10 cách để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên

Hiệu quả làm việc của nhân viên

Tác giả: Admin | Ngày cập nhật: 10/10/2021

Gia tăng hiệu quả làm việc của nhân viên là một trong những chìa khóa quan trọng để doanh nghiệp tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Kết quả công việc luôn được kiểm soát đạt và vượt trội hơn so với mục tiêu đề ra sẽ giúp doanh nghiệp có những bước tiến vững chắc trong cả ngắn, trung và dài hạn. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về hiệu quả làm việc của nhân viên qua bài viết sau.

Hiệu quả làm việc là gì?

Hiệu quả làm việc = Kết quả đạt được / Mục tiêu đề ra

Xem xét công thức trên, bạn có thể thấy hiệu quả làm việc là khả năng đạt được kết quả, hoàn thành công việc đúng, chính xác, nhanh chóng, kịp thời so với mục tiêu đề ra ban đầu.

Hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nhưng có thể phân ra thành:

  • Yếu tố chủ quan từ người thực hiện công việc.
  • Yếu tố khách quan từ hoàn cảnh, điều kiện thực hiện công việc.

Để đánh giá một nhân viên có hoàn thành công việc hiệu quả hay không, các công ty thường xây dựng các thang đo lường hiệu quả công việc như KPIs, xem xét thời gian, chất lượng công việc đạt được… Việc đánh giá hiệu quả công việc ngoài ra còn được xem xét thêm một số yếu tố bổ trợ như: Kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm…

Ví dụ:

Nhân viên của bạn luôn hoàn thành được đúng, chính xác, kịp thời các yêu cầu, mục tiêu công việc bạn đề ra. Bạn đề ra mục tiêu cần tuyển dụng được ít nhất 2 lập trình viên .NET trước ngày 15/10/2021. Nhân viên đã xử lý và hoàn thành được công việc đúng yêu cầu, sớm trước hạn 1 ngày. Vậy đó là một nhân viên làm việc hiệu quả.

Hiệu quả làm việc của nhân viên

Hiệu quả làm việc của nhân viên được đo lường trên cơ sở so sánh kết quả đạt được so với mục tiêu kỳ vọng ban đầu

Hiệu quả làm việc có tính lịch sử, lâu dài và cần xem xét cả quá trình làm việc của nhân viên. Bạn không nên lấy sự xuất sắc nhất thời, trong một thời điểm để đánh giá mức độ hiệu quả cả quá trình làm việc của nhân viên.

Về mặt khái niệm, hiệu quả làm việc của nhân viên thường hay bị hiểu nhầm hoặc đánh đồng với một khái niệm khác là hiệu suất công việc. Khác với hiệu quả công việc được đo lường bằng kết quả đạt được / mục tiêu đề ra thì hiệu suất công việc được đo lường bằng công thức:

Kết quả đạt được / chi phí

Để làm rõ hơn khái niệm hiệu quả công việc, bạn có thể theo dõi bảng so sánh sau:

Tiêu chí so sánh Hiệu quả công việc Hiệu suất công việc
Công thức đo lường Kết quả đạt được / mục tiêu Kết quả đạt được / chi phí
Bản chất Khả năng đạt được kết quả đúng như mục tiêu kỳ vọng Khả năng đạt được kết quả công việc cao nhất với một mức chi phí cố định
Cách để gia tăng Định hướng để nhân viên làm việc có mục tiêu, sáng tạo, đạt được các kết quả then chốt
  • Tuyển dụng nhân viên giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm hơn
  • Tạo động lực để nhân viên làm việc nhiều hơn với chi phí ít hơn

3 lầm tưởng về hiệu quả làm việc của nhân viên

Hiệu quả làm việc của nhân viên được đo lường bằng kết quả công việc so với mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, trong thực tế hiệu quả làm việc có thể bị hiểu nhầm bằng những biểu hiện bên ngoài như:

Luôn bận rộn là đang làm việc hiệu quả

Người luôn bận rộn không có nghĩa là đang làm việc hiệu quả. Thay vì làm việc một cách bận rộn cả ngày, bạn có thể suy nghĩ để làm việc thông minh, hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất như mục tiêu kỳ vọng, đề ra ban đầu.

Liên tưởng một cách hình ảnh thì người bận rộn cũng giống như một người đang cố sức đẩy các viên đá tảng góc cạnh, gồ ghề. Còn người làm việc hiệu quả là người đã đẽo gọt các góc cạnh của viên đá để có thể đẩy, di chuyển viên đá nhanh chóng, ít tốn công sức nhất.

Lầm tưởng luôn bận rộn là làm việc hiệu quả

Thay vì nghe nhân viên nói về việc họ đã bận rộn như thế nào, bạn hãy lắng nghe xem nhân viên đã làm việc hiệu quả như thế nào

So sánh giữa một người bận rộn và một người làm việc hiệu quả có thể giúp bạn có thêm nhiều góc nhìn thú vị:

Người làm việc bận rộn Người làm việc hiệu quả
Luôn cố tỏ ra có một việc quan trọng cần hoàn thành một cách khẩn cấp Không để những việc quan trọng trở thành khẩn cấp
Có rất nhiều việc cần ưu tiên Chỉ có 1 – 2 việc quan trọng cần ưu tiên xử lý
Thường đồng ý, nói có với công việc, nhiệm vụ mới rất nhanh Thường suy nghĩ thận trọng, xem xét nguồn lực, thời hạn hoàn thành kỹ lưỡng trước khi nhận nhiệm vụ mới
Chỉ tập trung vào hành động Chú ý đến ý nghĩa của hành động
Luôn đôn đáo, bận rộn cả ngày Dành cho mình những khoảng nghỉ ngơi hợp lý giữa các guồng làm việc tập trung cao độ
Thường xuyên nói rằng họ đang bận rộng Chứng minh công việc bằng kết quả đạt được
Thường không đủ thời gian cho mọi việc Đủ thời gian cho các công việc quan trọng
Thích đa nhiệm, làm nhiều việc cùng lúc Thích đơn nhiệm, tập trung cao độ xử lý từng việc cụ thể
Thường mong muốn những người xung quanh cũng bận rộn như mình Muốn lan tỏa khả năng làm việc hiệu quả của mình với team
Thường cố hành động để làm vừa lòng những người chỉ trích Làm việc hiệu quả để đạt được kết quả như mục tiêu kỳ vọng ban đầu
Thường nói về những thay đổi sắp tới Tạo ra sự thay đổi
Thường đòi hỏi nhiều lời khuyên từ nhiều người Tập trung vào hoàn thành công việc của mình

Làm việc đa nhiệm giúp tăng hiệu quả công việc

Đã bao giờ bạn vừa họp với khách hàng A nhưng trong đầu lại suy nghĩ về email trả lời cho khách hàng B chưa? Hay như bạn vừa tham gia một khóa học online nhưng lại vừa tranh thủ cho con ăn chẳng hạn…

Có quá nhiều công việc cần xử lý gấp và nhiều người đã lựa chọn cách làm việc đa nhiệm để xử lý cùng lúc. Điều này có thể giúp bạn tưởng chừng như rút ngắn được thời gian làm từng việc nhưng bạn sẽ gặp phải một số vấn đề khi làm việc đa nhiệm như:

  • Tạo thêm gánh nặng, sự mệt mỏi cho tâm trí. Não bộ của bạn không được sinh ra để làm việc đa nhiệm liên tục.
  • Dễ phát sinh những nhầm lẫn, thiếu sót trong công việc. Ví dụ như họp với khách hàng A nhưng lại nói nhầm tên thành khách hàng B vì đang suy nghĩ về email trả lời khách hàng B.
  • Tiềm ẩn nguy cơ công việc được xử lý dở dang, không hoàn thiện đến kết quả cuối cùng như mục tiêu kỳ vọng
  • Chất lượng công việc bị suy giảm
  • Bạn sẽ thường xuyên gặp căng thẳng thần kinh, suy giảm hiệu suất, hiệu quả làm việc
Lầm tưởng làm việc đa nhiệm giúp tăng hiệu quả công việc

Làm việc đa nhiệm trong thời gian dài sẽ tạo nên gánh nặng tâm trí, thể chất khiến bạn suy giảm khả năng làm việc hiệu quả

Có thể bạn hiểu việc đa nhiệm sẽ gây hại nhiều hơn lợi cho công việc của mình? Nhưng tại sao đó lại có thể là thói quen của bạn và nhiều người khác? Các nghiên cứu y khoa cho thấy: khi một người có thói quen làm việc đa nhiệm, bộ não của người đó sẽ sản sinh ra chất Dopamine. Đây là một chất dẫn truyền thần kinh, giúp bạn cảm thấy hạnh phúc hơn.

Thực tế, những người làm việc đa nhiệm thường cảm nhận được giá trị, sự quan trọng của mình và họ cũng thường cảm thấy hạnh phúc, hài lòng với công việc hơn. Tuy nhiên, đa nhiệm sẽ không khiến công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn. Đó là lý do vì sao bạn nên tập thói quen làm việc đơn nhiệm, tập trung cao độ xử lý chỉ 1 công việc trong khoảng thời gian nhất định.

Để hình thành thói quen làm việc đơn nhiệm, bạn có thể áp dụng nguyên tắc chỉ mở một tab công việc trên máy tính và xử lý xong hết công việc đó. Bạn không nên mở cả email, các kênh chat, mạng xã hội, các trang giải trí, tin tức… cùng lúc. Điều đó chỉ khiến bạn phân tâm, đa nhiệm mất x2 nỗ lực nhưng hiệu quả công việc có thể lại đang suy giảm 2 lần.

Làm việc nhiều giờ sẽ làm được nhiều việc hơn

Làm việc nhiều giờ liên tục, không nghỉ ngơi không giúp bạn làm được nhiều việc hơn mà chỉ khiến bạn căng thẳng, mệt mỏi và thậm chí là chán nản công việc. Cơ thể, tâm trí của bạn đều cần có những khoảng nghỉ ngơi hợp lý để làm việc chuẩn xác, hiệu quả.

Đặc biệt với những công việc đòi hỏi khả năng sáng tạo, việc bạn dành nhiều giờ liền để suy nghĩ chưa chắc đã đem lại kết quả công việc như kỳ vọng. Khi cảm thấy những ý tưởng mới đang rời khỏi mình, bạn có thể thử một số cách như:

  • Ngủ một giấc ngắn
  • Nhắm mắt hít thở, thiền định
  • Tập thể dục, giãn cơ bắp ngay gần bàn làm việc
  • Gác lại công việc đi dã ngoại, thư giãn cuối tuần

Ngồi hàng giờ trước máy tính có thể khiến bạn chỉ đi vào những ngõ cụt của tư duy. Bạn nên dành cho mình những khoảng nghỉ để suy nghĩ theo nhiều hướng khác nhau và giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Ví dụ:

Giữa buổi làm việc ca sáng và ca chiều, bạn có thể dành 30 phút để ngủ trưa. Đây nên là giấc ngủ ngắn nhưng hoàn toàn thư giãn. Bạn không nên nằm nghỉ trưa nhưng vẫn lướt tin tức trên mạng xã hội.

Việc nghỉ ngơi giữa chu kỳ làm việc sẽ giúp bạn đạt được những lợi ích:

  • Bạn sẽ khỏe mạnh, tỉnh táo để làm việc hiệu quả hơn
  • Cải thiện khả năng sáng tạo
  • Đưa ra quyết định tốt hơn sau khi nghỉ ngơi
  • Giúp tăng “năng lượng” trong công việc của bạn
  • Giúp bạn giảm căng thẳng, tăng khả năng ghi nhớ
Lầm tưởng làm việc nhiều giờ sẽ làm được nhiều việc hơn

Một giấc ngủ ngắn giữa các chu kỳ làm việc kéo dài sẽ giúp bạn thư giãn, cân bằng tâm trạng và sẵn sàng cho chu kỳ làm việc tiếp theo

10 cách để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên

Giúp nhân viên cải thiện được hiệu quả làm việc là một trong những công việc quan trọng, cốt lõi nhất của hoạt động quản lý. Bạn có thể tham khảo các cách cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên dưới đây:

Ủy quyền hiệu quả

Mỗi ngày bạn chỉ có 24 giờ. Để làm việc hiệu quả, bạn nên ưu tiên dành thời gian, sức lực, tâm trí để xử lý các công việc quan trọng. Với những công việc không quá quan trọng nhưng cần xử lý gấp, bạn có thể thực hiện ủy quyền cho nhân viên.

Khi ủy quyền công việc cho nhân viên, bạn cần lưu ý:

  • Ủy quyền rõ ràng công việc cần thực hiện: Bạn cần chia sẻ rõ với nhân viên bạn cần giao việc gì, kết quả cần đạt, thời gian cần hoàn thành, phối hợp với ai, bộ phận nào… Khi công việc ủy quyền được giao rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ làm việc một cách chuẩn xác, hiệu quả hơn.
  • Lựa chọn người ủy quyền phù hợp: Việc cần giao đúng người và người cần sắp xếp đúng việc. Chỉ khi bạn sắp xếp nhân sự ủy quyền hợp lý thì công việc mới được xử lý hiệu quả, đúng kỳ vọng.
  • Ủy quyền nhưng vẫn kèm giám sát nhân viên: Ví dụ công việc cần hoàn thành trong 1 tháng thì bạn có thể yêu cầu nhân viên báo cáo tiến độ công việc vào thứ 6 hàng tuần. Trường hợp công việc cần xử lý trong tuần, vào giữa chu kỳ bạn có thể kiểm tra xem nhân viên có đang thực hiện đúng tiến độ và đạt yêu cầu công việc hay không. Việc giám sát công việc là cần thiết để đảm bảo công việc ủy quyền không bị chệch hướng, không thể đạt được kết quả như kỳ vọng.
  • Không lạm dụng việc ủy quyền công việc cho nhân viên: Bạn chỉ nên ủy quyền cho nhân viên những công việc nhất định trong một khoảng thời gian phù hợp. Nếu bạn ủy quyền tất cả công việc của mình cho cấp dưới, bạn sẽ dễ gặp tình trạng nhân viên “kiêu binh” hoặc nhân viên nắm giữ tất cả các tài liệu, thông tin quan trọng của công ty mà thiếu đi cơ chế giám sát.
  • Động viên tinh thần nhân viên: Bạn nên chia sẻ với nhân viên về ý nghĩa, kỳ vọng công việc mong muốn nhân viên đạt được. Bạn hãy để nhân viên cảm nhận được giá trị công việc họ đang thực hiện. Mặt khác, khi nhân viên đã hoàn thành công việc, bạn không nên quên cảm ơn, động viên những nỗ lực công việc của nhân viên.
  • Xem xét, đánh giá và rút kinh nghiệm: Sau khi nhân viên hoàn thành công việc, bạn nên cùng ngồi lại với nhân viên để xem xét, đánh giá và rút kinh nghiệm công việc với nhân viên. Tại buổi đánh giá, bạn nên lắng nghe ý kiến của nhân viên và đưa ra những góp ý để nhân viên cải tiến công việc về sau. Liên tục tối ưu hóa công việc sẽ không những giúp bạn ủy quyền hiệu quả mà còn giúp nhân viên cải thiện được công việc trong dài hạn.

Xem xét giữa kỹ năng và nhiệm vụ

Kỹ năng cần tương xứng, phù hợp với nhiệm vụ cần thực hiện. Trong trường hợp nhân viên của bạn chưa đủ kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ rất khó đạt được hiệu quả công việc như kỳ vọng.

Điều đó cũng giống như việc nhân viên là một người có chuyên môn dịch thuật tốt. Tuy nhiên, với mảng dịch thuật y khoa thì nhân viên chưa từng có kinh nghiệm, kỹ năng đủ. Vậy trong trường hợp nhận nhiệm vụ dịch trực tiếp một buổi hội thảo y khoa, nhân viên sẽ rất khó có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt.

Do đó, khi giao một nhiệm vụ, công việc mới cho nhân viên, bạn nên xem xét kỹ năng của họ có đáp ứng được nhiệm vụ, công việc hay không. Trường hợp nhiệm vụ khẩn cấp, cần xử lý ngay, bạn có thể tìm người có kỹ năng phù hợp để xử lý hiệu quả. Trường hợp nhiệm vụ cho phép một khoảng thời gian chuẩn bị, bạn có thể đề nghị nhân viên tìm hiểu, cập nhật các kỹ năng, thông tin liên quan để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.

Kỹ năng và nhiệm vụ

Kỹ năng và nhiệm vụ phù hợp sẽ đảm bảo nhân viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả

Trò chuyện hiệu quả

Trò chuyện với nhân viên luôn là một trong những cách nhanh chóng giúp bạn nắm bạn được nhanh chóng thực tế công việc và kịp thời đưa ra những phản hồi hữu ích cho nhân viên.

Về nguyên tắc trò chuyện với nhân viên, bạn nên lưu ý: khen có thể công khai hoặc riêng tư nhưng chê thì nên riêng tư. Điều đó sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận và cải thiện hiệu quả công việc tốt hơn. Để trò chuyện hiệu quả với nhân viên, bạn có thể thực hiện các buổi check-in định kỳ vào cuối mỗi tuần chẳng hạn. Một buổi check-in có thể gồm những phần như:

  • Kiểm tra quá khứ: Bạn hãy cùng nhân viên kiểm tra lại các mục tiêu công việc đã được thiết lập ở tuần trước để xem công việc đã có tiến triển hay có vấn đề gì cần khắc phục, xử lý.
  • Xem xét hiện tại: Bạn sẽ cần làm rõ với nhân viên về những vấn đề công việc nào đang phát sinh trong hiện tại khiến hiệu quả công việc bị suy giảm. Việc xem xét các vấn đề trong hiện tại sẽ giúp team của bạn kịp thời tìm ra các giải pháp khắc phục, cải thiện tình hình.
  • Hướng tới tương lai: Tiếp theo, bạn và nhân viên hãy cùng xem xét thiết lập các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Các câu hỏi hữu ích để bạn xác định hành động có thể như: cần làm gì để vượt qua khó khăn trước mắt? chúng ta có cần thay đổi gì trong hành động không? chúng ta có cần bổ sung thêm nguồn lực nào khác?…
  • Kiểm tra mục tiêu mới: Khi đã thiết lập được kế hoạch hành động, mục tiêu hướng tới tương lai như trên, bạn cũng không nên cùng team bắt tay ngay vào công việc. Bạn nên có một khoảng lùi lại để quan sát, kiểm tra để đánh giá mức độ phù hợp của kế hoạch, mục tiêu mới. Khi bạn càng chuẩn bị kỹ lưỡng thì khi hành động theo kế hoạch sẽ càng giảm thiểu được mức độ rủi ro, chệch hướng mục tiêu.
Check in

Công thức check-in phù hợp có thể gồm 4 giai đoạn: kiểm tra quá khứ, xem xét hiện tại, hướng tới tương lai và kiểm tra mục tiêu mới

Ngoài việc áp dụng check-in hàng tuần, bạn còn có thể áp dụng mô hình cửa sổ Johari. Đây là một mô hình có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp, phát triển cá nhân, phát triển nhóm cũng như đạt được nhiều lợi ích khác…

Tìm hiểu thêm: Cửa sổ Johari là gì? Ứng dụng của Johari trong giao tiếp

Giữ mục tiêu rõ ràng

Để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên, bạn cần đảm bảo giữ mục tiêu công việc luôn rõ ràng. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc lập mục tiêu SMART để thiết lập mục tiêu:

Specific (cụ thể): Bạn nên chia sẻ cụ thể với nhân viên về kỳ vọng công việc bạn mong muốn đạt được.

Ví dụ:

Trước 31/10 cần tuyển dụng đủ 2 lập trình viên .NET cho phòng sản phẩm chẳng hạn. Nhiệm vụ trên đã được cụ thể hóa về thời gian cần tuyển, số lượng, vị trí nhân viên cần tuyển.

Measurable (đo lường): Mục tiêu cần gắn với các yếu tố đo lường được để bạn có thể xác định, kiểm soát tiến độ hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ:

Ở mục tiêu tuyển dụng ở trên thì yếu tố đo lường ở đây là 2 lập trình viên .NET.

Achievable (khả thi): Yếu tố khả thi khi thiết lập mục tiêu sẽ được xem xét dựa trên các kết quả công việc trong quá khứ của nhân viên, xem xét trên cơ sở tương quan giữa nguồn lực hiện tại và các yếu tố ảnh hưởng tới việc triển khai công việc.

Ví dụ:

Với nguồn lực hiện tại cùng các kênh tuyển dụng hiện nay, nhân viên của bạn có thể tuyển dụng được 2 lập trình viên .NET trước 31/10. Tuy nhiên, nếu bạn đề ra mục tiêu cần tuyển 20 lập trình viên .NET chẳng hạn sẽ là vượt quá khả năng, thậm chí là bất khả thi với nhân viên tuyển dụng.

Relevant (liên quan): Mục tiêu được thiết lập cần có tính liên quan đến tầm nhìn chung, giá trị cốt lõi hay những mục tiêu ở cao hơn của công ty.

Ví dụ:

Bạn nên chia sẻ với nhân viên việc tuyển dụng đủ 2 lập trình viên .NET trước 31/10 nhằm bổ sung nguồn lực giúp phòng sản phẩm kịp thời cập nhật tính năng mới của sản phẩm trong quý IV-2021 chẳng hạn.

Khi nhân viên nhìn nhận được sự liên quan của mục tiêu với bức tranh chung của công ty, họ sẽ đánh giá đúng giá trị, tầm quan trọng của công việc đang thực hiện và nỗ lực hành động với hiệu suất cao hơn.

Time bound (giới hạn thời gian): Khi giao công việc, thiết lập mục tiêu cho nhân viên bạn nên gắn công việc, mục tiêu với một mốc thời gian cụ thể. Điều đó sẽ thôi thúc nhân viên hành động kịp thời, nhanh chóng, đúng hạn công việc và có trách nhiệm với công việc hơn.

Ví dụ:

Ở trường hợp tuyển dụng trên thì mốc thời gian trước ngày 31/10 là một mốc thời gian cụ thể, rõ ràng. Nhân viên tuyển dụng sẽ hiểu rõ họ cần hoàn thành tuyển dụng trước mốc thời gian này.

Nguyên tắc SMART

Áp dụng nguyên tắc SMART với 5 tiêu chí sẽ giúp bạn thiết lập mục tiêu chuẩn xác, phù hợp hơn

Công nhận thành tích

Công nhận thành tích nhân viên đạt được sẽ giúp nhân viên của bạn có được cảm giác của một người chiến thắng trong công việc. Từ đó, họ sẽ thêm hài lòng, gắn bó với công việc, công ty và gia tăng hiệu suất, hiệu quả công việc.

Bạn có thể tham khảo sử dụng thẻ Kudo để công nhận thành tích của nhân viên. Để sử dụng thẻ Kudo, bạn tiến hành theo các bước sau:

  • Chia sẻ với nhân viên về việc áp dụng thẻ kudo để công nhận thành tích tại công ty
  • Tiến hành phát thẻ kudo
  • Bố trí một bảng dán thẻ kudo và một hộp chứa thẻ kudo tại văn phòng công ty
  • Tất cả các thành viên công ty đều có thể ghi nhận thành tích, sự nỗ lực của người khác, không phân biệt cấp bậc quản lý hay nhân viên
  • Ghi nhận bằng thẻ kudo không chỉ từ hướng quản lý ghi nhận nhân viên mà còn có thể là nhân viên ghi nhận nhân viên; nhân viên ghi nhận quản lý
  • Trong các sự kiện công khai hàng tháng, bạn có thể tập hợp tất cả các thành viên công ty và đọc nội dung trên các thẻ kudo như một hình thức công nhận, vinh danh những thành viên đã nỗ lực làm việc hiệu quả
Kudo box

Những chiếc thẻ kudo có thể là hình thức công nhận hiệu quả dành cho công ty của bạn

Tạo ra sự tập trung

Cải thiện, tạo ra sự tập trung sẽ giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả cao hơn. Sự tập trung cao độ cho công việc thường không tự nhiên mà có. Bạn nên tạo điều kiện, lưu ý một số chi tiết để giúp nhân viên tập trung hơn với công việc:

  • Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, bạn luôn cần gắn nhiệm vụ đó với một mốc thời hạn hoàn thành cụ thể. Mốc thời hạn cho công việc sẽ khiến nhân viên chú ý, tập trung hơn.
  • Bạn có thể đề nghị phòng IT chặn truy cập Youtube, Facebook cũng như các mạng xã hội không cần thiết trong giờ làm việc.
  • Bạn cũng nên cho phép nhân viên được tập trung hoàn thành từng công việc theo lịch làm việc. Bạn không nên giao quá nhiều việc và nhắn nhủ nhân viên theo kiểu “càng nhanh càng tốt”. Điều đó sẽ khiến nhân viên bối rối, không biết nên ưu tiên nhiệm vụ nào trước và khó có sự tập trung đủ cho các nhiệm vụ cụ thể.
  • Tùy từng trường hợp, ví dụ như trong một buổi đào tạo hay buổi họp, bạn có thể đề nghị nhân viên tắt chuông báo điện thoại để có sự tập trung cao nhất.
  • Bạn hãy khuyến khích nhân viên làm việc theo từng guồng tập trung cao độ. Ví dụ như theo phương pháp Pomodoro (làm việc 25 phút rồi nghỉ 5 phút) để cải thiện sự tập trung trong công việc.
  • Để tập trung cho công việc tốt hơn, bạn có thể khuyến khích nhân viên chia sẻ các nhiệm vụ lớn thành các đầu công việc nhỏ hơn. Như vậy họ sẽ dễ dàng quản lý, kiểm soát và tập trung tốt hơn cho từng công việc nhỏ thay vì lo lắng cho cả một dự án lớn.
  • Văn phòng của bạn cũng nên bố trí chỗ nghỉ ngơi buổi trưa để nhân viên nghỉ giữa ca làm việc buổi sáng và buổi chiều. Khi nhân viên có giấc ngủ ngắn sau khi ăn trưa, họ sẽ tập trung và làm việc tốt hơn vào buổi chiều.
  • Các lớp, câu lạc bộ thiền, gym, yoga cũng là gợi ý tốt cho các công ty. Khi nhân viên của bạn có thể chất, sự cân bằng tâm trạng tốt thì họ cũng sẽ cải thiện được sự tập trung cho công việc.
  • Bạn có thể bố trí khu căn-tin với cafe, trà nóng và một ít đồ ăn vặt. Một ly đồ uống, đồ ăn đúng lúc sẽ giúp nhân viên tập trung cho công việc hơn.
Phương pháp Pomodoro

Tập trung làm việc cao độ theo phương pháp Pomodoro có thể giúp bạn tạo nên sự khác biệt với hiệu quả công việc vượt trội

Đào tạo và phát triển nhân viên

Một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên chính là kỹ năng, kinh nghiệm của họ. Do đó, nhà quản lý muốn cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên bắt buộc phải tiến hành đào tạo, phát triển nhân viên.

Mặt khác, việc đào tạo, phát triển nhân viên từ trong nội bộ tổ chức sẽ giúp công ty của bạn giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân sự mới. Đặc biệt, điều đó cũng giúp xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên, giúp họ gia tăng mức độ gắn bó, trung thành với tổ chức.

Để đào tạo, phát triển cho nhân viên hiệu quả, bạn có thể thực hiện một số điểm như sau:

  • Quy định số giờ đào tạo tối thiểu trong 1 tháng với nhân sự cấp quản lý dành cho nhân viên trong team của họ
  • Vận hành mô hình vườn ươm tài năng, tuyển dụng thực tập sinh phù hợp để phát triển thành nhân viên chính thức
  • Thiết lập thư viện đào tạo để nhân viên tự học, tự tìm hiểu theo nhu cầu
  • Tạo các cuộc khảo sát nhu cầu đào tạo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý…
Đào tạo và phát triển nhân viên

Một tổ chức một phát triển bền vững sẽ không thể thiếu hoạt động đào tạo, phát triển nhân viên

Đặt ra những mục tiêu thách thức nhưng thực tế

Nhân viên của bạn sẽ khó làm việc hiệu quả nếu họ chỉ được giao những nhiệm vụ tẻ nhạt, dưới sức, lặp đi lặp lại. Ngược lại, nếu nhân viên liên tiếp nhận được những nhiệm vụ vượt quá sức, thậm chí là bất khả thi thì họ sẽ chán nản công việc và bỏ cuộc. Như vậy, muốn nhân viên làm việc hiệu quả bạn cần cùng họ đặt ra những mục tiêu có tính thách thức nhưng thực tế.

Bạn có thể xem xét sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs để giải quyết bài toán thiết lập mục tiêu kể trên. OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều tập đoàn, công ty hàng đầu trên thế giới như: Intel, Google, Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin… Tại Việt Nam, OKRs cũng đã được áp dụng tại nhiều công ty lớn như: FPT, Careerbuilder Việt Nam, Tinh Vân…

OKRs là phương pháp quản lý mục tiêu được thiết lập dựa trên 2 yếu tố chính:

  • O – Objectives: Mục tiêu
  • KRs – Key Results: Các kết quả then chốt

Bạn có thể hình dung về OKRs như việc bạn xác định một điểm rõ ràng trên bản đồ (O – mục tiêu). Sau đó, bạn sẽ thiết lập, hoạch định kế hoạch đi qua các chặng đường, các điểm đến bắt buộc để đến mục tiêu. Các chặng đường, điểm đến này chính là những KRs – kết quả then chốt giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu.

