Thiết lập mục tiêu là gì? 12 bước thiết lập mục tiêu của BRIAN TRACY

Khi nói về thiết lập mục tiêu có thể bạn sẽ hình dung về hình ảnh một người đang giương cung vào nhắm bắn vào một đích xác định. Hình ảnh đó phần nào phản ánh được việc thiết lập mục tiêu cần cụ thể, chính xác, rõ ràng. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể thiết lập mục tiêu là gì qua bài viết sau.

Thiết lập mục tiêu là gì?

Thiết lập mục tiêu là hoạt động xác định điểm cốt lõi cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định với một cá nhân, một nhóm hay trên quy mô toàn công ty. Mục đích cốt lõi của thiết lập mục tiêu là nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất thực hiện công việc.

Có thể hình dung việc thiết lập mục tiêu cũng như việc bạn xác định một điểm rõ ràng trên bản đồ. Với một điểm đến rõ ràng như vậy, bạn sẽ biết mình cần hành động hay tiến theo lộ trình như thế nào.

Để hiểu rõ hơn về thiết lập mục tiêu, bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu lý thuyết thiết lập mục tiêu của Edwin Locke. Vào những năm 1960, Locke đã công bố học thuyết thiết lập mục tiêu (Goal Setting Theory). Theo đó, Locke cho rằng một cá nhân sẽ tập trung, nỗ lực cao độ hơn khi họ có một mục tiêu rõ ràng, cụ thể.

Theo học thuyết Locke, một mục tiêu được thiết lập hợp lý sẽ cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà quản lý và nhân viên theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định mục tiêu phù hợp

Một mục tiêu phù hợp sẽ cần vừa có tính thử thách, đột phá, cụ thể và lượng hóa được nhưng vẫn đảm bảo trong giới hạn thực hiện được, không trở thành bất khả thi. Khi đã xác định được mục tiêu phù hợp, nhà quản lý sẽ giúp giảm thiểu những hành vi đi ngược lại lợi ích của tổ chức và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn.

Khi nhà quản lý thiết lập mục tiêu cần quan tâm đến đối tượng mục tiêu. Với những người đặt kỳ vọng phát triển công việc cao thường thích thực hiện các mục tiêu có tính thử thách, khó khăn. Ngược lại, những người đặt kỳ vọng công việc thấp thường thích thực hiện các mục tiêu dễ dàng, có tính lặp lại hơn.

Nghiên cứu của Locke khuyến khích các nhà quản lý thiết lập các mục tiêu cụ thể và có tính thử thách. Ông lý giải: một mục tiêu cụ thể và thử thách thì hiệu suất cũng như kết quả công việc thường đạt được vượt trội hơn rất nhiều so với các mục tiêu mơ hồ hoặc dễ dàng.

Thay vì động viên, thiết lập mục tiêu cho nhân viên một cách mơ hồ theo kiểu “cố lên”, “cố hết sức đi” thì bạn có thể cụ thể hóa mục tiêu như “cố gắng hoàn thành ít nhất 80% khối lượng công việc trước thứ 6” chẳng hạn.

• Bước 2: Thuyết phục nhân viên chấp nhận mục tiêu

Xét đến cùng thì vấn đề cốt lõi để thực hiện mục tiêu thành công là vấn đề con người. Do đó, khi nhà quản lý giao mục tiêu thì cũng đồng thời cần thuyết phục nhân viên nhận thấy được những điểm hợp lý, cần thiết của việc thực hiện mục tiêu.

Đồng thời, nhà quản lý có thể thuyết phục nhân viên bằng cách xây dựng mục tiêu gắn với cơ chế thù lao tương ứng. Lúc đó, nhân viên sẽ nhận thấy việc hoàn thành công việc được giao là mục tiêu họ cần thực hiện.

• Bước 3: Tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi và cung cấp thông tin phản hồi

Nhà quản lý cần cung cấp thông tin phản hồi kịp thời, đầy đủ cho nhân viên. Nhân viên cần hiểu những việc nào họ chưa hoàn thành đúng kỳ vọng và nguyên nhân để tìm cách khắc phục, nỗ lực đúng cách. Nhà quản lý cũng cần cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm làm việc của nhân viên thông qua quá trình đào tạo, cung cấp thông tin công việc đầy đủ.

Đồng thời, theo học thuyết mục tiêu của Locke, nhân viên cũng sẽ tham gia cùng nhà quản lý xây dựng mục tiêu công việc. Chính quá trình cùng tham gia thiết lập mục tiêu này sẽ giúp nhân viên dễ dàng chấp nhận và tự nguyện thực hiện các mục tiêu.

Thiết lập mục tiêu để làm gì? Tại sao thiết lập mục tiêu lại quan trọng?

Thiết lập mục tiêu đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong thực tế quản trị doanh nghiệp cũng như vận hành công việc của mỗi team, mỗi cá nhân.

Tạo ra sự tập trung trong tổ chức

Khi mỗi nhân viên nỗ lực theo một hướng khác nhau, theo các cách thức và mục tiêu khác nhau sẽ dẫn đến việc nguồn lực của tổ chức bị phân tán. Thay vào đó, nhà quản lý có thể áp dụng việc thiết lập mục tiêu để tất cả các phòng ban, bộ phận cho đến từng nhân viên hiểu rõ công việc cần thực hiện, nỗ lực đúng hướng và có sự tập trung cần thiết.

Có thể hình dung việc thiết lập mục tiêu cũng giống như việc bạn cột bó đũa lại bằng một sợi dây chắc chắn. Không có “sợi dây” mục tiêu thì mỗi chiếc đũa sẽ nghiêng ngả một hướng. Còn khi có sợi dây mục tiêu liên kết lại thì bó đũa mới được sắp xếp trật tự, ngăn nắp, đúng hướng.

Đo lường tiến độ công việc

Với một mục tiêu cụ thể, định lượng, bạn sẽ nắm bắt, hiểu rõ nhân viên của mình đang hoàn thành công việc với tiến độ như thế nào. Việc thiết lập mục tiêu lúc nào lại đóng vai trò là một công cụ để đo lường công việc.

Ví dụ:

Bạn đặt mục tiêu nhân viên kinh doanh cần ký được tổng doanh thu hợp đồng ở mức tối thiểu 1 tỷ đồng / năm. Như vậy, mục tiêu về tổng doanh thu hợp đồng là một công cụ giúp bạn có thể đo lường tiến độ công việc nhân viên kinh doanh đang thực hiện.

Tạo ra sự cam kết và động lực làm việc của nhân viên

Khi nhân viên có mục tiêu công việc cụ thể, rõ ràng, họ sẽ có thêm cam kết và động lực làm việc. Mục tiêu công việc lúc này cũng giống như một ngọn hải đăng phía trước thôi thúc nhân viên tiến về phía trước.

Mặt khác, khi bạn thiết lập mục tiêu, bạn cũng nên lưu ý để nhân viên cùng tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu công việc này. Nhân viên đóng góp ý tưởng, ý kiến về mục tiêu và họ sẽ có cam kết, động lực hành động để đạt được mục tiêu đó.

Tăng năng suất công việc

Công thức tính năng suất công việc:

Năng suất = Kết quả công việc / Nguồn lực bỏ ra

Xem xét công thức trên, bạn có thể nhận thấy việc thiết lập mục tiêu sẽ giúp nhân viên đạt được những lợi ích góp phần giúp tăng năng suất công việc như:

• Nhân viên đạt được kết quả công việc cao hơn nhờ hiểu rõ mục tiêu công việc cần thực hiện
• Các nguồn lực (chi phí, thời gian) được tối ưu hóa, tập trung để xử lý công việc

Như vậy, với việc thiết lập mục tiêu phù hợp, bạn có thể giúp nhân viên gia tăng tối đa kết quả công việc đạt được và tối ưu nguồn lực cần bỏ ra. Qua đó, năng suất công việc tương ứng sẽ được cải thiện đáng kể.

Tăng sự hài lòng và gắn bó của nhân viên

Nhân viên được tham gia đóng góp ý kiến xây dựng mục tiêu cần thực hiện và họ sẽ cảm thấy hài lòng, gia tăng sự gắn bó với công việc, với công ty.

Mặt khác, khi hiểu rõ mục tiêu mình đang nỗ lực thực hiện có những giá trị, đóng góp cho mục tiêu, thành công chung của công ty, nhân viên cũng sẽ cảm thấy được giá trị công việc của chính mình. Từ đó, họ sẽ thêm động lực, sự thoải mái, hài lòng và cả gắn bó, đồng hành cùng công việc, công ty.

Các nguyên tắc chính của việc thiết lập mục tiêu

Trên cơ sở lý thuyết thiết lập mục tiêu (Goal Setting) của Locke, bạn có thể ứng dụng 5 nguyên tắc chính để đạt được mục tiêu thành công trong thực tế quản trị doanh nghiệp của mình.

Cam kết – Commitment

Nhân viên của bạn sẽ chỉ thấy hứng thú với một mục tiêu mà họ được tham gia xây dựng, đóng góp ý kiến từ ban đầu. Bạn có thể đề nghị nhân viên tham gia thiết lập mục tiêu, đưa ra ý tưởng và cam kết thực hiện mục tiêu. Khi một mục tiêu nhận được sự đồng lòng, cam kết thực hiện của cả nhân viên và quản lý thì khả năng thành công sẽ được gia tăng đáng kể.

Tuy nhiên, không phải mục tiêu nào cũng cần toàn thể nhân viên tham gia đóng góp ý kiến và đồng thuận cam kết thực hiện. Khi công ty bạn đã có mục tiêu chung toàn công ty thì bạn có thể hướng việc thiết lập mục tiêu phòng ban tuân thủ, cộng hưởng để đạt được mục tiêu công ty. Và tiếp theo, khi đã có mục tiêu phòng ban thì bạn có thể hướng các mục tiêu, cam kết công việc của nhân viên theo mục tiêu của phòng ban.

Mặt khác, nhà quản lý cũng cần lưu ý: mục tiêu càng khó khăn thì càng cần phải có sự cam kết. Thực tế, nhân viên của bạn sẽ không quá hào hứng với các mục tiêu dễ dàng thực hiện, nhàm chán. Tuy nhiên, với các mục tiêu thử thách, khó khăn, bạn lại cần gắn mục tiêu đó với cảm hứng thực hiện và cả cam kết hoàn thành mục tiêu.

Sự rõ ràng – Clarity

Một mục tiêu cần đảm bảo sự rõ ràng, có thể định lượng được và gắn với khung thời gian thực hiện cụ thể. Chỉ có như vậy nhân viên mới hiểu rõ họ thực sự cần làm gì, cần đạt được gì và họ sẽ dùng chính kết quả cần đạt đó để làm động lực cho hành động liên tục trong công việc.

Ngược lại, nếu bạn đề ra một mục tiêu chung chung, mơ hồ theo dạng như “hãy chủ động”, “hãy nỗ lực hết sức” thì nhân viên của bạn sẽ có ít động lực trong công việc hơn. Thay vào đó, bạn có thể chỉ rõ, ví dụ như: kết quả kinh doanh quý IV-2021 cần đảm bảo vượt hơn so với quý III-2021 ở mức 5% doanh thu.

Qua ví dụ trên, bạn có thể thấy một mục tiêu rõ ràng nên có các tiêu chuẩn cụ thể, đo lường được. Ở đây là tỷ lệ 5% so với kết quả đã được ở quý trước. Đó là một con số rất cụ thể, định lượng được chính xác.

Sự thách thức – Challenging

Một mục tiêu không thể thiếu đi sự thách thức. Nếu bạn yêu cầu nhân viên lặp lại những điều họ vẫn làm hàng ngày thì nhân viên có thể vẫn thực hiện mục tiêu đó nhưng mức độ phấn khích với công việc rất thấp. Nhân viên cũng cần có được cảm giác của người chiến thắng với khả năng chinh phục được những mục tiêu thử thách.

Đặc biệt, nếu việc hoàn thành mục tiêu thách thức còn gắn với chính sách lương thưởng xứng đáng sẽ còn giúp nhân viên gia tăng mức độ hào hứng với công việc cao hơn.

Tuy nhiên, bạn nên phân biệt rõ ràng giữa một mục tiêu thách thức với một mục tiêu bất khả thi. Nhân viên của bạn sẽ hào hứng với những mục tiêu tương đối khó khăn, cần thêm sự cố gắng nhưng sẽ nhanh chóng chán nản, thậm chí bỏ cuộc với những mục tiêu nằm ngoài khả năng của họ.

Độ phức tạp của nhiệm vụ – Task Complexity

Khi thiết lập mục tiêu, ban còn cần xem xét, chú ý đến độ phức tạp của nhiệm vụ. Với những nhiệm vụ quá phức tạp, nhân viên sẽ cần được cho khoảng thời gian thực hiện dài hơn. Hoặc họ sẽ cần được đào tạo, học hỏi thêm để hoàn thành mục tiêu với thời gian tốt hơn.

Bạn không nên đòi hỏi nhân viên thực hiện các nhiệm quá phức tạp trong khoảng thời gian quá ngắn. Điều đó sẽ tạo nên áp lực không cần thiết lên nhân viên. Ví dụ như bạn không nên giao một công việc mới, khó với nhân viên kèm theo yêu cầu “càng nhanh càng tốt” chẳng hạn.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Phản hồi – Feedback

Khi giao mục tiêu cho nhân viên, bạn còn cần tiến hành phản hồi để làm rõ kỳ vọng, điều chỉnh phù hợp mục tiêu cũng như giúp nhân viên đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

Trường hợp mục tiêu cần thực hiện trong thời gian dài, bạn có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo tiến độ đo lường cụ thể theo từng giai đoạn thực hiện mục tiêu. Khối lượng công việc lớn sẽ dễ dàng được quản lý tốt hơn nếu được phân ra thành từng phần nhỏ.

Việc phản hồi công việc cho nhân viên có thể được tổ chức thành các buổi check-in 1 1 theo hàng tuần. Tại buổi check-in, bạn sẽ nắm bắt được nhanh chóng tiến độ, thực tế công việc nhân viên thực hiện. Sau đó, bạn sẽ khuyến khích những điểm tích cực nhân viên đã đạt được và góp ý, gợi ý nhân viên khắc phục những thiếu sót.

Nguyên tắc khi phản hồi cho nhân viên nhà quản lý nên lưu ý thực hiện là: khen công khai, chê riêng tư. Áp dụng phản hồi như vậy sẽ giúp nhân viên của bạn dễ dàng tiếp nhận phản hồi và cải thiện công việc hơn.

Hướng dẫn 12 bước thiết lập mục tiêu của BRIAN TRACY

Brian Tracy là Chủ tịch của Công ty Brian Tracy – một công ty quốc tế chuyên về phát triển, đào tạo các tổ chức, cá nhân hướng đến việc đạt được các mục tiêu doanh nghiệp và mục tiêu cá nhân nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Một số cột mốc ấn tượng Brian Tracy tạo dựng được có thể kể đến như:

• Tư vấn cho hơn 1000 công ty
• Hướng dẫn cho hơn 500.000 người trong 5000 buổi chia sẻ, hội thảo tại Mỹ, Canada và 69 quốc gia khác trên thế giới
• Giảng dạy cho hơn 250.000 người mỗi năm thông qua các khóa đào tạo
• Brian Tracy đã nghiên cứu, giảng dạy và viết lách trong hơn 30 năm trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: tâm lý học, triết học, kinh doanh, lịch sử, kinh tế…
• Ông cũng là tác giả của hơn 70 đầu sách bán chạy, được dịch ra 42 thứ tiếng khác nhau

Với việc thiết lập mục tiêu, Brian Tracy đề xuất 12 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định điều bạn mong muốn đạt được

Trước hết, bạn cần xác định điều mình mong muốn đạt được là gì. Bạn nên mở rộng tầm nhìn, suy nghĩ của mình để đề ra mục tiêu thực sự có tính thử thách, kiến tạo được những giá trị vượt trội. Hình dung một cách hình ảnh thì bạn có thể giương cung lên bầu trời và khi mũi tên rơi xuống sẽ bắn được vào mặt trăng chẳng hạn.

Các mục tiêu có thể rất đa dạng với các lĩnh vực như: thu nhập; gia đình; sức khỏe; tài sản; sự nghiệp… Nếu có quá trình thứ cần phải lo nghĩ và không biết nên bắt đầu từ đâu, bạn có thể áp dụng phương pháp 3 mục tiêu. Theo đó, trong vòng 30 giây, bạn hãy liệt kê ra 3 mục tiêu quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn.

Ba mục tiêu nhanh chóng xuất hiện trong đầu bạn nhiều khả năng chính là những điều bạn thực sự mong muốn đạt được.

Bước 2: Viết mục tiêu đó ra

Ghi ra giấy các mục tiêu bạn nghĩ ra là một cách tốt để bạn cụ thể hóa ý tưởng, suy nghĩ của mình. Bạn hãy cố gắng viết càng chi tiết mục tiêu càng tốt. Điều đó sẽ giúp quá trình thực hiện mục tiêu của bạn diễn ra thuận lợi hơn.

Các bản thảo ý tưởng, mục tiêu này nên được tập hợp, lưu trữ lại. Bạn có thể sẽ rất ngạc nhiên khi nảy ra được những điều mới từ những ghi chép cũ của mình cách đây một vài năm.

Bước 3: Xác định khoảng thời gian thực hiện mục tiêu

Xác định thời hạn thực hiện mục tiêu (deadline) sẽ giúp có cơ chế ép buộc, tạo động lực để nỗ lực hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.

Nếu mục tiêu của bạn quá lớn, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu ra thành những mục tiêu theo từng giai đoạn hoàn thành nhỏ hơn.

Ví dụ:

Bạn muốn có khả năng độc lập tài chính và bạn có thể thiết lập các mục tiêu theo giai đoạn 10 năm tới, 20 năm tới cho bản thân. Như vậy, bạn sẽ biết mình cần đầu tư, kiếm thêm thu nhập hay tiết kiệm ở mức nào để đạt được mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

Trong trường hợp bạn không hoàn thành mục tiêu theo đúng deadline, bạn hãy thiết lập thêm một khoảng thời gian thực hiện mới. Vấn đề không hợp lý khiến bạn không hoàn thành được mục tiêu có thể không nằm ở mục tiêu mà nằm ở khoảng thời gian thực hiện.

Bước 4: Xác định những trở ngại cần vượt qua để đạt được mục tiêu

Thực tế, luôn có những trở ngại, lực cản khiến bạn suy giảm khả năng hướng tới mục tiêu, thậm chí khiến mục tiêu của bạn không thể đạt được.

Những trở ngại ảnh hưởng đến mục tiêu của bạn cũng tuân thủ theo quy luật 80/20. Theo đó, 80% nguyên nhân trở ngại mục tiêu đến từ chính bạn. Đó có thể là sự thiếu hụt về kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm… Còn 20% nguyên nhân đến từ những tác động từ bên ngoài.

Khi xác định những trở ngại ảnh hưởng mục tiêu, bạn cũng nên phân rõ thành các trở ngại chủ quan và khách quan để tìm cách khắc phục tương ứng.

Bước 5: Xác định những kỹ năng, kiến thức, thông tin cần có để đạt được mục tiêu

Kỹ năng, kiến thức, thông tin đầy đủ sẽ giúp bạn có cơ sở để đạt được mục tiêu. Bạn cần xác định điều gì mình đang yếu kém nhất để tìm cách cải thiện, khắc phục. Đặc biệt, bạn cần xác định kỹ năng mình cần phát triển để có thể đứng trong top 10% chuyên gia trong lĩnh vực công việc của mình.

Đồng thời, bạn cũng cần đặt ra và giải đáp câu hỏi: kỹ năng cốt lõi nào nếu bạn phát triển được sẽ ảnh hưởng tích cực đến cuộc đời, công việc của bạn? Khi có cái nhìn rộng hơn về kỹ năng cho cả cuộc đời, công việc, bạn sẽ có được lựa chọn đúng hơn để tập trung phát triển bản thân.

Bước 6: Xác định những mối quan hệ, những người sẽ giúp đỡ, hợp tác với bạn để đạt được mục tiêu

Bây giờ, bạn hãy lên một danh sách tất cả những người có liên quan hoặc sẽ làm việc cùng bạn để đạt được mục tiêu đã thiết lập. Bạn có thể bắt đầu từ chính quản lý, những đồng nghiệp thuộc phòng ban, team của mình. Bạn cũng đừng quên liệt kê những khách hàng, đối tác, những người sẽ ảnh hưởng lớn đến quá trình hành động hướng đến mục tiêu của bạn.

Khi đã xác định được danh sách những mối quan hệ này, bạn hãy tự hỏi mình có thể đem lại được gì cho họ. Bạn nên là người cho đi thay vì chỉ đứng ở vị trí người nhận.

Để hoàn thành được những mục tiêu khó khăn, thử thách, bạn nhất thiết sẽ cần sự giúp đỡ và ủng hộ của rất nhiều người. Chỉ cần một nhân vật chủ chốt xuất hiện tại một thời điểm đúng lúc cũng có thể khiến mục tiêu của bạn gần hơn rất nhiều. Những người thành công nhất thường cũng là những người biết xây dựng và duy trì các mối quan hệ rộng lớn với những người mà họ có thể giúp đỡ hoặc giúp đỡ lại họ.

Bước 7: Lên danh sách những điều cần thực hiện để đạt được mục tiêu

Bạn hãy kết hợp những trở ngại mà bạn có thể phải vượt qua, kiến thức và kĩ năng mà bạn cần phải phát triển, những mối quan hệ hợp tác mà bạn cần phải có để có thể liệt kê, lên danh sách những điều cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

Có thể trong một thời điểm, bạn không thể hoàn thành được đầy đủ danh sách này nhưng cùng quá trình nỗ lực hướng tới mục tiêu, bạn sẽ cập nhật, giúp danh sách dần hoàn thiện.

Khi bạn đã làm được một danh sách tất cả những điều mình cần làm để đạt được mục tiêu, bạn sẽ thấy rằng mục tiêu có thể dễ dàng đạt được hơn so với cảm nhận ban đầu. Một chuyến du hành ngàn dặm cũng bắt đầu từ một bước đi nhỏ và bạn hãy tiến đến với mục tiêu của mình bằng những bước chân chắc chắn ngay từ đầu.

Bước 8: Chuyển hóa danh sách những điều cần thực hiện thành một kế hoạch

Lúc này, bạn đã có được một danh sách những điều mình cần làm. Tuy nhiên, danh sách này còn khá lộn xộn và bạn cần chuyển hóa danh sách thành một kế hoạch với các bước hành động cụ thể, hợp lý.

Bạn có thể sắp xếp hành động theo trình tự:

• Ưu tiên số 1: những việc quan trọng và gấp
• Ưu tiên số 2: những việc quan trọng nhưng không gấp
• Ưu tiên số 3 (có thể ủy quyền): những việc gấp nhưng không quan trọng
• Ưu tiên cuối cùng (có thể bỏ qua): nhưng việc không quan trọng và cũng không gấp

Bước 9: Xây dựng kế hoạch

Tiếp theo, bạn sẽ cần xây dựng kế hoạch hành động chi tiết của mình. Lúc này, kế hoạch sẽ cần thể hiện được trình tự các bước hành động, nỗ lực một cách cụ thể. Bạn có thể tiến hành:

• Lập kế hoạch mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng
• Lập kế hoạch tháng vào đầu mỗi tháng
• Lập kế hoạch tuần vào cuối tuần trước đó
• Lập kế hoạch ngày vào tối ngày hôm trước

Khi bạn càng lập kế hoạch một cách cẩn thận và chi tiết, bạn sẽ càng đạt được thành công, đạt được mục tiêu sớm hơn. Cứ mỗi 1 phút bạn dành để lập kế hoạch, chuẩn bị hành động sẽ giúp bạn tiết kiệm được 10 phút khi thực hiện.

Bước 10: Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi ngày để thực hiện

Để xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn hãy tự hỏi bản thân rằng: “Nếu tôi chỉ có thể thực hiện một việc trong danh sách này thì việc nào là quan trọng nhất?” Dù câu trả lời là gì, hãy ghi số 1 vào bên cạnh hoạt động đó.

Sau đó, bạn có thể tự hỏi tiếp: “Nếu tôi có thể làm thêm một nhiệm vụ khác trong danh sách này, điều nào sẽ đáng giá thời gian mà tôi đã bỏ ra?”. Và ghi số 2 bên cạnh nhiệm vụ đó.

Tiếp tục đặt câu hỏi: “Mình nên dành thời gian quý giá vào việc gì?” Ngay sau khi đã có danh sách top 7 nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn hãy sắp xếp các nhiệm vụ này theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới.

Bạn cũng có thể hỏi rằng: “Nếu tôi chỉ có thể làm một việc suốt một ngày dài, hoạt động nào sẽ mang lại giá trị lớn nhất cho công việc và những mục tiêu của tôi?”

Bước 11: Tự giác và kỷ luật

Một khi đã xác định được nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn cần phải tìm ra biện pháp để tập trung hoàn toàn tâm trí, sức lực cho đến khi nhiệm vụ đó được hoàn thành 100%. Bạn có thể tham khảo cách làm việc theo chu kỳ Pomodoro (25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi) để đạt hiệu suất, hiệu quả công việc cao nhất.

Nếu bạn có khả năng chọn lựa được một nhiệm vụ quan trọng nhất và dành toàn bộ sự tập trung để hoàn thành nhiệm vụ đó thì năng suất và chất lượng công việc sẽ tăng gấp đôi hoặc thậm chí gấp ba lần.

Tìm hiểu thêm: 11 cách tăng hiệu suất làm việc của bạn gấp 2 lần

Bước 12: Trực quan hóa mục tiêu của bạn

Bạn hãy “vẽ” những bức tranh cụ thể, sống động, thú vị và đầy cảm xúc về mục tiêu của mình để trực quan hóa mục tiêu. Bạn có thể hình dung mình đã hoàn thành mục tiêu và đang tận hưởng cảm giác chiến thắng. Chính cảm giác thành công đó sẽ thôi thúc bạn hành động mỗi ngày.

Ví dụ:

Mục tiêu của bạn là sống vui khỏe mỗi ngày. Vậy bạn hãy hình dung về cuộc sống vui khỏe đó với những hình ảnh giúp bạn hạnh phúc. Ví dụ như một buổi chạy dài dưới nắng sớm mùa thu. Sau đó, bạn đưa gia đình đi chơi cuối tuần thật vui vẻ…

Bức tranh với những chi tiết đầy cảm xúc về mục tiêu sẽ giúp bạn trực quan hóa mục tiêu. Một tiêu lúc này sẽ tạo được cho bạn cảm xúc thay vì chỉ là những hàng chữ hay kế hoạch trên giấy.

3 phương pháp thiết lập mục tiêu HIỆU QUẢ

Để thiết lập mục tiêu chính xác, đúng hướng và hiệu quả ngay từ đầu, bạn có thể tham khảo áp dụng 3 phương pháp thiết lập mục tiêu dưới đây.

Phương pháp SMART

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, bạn có thể áp dụng phương pháp SMART với các yếu tố:

S – Specific (Cụ thể):

Một mục tiêu cần được thiết lập rất cụ thể, tường tận đến các chi tiết để tránh những nhầm lẫn, thiếu sót khi thực hiện.

Ví dụ:

Bạn giao mục tiêu tổng hợp CV ứng viên cho nhân viên thì cần trao đổi, làm rõ các trường thông tin cần thu thập của từng ứng viên là gì. Thậm chí, bạn có thể giao nhiệm vụ kèm chuyển cho nhân viên biểu mẫu tổng hợp thông tin ứng viên để nhân viên theo mẫu cũ và tổng hợp tiếp.

Nói một cách hình ảnh thì việc cụ thể hóa mục tiêu cũng giống như việc bạn vẽ một bức chân dung. Chân dung sẽ cần đầy đủ các chi tiết khuôn mặt, mắt, mũi, tai… Một mục tiêu không cụ thể cũng giống như một bức chân dung không đủ đường nét, chi tiết vậy.

M – Measurable (Đo lường được):

Mục tiêu cần được gắn với các yếu tố có thể đo lường, định lượng dễ dàng. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được mình đang thực hiện mục tiêu như thế nào, có thể hoàn thành được mục tiêu hay không…

Mặt khác, khi gắn mục tiêu với các chỉ số định lượng cũng sẽ giúp bạn gia tăng được động lực, tinh thần hành động hướng đến mục tiêu. Cảm giác không trọn vẹn khi làm một điều gì đó sẽ khiến bạn luôn bị thôi thúc cần tiếp tục hành động để đạt được.

A – Attainable/ Achievable (Tính khả thi):

Tính khả thi là một yếu tố được xác định dựa trên so sánh tương quan giữa kỳ vọng mục tiêu bạn muốn đạt được so với nguồn lực, khả năng của bạn.

Ví dụ:

Nếu bạn là một người hiếm khi vận động thể thao trong nhiều năm nay thì việc thử sức với lần đầu chạy bộ 2 – 3km là hợp lý, khả thi. Lần đầu chạy bộ với một người mới nhưng kỳ vọng mục tiêu lên đến 42km là điều rất khó thực hiện được, thậm chí là bất khả thi.

R – Relevant/Realistic (Tính phù hợp thực tế):

Mục tiêu thiết lập cần có tính phù hợp thực tế, có liên quan với những mục tiêu khác của bạn để tạo nên giá trị cộng hưởng.

Ví dụ:

Mục tiêu của bạn là tự do tài chính trước năm 40 tuổi. Như vậy, bạn có thể thiết lập mục tiêu nhỏ hơn là có thêm ít nhất 2 nguồn thu nhập bị động vào năm 30 tuổi chẳng hạn. Đó là những mục tiêu có sự liên quan, phù hợp thực tế và có giá trị cộng hưởng giúp bạn hoàn thành được những mục tiêu mới, khó khăn hơn.

Bạn có thể hình dung mỗi một mục tiêu mình thiết lập cũng giống như một bậc thang và các bậc thang cần nối tiếp, phù hợp với nhau thì bạn mới có thể đến được với bậc thang cao hơn.

T – Timebound/Timeliness (Hạn định thời gian):

Hạn định thời gian cần hoàn thành sẽ giúp bạn tránh tình trạng trì trệ, bỏ cuộc giữa chừng. Thời hạn cần hoàn thành mục tiêu có thể tạo áp lực để bạn nỗ lực hành động mỗi ngày để hướng đến mục tiêu.

Ví dụ:

Thay vì nói tôi muốn tự do tài chính thì bạn hãy gắn thêm yếu tố hạn định thời gian – tự do tài chính trước năm 40 tuổi chẳng hạn.

Phân tích SWOT

SWOT là một phương pháp phân tích giúp các doanh nghiệp, tổ chức hay cả ở quy mô team, cá nhân có thể nhận diện được các 4 yếu tố:

Strengths (Điểm mạnh):

Đây là những thế mạnh vượt trội của bạn có thể sử dụng để hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ:

Về trình độ chuyên môn sâu; khả năng chịu được áp lực công việc liên tục; khả năng tập trung; các mối quan hệ…

Weaknesses (Điểm yếu):

Đây là những điểm yếu có thể khiến bạn bị cản trở khi nỗ lực đạt được mục tiêu.

Ví dụ:

Khả năng giao tiếp kém với đối tác nước ngoài, sự nóng nảy hay những thiếu hụt trong thông tin…

Opportunities (Cơ hội):

Đây là những yếu tố thuận lợi phát sinh bên ngoài có thể giúp mục tiêu của bạn trở nên thuận lợi đạt được hơn.

Ví dụ:

Mục tiêu của bạn là phát triển chuỗi nhà thuốc trong nội thành Hà Nội. Vậy thời điểm dịch bệnh bùng phát cũng là cơ hội để chuỗi nhà thuốc của bạn hoạt động, phát triển tốt hơn.

Threats (Thách thức):

Đây là những yếu tố khó khăn tiềm ẩn có thể phát sinh do tác động bên ngoài.

Ví dụ:

Thời điểm dịch bệnh bùng phát sẽ khiến các khách hàng của bạn bị ảnh hưởng, chuỗi cung ứng có thể bị gián đoạn. Do đó, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng để khắc phục các khó khăn đó để vượt qua được thách thức.

Phương pháp sơ đồ tư duy

Phương pháp sơ đồ tư duy là phương pháp lược đồ hóa các mục tiêu, ý tưởng thành dạng phân nhánh để tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của não bộ.

Với phương pháp sơ đồ tư duy, bạn sẽ có thể ghi nhớ, ghi nhận rõ ràng về mục tiêu theo kiểu tuyến tính với một trình tự nhất định và cả ghi nhận mục tiêu với các dữ kiện có tính liên kết với nhau. Áp dụng phương pháp này, thay vì bạn viết, thể hiện về mục tiêu bằng một văn bản rất dài thì giờ bạn có thể sơ đồ hóa mục tiêu.

Ví dụ:

Bạn muốn tuyển dụng đủ 5 lập trình viên .Net trong tháng 10/2021. Như vậy, bạn có thể xây dựng sơ đồ phân nhánh với cách tư duy để hoàn thành mục tiêu đó sẽ cần thực hiện, đạt được những điều gì.

Tuyển dụng đủ 5 lập trình viên .NET trong tháng 10/2021

• Ký hợp đồng đăng tuyển ở vị trí Hot Job với CareerBuilder trước ngày 15/9/2021
• Áp dụng chính sách thưởng giới thiệu ứng viên trong nội bộ công ty từ 15/9/2021
• Sử dụng dịch vụ Headhunter với ngân sách tối đa là 1 tháng lương của vị trí tuyển dụng thành công

Như vậy, khi đã xây dựng được sơ đồ tư duy, mục tiêu của bạn sẽ được ghi nhận một cách trực quan, sống động và giúp bạn thêm động lực hoàn thành mục tiêu. Để xây dựng sơ đồ tư duy, bạn có thể sử dụng phần mềm Mindjet MindManager 14 hoặc bạn cũng có thể vẽ ngay sơ đồ trên di động, máy tính bảng hoặc trên giấy…

Quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) là phương pháp quản lý tập trung xem xét, đánh giá hiệu suất của nhân viên trong khoảng thời gian hiện tại. Điều đó có nghĩa là: với CPM mục tiêu công việc sẽ được thiết lập với chu kỳ rất ngắn và nhà quản lý sẽ cùng nhân viên thiết lập mục tiêu, giám sát việc thực hiện, đánh giá, phản hồi và ghi nhận quá trình thực hiện công việc liên tục.

Thiết lập mục tiêu cũng là một phần trong quản lý hiệu suất liên tục. Với cách thiết lập mục tiêu trong công việc trong khoảng thời gian ngắn, nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt, thực hiện công việc một cách dễ dàng hơn.

Một số lợi ích cốt lõi mà CPM đem lại cho bạn có thể kể đến như:

• Tăng sự chủ động của nhân viên vì nhân viên được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu ngay từ đầu. Đồng thời, trong quá trình làm việc, nhân viên còn nhận được những phản hồi, góp ý kịp thời từ quản lý nên sẽ chủ động bám sát và hoàn thành công việc hơn.
• Tăng sự tương tác giữa quản lý và nhân viên vì khi áp dụng CPM, quản lý bắt buộc phải đồng hành cùng nhân viên như một huấn luyện viên để giúp nhân viên hoàn thành mục tiêu, cải thiện hiệu suất công việc. Quá trình tương tác, trao đổi liên tục vì vậy sẽ được cải thiện tích cực.
• Cung cấp dữ liệu kịp thời, tránh chệnh hướng, rủi ro không hoàn thành mục tiêu. Với CPM, nhà quản lý luôn nắm bắt được nhanh chóng, kịp thời tiến độ công việc của nhân viên để có thể dự phòng các tình huống chệnh hướng hay rủi ro không hoàn thành mục tiêu.
• Nhân viên gắn bó hơn với công ty vì họ luôn nhận được những phản hồi, góp ý và sự đồng hành của quản lý trong quá trình làm việc. Mặt khác, với CPM họ còn được ghi nhận trong công việc một cách nhanh chóng, xứng đáng. Do đó, nhân viên sẽ thêm động lực và sự gắn bó với công việc và công ty.

*

Về tổng quan, thiết lập mục tiêu cũng giống như lúc bạn xác định rõ điểm cần hướng đến vậy. Chỉ khi xác định rõ thì bạn mới có thể tập trung đủ, phù hợp nguồn lực, sức lực, thời gian, chi phí… để nỗ lực đạt được mục tiêu như kỳ vọng.

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, bạn có thể xem xét sử dụng phần mềm GoalF. Với GoalF bạn sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ tính năng để có thể thiết lập, quản lý và theo dõi việc thực hiện mục tiêu một cách nhanh chóng, kịp thời.

Bạn có thể liên hệ với đội ngũ chuyên gia của GoalF ngay hôm nay để nhận được các tư vấn về thiết lập mục tiêu, về CPM hay về phần mềm GoalF. Đội ngũ GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn