5 bước áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch (+ ví dụ)

Có khi nào bạn suy nghĩ thiết lập kế hoạch mà không biết nên bắt đầu từ đâu? Áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch có thể là một trong những giải pháp hiệu quả giúp bạn triển khai kế hoạch thuận lợi hơn. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về nguyên tắc SMART qua bài viết sau.

Có thể bạn quan tâm:

Hiểu rõ về mục tiêu SMART để ứng dụng hiệu quả

Để áp dụng được nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch, trước tiên cùng tìm hiểu rõ về mục tiêu theo SMART. SMART là bộ nguyên tắc thiết lập mục tiêu hiệu quả, thông minh với 5 yếu tố:

Specific (cụ thể)
Measurable (đo lường)
Achievable (khả thi)
Relevant (liên quan)
Time bound (giới hạn thời gian)

Lý thuyết thiết lập mục tiêu SMART đã có lịch sử phát triển từ năm 1981. Một số cột mốc phát triển của nguyên tắc SMART có thể kể đến như:

Tháng 11.1981, thuật ngữ SMART lần đầu tiên được George T. Doran nhắc đến trong ấn bản “Management Review”.
Sau đó, Giáo sư Robert S. Rubin thuộc ĐH Saint Louis đã tiếp tục nghiên cứu, viết về SMART và công bố trên báo chí.
Lý thuyết quản lý theo mục tiêu của Peter Drucker cũng có đề cập đến mục tiêu SMART.
Năm 2003, Paul J. Meyer (nhà sáng lập Success Motivation International) đã mô tả các đặc điểm của SMART trong cuốn sách “Thái độ là tất cả”.

Áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch có thể đem lại cho bạn những lợi ích vượt trội như:

Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu.
Giúp bạn đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu.
Giúp bạn thiết lập mục tiêu phù hợp với nguồn lực hiện tại.
Giúp liên kết các mục tiêu để tạo nên sự cộng hưởng trong tổng thể chung.
Giúp tạo áp lực, cam kết về mặt thời gian hoàn thành mục tiêu.

Mục tiêu SMART được xây dựng với 5 yếu tố: S – cụ thể; M – đo lường; A – khả thi; R – liên quan và T – giới hạn thời gian

Thế nào là một mục tiêu SMART trong lập kế hoạch?

Một mục tiêu SMART trong lập kế hoạch là mục tiêu đảm bảo được 5 yếu tố:

S – cụ thể
M – đo lường
A – khả thi
R – liên quan
T – giới hạn thời gian

Thiết lập mục tiêu là một phần không thể thiếu trong lập kế hoạch công việc, kế hoạch dự án. PM – Quản trị dự án sẽ khó có thể triển khai kế hoạch công việc nếu kế hoạch đó không gắn với một mục tiêu cụ thể.

Trong thực tế quản trị, mục tiêu SMART chính là kết quả mong muốn mà bản kế hoạch công việc hướng tới. Trong tương quan đó, kế hoạch công việc như cách thức, con đường với từng bước triển khai hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… Còn mục tiêu SMART như một điểm rõ ràng trên bản đồ, định hướng để bạn không chệch hướng công việc.

Xét tổng quan, mục tiêu SMART như một tầm nhìn dài hạn trong hoạt động lập kế hoạch của nhà quản lý. Với các dự án lớn và phức tạp, nhà quản lý dự án phải nhìn xa hơn các yêu cầu, tiến độ thời gian và ngân sách thông thường và bắt đầu nhấn mạnh vào việc thiết lập các mục tiêu SMART.

Tầm nhìn mục tiêu SMART trong dài hạn sẽ giúp nhà quản lý thiết lập kế hoạch chuẩn xác, đúng hướng và phù hợp.

5 bước áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch

Để áp dụng SMART trong lập kế hoạch, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đảm bảo mục tiêu của bạn được xác định rõ ràng

Mục tiêu kế hoạch trước hết cần rõ ràng, cụ thể

Thông thường, một kế hoạch được triển khai thực hiện sẽ đòi hỏi sự tham gia của rất nhiều thành viên. Trong đó, mỗi người sẽ có sự hiểu biết, nhìn nhận khác nhau. Vì vậy, nhà quản lý cần đảm bảo mục tiêu của kế hoạch được xác định rõ ràng, dễ hiểu, tránh nhầm lẫn trong các bước thực hiện.

Để đảm bảo mục tiêu dự án thực sự cụ thể, rõ ràng, bạn có thể thiết lập mục tiêu với khung 5W:

Who – ai sẽ thực hiện mục tiêu?
What – họ sẽ thực hiệu mục tiêu gì?
When – thực hiện khi nào?
Where – thực hiện ở đâu?
Why – tại sao cần thực hiện mục tiêu này?

Bạn hãy xem xét 2 ví dụ dưới đây:

Mục tiêu 1: Thu hút nhiều người truy cập vào trang website công ty
Mục tiêu 2: Lưu lượng truy cập website công ty đạt ít nhất 2.000 khách truy cập mỗi ngày

Mục tiêu thứ 2 cụ thể và rõ ràng hơn mục tiêu 1. Mục tiêu tăng lưu lượng truy cập website lên ít nhất 2.000 người truy cập có nhiều khả năng tạo ra kết quả tốt hơn so với mục tiêu đầu tiên.

Bước 2: Đảm bảo mục tiêu của bạn có thể đo lường được

Mục tiêu gắn với yếu tố đo lường sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

Một mục tiêu có thể đo lường được sẽ giúp bạn tạo được nhiều lợi ích. Việc có một thước đo bằng số về tiến độ tổng thể cho biết vị trí thực tế của bạn trong biểu đồ tiến độ và lượng công việc còn lại phải làm.

Trước khi bắt đầu công việc hàng ngày, bạn có thể xem lại tiến độ công việc tổng thể. Điều này sẽ giúp bạn và team gia tăng động lực đạt được tiến độ dự án tốt hơn. Nhân viên sẽ có xu hướng nỗ lực cao độ, đạt hiệu suất tốt khi họ có một mục tiêu cụ thể, đo lường, kiểm soát được tiến độ rõ ràng.

Bạn có thể xem xét 2 ví dụ dưới đây:

Mục tiêu 1: Giảm thời gian tải trang web xuống tối đa 3 giây để cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Mục tiêu 2: Giảm thời gian tải trang web.

Không giống như mục tiêu thứ hai, mục tiêu đầu tiên đặt ra một thông số có thể dễ dàng đo lường. Mốc thời gian 3 giây là một thước đo để nhân viên của bạn hiểu rõ họ cần nỗ lực đến mức nào để đạt được mục tiêu đề ra.

Bước 3: Đảm bảo mục tiêu của bạn có thể đạt được

Mục tiêu cần có tính thử thách nhưng không nên trở thành những đỉnh núi cao vút khiến bạn vô vọng có thể đặt chân đến

Nhà quản lý nên cùng nhân viên thiết lập mục tiêu và đảm bảo mục tiêu có thể thực hiện được. Đặc biệt, mục tiêu cần được nhân viên nhất chí thực hiện. Chỉ có như vậy, team của bạn mới gia tăng được khả năng hoàn thành mục tiêu.

Ở vị trí quản trị dự án, bạn không chỉ cần có năng lực chuyên môn tốt mà còn cần nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Bạn có thể chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ và để nhân viên tự “ứng cử” thực hiện mục tiêu. Một cách khác là bạn tiến hành giao nhiệm vụ theo thế mạnh của nhân viên.

Để đảm bảo mục tiêu kế hoạch có thể đạt được, nhà quản lý cần có kỹ năng ủy quyền công việc. Bạn nên tổ chức buổi họp có sự tham gia của tất cả các thành viên liên quan. Kết quả buổi họp cần đạt được rất cụ thể:

Toàn team hiểu rõ mục tiêu chung cả team cần đạt được cùng thời hạn hoàn thành
Các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu được giao cho họ, nhất trí thực hiện và cam kết về thời hạn hoàn thành
Nếu các thành viên cần tương tác, phối hợp với nhau cũng nên thống nhất và chốt phương án phối hợp trong buổi họp chung.

Bước 4: Đảm bảo mục tiêu có tính liên quan

Nhà quản lý đặt ra những kỳ vọng mục tiêu không thực tế, có tính liên quan sẽ chỉ dẫn team và dự án đi đến thất bại. Muốn mục tiêu đạt được, bạn cần đảm bảo các kết quả chính, then chốt, liên quan đến mục tiêu đều đạt được.

Mặt khác, các mục tiêu trong lập kế hoạch cần có tính liên kết, liên quan với nhau. Liên tưởng một cách hình ảnh thì mỗi mục tiêu nên được xem như một bậc thang liên kết, nối tiếp nhau giúp team của bạn tiến lên những thành công mới.

Ví dụ:

Mục tiêu kế hoạch giai đoạn 1 dự án của bạn là khảo sát thực trạng khách hàng. Khi mục tiêu giai đoạn 1 được thực hiện thành công sẽ là cơ sở liên quan để bạn thực hiện tiếp mục tiêu giai đoạn 2: lập trình các phân hệ phần mềm theo yêu cầu.

Các mục tiêu theo giai đoạn triển khai dự án nối tiếp nhau cho đến khi dự án được nghiệm thu và thanh toán thành công.

Bước 5: Gắn mục tiêu với thời hạn hoàn thành cụ thể

Giới hạn thời gian hoàn thành công việc sẽ giúp bạn duy trì được sự tập trung, động lực hoàn thành mục tiêu đúng hạn

Khi thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch, bạn cần đảm bảo luôn gắn mục tiêu với mốc thời hạn hoàn thành cụ thể. Mốc thời hạn sẽ tạo ra sự cấp bách, áp lực để bạn luôn duy trì được động lực, hiệu suất công việc.

Mốc thời hạn hoàn thành công việc mặt khác sẽ còn giúp bạn sắp xếp các nguồn lực phù hợp để đạt được các mục tiêu của kế hoạch. Mục tiêu khẩn cấp và quan trọng sẽ được ưu tiên xử lý đầu tiên. Tiếp theo là các mục tiêu quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Ví dụ:

Khi test phần mềm, chuẩn bị vận hành tại khách hàng, bạn không nên thiết lập mục tiêu: “Team dự án sẽ sửa tất cả các lỗi phát sinh của phần mềm”. Thay vào đó, bạn nên gắn mục tiêu với thời hạn cụ thể như: “Team dự án sẽ khắc phục 100% các lỗi nghiêm trọng của phần mềm trước ngày 30/11/2021”.

Mục tiêu gắn với thời hạn rõ ràng sẽ khuyến khích các thành viên trong team tập trung cho công việc hơn và nỗ lực đạt được mục tiêu.

Ví dụ về áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch

Để hiểu rõ về nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch, bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu các ví dụ cụ thể sau:

Ví dụ 1 – Phát triển chuỗi cửa hàng ăn chay

S – Cụ thể: Mở rộng phát triển chuỗi cửa hàng ăn chay
M – Đo lường: Ít nhất thêm 3 cửa hàng ở Hà Nội
A – Tính khả thi: Nguồn lực nhân sự và tài chính hiện tại đủ giúp công ty hoàn thành mục tiêu
R – Tính liên quan: Nhằm giúp gia tăng 5% lợi nhuận của toàn hệ thống trong năm 2022
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu sẽ cần hoàn thành xong trước ngày 31/12/2021

Ví dụ 2 – Giảm biến động nhân sự

S – Cụ thể: Tôi muốn giảm tỷ lệ biến động nhân sự
M – Đo lường: Xuống mức dưới 10% so với tổng số nhân sự hiện tại
A – Tính khả thi: Với quỹ lương, danh tiếng công ty và triển vọng các dự án hiện tại, công ty có thể đạt được mục tiêu giảm biến động nhân sự
R – Tính liên quan: Nhằm giúp ổn định nguồn nhân sự triển khai dự án trong quý I-2022
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành trước ngày 31/12/2021

Ví dụ 3 – Gia tăng doanh thu

S – Cụ thể: Tôi muốn gia tăng doanh thu công ty
M – Đo lường: Tăng 5% so với quý III-2021
A – Tính khả thi: Với tình hình dịch bệnh đã lắng xuống, mục tiêu gia tăng doanh thu là khả thi
R – Tính liên quan: Nhằm giúp công ty vượt qua khó khăn tài chính hiện tại
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành trước ngày 31/12/2021

Smart giúp tập trung nguồn lực thực hiện mục tiêu

SMART giúp bạn có thể tập trung nguồn lực thực hiện mục tiêu, đáp ứng kế hoạch của mình

Ví dụ 4 – Cải thiện thành tích chạy bộ

S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện thành tích chạy bộ
M – Đo lường: Có khả năng chạy liên tục 42km dưới 3 giờ 30 phút
A – Tính khả thi: Với tích lũy tập luyện trong năm 2021, tôi có thể hoàn thành được mục tiêu
R – Tính liên quan: Nhằm đạt kết quả tốt trong giải chạy tháng 8/2022
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành trước 30/7/2022, một tháng trước khi giải chạy bắt đầu

Ví dụ 5 – Học tập suốt đời

S – Cụ thể: Tôi muốn học tập liên tục, suốt đời
M – Đo lường: 60 phút tự học, tìm hiểu theo chủ đề mỗi ngày
A – Tính khả thi: Với quỹ thời gian và khả năng bản thân, tôi có thể duy trì kế hoạch
R – Tính liên quan: Nhằm phục vụ công việc, phát triển bản thân
T – Giới hạn thời gian: Duy trì kế hoạch suốt đời

Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch có thể giúp bạn tập trung nguồn lực thực hiện những mục tiêu quan trọng một cách hiệu quả, đúng hướng. Khi có mục tiêu đúng, bạn sẽ có tiền đề chắc chắn để bứt phá, đạt được những kết quả vượt trội.

Đội ngũ GoalF hy vọng những thông tin về nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch trên hữu ích với bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin về nguyên tắc SMART hay muốn tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục GoalF, bạn có thể liên hệ với GoalF:

GoalF

Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 0904232369
Email: support@okrs.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn