Quy trình đánh giá công việc là các bước thực hiện phù hợp để giúp nhà quản lý có thể đánh giá chuẩn xác, khách quan về công việc của nhân viên. Quy trình đánh giá chuẩn xác sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên tiến hành đánh giá công việc nhanh chóng, thuận tiện và hạn chế tối đa các vướng mắc có thể phát sinh. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu quy trình 6 bước đánh giá công việc nhân viên qua bài viết sau.
Bước 1: Thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc
Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá công việc tại bộ phận nhân viên là thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc. Bộ tiêu chuẩn này sẽ được sử dụng để làm cơ sở đánh giá hiệu suất thực tế của nhân viên. So sánh kết quả thực tế của nhân viên với bộ tiêu chuẩn, nhà quản lý sẽ biết rõ nhân viên đang đạt hiệu suất công việc như thế nào, có đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức hay không.
Tìm hiểu thêm: 7 tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên
Để thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc phù hợp, bạn cần đảm bảo các yêu cầu như:
- Rõ ràng: Tiêu chí đánh giá cần rõ ràng, hạn chế tối đa nguy cơ gây nhầm lẫn khi triển khai đánh giá.
- Dễ hiểu: Mọi bộ phận, phòng ban, cả quản lý và nhân viên đều có thể nhanh chóng hiểu về tiêu chí đánh giá.
- Đo lường được: Kết quả đánh giá sẽ được tổng hợp để lãnh đạo đưa ra quyết định nhân sự, do đó tiêu chí đánh giá cần có thể đo lường, định lượng và dễ dàng tổng hợp được.
- Có khả năng kiểm chứng: Tiêu chí cần đảm bảo khả năng kiểm chứng để đánh giá công việc nhân viên một cách khách quan, chuẩn xác nhất.
- Công bằng: Tiêu chí đánh giá của các nhân viên cùng một vị trí, một bộ phận cần giống nhau. Tiêu chí đánh giá cần đảm bảo công bằng để tránh các xung đột, vướng mắc từ phía nhân viên trong quá trình triển khai đánh giá.
- Có thể đạt được: Tiêu chí đánh giá nhân viên nên trong khoảng nhân viên có thể đạt được, phù hợp thực tế nguồn lực của công ty và nhân viên. Ví dụ với chất lượng sản phẩm, nguồn lực hiện tại của công ty thì nhân viên kinh doanh có thể đạt được doanh thu hợp đồng ký mới trong khoảng 10 tỷ đồng / năm. Nếu bạn đặt ra tiêu chí nhân viên cần đạt mức 50 tỷ đồng / năm là bất khả thi và không phù hợp thực tế.
Bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc được thiết lập chuẩn xác, phù hợp sẽ giúp nhà quản lý khởi đầu quy trình đánh giá công việc thuận lợi
Bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn đánh giá công việc ở một số bộ phận tại Vinamilk dưới đây:
| TT | Bộ phận | Tiêu chuẩn đánh giá công việc |
| 1 | Sản xuất |
|
| 2 | Marketing |
|
| 3 | Nhân sự |
|
| 4 | Quản lý bán hàng |
|
| 5 | Tài chính Kế toán |
|
Bước 2: Truyền đạt tiêu chuẩn với tất cả nhân viên
Bạn nên truyền đạt, chia sẻ với nhân viên về tiêu chuẩn đánh giá công việc mà công ty mong muốn nhân viên đạt được. Khi nhân viên hiểu rõ vai trò công việc, biết chính xác công ty đang kỳ vọng gì ở họ thì nhân viên sẽ nỗ lực đúng hướng, đạt hiệu suất, hiệu quả công việc cao hơn.
Việc truyền đạt tiêu chuẩn với nhân viên thực tế nên được thực hiện ngay từ khâu tuyển dụng nhân viên ban đầu. Ngay từ khi bạn xác định một vị trí công việc cần tuyển dụng mới thì bạn nên yêu cầu các bộ phận chuyên môn chỉ rõ vị trí đó cần các tiêu chuẩn về kỹ năng, kinh nghiệm như thế nào. Tuyển dụng đúng người ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí phát sinh trong dài hạn như: chi phí đào tạo, tuyển dụng lại…
Còn ở quy trình đánh giá công việc, bước truyền đạt tiêu chuẩn đánh giá này nên được thực hiện trước kỳ đánh giá khoảng 1 – 2 tuần hoặc trong khoảng thời gian phù hợp với mỗi doanh nghiệp để nhân viên kịp thời nắm bắt và chuẩn bị cho kỳ đánh giá.
Trước khi bắt đầu đánh giá công việc, tất cả nhân viên đều cần nắm bắt được tiêu chuẩn đánh giá
Bước 3: Xác định hiệu suất thực tế của nhân viên
Ở bước 3 trong quy trinh đánh giá công việc này, bạn sẽ bắt đầu đánh giá và xác định hiệu suất thực tế của nhân viên. Đây là phần khó nhất trong quy trình đánh giá công việc.
Để xác định hiệu suất thực tế của nhân viên bạn sẽ cần đảm bảo quá trình theo dõi liên tục kết quả công việc trong suốt cả chu kỳ đánh giá (3/6/12 tháng). Việc theo dõi hiệu suất nhân viên nên được tiến hành suốt cả chu kỳ đánh giá chứ không phải chỉ được tiến hành trong khoảng 1 – 2 tuần trước kỳ đánh giá.
Xác định hiệu suất công việc thực tế của nhân viên sẽ cần cả một quá trình dài theo chu kỳ chứ không phải chỉ xác định theo một thời điểm nhất định
Tìm hiểu thêm: Chu kỳ đánh giá nhân viên
Khi xác định hiệu suất thực tế của nhân viên, bạn cần chú ý một số yếu tố sau:
Sử dụng các kỹ thuật đo lường thích hợp
Có nhiều phương pháp, kỹ thuật đo lường hiệu suất của nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, để xác định hiệu suất thực tế của nhân viên một cách nhanh chóng, chuẩn xác, theo thời gian thực, bạn có thể cân nhắc áp dụng phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM).
Với CPM, doanh nghiệp của bạn sẽ có bước chuyển biến mới, chuyển từ cách đánh giá truyền thống phụ thuộc chủ yếu vào bộ phận nhân sự phụ trách sang quy trình đánh giá do các nhà quản lý, lãnh đạo dẫn dắt nhân viên. Từ đó, CPM sẽ giúp nhân viên gia tăng hiệu quả công việc – mục tiêu cốt lõi của việc đánh giá mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới.
CPM bao gồm việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi cho nhân viên. Để thực hiện CPM, nhà quản lý sẽ cần thực hiện 3 bước sau:
(1)- Cùng nhân viên thiết lập mục tiêu
(2)- Tiến hành check-in 1 – 1 với nhân viên
(3)- Feedback, phản hồi ý kiến, góp ý công việc cho nhân viên.
CPM được xem là cuộc cách mạng trong quản trị, vận hành doanh nghiệp. Có được điều đó là nhờ CPM có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích vượt trội như:
- Tăng sự chủ động trong công việc của nhân viên
- Tăng cường sự tương tác giữa quản lý và nhân viên
- Giúp nhà quản lý có được thông tin về công việc nhân viên đang thực hiện kịp thời để tránh những rủi ro phát sinh
- Giúp nhân viên gắn bó hơn với công việc và với công ty.
- Không để thành kiến cá nhân ảnh hưởng đến quá trình đánh giá: Quy trình đánh giá công việc tại bộ phận của nhân viên nên được tiến hành khách quan, tuân thủ theo bộ tiêu chuẩn đánh giá của công ty. Nhà quản lý không nên để các yếu tố cảm tính, yêu ghét hay ấn tượng cá nhân ảnh hưởng đến quá trình đánh giá.
Ví dụ như ở góc độ cá nhân, bạn có thể không thích nhân viên nam để tóc dài. Tuy nhiên, khi bước vào quy trình đánh giá công việc, bạn hãy bỏ qua yếu tố cảm tính cá nhân đó để đánh giá chuẩn xác nhất về công việc của nhân viên.
Thực tế, các kỳ đánh giá với nhân viên thực sự rất áp lực. Ở góc độ nhà quản lý, bạn hãy giúp nhân viên của mình hiểu đánh giá nhằm tối ưu hóa công việc, tốt cho chính nhân viên. Muốn vậy, bạn hãy đảm bảo không để thành kiến cá nhân ảnh hưởng đến quá trình đánh giá.
Tìm hiểu thêm: 11+ phương pháp đánh giá công việc cho năm 2021
Không can thiệp sâu vào công việc của nhân viên, chỉ nên đưa những hướng dẫn/ hỗ trợ
Nhà quản lý không nên quản lý vi mô, từng vụ việc cụ thể hay thậm chí là làm thay công việc của nhân viên. Thay vào đó, bạn hãy đảm bảo đánh giá công việc của nhân viên nhưng không can thiệp sâu vào công việc của nhân viên.
Khi tiến hành đánh giá, nhà quản lý chỉ nên đưa ra những hướng dẫn, hỗ trợ để giúp nhân viên hoàn thiện công việc tốt hơn. Bạn hãy xem những hướng dẫn, hỗ trợ này như những món quà mà bạn dành cho nhân viên. Vì vậy, khi đánh giá bạn nên giữ thái độ trung hòa, không cáu gắt chỉ trích nhưng ngược lại cũng không hồ hởi khen ngợi.
Bước 4: So sánh với bộ tiêu chuẩn công việc
Sau khi đã xác định được hiệu suất thực tế của nhân viên, bạn hãy tiến hành so sánh hiệu suất thực tế với bộ tiêu chuẩn công việc. Điều này sẽ giúp bạn xác định được nhân viên đang thực hiện công việc đạt hay không đạt so với kỳ vọng của công ty.
Tìm hiểu thêm: Mẫu đánh giá công việc
Về cách thức tiến hành so sánh, bạn có thể để nhân viên tự hoàn thành form đánh giá trước. Sau đó quản lý và nhân viên sẽ cùng ngồi lại đánh giá để có kết quả chuẩn xác nhất với thực tế.
Với cách thực hiện như trên, nhân viên sẽ có cơ hội được có tiếng nói của mình trong phần đánh giá công việc của chính họ. Công việc của nhân viên cũng sẽ được nhìn nhận chuẩn xác hơn từ chính góc độ của người thực hiện công việc.
Việc so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên với bộ tiêu chuẩn công việc sẽ giúp nhà quản lý xác định nhân viên đang làm việc đạt hay không đạt so với kỳ vọng của tổ chức
Bước 5: Thảo luận về kết quả
Mục đích của bước số 5 – thảo luận về kết quả này là nhằm giúp giải quyết các vấn đề trong công việc nhân viên gặp phải. Từ đó, nhà quản lý có thể thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn, gia tăng động lực làm việc, hiệu suất, hiệu quả làm việc của nhân viên.
Bước thảo luận về kết quả này cũng là cơ hội để nhà quản lý và nhân viên cùng chia sẻ các góc nhìn về kết quả làm việc của nhân viên. Từ đó, nhân viên sẽ hiểu rõ kết quả đánh giá, tránh các xung đột hay vướng mắc có thể phát sinh.
Thực tế hoạt động doanh nghiệp, có rất nhiều trường hợp công ty tiến hành đánh giá nhân viên nhưng thiếu đi hoặc chưa thực hiện phù hợp bước thảo luận về kết quả đánh giá dẫn đến việc nhân viên không hài lòng, không hiểu rõ tại sao công ty lại đánh giá công việc của họ như vậy. Nhân viên sau đó xin nghỉ việc hoặc vẫn làm việc nhưng bức xúc và làm việc một cách chống đối, suy giảm hiệu suất.
Bạn hãy xem bước thảo luận về kết quả này là bước cả nhà quản lý và nhân viên cùng thẳng thắn chia sẻ quan điểm của mình để xác định kết quả đánh giá phù hợp nhất với thực tế triển khai công việc của nhân viên. Thiếu thảo luận về kết quả đánh giá, công ty của bạn sẽ khó đạt được mục tiêu cốt lõi mà quy trình đánh giá công việc hướng tới. Đó là gia tăng hiệu suất, hiệu quả làm việc của nhân viên.
Thảo luận thẳng thắn về kết quả đánh giá có thể giúp công ty của bạn hạn chế được những xung đột, vướng mắc phát sinh từ phía nhân viên sau đợt đánh giá
Bước 6: Đưa ra quyết định
Sau khi các lãnh đạo phòng ban đã thảo luận về kết quả với nhân viên, quy trình đánh giá sẽ tiếp tục với bước đưa ra quyết định.
Ở bước này, quy trình sẽ được thực hiện với cuộc thảo luận để bộ phận nhân sự tham mưu, góp ý và ban lãnh đạo đưa ra các quyết định khen thưởng, thăng chức, cách chức, chuyển đổi vị trí công việc…
Kết thúc quy trình đánh giá công việc là việc lãnh đạo công ty đưa ra quyết định khen thưởng, thăng chức, ghi nhận xứng đáng cho những nhân viên làm việc tốt
Bạn có thể tham khảo một số cách ghi nhận nhân viên của các doanh nghiệp Nhật Bản.
Trường hợp nhân viên làm việc tốt:
- Sếp Nhật sẽ tin tưởng giao cho nhiều công việc và đòi hỏi trách nhiệm công việc cao hơn
- Nhân viên sẽ được tham dự các cuộc họp hoặc những bữa tối quan trọng
- Nhân viên được giới thiệu, gặp gỡ các vị khách cấp cao
- Được tăng các món quà giá trị và ý nghĩa
Trường hợp nhân viên làm không tốt:
- Nhân viên sẽ bị giao ít việc hơn
- Nhân viên thậm chí có thể nằm ngoài lựa chọn, bị cho “ra rìa” với những công việc chính của bộ phận
- Nhân viên sẽ khó nhận được những lời khen ngợi
*
Trên đây, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu quy trình đánh giá công việc nhân viên qua 6 bước. Hi vọng chia sẻ về quy trình đánh giá trên sẽ giúp công ty của bạn tiến hành đánh giá nhân viên thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nếu bạn cần thêm thông tin về quy trình đánh giá hoặc cần tư vấn về phần mềm quản trị hiệu suất liên tục GoalF để hỗ trợ công tác đánh giá nhân viên, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của GoalF. GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.
GoalF
- Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 0904232369
- Email: support@okrs.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn
