Theo giáo sư Robert Katz kỹ năng quản lý được chia thành ba nhóm cơ bản Kỹ năng kỹ thuật, Kỹ năng khái niệm và Kỹ năng quản lý con người. Cải thiện các kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng khái niệm phụ thuộc phần lớn vào yếu tố cá nhân, khả năng học tập chuyên môn, sự phù hợp với công việc.
Tuy nhiên các nhà quản lý có thể cải thiện Kỹ năng quản lý con người (Human Skills) của mình để giúp nhân viên có thêm động lực, cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu quả công việc bằng các cách sau.
Giao tiếp tốt hơn
Sở hữu kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là điều tối quan trọng đối với một nhà quản lý. Nó có thể xác định mức độ thông tin được chia sẻ trong toàn bộ nhóm, đảm bảo rằng nhóm hoạt động như một khối thống nhất.
Mức độ giao tiếp của người quản lý với các thành viên trong nhóm của mình cũng quyết định mức độ tuân thủ các thủ các mục tiêu đã vạch ra, theo dõi được các nhiệm vụ và hoạt động và giúp chúng được hoàn thành tốt nhất.
Việc giao tiếp tốt không chỉ thể hiện ở việc người quản lý truyền thông đầy đủ thông tin của tổ chức đến nhân viên mà còn là những cuộc trò chuyện chân tình, sự lắng nghe thấu hiểu và phản hồi của người quản lý đối với nhân viên để giúp họ vượt qua những trở ngại khó khăn trong công việc.
Khi một người quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên của họ là việc một cách hiệu quả. Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã nói:
“Nếu người quản lý dành 90 phút để trò chuyện với nhân viên có thể nâng cao chất lượng công việc của người nhân viên trong hai tuần hoặc trong hơn tám mươi giờ.”
Các kênh giao tiếp được thiết lập rõ ràng trong một tổ chức cho phép người quản lý cộng tác với nhóm, ngăn ngừa xung đột và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ với nhóm của bạn
Sự rõ ràng là con đường dẫn đến kết quả thành công vững chắc, một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 42% nhân viên cho rằng mục tiêu không rõ ràng là nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng trong công việc.
Theo một phát hiện trong lý thuyết Goal Setting của Locke cho rằng:
“Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể dẫn đến hiệu suất cao hơn so với việc đặt các mục tiêu không cụ thể” (Tôi muốn kiếm được 500 usd, sẽ tốt hơn là tôi muốn kiếm nhiều tiền)
Các nhà quản lý cần thể hiện rõ sự kỳ vọng của mình đối với nhân viên. Cho dù đó là những nhiệm vụ nhỏ hàng ngày hay một dự án dài hạn, những nhà quản lý nên có ý tưởng rõ ràng về những gì họ mong đợi ở mỗi nhân viên, dựa trên khả năng và năng lực của họ. Tốt nhất, các mục tiêu của nhóm nên được công khai và minh bạch.
Bằng cách đó, người nhân viên sẽ không có sự nhầm lẫn về những mục tiêu mà nhóm đang hướng tới, mỗi người sẽ hiểu tại sao họ làm điều đó và khi nào cần hoàn thành. Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự khi tạo mục tiêu phát triển cá nhân với các thành viên riêng lẻ trong nhóm của bạn.
Biết rằng công việc của mình ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu của công ty giúp nhân viên của bạn gắn bó hơn với công việc và tổ chức.
Một phương pháp quản trị mục tiêu giúp liên kết mục tiêu của từng người trong tổ chức thành một thể thống nhất, đem đến cái nhìn rõ ràng cho hiệu suất cá nhân, là khung tư duy OKRs.
Bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây.
Ủy quyền hiệu quả và tránh quản lý vi mô
Việc quản lý vi mô không giúp cho hiệu quả công việc của nhân viên tăng lên mà ngược lại điều này còn gây ảnh hưởng tiêu cực đến động lực làm việc của nhân viên, họ sẽ cảm thấy mình không có quyền tự chủ và dần dần sẽ rời bỏ tổ chức. Thay vào đó, các nhà quản lý cần có một cách tiếp cận mới đó là Ủy quyền và tin tưởng nhân viên.
Ủy quyền là một kỹ năng quản lý quan trọng, ủy quyền là hành động chuyển giao các nhiệm vụ liên quan đến công việc và quyền hạn cho các nhân viên cấp dưới. Một người quản lý có kỹ năng ủy quyền tốt có thể phân công lại các nhiệm vụ một cách hiệu quả và trao quyền cho những nhân viên phù hợp.
Ủy quyền giúp người quản lý tránh lãng phí thời gian, tối ưu hóa năng suất và nhận được sự cam kết của nhân viên. Mọi nhà quản lý phải có khả năng ủy quyền tốt để đạt được kết quả tối ưu và đạt được năng suất cần thiết.
Ủy quyền đòi hỏi người quản lý phải biết cách giao việc hiệu quả. Ủy quyền không phải phó thác hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình. Trong cuốn sách Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui của tác giả Jurgen Appelo có đưa ra 7 cấp độ ủy quyền, bạn có thể lựa chọn cách ủy quyền một phần hay ủy quyền toàn bộ công việc để phù hợp với từng nhiệm vụ, kỹ năng của từng người.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:
Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett
Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo
Tạo thói quen theo dõi tiến độ và phản hồi liên tục công việc của nhân viên
Một yếu tố cần thiết để cải thiện kỹ năng quản lý đó là tạo ra thói quen thường xuyên theo dõi tiến độ công việc của nhân viên.
Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên thường xuyên sẽ giúp người quản lý nắm được tình hình của nhân viên, kịp thời đưa ra những sự hỗ trợ, phản hồi cần thiết giúp nhân viên vượt qua được trở ngại để hoàn thành được mục tiêu công việc.
Theo nghiên cứu của Gallup, những người nhân viên được quản lý theo dõi công việc và cung cấp phản hồi thường xuyên (hàng tuần) sẽ tăng gấp ba lần động lực để hoàn thành công việc xuất sắc và khả năng tham gia vào công việc cao hơn hai lần.
Giữ cuộc trò chuyện thân mật khi cung cấp phản hồi cho nhân viên của bạn và tập trung vào sự tiến bộ của người đó đối với các mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, hãy giúp họ lập kế hoạch hành động để tiến về phía trước và khẳng định vai trò cố vấn đáng tin cậy của bạn khi họ giải quyết các bước tiếp theo.
[Việc theo dõi tiến độ công việc và phản hồi cho nhân viên nên được thực hiện có cấu trúc với một tần suất đều đặn thông qua các cuộc họp riêng tư 1:1 (gọi là Check-in) để đạt được hiệu quả cao nhất.
Bạn có thể tham khảo một cuộc Check-in hiệu quả tại đây]
Ghi nhận đối với những thành công
Đừng ngại công nhận nhân viên của bạn khi họ hoàn thành tốt công việc. Theo một nghiên cứu của chuyên gia được công bố trên Tạp chí Journal of Personality and Social Psychology, những nhân viên được Ghi nhận nhất quán cho các nhiệm vụ của họ thể hiện sự quan tâm, gắn bó cao hơn trong công việc, dẫn đến tăng hiệu suất và hiệu quả công việc tốt hơn.
Những doanh nghiệp có văn hoá ghi nhận cao sẽ có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn hẳn so với những doanh nghiệp khác.
Hãy ghi nhận một cách công khai, liên tục và kịp thời (thậm chí là với những thành tích nhỏ), điều đó giúp cho nhân viên của bạn thấy rằng những nỗ lực của họ đã được công nhận xứng đáng. Mọi người đều muốn thể hiện thành tích của mình với người khác. Ghi nhận công khai cũng giúp thúc đẩy sự nỗ lực vươn lên của mọi người trong tổ chức.
Có nhiều cách để khuyến khích nhân viên của bạn hơn là chỉ về mặt tài chính. Sự ghi nhận có thể được thực hiện bằng hiện vật hoặc đôi khi chỉ đơn giản như những tấm card ghi lời công nhận như công cụ Kudo Box của người Nhật.
Ngoài ra để ghi nhận hiệu quả và tạo động lực làm việc tốt nhất, bạn có thể sử dụng những phần mềm chuyên biệt giúp thúc đẩy hiệu suất như Phần mềm GoalF. Phần mềm GoalF được tích hợp những kỹ thuật khen thưởng giúp cho phong trào ghi nhận trong tổ chức phát triển mạnh mẽ.
Những lời khen thưởng, công nhận sẽ được quy đổi thành sao. Sao được sử dụng để đổi những phần quà trong Store, tạo ra sự vui vẻ trong công việc và thúc đẩy văn hóa ghi nhận trong tổ chức.
Tìm hiểu và đăng ký sử dụng miễn phí 5 tuần Phần mềm GoalF tại đường link: https://goalf.vn/
Học hỏi không ngừng về kỹ năng quản lý
Thông qua việc trau dồi các kỹ năng mềm, xây dựng nhận thức về bản thân, tiếp tục học tập và rèn luyện bạn có thể đạt được các kỹ năng cần thiết để trở thành người quản lý xuất sắc và dẫn dắt cả nhóm và tổ chức của bạn đến thành công.
Để hình thành được kỹ năng quản lý và trở thành một nhà quản lý tốt không phải là một công việc dễ dàng và có thể mất một khoảng thời gian để tìm ra cách tiếp cận nào phù hợp nhất với nhóm của bạn. Tuy nhiên nếu bạn có sự nỗ lực và quyết tâm thì kết quả nhận lại sẽ rất xứng đáng.
Tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp về Kỹ năng cho nhà Quản lý là con đường ngắn nhất để giúp bạn cải thiện và nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Với sự hướng dẫn từ các chuyên gia bạn sẽ nắm được các công cụ để tăng cường kỹ năng quản lý và dẫn dắt đội nhóm của mình một cách hiệu quả.
Hiện nay VNOKRs đang triển khai Khóa học kỹ năng cho Nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” do giảng viên HLV Mai Xuân Đạt giảng dạy. Khóa học hữu ích cho bất kỳ ai đang làm vị trí Quản lý (CEO, Trưởng nhóm, Trưởng dự án) muốn cải thiện kỹ năng quản lý của mình
Tìm hiểu thông tin và đăng ký Khóa học tại đường link: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm
