rõ ràng, chính xác sẽ giúp nhân viên hiểu rõ và chủ động, tích cực tham gia quá trình đánh giá.

Bên cạnh đó, khi nhân viên hiểu rõ về nội dung và phạm vi đánh giá, họ có thể chuẩn bị trước để đẩy nhanh tiến độ đánh giá.

Ví dụ:

Với phương pháp quản lý hiệu suất liên tục, trước kỳ đánh giá, trước các buổi check-in với quản lý, nhân viên bắt buộc phải thử check-in trước, tự đánh giá trước. Điều đó sẽ giúp buổi check-in diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Bước 6: Tổ chức hoạt động đánh giá

Sau khi đã tiến hành truyền thông nội bộ rõ ràng, bạn hãy tổ chức hoạt động đánh giá đúng kế hoạch. Việc tổ chức hoạt động đánh giá cần lưu ý một số điểm như:

• Đúng thời gian, chu kỳ đánh giá nhân viên
• Đúng đối tượng đánh giá
• Đúng tiêu chí, mục tiêu đánh giá

Bước 7: Phản hồi, ghi nhận

Việc tiến hành đánh giá hiệu suất sẽ khó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu cải thiện hiệu suất tổng thể nếu thiếu đi bước phản hồi, ghi nhận.

Phản hồi ở đây là nhà quản lý sau khi nắm bắt được thực trạng hiệu suất, tình hình triển khai công việc của nhân viên sẽ phản hồi lại ý kiến để giúp nhân viên làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn. Những phản hồi này cũng như những gợi mở, chỉ ra hướng đi để nhân viên tiếp tục suy nghĩ, phát triển công việc của họ.

Còn ghi nhận sau đánh giá là nhân viên có hiệu suất tốt sẽ được thưởng, được xét nâng lương thưởng, phúc lợi, được khen ngợi, biểu dương. Tuy nhiên, việc ghi nhận bằng lương thưởng không gắn với mọi phương pháp đánh giá hiệu suất. Ví dụ như với quản lý hiệu suất liên tục (CPM), nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá không gắn với lương thưởng, phúc lợi mà chỉ tập trung giúp nhân viên cải thiện hiệu suất trong hiện tại và tương lai.

Bước 8: Tổng hợp kết quả và định hướng phát triển

Sau khi hoàn thành đánh giá, kết quả đánh giá cần được tổng hợp lại. Điều này là cần thiết để doanh nghiệp có được cơ sở dữ liệu hiệu suất phục vụ việc đánh giá nhân viên trong chu kỳ tiếp theo.

Mặt khác, kết quả đánh giá còn giúp công ty thiết lập, điều chỉnh định hướng phát triển phù hợp với hiệu suất hiện tại của nhân viên. Nhà quản lý nên căn cứ vào kết quả tổng hợp về đánh giá hiệu suất để xây dựng định hướng phát triển công ty. Đây là một căn cứ đảm bảo được tính khách quan, chính xác để giúp doanh nghiệp hoạch định phương hướng phát triển trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Việc tổ chức hoạt động đánh giá hiệu suất nhân viên cần đảm bảo đúng thời gian, chu kỳ đánh giá; đúng đối tượng đánh giá; đúng tiêu chí, mục tiêu đánh giá

Mẫu đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Mẫu đánh giá hiệu suất là hình thức thể hiện cụ thể của kỳ đánh giá hiệu suất. Bạn nên xuất phát từ mục tiêu đánh giá, đặc thù công ty, của quản lý đánh giá và nhân viên để xác định những tiêu chí cần có của mẫu đánh giá hiệu suất. Về cơ bản, một mẫu đánh giá sẽ cần đảm bảo các tiêu chí như:

• Tránh các yếu tố gây nhầm lẫn, cụ thể, rõ ràng
• Dễ triển khai, dễ thực hiện
• Phù hợp mục tiêu đánh giá
• Giúp tổng hợp kết quả đánh giá nhanh chóng, dễ dàng
• Đảm bảo yếu tố định lượng, tránh các yếu tố chủ quan, cảm tính

Bạn có thể tham khảo một số mẫu đánh giá hiệu suất công việc dưới đây:

Lưu ý trong quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên là điều không hề dễ dàng. Bạn nên lưu ý một số chi tiết dưới đây khi triển khai đánh giá

• Tần suất đánh giá: Theo cách đánh giá truyền thống, tần suất đánh giá thường sẽ theo chu kỳ quý, 2 lần / năm hoặc thậm chí là 1 lần / năm. Tần suất đánh giá này khó giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được nhanh chóng, kịp thời thực tế hiệu suất của nhân viên. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện đã chuyển sang đánh giá hiệu suất theo phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM).

Với CPM, nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá hiệu suất hàng tuần và có thể giúp nhân viên cải thiện hiệu suất ngay trong hiện tại và tương lai.

• Đánh giá chính xác: Khách quan và minh bạch được xem là nguyên tắc hàng đầu để đảm bảo việc đánh giá hiệu suất nhân viên đạt được kết quả đánh giá chính xác. Và chỉ khi công ty bạn có được kết quả đánh giá chính xác thì bạn mới có thể thiết lập, xác định hay điều chỉnh kế hoạch phát triển, tối ưu hóa nguồn lực tổ chức một cách phù hợp, kịp thời.
• Đánh giá hiệu suất làm việc hiệu quả: Quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên chỉ được xem là đạt được hiệu quả khi mang đến cơ sở mới để người quản lý thiết lập được mục tiêu mới cho nhân viên. Đồng thời, thông qua đánh giá, nhân viên có được nhận thức tích cực về công việc như: mình cần hoàn thiện gì? cố gắng như thế nào về kiến thức, kỹ năng, thái độ trong công việc để đạt được mục tiêu, sự kỳ vọng tổ chức hướng tới.

*

Trên đây, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu về đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc đánh giá hiệu suất thực tế không hề xa lạ với các công ty, tổ chức. Đây là hoạt động thường được tổ chức triển khai định kỳ, thường xuyên. Tuy nhiên, để đánh giá hiệu suất chuẩn xác, đúng hướng, phù hợp và đạt được hiệu quả là điều không hề dễ dàng đạt được.

Hi vọng những thông tin trên hữu ích, giúp ích được cho bạn trong kỳ đánh giá hiệu suất nhân viên tiếp theo. Nếu bạn cần thêm thông tin về đánh giá hiệu suất nhân viên hay cần tư vấn về phần mềm hỗ trợ đánh giá hiệu suất nhân viên GoalF, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Phần mềm GoalF có thể hỗ trợ bạn đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên nhanh chóng, chuẩn xác, giảm thiểu các nỗ lực trong triển khai thực hiện đánh giá

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết 6 phương pháp và quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

4 ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc đối với nhà quản lý

Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động được tiến hành thường xuyên, định kỳ ở các công ty, tổ chức. Ở góc độ nhà quản lý, đánh giá công việc của nhân viên có thể đem lại nhiều giá trị, ý nghĩa cho công tác quản lý.

Đánh giá thực tế quá trình làm việc của nhân viên

Xác định thực tế công việc – Đánh giá thực hiện công việc có thể giúp nhà quản lý nắm bắt, đánh giá được thực tế quá trình làm việc của nhân viên. Có được điều đó là nhờ kết quả đánh giá sẽ phản ánh tương đối chuẩn xác thực tế thực hiện công việc của nhân viên. Nhân viên đang thực hiện công việc đạt hiệu suất tốt, hướng đến mục tiêu công ty kỳ vọng hay đang làm việc thiếu hiệu quả đều sẽ được phản ánh qua đánh giá thực hiện công việc.

Sẽ thật khó để một nhân viên làm việc cầm chừng, đối phó nhưng kết quả đánh giá công việc lại ở hạng A+ được. Ngược lại, những nhân viên luôn nỗ lực và đạt được kết quả công việc tốt cũng sẽ được ghi nhận kết quả thông qua quá trình đánh giá.

Xem xét quá trình làm việc – Việc đánh giá công việc của nhân viên ngoài ra còn giúp nhà quản lý nhìn nhận được cả quá trình làm việc của nhân viên. Ở góc độ này, việc đánh giá công việc không chỉ xem xét ở kết quả công việc mà còn ở quá trình làm việc.

Ví dụ:

Một nhân viên kinh doanh có kết quả công việc tốt, ký được nhiều hợp đồng giá trị nhưng quá trình làm việc đã vi phạm những giá trị, chuẩn mực công ty đề ra cũng rất khó được đánh giá tốt. Chẳng hạn như nhân viên tận dụng dữ liệu khách hàng của công ty để trục lợi cho hoạt động kinh doanh riêng hay thậm chí là cấu kết với công ty đối thủ để thông thầu… Như vậy, những kết quả kinh doanh đạt được trong hiện tại của nhân viên có thể là tốt trong nhất thời nhưng quá trình làm việc vi phạm nhiều chuẩn mực như vậy sẽ tiềm ẩn gây hại cho công ty bạn nhiều hơn trong dài hạn.

Thực tế quá trình làm việc của nhân viên sẽ được phản ánh qua kết quả đánh giá

Kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc

Có khi nào bạn cảm thấy rất rối trước các báo cáo công việc tuần của nhân viên hay không?

Báo cáo tuần, thậm chí báo cáo ngày của nhân viên rất tốt, đầy đủ nỗ lực nhưng công việc đến hạn không được hoàn thành như kỳ vọng.

Ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc là có thể giúp nhà quản lý kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên. Thay vì bị động chờ nhân viên báo cáo tiến độ công việc thì nhà quản lý có thể đánh giá thường xuyên để kiểm soát tiến độ công việc.

Khi bạn giao việc cho nhân viên, bạn cần có sự kiểm soát về tiến độ thực hiện và hoàn thành công việc. Muốn đạt được hiệu quả kiểm soát đó, nhà quản lý cần thực hiện đánh giá công việc của nhân viên theo chu kỳ hợp lý.

Ví dụ:

Với nhân viên kinh doanh B2B thì chu kỳ đánh giá công việc có thể theo tháng hoặc quý. Bởi vì, đặc thù của kinh doanh B2B cần có thời gian khá dài để nhân viên chốt được một hợp đồng. Thậm chí, với sản phẩm là hệ thống phần mềm nhân sự chẳng hạn, một nhân viên kinh doanh một năm có khi chỉ chốt được từ 5 – 10 hợp đồng đã được đánh giá ở mức tốt, hoàn thành công việc.

Còn với nhân viên kinh doanh B2C, do đặc thù kinh doanh với tần suất chốt hợp đồng lớn nên chu kỳ đánh giá công việc có thể theo tuần, tháng. Hàng tuần bạn có thể đánh giá công việc của nhân viên kinh doanh để kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên.

Kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc sẽ giúp công ty bạn có căn cứ tối ưu hóa chi phí, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực

Giúp lập kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh cũng như phát triển nhân sự

Lập kế hoạch phát triển – Đánh giá thực hiện công việc nhân viên có thể giúp nhà quản lý có căn cứ chuẩn xác, khách quan để thiết lập kế hoạch phát triển cho công ty trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Ví dụ:

Nhân sự công ty đang thiếu, yếu, chưa đủ đảm nhận công việc thì công ty có thể chấp nhận giảm doanh thu trong một thời gian ngắn để tập trung cải thiện nguồn nhân lực công ty. Việc mở rộng quy mô, mở thêm các chi nhánh quá nhanh, quá nóng khi nhân lực không đảm bảo chất lượng sẽ dẫn đến những thiệt hại và ảnh hưởng hình ảnh công ty trong dài hạn.

Lập kế hoạch kinh doanh – Kết quả đánh giá công việc cũng giúp nhà quản lý có thể lên kế hoạch kinh doanh chuẩn xác, phù hợp thực tế hơn. Kế hoạch kinh doanh được xây dựng dựa trên căn cứ đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thường sát thực tế, chuẩn xác và phù hợp.

Ví dụ:

Nhân sự ở khu vực các tỉnh thành phía Bắc ít bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh nên vẫn duy trì được kết quả công việc tốt. Còn với nhân sự ở khu vực phía Nam do tình trạng dịch ngày càng căng thẳng nên khó khăn trong việc chốt hợp đồng với khách hàng. Trước thực tế đó, công ty có thể lên kế hoạch tập trung nguồn lực phát triển kinh doanh, triển khai dự án cho các tỉnh miền Bắc trong giai đoạn trước mắt.

Phát triển nhân sự – Thông qua đánh giá thực hiện công việc nhân viên, nhà quản lý có thể đảm bảo công tác phát triển nhân sự đang được thực hiện minh bạch, phù hợp, đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp. Việc được trao đúng người và người được sắp xếp đúng vị trí công việc.

Ví dụ:

Thông qua đánh giá công việc, bạn nhận thấy có những nhân viên có chuyên môn xuất sắc, có ảnh hưởng và tác động tích cực đến những nhân viên khác. Vậy bạn có thể đề xuất thăng chức, sắp xếp vị trí quản lý cho nhân viên.

Nhân sự là một trong những nguồn lực cốt lõi giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn

Có thể căn cứ để điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu nếu cần thiết

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Đặt tình huống:

Công ty của bạn vừa trải qua một đợt biến động nhân sự lớn. Theo đó, 20% các quản lý cấp cao, cấp trung xin nghỉ việc. Lúc này, bạn tiến hành đánh giá công việc của nhân viên còn lại và nhận thấy việc thực hiện công việc đang không hiệu quả, gặp nhiều trục trặc do chất lượng nhân sự không đảm bảo ngay được vị trí thiếu hụt.

Từ kết quả đánh giá công việc đó, bạn có thể tiến hành điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu công ty hướng tới cho giai đoạn trước mắt.

Qua ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy: Ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc là giúp doanh nghiệp nhận diện được những nguy cơ tiềm ẩn trước mắt và có được bước chuyển, thích nghi nhanh chóng, phù hợp hơn với thực tế.

Thực tế quản trị doanh nghiệp có thể phát sinh rất nhiều tình huống khác nhau. Do đó, việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là quy trình không thể thiếu nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhận diện tình hình và điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu nếu cần thiết.

Thay đổi kế hoạch, mục tiêu kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua được những thử thách, nguy cơ tiềm ẩn

5 ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên

Nhiều nhân viên đối diện với các kỳ đánh giá thực hiện công việc với tâm trạng rất nặng nề, lo lắng. Thực tế, đánh giá công việc hoàn toàn có thể đem lại nhiều lợi ích cho chính nhân viên.

Đảm bảo lợi ích cho người lao động

Đánh giá công việc phù hợp, chuẩn xác sẽ giúp công ty kịp thời ghi nhận, đánh giá chuẩn xác về những nỗ lực, kết quả công việc nhân viên đạt được. Qua đó, người lao động sẽ đảm bảo được lợi ích chính đáng, tương xứng với kết quả công việc.

Ví dụ:

Nhân viên tuyển dụng trong quý II và quý III-2021 đã đảm bảo tuyển dụng đúng, đủ, kịp thời các vị trí nhân sự theo yêu cầu của các bộ phận, phòng ban yêu cầu. Dù dịch bệnh bùng phát nhưng nhân viên đã nghĩ được nhiều cách khắc phục như đăng tuyển, trao đổi, phỏng vấn, thỏa thuận hợp đồng online với ứng viên. Đặc biệt, nhân viên đã sáng tạo nội dung có tính lan tỏa giúp hình ảnh, thương hiệu tuyển dụng của nhân viên được cải thiện tích cực. Vậy với kết quả công việc tốt, nhân viên xứng đáng được xét tăng lương thưởng, phúc lợi, ghi nhận kết quả công việc trong đợt đánh giá hiệu suất vào tháng 9/2021.

Thực tế, các đợt đánh giá công việc với nhiều nhân viên có thể rất áp lực. Nhưng ngược lại, với một số nhân viên khác thì đây lại là cơ hội để những nỗ lực, đóng góp trong công việc của họ được ghi nhận, họ được đảm bảo lợi ích xứng đáng với thành tích vượt trội của mình.

Các kỳ đánh giá công việc theo cách truyền thống thường gắn với việc điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên

Biết được điểm mạnh, điểm yếu để thực hiện công việc tốt hơn

Thông qua đánh giá công việc, nhân viên sẽ nhìn nhận được điểm mạnh, điểm yếu của mình. Kết quả đánh giá, những phản hồi đa chiều từ đồng nghiệp, quản lý trực tiếp. khách hàng, đối tác… sẽ giúp nhân viên hiểu hơn họ mạnh ở điều gì và cần cải thiện thêm ở điều gì. Và qua đó, nhân viên có thể tìm được những phương án, giải pháp để thực hiện công việc tốt hơn.

Ví dụ:

Lập trình viên A có kết quả công việc, chuyên môn tốt. Nếu các lập trình viên khác cần 16 tiếng để thiết lập một màn hình phân hệ tính năng thì A chỉ cần trung bình khoảng 14 tiếng. Tuy nhiên, A là người trầm mặc, ít nói, ít giao tiếp với người khác nên không tạo được thiện cảm với khách hàng khi khách hàng yêu cầu hỗ trợ online.

Ở góc độ nhà quản lý, bạn có thể trao đổi sau đánh kỳ đánh giá công việc với A để A hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mình. Từ đó, bạn có thể đề nghị A cải thiện, điều chỉnh việc giao tiếp với khách hàng thân thiện hơn.

Mọi nhân viên đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng và họ có thể hiểu rõ hơn các yếu tố này thông qua đánh giá công việc

Nhân viên biết được mình đã làm được những gì trong công việc

Việc đánh giá công việc còn giúp nhân viên biết rõ hơn họ đã làm được những gì, đã có đóng góp gì cho công việc, mục tiêu chung của công ty.

Nhân viên thực hiện công việc hàng ngày và có thể họ chỉ nhìn nhận được “mảng màu” họ “vẽ” hàng ngày. Thông qua đánh giá công việc, nhân viên có thể nhìn nhận được một bức tranh tổng thể, lớn hơn. Nhân viên thông qua đánh giá sẽ hiểu rõ công việc họ đang thực hiện đóng góp như thế nào, đóng góp bằng cách nào vào mục tiêu chung. Và từ đó, nhân viên sẽ có thêm động lực để đạt được hiệu suất, hiệu quả công việc cao hơn, vượt trội hơn.

Ví dụ:

Nhân viên tuyển dụng chỉ nhìn thấy việc họ cần nỗ lực tuyển dụng đủ số lượng, đúng thời gian các vị trí nhân sự các phòng ban công ty đề xuất tuyển. Thông qua đánh giá công việc, nhân viên sẽ còn nhìn nhận được việc họ tuyển dụng nhân sự tốt đã giúp công ty rút ngắn được 10% thời gian ra mắt phiên bản sản phẩm mới.

Ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc là giúp nhân viên nhìn nhận được bức tranh toàn cảnh về những đóng góp trong công việc của họ

Giải pháp cho những công việc chưa thực hiện tốt

Mục đích cuối cùng của đánh giá thực hiện công việc chắc chắn không phải chỉ nhằm đánh giá. Mục đích đánh giá cũng không phải nhằm để có căn cứ xét tăng lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Mục đích cốt lõi của đánh giá thực hiện công việc cần hướng tới với doanh nghiệp là nhằm tối ưu hóa nguồn lực tổ chức.

Điều đó có nghĩa là nhân viên thông qua đánh giá sẽ nhận diện được những công việc họ đang thực hiện chưa tốt và quan trọng hơn là họ biết cần phải làm gì, thực hiện giải pháp nào để cải thiện công việc hiện tại.

Ví dụ:

Nhà quản lý có thể tiến hành đánh giá thực hiện công việc với nhân viên sáng tạo nội dung. Khi có kết quả đánh giá, nhà quản lý và nhân viên có thể tiến hành đối thoại, trao đổi thẳng thắn về kết quả đánh giá. Tại buổi trao đổi này, nhà quản lý cũng có thể đưa ra những lời khuyên để giúp nhân viên có thể thực hiện tốt hơn công việc, khắc phục được những thiếu sót, điểm yếu hiện tại.

Kết quả đánh giá thực hiện công việc có thể được sử dụng để giúp cả quản lý và nhân viên tìm được giải pháp xử lý công việc tốt hơn

Giúp nhân viên có thái độ tốt hơn

Một doanh nghiệp không tiến hành đánh giá thực hiện công việc sẽ dễ dẫn đến việc nhân viên có thái độ làm việc không đúng mực. Nhân viên có thể làm việc đối phó, cầm chừng, thậm chí trở thành những “zombie công sở” chỉ chờ hết tháng lĩnh lương.

Việc thực hiện đánh giá công việc là cách truyền thông tốt để lãnh đạo công ty gửi đi thông điệp về những chuẩn mực, kỳ vọng trong việc mà công ty mong muốn nhân viên đạt được. Nếu nhân viên không đạt được mục tiêu công việc thì tất yếu họ sẽ phải tiến hành đào tạo bổ sung, giảm lương thưởng, thuyên chuyển vị trí công việc, thậm chí bị sa thải…

Kết quả đánh giá thực hiện công việc là căn cứ giúp nhân viên hiểu rõ họ đang thực hiện công việc đạt kỳ vọng hay chưa đạt kỳ vọng của công ty. Từ đó, họ sẽ điều chỉnh thái độ với công việc phù hợp, tốt hơn.

Thái độ tích cực trong công việc sẽ góp phần giúp nhân viên của bạn gia tăng các hành vi tích cực, gia tăng hiệu quả, hiệu suất, khả năng phối hợp trong công việc

Đưa ra giải pháp cho những công việc chưa thực hiện tốt

Kết luận

Ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc là giúp nhà quản lý và nhân viên gia tăng được tương tác, phản hồi và hiểu về công việc đang thực hiện hơn. Từ đó, nhà quản lý sẽ kịp thời có những quyết định phù hợp, chính xác để ghi nhận nỗ lực công việc của nhân viên, để khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc.

Nhân viên thông qua đánh giá thực hiện công việc cũng sẽ điều chỉnh được thái độ, hành vi trong công việc của mình để đạt được mục tiêu, kỳ vọng của công ty.

Có thể coi quy trình đánh giá thực hiện công việc cũng như một thước gióng giúp cả quản lý và nhân viên cùng cân chỉnh được những “xô lệch” trong công việc hiện tại (nếu có). Và từ đó, hiệu suất, hiệu quả công việc tổng thể của công ty và nhân viên sẽ được cải thiện tích cực.

Nếu bạn cần nhận thêm thông tin về đánh giá thực hiện công việc hay cần tư vấn phần mềm hỗ trợ đánh giá công việc GoalF, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của GoalF ngay hôm nay. Đội ngũ GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết 9 ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc với doanh nghiệp đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Tìm hiểu thêm:

• Đánh giá công việc HIỆU QUẢ – 6 điều nhà quản lý cần biết
• Quy trình đánh giá công việc nhân viên qua 6 bước

Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục CPM

Quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM) là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi liên tục cho nhân viên.

Phản hồi liên tục cho nhân viên là một trong những đặc điểm của CPM

Khả năng ứng dụng phù hợp

CPM phù hợp với các công ty mong muốn:

• Hướng đến sự chủ động, cải tiến hiệu suất công việc của nhân viên trong hiện tại và tương lai
• Muốn thực hiện cuộc cách mạng trong quản trị hiệu suất với việc tách rời lương thưởng khỏi đánh giá công việc

Ưu điểm

CPM có thể đem tới cho công ty của bạn nhiều lợi ích vượt trội như:

• Tăng sự chủ động của nhân viên: Nhân viên có thể chủ động thiết lập mục tiêu cá nhân viên kết với mục tiêu của phòng ban và toàn công ty. Đồng thời những phản hồi liên tục của quản lý cũng sẽ giúp nhân viên liên tục tối ưu hóa và chủ động hơn với công việc. Thực tế, không nhân viên nào mong muốn liên tục nhận những phản hồi tiêu cực về chất lượng công việc nên họ sẽ chủ động hơn với công việc.
• Tăng cường sự tương tác giữa quản lý và nhân viên: Quán trình trao đổi, đối thoại 1 – 1 liên tục giữa quản lý và nhân viên sẽ giúp tương tác giữa 2 bên được cải thiện tích cực. Quản lý sẽ nắm rõ được nhân viên của mình đang làm việc như thế nào. Còn nhân viên cũng sẽ nhận được những phản hồi kịp thời, hữu ích từ quản lý để cải thiện công việc.
• Cung cấp dữ liệu kịp thời, tránh chệch hướng, rủi ro: Thay vì 3, 6 hay thậm chí là 12 tháng nhân viên mới được đánh giá, nhận phản hồi từ phía quản lý thì CPM giúp nhân viên nhận được dữ liệu kịp thời và tránh chệnh hướng, rủi ro khi thực hiện mục tiêu. Điều này đặc biệt quan trọng, nhất là khi có những biến động to lớn ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu, ví dụ như dịch bệnh bùng phát.
• Giúp nhân viên gắn bó hơn với công ty: Nhân viên được phản hồi, đánh giá liên tục và sẽ cải thiện được hiệu quả công việc. Từ đó, họ sẽ có cảm giác hài lòng, gắn bó với công việc hiện tại hơn. Mặt khác, với CPM, nhân viên sẽ được đánh giá đúng, khách quan và công bằng cho những nỗ lực công việc họ bỏ ra theo thời gian thực. Cảm giác được ghi nhận, được trở thành người chiến thắng các mục tiêu sẽ giúp nhân viên thăng hoa, làm việc đầy cảm xúc.

Nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng: nhân viên có buổi trao đổi với quản lý về các mục tiêu công việc trong 6 tháng qua sẽ gia tăng mức độ gắn bó với công ty hơn 2,8 lần so với thông thường. Còn những nhân viên nhận phản hồi từ quản lý hàng ngày sẽ gia tăng mức độ gắn bó với công ty hơn gấp 3 lần.

Tìm hiểu thêm: 10 kỹ năng phản hồi HIỆU QUẢ trong công việc

Nhược điểm

Theo cách đánh giá công việc truyền thống, nhân viên luôn kỳ vọng các đợt đánh giá công việc là những đợt được xét tăng lương, thưởng, phúc lợi vào hàng quý, 6 tháng hay hàng năm. CPM tách rời khỏi lương thưởng nên có thể khiến nhân viên cảm thấy hụt hẫng nếu công ty không có chính sách thưởng đi kèm.

Mẫu đánh giá

Cách tiến hành đánh giá

Để CPM đạt hiệu quả cao, triển khai đúng hướng ngay từ đầu, bạn có thể tham khảo cách tiến hành theo các bước như sau:

• Thiết lập mục tiêu: Khi thiết lập mục tiêu cho nhân viên, bạn cần đảm bảo mục tiêu rõ ràng, minh bạch, có tính thử thách nhưng không quá thách thức. Mục tiêu cần có sự cam kết thực hiện của nhân viên. Nếu mục tiêu quá rộng, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu thành từng giai đoạn và phản hồi liên tục cả tích cực và tiêu cực cho nhân viên.
• Check-in thường xuyên và xem đây là kỷ luật: Bạn hãy cùng nhân viên tiến hành các cuộc đối thoại, trao đổi thẳng thắn 1 – 1 để biết rõ tiến độ, chất lượng công việc và đưa ra phản hồi công việc kịp thời. Khi tiến hành check-in, bạn hãy xem những phản hồi của mình như những món quà giúp nhân viên có thể cải tiến công việc hiệu quả hơn. Bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, trung hòa, không nên hồ hởi chúc mừng và ngược lại cũng không nên chỉ trích những sai lầm công việc của nhân viên.Công thức để bạn tiến hành check-in sẽ bao gồm các bước: kiểm tra quá khứ; xem xét hiện tại; hướng tới tương lai và kiểm tra mục tiêu mới.
• Phản hồi liên tục, 360 độ: Phản hồi liên tục và ghi nhận phản hồi từ nhiều hướng, 360 độ về chất lượng công việc của nhân viên sẽ góp phần giúp công ty của bạn xây dựng được môi trường làm việc minh bạch, hiệu suất cao.

Phản hồi ở đây không phải là khen chê gắn với cảm xúc của nhà quản lý mà phản hồi là đưa ra ý kiến để giúp nhân viên cải tiến công việc. Do đó, phản hồi thường nên mang sắc thái trung tính, bình hòa.

Khi phản hồi, bạn nên lưu ý phản hồi gắn liền với mục tiêu, phản hồi liên tục theo tần suất cố định, ví dụ như hàng tuần. Phản hồi cần cả góc độ tích cực và tiêu cực với sự thẳng thắn, công bằng để giúp nhân viên tiến bộ. Bạn cũng cần giúp nhân viên biết được kết quả công việc họ đang thực hiện là tốt hay chưa tốt, đã đúng quy trình, hướng đến mục tiêu công ty đề ra hay chưa.

Để việc phản hồi, ghi nhận ý kiến 360 độ đạt được hiệu quả, bạn nên lưu ý tiến hành đối thoại 1 – 1, ghi nhận ý kiến đảm bảo bảo mật thông tin. Nhân viên được góp ý riêng tư sẽ dễ dàng tiếp nhận, khắc phục các sai sót hơn là công bố công khai toàn công ty.

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

Adobe đã tiến hành quản lý hiệu suất liên tục vào năm 2012. Thay vì quản lý, đánh giá nhân viên theo cách truyền thống, Adobe đã tiến hành  check-in và phản hồi liên tục với nhân viên hàng tuần, hàng tháng. Việc chuyển hướng quản lý này đã giúp nhân viên của Adobe liên tục nhận được các phản hồi hữu ích giúp tối ưu hóa công việc, giúp việc thực hiện mục tiêu công việc đúng hướng, hiệu quả hơn.

Cargill là một nhà sản xuất, phân phối thực phẩm của Mỹ vào năm 2012 cũng đã tiến hành chuyển sang quản lý hiệu suất hàng ngày. Cargill khi đó đã loại bỏ các biểu mẫu đánh giá, xếp hạng công việc của nhân viên hàng năm. Thay vào đó, các quản lý của Cargill đã thường xuyên trò chuyện, phản hồi giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Kết quả: 70% nhân viên đánh giá những phản hồi theo cách quản lý hiệu suất liên tục đã giúp họ cải thiện hiệu suất công việc đáng kể.

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

MBO (Management by Objectives) là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc quản lý công việc theo mục tiêu. Thực hiện phương pháp này, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau thống nhất thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu sẽ thực hiện trong chu kỳ công việc tiếp theo, trong một khoảng thời gian cụ thể.

MBO hướng sự tập trung, nỗ lực trong công việc của nhân viên vào các mục tiêu có tính SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan, giới hạn thời gian). Kết thúc chu kỳ công việc đã đề gia, nhà quản lý sẽ đánh giá chất lượng hiệu quả công việc của nhân viên so với mục tiêu đã đề ra ban đầu.

Tìm hiểu thêm: Chu kỳ đánh giá nhân viên

Với MBO, nhân viên của bạn có thể tập trung nguồn lực cho các mục tiêu cụ thể

Khả năng ứng dụng phù hợp

MBO phù hợp sử dụng cho các công ty, tổ chức để hướng tới một số mục tiêu như:

• Sử dụng làm thước đo khách quan, chính xác trong đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc của nhân viên
• Xem xét những nỗ lực, đóng góp công việc của nhân viên trong một bức tranh chung của sự phát triển tổ chức
• Giúp nhà quản lý giám sát được các mục tiêu riêng lẻ ở cấp nhân viên có thể liên kết với mục tiêu chung của các phòng ban, bộ phận và toàn công ty
• Giúp toàn bộ nhân viên cùng hướng tới đạt mục tiêu chung của công ty

MBO có thể áp dụng cho nhiều công ty lớn, nhỏ với các quy mô khác nhau. Phần khó nhất khi ứng dụng MBO vào thực tế quản trị doanh nghiệp là thiết lập quá trình giao tiếp, tương tác phù hợp giữa nhân viên và người quản lý. Khi nhân viên và nhà quản lý có sự tương tác tốt, cùng thiết lập được mục tiêu phù hợp thì MBO sẽ vận hành bước đầu trơn tru.

Thực tế sử dụng MBO tại các doanh nghiệp có thể có những ý kiến trái chiều, đánh giá MBO quá tập trung vào các mục tiêu mà thiếu đi yếu tố con người trong công việc. Tuy nhiên, khi nhà quản lý đã giải quyết được vấn đề giao tiếp, tương tác giữa nhân viên và nhà quản lý thì MBO sẽ được ứng dụng, vận hành thông suốt, đầy cảm hứng và hiệu quả.

Ưu điểm

MBO có thể giúp công ty của bạn đạt được nhiều ưu điểm, lợi thế vượt trội như:

• MBO giúp nhân viên gia tăng động lực, trách nhiệm làm việc vì họ được chủ động thiết lập mục tiêu cùng nhà quản lý
• Khi triển khai công việc, nhân viên cũng sẽ nhìn nhận được những đóng góp của mình vì mục tiêu cá nhân luôn liên kết với mục tiêu của công ty
• Cung cấp được cho nhà quản lý một công cụ đo lường, đánh giá chuẩn xác để xem xét chất lượng công việc của nhân viên so với mục tiêu đã đề ra
• Giúp tối ưu hóa, sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức trong một chỉnh thể các nỗ lực, phối hợp hành động hướng đến mục tiêu chung
• Góp phần kiến tạo môi trường làm việc cởi mở và minh bạch hơn vì tất cả nhân viên đều rõ về vai trò của mình trong kế hoạch hành động chung
• Cơ cấu tổ chức của công ty cũng sẽ dần được tối ưu khi áp dụng MBO vì cơ cấu tổ chức sẽ được thiết lập phù hợp với việc vận hành và đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra
• Kết quả thực hiện MBO còn giúp công ty có thể kiểm soát tốt hơn, cải thiện, điều chỉnh những mặt còn hạn chế
• Thực hiện MBO giúp chính nhân viên dần trưởng thành, phát triển các kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng làm việc của mình.

Nhược điểm

• Phương pháp khi áp dụng bắt buộc phải có sự hỗ trợ của các cấp quản lý để đạt được hiệu quả, giúp nhân viên tham gia đóng góp vào mục tiêu chung
• MBO có thể trở thành áp lực với nhân viên nếu mục tiêu quá tham vọng vì MBO được xem là thành công khi nhân viên hoàn thành 100% mục tiêu
• MBO chỉ đánh giá theo năng suất nên sẽ khó đánh giá được các công việc mang tính sáng tạo, khó định lượng
• Tiêu tốn nhiều thời gian, nỗ lực để họp bàn, triển khai, áp dụng MBO
• Chỉ phù hợp áp dụng với các mục tiêu ngắn hạn, 6 tháng đến 1 năm vì MBO sẽ khó kiểm soát và phù hợp với các mục tiêu dài hạn, ví dụ 5 – 10 năm
• Nhân viên thường sẽ chỉ quan tâm đến các mục tiêu ngắn hạn thay vì các mục tiêu cốt lõi, lâu dài
• Nếu quản lý áp dụng MBO một cách máy móc, áp đặt sẽ làm giảm tinh thần làm việc, hiệu suất, khả năng sáng tạo của nhân viên
• Gặp khó khăn khi tích hợp MBO với các hệ thống quản lý, quản trị doanh nghiệp khác như hệ thống lập ngân sách, dự báo…
• Luôn cần theo dõi, tương tác thường xuyên mới có thể vận hành thông suốt
• Khả năng thích ứng, biến đổi mục tiêu kém vì mục tiêu áp dụng theo MBO có chu kỳ khoảng 6 tháng đến 1 năm
• Sẽ khó phát huy hiệu quả nếu công ty có quy trình quản lý chưa chặt chẽ, chuyên nghiệp và quản lý, nhân viên không đồng lòng thực hiện
• Thời gian thực hiện MBO rất dài, có thể tới 3 – 5 năm để triển khai được MBO đúng cách, đầy đủ.

Mẫu đánh giá

Cách tiến hành đánh giá

Áp dụng MBO, nhà quản lý có thể tiến hành đánh giá theo quy trình 4 bước như sau:

• Thiết lập mục tiêu: Công ty bạn trước hết cần thiết lập mục tiêu theo 6 tháng hoặc 1 năm. Thông thường các mục tiêu MBO sẽ được thiết lập thông qua các buổi họp Ban lãnh đạo, họp chiến lược công ty.
• Kế hoạch hành động: Khi đã xác định được mục tiêu, bạn sẽ cần cụ thể hóa mục tiêu đó bằng những hành động, những bước thực hiện cụ thể.
• Theo dõi tiến độ: Bạn cần ghi nhận, giám sát và theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu để có những điều chỉnh, thay đổi, ứng phó kịp thời.
• Đánh giá hiệu suất: Kết thúc chu kỳ MBO thông thường là 6 tháng hoặc 1 năm, bạn sẽ xem xét kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra ban đầu. Chính việc so sánh này sẽ giúp bạn nắm bắt được hiệu suất, chất lượng công việc nhân viên đang thực hiện ở mức nào.

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

• Từ những năm 1990, MBO đã được sử dụng tại các tập đoàn lớn tại Nhật Bản để làm cơ sở của hệ thống thành quả dựa trên hiệu suất (Seika-Shugi). Seika-Shugi sẽ sử dụng các mục tiêu cụ thể, rõ ràng để đo lường hiệu suất, chất lượng công việc nhân viên đạt được. Seika-Shugi hiểu theo cách đơn giản là nhân viên làm được bao nhiêu sẽ hưởng được bấy nhiêu. Nhân viên sẽ làm việc theo nhu cầu và hưởng theo năng lực.

• Walmart – gã khổng lồ trong ngành bán lẻ đã sử dụng MBO để quản lý hiệu suất của hệ thống.

Phương pháp đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số trọng yếu – KPIs

KPI (Key Performance Indicator) là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc theo dõi chỉ số đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. KPI được áp dụng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo thời gian cụ thể, xác định.

KPI có thể cung cấp cho bạn những kết quả đánh giá định lượng cụ thể

Khả năng ứng dụng phù hợp

Áp dụng KPI không đòi hỏi yêu cầu về quy mô công ty. Dù công ty của bạn là công ty lớn, vừa hay nhỏ thì cũng có thể áp dụng KPI trong quản trị doanh nghiệp.

Ưu điểm

• KPI có sự liên kết với các mục tiêu chiến lược, phân bổ nguồn lực của công ty. Qua đó, KPI có thể giúp bạn nắm bắt được chất lượng, hiệu suất làm việc của các bộ phận, phòng ban và cho đến từng nhân viên.
• Các chỉ số KPI thường cung cấp cho nhà quản lý những con số định lượng. Từ các con số kết quả này, nhà quản lý có thể nhìn nhận được những ưu, nhược điểm trong vận hành, triển khai công việc để điều chỉnh khắc phục.
• Kết quả đánh giá công việc KPI đem lại rất cụ thể, rõ ràng.

Nhược điểm

• KPI sẽ phản ánh những kết quả, mục tiêu công ty, nhà quản lý mong muốn nhân viên đạt được. KPI sẽ chỉ được xem là thành công khi nhân viên hoàn thành 100%. Do đó, KPI có thể sẽ tạo nên áp lực rất lớn lên nhân viên nếu mục tiêu vượt quá khả năng, nguồn lực họ có.

Cách tiến hành đánh giá

KPI thường được thực hiện theo quy trình các bước như sau:

• Xác định hiệu suất công việc mong muốn đo lường
• Thiết lập mục tiêu cho hiệu suất
• So sánh hiệu suất hiện tại với mục tiêu xác định
• Đánh giá lại hiệu suất theo một chu kỳ thường xuyên

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

Google, Amazon và Intel đều là những công ty đã từng áp dụng KPI vào quản trị doanh nghiệp. KPI đã góp phần giúp các công ty này tiến mục tiêu và tầm nhìn đề ra.

Phương pháp đánh giá thang điểm cố định hành vi – BARS

Thang điểm cố định hành vi (BARS) là phương pháp đánh giá dựa trên việc so sánh hiệu suất công việc của nhân viên với các ví dụ cụ thể, được gắn với xếp hạng bằng số liệu.

Nhà quản lý sẽ sử dụng BARS để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên theo cả cách định tính và định lượng. Mỗi nhận định về hiệu suất công việc đều gắn với các số liệu nên nhà quản lý có thể tổng hợp kết quả nhận định hiệu suất thành số liệu định lượng một cách rõ ràng.

Kết quả đánh giá nhân viên khi áp dụng BARS có thể chuyển hóa thành số liệu cụ thể

Khả năng ứng dụng phù hợp

Các doanh nghiệp dù quy mô lớn, vừa hay nhỏ đều có thể sử dụng BARS để đánh giá hiệu suất công việc của công ty mình. Diện đánh giá của BARS có thể phủ khắp từ lãnh đạo cấp cao cho đến các nhân viên ở từng phòng ban, bộ phận.

Tuy nhiên, đánh giá thang điểm cố định hành vi sẽ phù hợp trong việc đánh giá công việc những nhóm nhân viên có công việc tương đối giống nhau. Bạn sẽ khó có thể sử dụng thang điểm đánh giá của nhân viên kinh doanh áp dụng cho nhân viên tuyển dụng.

Ưu điểm

• Giúp cải thiện khả năng phản hồi, tương tác giữa quản lý và nhân viên
• Hạn chế các sai sót trong đánh giá công việc nhờ việc đánh giá dựa trên hành vi cụ thể, có thể quan sát của nhân viên
• Các thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS) mang lại cả lợi ích định tính và định lượng trong quá trình đánh giá hiệu suất. BARS so sánh hiệu suất của nhân viên với các ví dụ hành vi cụ thể được gắn với xếp hạng bằng số định lượng.

Nhược điểm

• Tiềm ẩn nguy cơ đánh giá chủ quan, phụ thuộc góc nhìn, cách đánh giá của người quản lý
• Kết quả đánh giá có cả yếu tố định tính nên khó đưa ra quyết định về điều chỉnh lương thưởng và thăng chức
• Tiêu tốn nhiều thời gian, nỗ lực để thực hiện ghi nhận hành vi của nhân viên
• Đòi hỏi sự tham gia tích cực, chủ động và thậm chí là xuyên suốt của các nhà quản lý, giám đốc điều hành trong việc đánh giá

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Mẫu đánh giá

Cách tiến hành đánh giá

• Đầu tiên, nhà quản lý sẽ thiết lập các mô tả hành vi điển hình cho một vị trí công việc
• Tiếp theo, quản lý sẽ chuẩn hóa, chọn lọc và loại bỏ các chi tiết đánh giá thừa
• Sau khi thiết lập xong bản đánh giá thang điểm cố định hành vi, quản lý sẽ tiến hành đánh giá nhân viên theo bản đánh giá

Ví dụ: Một cửa hàng pizza có thể sử dụng xếp hạng cấp độ 1 để mô tả một nhân viên “thường xuyên đến muộn, thường xuyên bị khách hàng phàn nàn và mất hơn 10 phút để làm một chiếc bánh pizza”. Còn với nhân viên xếp hạng cấp độ 5 sẽ mô tả một nhân viên “không bao giờ đến trễ, nhận được nhiều đánh giá xuất sắc của khách hàng và làm một chiếc bánh pizza trong vòng chưa đầy 5 phút”.

Phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC

BSC là một hệ thống quản lý có thể giúp doanh nghiệp của bạn đo lường, đánh giá công việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp xác định tầm nhìn, chiến lược và chuyển hóa thành hành động cụ thể.

BSC sẽ xem xét hoạt động, sự vận hành của doanh nghiệp và triển khai công việc qua 4 khía cạnh:

• Khía cạnh học hỏi và phát triển
• Khía cạnh quy trình nội bộ
• Khía cạnh tài chính
• Khía cạnh khách hàng

4 khía cạnh cần xem xét khi doanh nghiệp áp dụng BSC

Khả năng ứng dụng phù hợp

BSC phù hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu:

• Đánh giá kết quả tổng thể toàn công ty
• Giúp công ty lên được chiến lược, hành động cụ thể để đem lại sự ổn định, cân bằng trong phát triển

Ưu điểm

• Cung cấp được đầy đủ các kết quả kinh doanh cũng như những phản hồi về quá trình kinh doanh
• Giúp doanh nghiệp xem xét, tối ưu hóa về các khía cạnh: học hỏi, phát triển; quy trình nội bộ; khách hàng; tài chính để từ đó doanh nghiệp phát triển cân bằng, ổn định, hiệu quả và mạnh mẽ hơn
• Giúp công ty đánh giá được các phòng ban, bộ phận có tạo ra giá trị cụ thể nào cho khách hàng không
• Giúp xác định các yêu cầu về năng lực nhân viên, đầu tư, đào tạo nguồn lực, tối ưu hệ thống quy trình vận hành của công ty
• Giúp cải tiến hiệu quả tổng thể trong hoạt động kinh doanh

Nhược điểm

• Chu kỳ thiết lập BSC thường là hàng năm. Do đó, khả năng linh hoạt thích ứng, thay đổi mục tiêu khi áp dụng BSC tương đối hạn chế.
• BSC tập trung vào phong cách lãnh đạo từ trên xuống nên có thể sẽ hạn chế phần nào khả năng sáng tạo, ý tưởng của nhân viên cấp dưới.
• Mặt khác, BSC hướng tới việc hoàn thành 100% mục tiêu đề ra. Do đó, các mục tiêu BSC có thể trở thành áp lực đè nặng lên nhân viên nếu thiết lập mục tiêu vượt quá năng lực, khả năng, nguồn lực nhân viên có.

Cách tiến hành đánh giá

Để đánh giá công việc nhân viên bằng hệ thống BSC, bạn trước hết cần xem xét toàn diện công ty của mình ở 4 khía cạnh: học hỏi và phát triển, quy trình nội bộ, tài chính và khách hàng.

Từ những khía cạnh này, bạn sẽ áp dụng BSC để xây dựng một hệ thống thu thập, đo lường các dữ liệu. Tiếp theo, bạn sẽ tiến hành phân tích các dữ liệu thu thập được trong mối tương quan, liên hệ giữa các khía cạnh với nhau.

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

Ngân hàng ACB đã áp dụng thẻ điểm cân bằng BSC chia thành 5 cấp độ. Mỗi cấp độ BSC dành cho mỗi cấp sẽ được ngân hàng này xây dựng bằng từng chức danh khác nhau từ cao đến thấp.

ACB là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần có tiềm lực trong hệ thống các tổ chức tín dụng tại Việt Nam. Mô hình BSC cũng đã được xây dựng tại ACB chia thành 5 cấp độ. Mỗi cấp độ BSC dành cho mỗi cấp sẽ được xây dựng bởi từng chức danh khác nhau từ cao xuống thấp.

Phương pháp đánh giá 360 độ

Phương pháp đánh giá 360 độ là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc ghi nhận các phản hồi, ý kiến đa chiều từ nhiều phía về nhân viên như: quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, các phòng ban khác, cấp dưới, đối tác, khách hàng…

Ph­ương pháp đánh giá 360 độ cung cấp cho nhà quản lý góc nhìn đa chiều về hiệu quả công việc của nhân viên

Khả năng ứng dụng phù hợp

Đánh giá 360 độ sẽ áp dụng phù hợp với các công ty tư nhân hơn là các công ty, tổ chức của nhà nước. Lý do là vì trong khu vực công, các đánh giá giữa nhân viên với nhau thường có tính nể nang, cảm tính hoặc bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác. Kết quả đánh giá vì vậy sẽ khó đạt được sự chính xác.

Ưu điểm

• Với đánh giá 360 độ, bạn có thể xây dựng được một bức tranh toàn cảnh, nhiều góc độ giúp đánh giá chuẩn xác, khách quan về chất lượng, hiệu suất công việc của nhân viên
• Giúp nâng cao nhận thức của nhân viên về cách thức họ đang thực hiện công việc và những tác động đối với các bộ phận, phòng ban, cá nhân liên quan
• Kết quả đánh giá sẽ được sử dụng làm căn cứ để huấn luyện, tư vấn và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
• Áp dụng đánh giá 360 độ còn giúp nhân viên có thêm động lực và cả áp lực cần phát triển kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng xử lý công việc của mình
• Giúp thúc đẩy sự tương tác, phản hồi để cải thiện văn hóa làm việc của công ty

Nhược điểm

Đánh giá 360 độ có nhiều ưu điểm nhưng cũng tiềm ẩn những nhược điểm, hạn chế như:

• Có thể phát sinh những thiếu sót trong việc xem xét, đánh giá.
• Sự khác biệt về văn hóa có thể dẫn đến những đánh giá chưa chính xác. Điều này dễ phát sinh ở những công ty có nhiều nhân viên đến từ các quốc gia với văn hóa khác nhau.
• Tiềm ẩn khả năng cạnh tranh, đánh giá tiêu cực, không chính xác giữa các nhân viên “đối thủ” của nhau. Từ đó, kết quả đánh giá sẽ khiến nhà quản khó có thể lập kế hoạch hoặc phản hồi hiệu quả cho nhân viên.

Cách tiến hành đánh giá

Đánh giá 360 độ được tiến hành với các bước như sau:

• Bước 1: Nhân viên tự đánh giá và nhìn nhận về những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình.
• Bước 2: Nhà quản lý tiến hành đánh giá về nhân viên trên cơ sở bản tự đánh giá của nhân viên. Điều này sẽ giúp đánh giá chuẩn xác, khách quan hơn.
• Bước 3: Công ty tiến hành hành đánh giá ngang hàng với việc nhân viên tự đánh giá về nhau
• Bước 4: Quản lý cấp cao sẽ tiến hành đánh giá về nhân viên
• Bước 5: Ghi nhận những ý kiến đánh giá của khách hàng, đối tác về nhân viên. Khách hàng ở đây có thể là khách hàng bên ngoài công ty hoặc ở trong công ty. Ví dụ: nhân viên tuyển dụng nội bộ sẽ có khách hàng là chính các phòng ban, bộ phận sử dụng nhân sự do nhân viên tiến hành tuyển dụng.

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

Các công ty tư nhân như: RBS, Sainsbury’s và G4S đang sử dụng phương pháp đánh giá 360 độ để đo lường hiệu suất, đánh giá công việc của nhân viên.

Phương pháp trung tâm đánh giá

Phương pháp trung tâm đánh giá là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc quan sát, sau đó ghi lại các hành vi nhân viên thể hiện trong công việc. Nhà quản lý cũng có thể đánh giá hành vi nhân viên thông qua các tình huống giả định, mô phỏng.

Khái niệm trung tâm đánh giá được quân đội Đức đưa ra từ năm 1930. Sau đó, phương pháp đã được điều chỉnh, tối ưu để phù hợp với môi trường quản trị doanh nghiệp hiện nay.

Phương pháp trung tâm đánh giá được áp dụng tại nhiều công ty, trong đó có Microsoft, Philips

Khả năng ứng dụng phù hợp

Phương pháp trung tâm đánh giá phù hợp với các công ty sản xuất, các công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, các tổ chức giáo dục và các công ty tư vấn để xác định các nhà quản lý kế nhiệm.

Ưu điểm

• Nhà quản lý sẽ thực hiện phương pháp này để hiểu rõ các yếu tố tác động đến hiệu suất công việc của nhân viên
• Đặc biệt, phương pháp này không chỉ giúp đánh giá được hiệu suất trong hiện tại của nhân viên mà còn có thể giúp dự đoán được hiệu suất công việc trong tương lai
• Cho phép nhân viên nắm bắt được bức tranh rõ ràng về cách người khác quan sát cũng như những yếu tố tác động đối với hiệu suất của nhân viên
• Góp phần giúp nhân viên tối ưu, cải thiện hiệu quả công việc
• Có khả năng áp dụng linh hoạt, điều chỉnh phù hợp với các vai trò, năng lực và nhu cầu đánh giá khác nhau
• Có thể giúp nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc về tính cách của nhân viên, ví dụ như: đạo đức nghề nghiệp, lòng khoan dung, kỹ năng giải quyết vấn đề, hướng nội / hướng ngoại, khả năng thích ứng…

Nhược điểm

Hạn chế chính của phương pháp này là quá trình thực hiện đánh giá tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí và khó quản lý

Cách tiến hành đánh giá

Khi triển khai phương pháp trung tâm đánh giá, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

Microsoft, Philips là những công ty sử dụng phương pháp trung tâm đánh giá để xác định các nhà lãnh đạo tương lai của công ty.

Phương pháp danh mục kiểm tra

Phương pháp danh mục kiểm tra là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc người quản lý sẽ tiến hành trả lời “có” hoặc “không” cho một loạt các nhận định về công việc nhân viên đang thực hiện.

Phương pháp trung tâm đánh giá được áp dụng tại nhiều công ty, trong đó có Microsoft, Philips

Khả năng ứng dụng phù hợp

Phương pháp danh mục kiểm tra sẽ phù hợp với việc đánh giá các công việc tương đối đơn giản, dễ đánh giá. Bởi vì, với những công việc chuyên môn sâu, công việc liên quan sáng tạo… sẽ rất khó để một bản đánh giá nhận định “có” hay “không” có thể phản ánh được hết chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên.

Ưu điểm

• Dễ áp dụng, dễ triển khai
• Không tiêu tốn nhiều nỗ lực, thời gian, chi phí thực hiện
• Có thể đánh giá nhiều lĩnh vực, góc độ khác nhau trong công việc của nhân viên

Nhược điểm

Khó đánh giá với những công việc chuyên môn sâu, công việc liên quan sáng tạo

Mẫu đánh giá

Cách tiến hành đánh giá

• Bước 1: Quản lý xác định những tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên và thiết lập bản đánh giá với các phần trả lời có / không theo từng tiêu chí
• Bước 2: Truyền thông trước đánh giá để nhân viên hiểu rõ về quy trình, lợi ích đánh giá
• Bước 3: Tiến hành đánh giá về nhân viên
• Bước 4: Tổng hợp kết quả đánh giá
• Bước 5: Chia sẻ kết quả đánh giá, trao đổi với nhân viên về phương hướng cải tiến công việc
• Bước 6: Trên cơ sở kết quả đánh giá, quản lý tiến hành điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi hoặc bổ sung đào tạo phù hợp cho nhân viên

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

Google đã sử dụng phương pháp danh mục kiểm tra để xem xét, đánh giá nhanh chất lượng, hiệu quả công việc nhân viên của họ.

Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật

Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật là phương pháp đánh giá công việc trong đó người đánh giá sẽ viết một bài tường thuật ngắn mô tả về chất lượng, hiệu quả, điểm mạnh, điểm yếu, khả năng hoàn thành công việc của nhân viên.

Nhà quản lý có thể viết một bài tường thuật ngắn để đánh giá công việc của nhân viên

Ưu điểm

• Thuận tiện cho việc phản hồi thông tin, tương tác giữa quản lý và nhân viên
• Quản lý có thể quan sát và ghi lại những điểm ấn tượng về công việc của nhân viên
• Quá trình triển khai đánh giá rất đơn giản, dễ thực hiện vì chỉ cần một bản tường thuật ngắn

Nhược điểm

• Đánh giá bằng văn bản tường thuật sẽ phụ thuộc nhiều vào khả năng viết của người viết. Nếu quản lý khó diễn đạt ngôn từ hay mắc lỗi diễn đạt gây hiểu nhầm sẽ khiến đánh giá thiếu chuẩn xác.
• Khó sử dụng kết quả đánh giá từ tường thuật để đưa ra quyết định quản trị, ví dụ tăng lương thưởng, phúc lợi… Lý do là vì các đánh giá này thường cảm tính và xuất phát từ góc nhìn riêng của người quản lý nên có thể chưa toàn diện, chính xác.

Mẫu đánh giá

Cách tiến hành đánh giá

• Nhà quản lý sẽ thiết lập bản đánh giá với tiêu chí: chú ý tới các hành vi thái cực, tức là hành vi rất tốt hoặc rất tệ của nhân viên
• Tiếp theo, quản lý sẽ trao đổi, chia sẻ với nhân viên để hiểu rõ hơn công việc nhân viên đang thực hiện
• Người đánh giá sẽ viết một bản tường thuật ngắn mô tả điểm mạnh, điểm yếu hay những lưu ý trong quá trình nhân viên thực hiện công việc
• Kết quả đánh giá sau đó được sử dụng làm căn cứ để lên kế hoạch phát triển, cải tiến công việc cho nhân viên

Phương pháp đánh giá dựa trên dự án

Đánh giá dựa trên dự án là phương pháp đánh giá dựa trên việc xem xét tập trung vào công việc gần nhất trong một dự án công việc mà nhân viên đã hoàn thành.

Kết quả công việc thực tế của nhân viên có thể được phản ánh rõ thông qua đóng góp cho các dự án

Khả năng ứng dụng phù hợp

Đánh giá dựa trên dự án sẽ phù hợp với các công ty làm việc theo các dự án riêng biệt tại một thời điểm. Phương pháp này có thể đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên theo dự án kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.

Ưu điểm

• Giúp các công ty đạt được hiệu quả đánh giá cao, nhất là khi đang tập hợp các nhóm nhân viên mới cho một dự án cụ thể
• Có thể tiến hành nhanh chóng, gắn với thời gian thực hiện dự án

Nhược điểm

Khó đánh giá được hiệu quả, chất lượng hay những nỗ lực của nhân viên với các dự án quá dài, ví dụ 1 vài năm

Cách tiến hành đánh giá

• Nhà quản lý sẽ thiết lập bản đánh giá dựa trên dự án với các câu hỏi liên quan trực tiếp đến đóng góp, hiệu quả công việc của nhân viên cho dự án
• Tiếp theo, nhà quản lý sẽ có buổi trao đổi với nhân viên để tiến hành đánh giá
• Kết quả đánh giá sau đó được sử dụng để làm căn cứ giúp tối ưu hóa công việc của nhân viên
• Công ty cũng có thể xem xét đến những đóng góp trong dự án của nhân viên để xét điều chỉnh tăng lương thưởng, phúc lợi hay có chính sách lương mềm, thưởng nóng dự án cho nhân viên

Phương pháp đánh giá tâm lý

Phương pháp đánh giá tâm lý là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc tập trung phân tích 7 thành phần chính trong hiệu suất của nhân viên như:

• Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
• Khả năng nhận thức
• Đặc điểm trí tuệ
• Kỹ năng lãnh đạo
• Đặc điểm tính cách
• Chỉ số cảm xúc
• Các kỹ năng công việc liên quan khác

Bạn có thể xem xét các lựa chọn tình huống của nhân viên để đánh giá tâm lý của họ

Khả năng ứng dụng phù hợp

Phương pháp đánh giá tâm lý sẽ hữu ích với các công ty muốn xác định khả năng tiềm ẩn, năng lực đạt hiệu suất trong tương lai của nhân viên hơn là xác định hiệu suất trong quá khứ của họ. Do đó, phương pháp này sẽ ứng dụng phù hợp trong các trường hợp như:

• Bạn có thể ứng dụng phương pháp này vào quy trình đánh giá tuyển dụng để lựa chọn ứng viên gia nhập công ty mình.
• Giúp phát triển đường lối lãnh đạo, xây dựng đội ngũ, giải quyết các xung đột… của công ty

Ưu điểm

• Giúp nhà quản lý có được kết quả đánh giá khách quan, có thể đo lường, không chỉ về hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn về tiềm năng, năng lực của họ
• Có thể được triển khai dễ dàng khi so sánh với các phương pháp đánh giá hiệu suất khác
• Kết quả đánh giá giúp bạn xác định được các nhân viên có tính cách hướng nội hoặc nhút nhát để bố trí vị trí công việc phù hợp với tính cách của họ
• Ngược lại, những nhân viên có tính cách hướng ngoại thông qua đánh giá tâm lý cũng sẽ được bố trí vị trí công việc phù hợp với năng lực, khả năng làm việc

Nhược điểm

• Nhà quản lý cần được đào tạo để áp dụng phương pháp đúng cách
• Tâm lý hồi hộp, lo lắng của nhân viên được đánh giá có thể làm kết quả đánh giá sai lệch

Cách tiến hành đánh giá

Nhà quản lý nếu đủ điều kiện có thể tiến hành nhiều bài kiểm tra khác nhau như:

• Phỏng vấn sâu
• Kiểm tra tâm lý
• Thảo luận…

Từ các bài kiểm tra này, nhà quản lý sẽ đánh giá được tâm lý, hiệu quả công việc, tiềm năng của một nhân viên. Đó là một quá trình cần thực hiện tương đối tỉ mỉ, kỹ càng để đạt được kết quả đánh giá chuẩn xác nhất.

Bạn có thể xây dựng những kịch bản cụ thể để đánh giá tâm lý nhân viên. Ví dụ như cách một nhân viên giao tiếp với một khách hàng hiếu chiến, khó tính có thể được sử dụng để đánh giá kỹ năng thuyết phục, phản ứng hành vi, phản ứng cảm xúc của họ.

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

Ford Motor, Exxon Mobil, Procter & Gamble là những công ty đã sử dụng phương pháp đánh giá tâm lý để kiểm tra tính cách và hiệu suất của nhân viên.

Phương pháp so sánh

So sánh theo xếp loại luân phiên và so sánh cặp là 2 dạng của phương pháp so sánh. Đây là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc tiến hành so sánh chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên với chính những đồng nghiệp của họ.

Hai dạng của phương pháp so sánh như sau:

• So sánh xếp hạng luân phiên: Nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh tất cả các nhân viên trong bộ phận theo một tiêu chí nhất định nào đó để lựa chọn được người xếp hạng 1, 2, 3… cho đến người xếp hạng cuối cùng
• So sánh cặp: Nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh từng cặp nhân viên để tìm ra được người có kết quả thực hiện công việc tốt hơn.

Phương pháp so sánh trong đánh giá công việc có 2 dạng là so sánh xếp hạng luân phiên và so sánh cặp

Khả năng ứng dụng phù hợp

Nhà quản lý nên lưu ý: Phương pháp so sánh chỉ áp dụng đánh giá với những nhân viên làm cùng bộ phận, phòng ban, làm cùng team, thực hiện cùng nhiệm vụ tương đồng. Chỉ có như vậy kết quả đánh giá mới có thể chính xác được.

Bạn không thể so sánh hiệu quả công việc của một nhân viên kinh doanh so với một nhân viên tuyển dụng. Bởi vì nhiệm vụ, đặc thù công việc của mỗi vị trí công việc khác nhau là khác nhau.

Ưu điểm

• Giúp nhà quản lý xác định nhanh chóng đâu là nhóm hay nhân viên giỏi nhất, tệ nhất của mình
• Kết quả đánh giá hỗ trợ đắc lực để nhà quản lý đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, sa thải…
• Giúp doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa nguồn nhân lực

Nhược điểm

Người đánh giá bắt buộc phải là quản lý trực tiếp của bộ phận tiến hành đánh giá

Mẫu đánh giá

• Mẫu đánh giá so sánh xếp hạng luân phiên

• Mẫu đánh giá so sánh cặp

Cách tiến hành đánh giá

• Với so sánh xếp hạng luân phiên, bạn sẽ lập 1 bảng danh sách tất cả các nhân viên trong diện đánh giá. Sau đó, theo các tiêu chí đánh giá xác định, bạn sẽ xếp hạng nhân viên nào ở hạng 1, 2, 3… cho đến xếp hạng cuối cùng.
• Với so sánh cặp, bạn sẽ so sánh từng cặp nhân viên để tìm ra người có kết quả thực hiện công việc tốt hơn. Người có kết quả tốt hơn được 3 điểm, kém hơn được 1 điểm. Trong trường hợp 2 người có kết quả tương đương sẽ cùng được 2 điểm. Cuối cùng, bạn tổng hợp điểm số để tìm ra nhân viên có tổng điểm đánh giá cao nhất.

Check-in

Check-in là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc tiến hành các cuộc trao đổi, đối thoại thẳng thắn 1 – 1 giữa nhà quản lý và nhân viên.

Để đạt hiệu quả đánh giá và giúp nhân viên dễ dàng tiếp thu các góp ý, những buổi Check-in nên được tiến hành theo hình thức đối thoại 1 – 1 giữa quản lý và nhân viên

Khả năng ứng dụng phù hợp

Phương pháp đánh giá công việc thông qua Check-in có thể áp dụng phù hợp với nhiều công ty khác nhau, không phân biệt quy mô lớn, vừa hay nhỏ.

Ưu điểm

• Giúp bạn có thể nắm bắt được nhanh chóng tiến độ công việc của nhân viên
• Giúp hạn chế rủi ro nhân viên không đạt được mục tiêu công việc
• Giúp công ty của bạn có thể thể dự phòng các tình huống bất lợi, khắc phục và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc
• Khuyến khích tương tác, trao đổi giữa quản lý với nhân viên
• Giúp nhân viên thêm gia tăng động lực, hiệu quả làm việc và thêm gắn bó với công ty
• Đánh giá được công việc nhân viên theo thời gian thực
• Các kết quả từ Check-in có thể trở thành căn cứ chính xác, khách quan để nhà quản lý thiết lập chương trình đào tạo, huấn luyện kịp thời cho nhân viên, giúp nhân viên tối ưu hóa công việc

Nhược điểm

Tiến hành Check-in sẽ cần nhà quản lý và nhân viên đầu tư thời gian, nỗ lực và nghiêm túc thực hiện

Mẫu đánh giá

Cách tiến hành đánh giá

• Nhân viên tiến hành Check-in nháp trước khi vào buổi Check-in để tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả đánh giá cao hơn
• Tiến hành Check-in 1 – 1 giữa quản lý và nhân viên
• Nhân viên tiến hành trình bày về tiến độ, những điểm vướng mắc trong công việc thực hiện
• Nhà quản lý lắng nghe, đồng hành và chia sẻ những góp ý giúp cải thiện công việc cho nhân viên
• Nhà quản lý nên giữ thái độ trung lập, không chỉ trích gay gắt nhưng cũng không hồ hởi khen ngợi khi đưa ra các góp ý cho nhân viên
• Tần suất tiến hành buổi Check-in có thể cố định hàng tuần, hàng tháng hoặc vào thời điểm thích hợp, tùy đặc thù mỗi công ty. Ví dụ với nhân viên triển khai dự án có thể Check-in vào chiều thứ 6 hàng tuần để quản lý nắm bắt được tiến độ dự án. Tuy nhiên, với nhân viên kinh doanh, nhất là trong giai đoạn phát triển kinh doanh mạnh mẽ, buổi Check-in thậm chí có thể tiến hành vào cuối mỗi ngày làm việc.

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp

VNOKRs là một trong những công ty tại Việt Nam đã áp dụng Check-in để đánh giá, quản trị công việc của nhân viên.

KẾT LUẬN

Đánh giá công việc là việc làm thiết yếu ở mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Chỉ khi chọn được phương pháp đánh giá công việc phù hợp, đánh giá công việc chuẩn xác, doanh nghiệp của bạn mới có thể nhận diện được đúng tình hình công việc nhân viên thực hiện. Qua đó, nhà quản lý có thêm căn cứ để hoạch định phương hướng, chiến lược tối ưu hóa quy trình làm việc, phát huy nguồn lực của tổ chức.

Tuy nhiên, việc đánh giá công việc là điều không hề dễ dàng thực hiện, có thể sẽ làm công ty của bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian, nỗ lực, chi phí nếu thực hiện không đúng cách. Bạn có thể xem xét sử dụng phần mềm GoalF để làm trợ thủ đắc lực trong công tác đánh giá.

GoalF là phần mềm quản trị hiệu suất liên tục, giúp bạn có thể quản lý dễ dàng đánh giá và ghi nhận nhân viên kịp thời. Phần mềm có thể cung cấp cái nhìn toàn diện về điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, đồng thời xác định hiệu suất công việc. Kết quả đánh giá sẽ cung cấp cho bạn dữ kiện minh bạch, trong suốt giúp cho việc đánh giá, khen thưởng nhân viên trở nên dễ dàng, chính xác hơn.

Phần mềm GoalF không chỉ giúp bạn dễ dàng đánh giá công việc của nhân viên mà còn có thể giúp bạn gia tăng năng suất, động lực làm việc của nhân viên

Bạn có thể liên hệ với GoalF được nhận được thêm nhiều thông tin hữu ích cũng như tư vấn về phần mềm. Các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết 11+ phương pháp đánh giá công việc cho năm 2021 đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.