Tìm hiểu thêm: OKRs là gì?

Tính chất của OKRs

Một OKRs thường được thiết lập với 1 mục tiêu và từ 3 đến 5 kết quả chính cần đạt được

Xây dựng văn hóa phản hồi lành mạnh

Khi bạn giao nhiệm vụ cho nhân viên, bạn không nên phó mặc cho nhân viên xử lý công việc mà không có cơ chế kiểm soát, phản hồi. Thiếu đi phản hồi phù hợp, kịp thời, nhân viên của bạn có thể sẽ bị chệch hướng mục tiêu.

Kỹ năng phản hồi có 2 dạng là phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực. Khi bước vào buổi phản hồi công việc cho nhân viên, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

  • Bước 1: Lắng nghe những thông tin, ý kiến về việc thực hiện công việc của nhân viên
  • Bước 2: Đưa ra những phản hồi tích cực, khuyến khích nhân viên phát huy những ưu điểm trong công việc hiện tại
  • Bước 3: Đưa ra những phản hồi tiêu cực, góp ý những điểm nhân viên đang thực hiện thiếu sót, cần cải thiện
  • Bước 4: Lắng nghe những ý kiến, trao đổi thêm của nhân viên
  • Bước 5: Cùng nhân viên thiết lập mục tiêu cho chu kỳ công việc tiếp theo

Để xây dựng văn hóa phản hồi lành mạnh, nhà quản lý nên lưu ý một số điểm:

  • Phản hồi trong công việc nên được nhìn nhận như một món quà giúp nhân viên cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc
  • Bạn không nên gắn yếu tố cảm xúc, yêu ghét nhân viên khi đánh giá, phản hồi công việc của họ
  • Phản hồi phải dựa trên dữ liệu, thông tin công việc cụ thể, tránh phản hồi một cách cảm tính
  • Bạn nên tiến hành phản hồi rõ ràng theo từng nội dung, tránh trường hợp phản hồi theo phong cách bánh kẹp: một vài ý chê sau đó lại xoa dịu nhân viên bằng một vài lời khen hời hợt. Điều đó không khiến nhân viên của bạn thoải mái hơn mà chỉ thêm khó tiếp nhận phản hồi của bạn.

Có thể bạn cần biết: Phản hồi liên tục là gì? 4 lợi ích và ý nghĩa phản hồi liên tục

Phản hồi công việc

Phản hồi công việc phù hợp, kịp thời cũng là cách bạn tặng một món quà cho nhân viên của mình

Sử dụng công cụ phù hợp

Để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên là việc làm không hề dễ dàng, đòi hỏi nhà quản lý phải dành nhiều thời gian, công sức, sự chuẩn bị và nguồn lực khác nhau. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý hiệu quả công việc, ví dụ như phần mềm GoalF.

GoalF được xây dựng trên nguyên lý quản lý hiệu suất liên tục. Theo đó, nhà quản lý sẽ cùng nhân viên thiết lập các mục tiêu theo chu kỳ công việc ngắn hạn. Tiếp theo, quản lý sẽ tiến hành giám sát liên tục và phản hồi kịp thời để giúp nhân viên cải tiến hiệu quả, hiệu suất công việc nhanh chóng, thậm chí là theo thời gian thực.

GoalF có thể giúp bạn quản lý, gia tăng hiệu quả công việc của nhân viên một cách rõ ràng sau 5 tuần áp dụng phần mềm. Với bộ công cụ đa dạng, đầy đủ tính năng, GoalF là giải pháp giúp doanh nghiệp của bạn gia tăng hiệu quả làm việc của nhân viên trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Phần mềm quản lý hiệu suất liên tục GoalF

GoalF có thể đồng hành và cung cấp giải pháp giúp gia tăng hiệu quả làm việc cho nhân viên của bạn

*

Nếu bạn cần thêm thông tin về hiệu quả làm việc của nhân viên hay muốn tư vấn về phần mềm GoalF, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

Tags:
Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.