Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Kỹ năng thiết lập mục tiêu liên quan khá nhiều đến khả năng đưa ra quyết định của nhà quản lý. Nhà quản lý cần cùng team thiết lập mục tiêu và hiểu rõ nên tập trung nguồn lực cho những điều quan trọng nào. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể về kỹ năng thiết lập mục tiêu qua bài viết sau.

7 kỹ năng thiết lập mục tiêu hiệu quả cho tổ chức

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả cho tổ chức của mình, bạn có thể tham khảo các kỹ năng thiết lập mục tiêu thực hiện sau:

Phân tích mục tiêu với tư cách một nhóm

Khi bạn tiến hành phân tích mục tiêu, bạn cần đảm bảo có sự liên kết các mục tiêu cá nhân với mục tiêu nhóm trong một tổng thể chung. Mục tiêu cần được phân tích từ góc độ, tư cách một nhóm chứ không xuất phát từ chỉ một phía đơn lẻ như từ quản lý hay từ một vài nhân viên.

Khi bạn đứng từ góc độ của nhóm, bạn sẽ thiết lập được mục tiêu chuẩn xác, phù hợp và khách quan hơn. Ví dụ như tại sao mục tiêu của team tuyển dụng là cần tuyển đủ 2 nhân viên kiểm thử phần mềm trước 30/11/2021? Vị trí tuyển, số lượng, mốc thời gian trên đều cần được xem xét từ góc độ tổng thể nhu cầu của tổ chức.

Đặt ra những mục tiêu SMART

Mục tiêu cần được thiết lập có nguyên tắc, đảm bảo phù hợp với tổ chức của bạn. Bạn có thể tham khảo áp dụng nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu.

SMART là viết tắt của Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Áp dụng nguyên tắc SMART có thể đem lại cho tổ chức của bạn những lợi ích trong cả ngắn, trung và dài hạn như:

• Mục tiêu của tổ chức được minh bạch hóa, cụ thể, rõ ràng giúp team của bạn tránh được nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
• Giúp nhà quản lý đo lường được thực tế thực hiện mục tiêu với các chỉ số định lượng, khách quan
• Giúp nhà quản lý xác định được ngưỡng thử thách của mục tiêu phù hợp. Mục tiêu thử thách nhưng không trở thành bất khả thi.
• Liên kết các mục tiêu của tổ chức trong một tổng thể
• Gắn mục tiêu với một thời hạn cụ thể giúp team của bạn duy trì sự tập trung, động lực và cam kết hoàn thành mục tiêu

Viết ra mục tiêu của tổ chức

Bạn cần viết ra mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu cần cụ thể nhưng vẫn đầy thử thách và truyền cảm hứng, động lực cho từng nhân viên.

Mục tiêu nên được nhìn nhận như một thử thách nhưng vẫn nằm trong giới hạn nhân viên của bạn có thể hoàn thành. Bạn không nên thiết lập mục tiêu bất khả thi. Điều đó chỉ khiến mục tiêu trở thành ảo vọng.

Để viết ra mục tiêu của tổ chức hiệu quả, bạn có thể tổ chức cuộc họp chiến lược toàn công ty hay những buổi brainstorming để lắng nghe ý kiến của các thành viên công ty. Khi bạn cùng nhân viên thiết lập mục tiêu, nhân viên sẽ có cơ hội đóng góp ý kiến và họ sẽ có xu hướng dễ dàng chấp nhận, sẵn sàng hoàn thành mục tiêu đó hơn.

Công khai, minh bạch toàn bộ mục tiêu trong tổ chức

Mục tiêu cần được công khai, minh bạch trong toàn tổ chức. Bất cứ thành viên nào cũng có thể theo dõi và biết được mục tiêu chung của tổ chức đang hướng đến là gì.

Một thực tế của nhiều doanh nghiệp là mục tiêu chung toàn công ty chỉ được thông tin, thiết lập trong các buổi họp chiến lược có sự tham gia của ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận. Sau cuộc họp, mục tiêu tiếp tục được thiết lập theo dạng “thác đổ” một chiều xuống từng nhân viên. Thực tế, mục tiêu của nhân viên chỉ là sự chia nhỏ từ mục tiêu của phòng ban.

Mục tiêu chung toàn công ty được công bố giới hạn trong nhóm các quản lý như trên sẽ khiến giới hạn năng lực sáng tạo, khả năng của mỗi nhân viên trong việc thiết lập và thực hiện mục tiêu.

Tạo một kế hoạch hành động

Mục tiêu được thiết lập cần gắn với một kế hoạch hành động cụ thể, rõ ràng để hướng tới mục tiêu.

Kế hoạch hành động nên được hình dung như những bậc thang nối tiếp với nhau giúp bạn tiến dần đến mục tiêu. Khi bạn đạt được những kết quả then chốt được xác định trên từng bậc thang đó thì bạn cũng có thêm cơ sở, nguồn lực để dẫn dắt team chinh phục mục tiêu.

Nhà quản lý có thể học cách tư duy ngược lại vấn đề. Chính quá trình giải đáp câu hỏi mục tiêu đó cũng là lúc bạn dần định hình kế hoạch hành động của mình.

Ví dụ:

Bạn muốn xây dựng một doanh nghiệp có vị thế top đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm nhân sự, vậy bạn sẽ phải làm gì? Kế hoạch của bạn có thể gồm các các bước, các kết quả then chốt cần đạt được như:

• Tối ưu hóa sản phẩm, đáp ứng được ít nhất 95% nhu cầu của khách hàng trước 31/12/2022
• Mở rộng thêm ít nhất 2 chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng trước ngày 31/12/2023
• Trước 31/12/2024, có ít nhất 30 khách hàng trong danh sách Top 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam sử dụng phần mềm nhân sự của công ty
• Trước 31/12/2025, chiếm lĩnh ít nhất 30% tổng doanh thu của thị trường cung ứng phần mềm quản trị nhân sự.

Theo dõi kế hoạch và phản hồi liên tục

Mục tiêu team đề ra chỉ có thể đạt được nếu bạn thực sự dành thời gian theo dõi kế hoạch hành động và phản hồi liên tục. Những phản hồi đúng lúc sẽ giúp nhân viên của bạn hạn chế được những chệch hướng hay rủi ro, không hoàn thành được mục tiêu.

Bạn nên xem việc cùng nhân viên theo dõi kế hoạch và phản hồi liên tục cũng giống như việc bạn dành tặng cho họ một món quà, giúp họ liên tục tiến bộ và vượt trội hơn trong công việc. Khi tiến hành phản hồi, bạn không nên khen hay chê, không nên đưa các yếu tố cảm xúc của mình vào đánh giá nhân viên. Phản hồi nên trung tính với chỉ các phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực, hướng đến giải quyết công việc.

Tổng kết lại và đánh giá hiệu quả

Khi bạn đã hoàn thành kế hoạch hành động hay thậm chí là đạt được mục tiêu thì bạn cũng cần tổng kết, đánh giá hiệu quả toàn bộ quá trình thực hiện mục tiêu. Điều này sẽ giúp bạn nhìn nhận được những thiếu sót hay những điểm cần khắc phục trong chu kỳ công việc tiếp theo. Liên tục tối ưu hóa từ chính kết quả công việc đã đạt được sẽ giúp team của bạn tiếp xa và vượt trội hơn mỗi ngày.

Việc tổng kết, đánh giá hiệu quả của mục tiêu là điều rất quan trọng. Kể cả khi mục tiêu cũ đã giúp công ty của bạn tăng trưởng, phát triển vượt trội thì bạn cũng không nên yên tâm ngủ trên chiến thắng và tiếp tục giữ mục tiêu đó trong nhiều năm tiếp theo.

Thị trường và khách hàng thường xuyên có những biến chuyển về nhu cầu khác nhau. Do đó, nếu công ty của bạn không có bước tổng kết, đánh giá hiệu quả mục tiêu phù hợp, rất có thể bạn sẽ thiết lập mục tiêu chệch hướng trong chu kỳ tiếp theo.

Ví dụ:

Các hãng sản xuất điện thoại di động đã từng rất thành công với cá mẫu di động có màn hình nhỏ gọn, dễ dàng thao tác với một tay. Tuy nhiên, xu hướng, nhu cầu sử dụng của khách hàng có những biến chuyển sang các mẫu di động màn hình lớn hơn. Nhà quản lý bắt buộc phải có những động thái tổng kết, đánh giá hiệu quả mục tiêu sản xuất, kinh doanh của công ty nếu không tất yếu sẽ gặp những thất bại trong triển khai mục tiêu.

Sai lầm phổ biến khi thiết lập mục tiêu

Khi thiết lập mục tiêu, bạn có thể sẽ mắc phải một số sai lầm. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến bạn có thể mắc phải.

Đặt mục tiêu không thực tế

Mục tiêu không thực tế là mục tiêu quá khả năng, team bạn không thể thực hiện được. Mục tiêu rõ ràng cần có tính thử thách và kỳ vọng vào những bước tiến mới nhưng không nên trở thành bất khả thi và biến thành ảo vọng.

Kỳ vọng và ảo vọng thực ra cũng chỉ ở ranh giới mong manh và nhà quản lý cần cảm nhận được khoảng ranh giới đó để không biến mục tiêu trở thành thiếu thực tế.

Đặt mục tiêu không tạo cảm hứng

Mục tiêu quá khó sẽ khiến nhân viên nản chí, lùi bước nhưng mục tiêu quá dễ dàng, đơn điệu hay lặp đi lặp lại cũng sẽ khiến nhân viên thiếu cảm hứng, động lực thực hiện. Thực tế, bản chất mọi nhân viên là tốt. Nhân viên của bạn luôn muốn được tỏa sáng và trở thành người chiến thắng, chinh phục mục tiêu.

Vấn đề là bạn có tạo được cảm hứng làm việc cho nhân viên thông qua việc thiết lập mục tiêu phù hợp hay không. Mục tiêu cần được trao đúng người thực hiện và ngược lại người thực hiện cũng cần có được mục tiêu đúng để duy trì được cảm hứng trong công việc.

Không đặt thời hạn hoàn thành cho mục tiêu

Không có thời hạn hoàn thành mục tiêu sẽ khiến nhân viên gặp 2 tình huống:

• Mục tiêu theo dạng “càng sớm càng tốt” có mốc thời hạn không cụ thể, mơ hồ và sẽ tạo áp lực, sự căng thẳng không cần thiết đối với nhân viên.
• Mục tiêu không gắn với thời hạn hoàn thành lại có thể khiến nhân viên không đủ áp lực, khó duy trì sự tập trung và hoàn thành mục tiêu như kỳ vọng của nhà quản lý.

Dù ở tình huống nào thì mục tiêu không gắn với thời hạn hoàn thành đều có thể sẽ gây ra những tác động tiêu cực đến team của bạn. Bạn có thể thiết lập thời hạn hoàn thành mục tiêu dựa trên lịch sử công việc nhân viên từng thực hiện hay yêu cầu, đòi hỏi của mục tiêu.

Không đánh giá cao thất bại

Thất bại khi triển khai mục tiêu không phải là điều gì đáng xấu hổ và cần né tránh. Bạn và team thậm chí nên đối diện với thất bại (nếu có). Điều đó sẽ giúp team nhìn nhận được các vấn đề đang tồn tại và tìm được cách khắc phục trong chu kỳ làm việc hay thực hiện mục tiêu tiếp theo.

Không đánh giá cao, không quan tâm hay lảng tránh những thất bại trong triển khai mục tiêu ở chu kỳ trước có thể trở thành căn nguyên khiến team của bạn tiếp tục gặp thất bại trong các chu kỳ công việc tiếp theo.

Đặt mục tiêu của “người khác”

Mục tiêu dành cho nhân viên nên được thiết lập thông qua buổi trao đổi, đàm phán giữa quản lý và nhân viên. Nhà quản lý không nên tiến hành mục tiêu thác đổ từ trên xuống và áp đặt mục tiêu nhân viên cần thực hiện theo ý kiến chủ quan của mình.

Ví dụ:

Tổng giám đốc giao Giám đốc Kinh doanh cần đạt doanh số ký hợp đồng 20 tỷ đồng / 1 năm. Giám đốc Kinh doanh liền tiến hành mục tiêu thác đổ, chia cho 2 trung tâm kinh doanh Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, mỗi trung tâm cần đảm nhận 10 tỷ đồng / năm. Rồi Trưởng phòng Kinh doanh ở 2 trung tâm lại tiếp tục giao mục tiêu thác đổ xuống nhân viên bên dưới.

Cách giao nhiệm vụ áp đặt theo nhiệm vụ từ trên xuống, của người khác như vậy sẽ khiến nhân viên cảm giác đó không thực sự là nhiệm vụ dành cho họ. Mỗi nhân viên sẽ có một thế mạnh, khả năng riêng biệt. Do đó, bạn nên dành thời gian trao đổi và cùng nhân viên thiết lập mục tiêu phù hợp nhất với họ. Thông qua trao đổi và cùng xây dựng mục tiêu, nhân viên cũng sẽ dễ dàng chấp thuận và nỗ lực đạt được mục tiêu hơn.

Không đánh giá và theo dõi tiến độ 

Khi bạn giao nhiệm vụ cho nhân viên không có nghĩa là mọi chuyện đã xong và bạn có thể yên tâm chờ nhân viên báo cáo kết quả sau khi đã hoàn thành xong. Nhà quản lý không nên bị động trong công việc như vậy. Bạn không đánh giá và theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên sẽ khiến nhân viên dễ gặp phải tình huống chệch hướng trong công việc và không đạt được mục tiêu như kỳ vọng.

Bạn có thể tham khảo phương pháp check-in 1 1 với nhân viên. Theo đó, để đánh giá, theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu, bạn có thể thiết lập các buổi trao đổi 1 1 với nhân viên để đạt được các lợi ích như:

• Nắm bắt được nhanh chóng tiến độ công việc nhân viên đã thực hiện (quá khứ)
• Nắm bắt được đầy đủ các vấn đề vướng mắc nhân viên đang gặp phải (hiện tại)
• Cùng nhân viên tìm giải pháp tháo gỡ, thúc đẩy để công việc, mục tiêu đạt được như kỳ vọng (tương lai)

Buổi check-in 1 1 nên được thực hiện nghiêm túc, định kỳ hàng tuần. Bạn có thể bố trí vào chiều thứ sáu hàng tuần chẳng hạn. Để hỗ trợ việc đánh giá, theo dõi tiến độ công việc của nhân viên hiệu quả, bạn còn có thể xem xét sử dụng phần mềm GoalF. GoalF có thể đem đến cho bạn đầy đủ các công cụ quản trị tiện lợi, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt, đánh giá được quá trình nhân viên làm việc.

Tìm hiểu thêm: Tăng năng suất và động lực nhân viên sau 5 tuần làm việc cùng GoalF

Đặt mục tiêu “tiêu cực”

Một mục tiêu tiêu cực sẽ khó khiến nhân viên của bạn có được hành động, nỗ lực công việc tích cực.

Ví dụ:

Nhân viên của bạn có chuyên môn trong lĩnh vực sáng tạo nội dung nhưng bạn lại muốn nhân viên kiêm nhiệm thêm cả các mục tiêu của tuyển dụng chẳng hạn. Trường hợp nhân viên chưa sẵn sàng và không đồng thuận mảng việc kiêm nhiệm mới thì các mục tiêu tuyển dụng là mục tiêu tiêu cực với nhân viên.

Nhân viên lúc đó có thể vẫn cố gắng làm việc nhưng khó duy trì được sự tập trung, cảm hứng và hiệu quả làm việc cao được.

Đặt quá nhiều mục tiêu

Quá nhiều mục tiêu có thể sẽ khiến nhân viên của bạn bối rối và không biết nên ưu tiên dành nguồn lực thời gian, chi phí cho mục tiêu nào trước. Mặt khác, quá nhiều mục tiêu được đưa ra cùng một lúc còn khiến công ty hay team của bạn bị phân tán nguồn lực không cần thiết. Nguồn lực phân tán cũng tiềm ẩn nguy cơ công ty của bạn không thực sự đạt được trọn vẹn một mục tiêu nào.

Chẳng hạn như bạn muốn dẫn dắt công ty vươn lên vị thế top đầu trong lĩnh vực hoạt động của mình. Đây là một mục tiêu thực sự thử thách và cần rất nhiều nguồn lực. Nếu bạn phân tán nguồn lực ra quá nhiều mục tiêu không liên quan như: đầu tư ngoài ngành, mở rộng chi nhánh không phù hợp, định hướng phát triển sản phẩm thêm quá nhiều tính năng không cần thiết… sẽ tạo lực cản khiến bạn khó đạt được mục tiêu cốt lõi như kỳ vọng.

OKRs phương pháp thiết lập và quản lý mục tiêu hiệu quả

Ở phần trên, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu về các bước thiết lập cũng như những sai lầm phổ biến khi thiết lập mục tiêu. Tiếp theo, bạn hãy cùng tìm hiểu về OKRs – một trong những phương pháp thiết lập, quản lý mục tiêu hiệu quả đang được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức hiện nay.

Giới thiệu phương pháp OKRs

OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu được cấu thành từ 2 yếu tố:

• O – Objectives là những mục tiêu đầy cảm hứng và thử thách dành cho nhân viên
• KRs – Key Results là những kết quả then chốt, định lượng, cần đạt được.

OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều tập đoàn, công ty hàng đầu trên thế giới như: Intel, Google, Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin… Những công ty áp dụng thành công OKRs tại Việt Nam có thể kể đến như: FPT, Careerbuilder Việt Nam, Tinh Vân…

Để hiểu rõ hơn về OKRs, bạn hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về các thành phần tạo nên OKRs: Objective và Key Results.

• Objective: Mục tiêu nên mang tính định tính, truyền cảm hứng và nỗ lực cho team, Mục tiêu nên được xác định rõ ràng, cụ thể như một điểm đến trên bản đồ. Chỉ khi mục tiêu rõ ràng, bạn mới hạn chế được khả năng chệch hướng mục tiêu.
• Key Results: Nếu mục tiêu nên mang tính định tính thì các kết quả chính cần được thiết lập rất cụ thể, gắn với các yếu tố định lượng. Một mục tiêu nên được thiết lập với từ 3 đến 5 kết quả chính. Mỗi kết quả chính nên được xem như một nấc thang giúp team của bạn tiến gần hơn đến với mục tiêu.

OKRs có thể đem lại cho công ty của bạn nhiều lợi ích vượt trội như:

• Thứ nhất, liên kết các mục tiêu của các cá nhân với team, với mục tiêu toàn công ty trong một tổng thể chung.
• Thứ hai, giúp nhân viên của bạn tập trung hoàn thành các mục tiêu thực sự quan trọng, cấp thiết với tổ chức.
• Thứ ba, giúp xây dựng văn hóa minh bạch mục tiêu của tổ chức. Lý do là vì áp dụng OKRs, nhà quản lý sẽ cần công bố mục tiêu rõ ràng, cụ thể tới từng nhân viên.
• Thứ tư, giúp nhà quản lý trao quyền cho nhân viên một cách hiệu quả. Nhân viên hiểu rõ mục tiêu họ cần đạt được là gì, nhà quản lý kỳ vọng gì ở họ và sẽ có xu hướng tích cực, chủ động hơn trong công việc.
• Thứ năm, các mục tiêu có thể được đo lường cụ thể, rõ ràng theo tiến độ thực tế nhờ các KRs luôn được thiết lập gắn với yếu tố định lượng.
• Thứ sáu, giúp công ty của bạn vượt trội hơn. OKRs gồm có 2 loại là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. OKRs cam kết cần hoàn thành 100% nhưng OKRs mở rộng thực sự khó khăn, thử thách và chỉ cần đạt được 70% đã được xem là hoàn thành. Tuy nhiên, khi chỉ đạt được 70% một mục tiêu khó khăn thì team của bạn cũng đã đạt được những bước tiến tích cực.

Chu kỳ thực hiện OKRs

• Thiết lập mục tiêu

Để bắt đầu áp dụng OKRs, trước hết bạn cần thiết lập mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Bạn có thể thiết lập mục tiêu công ty theo từng quý. Với chu kỳ OKRs như vậy, công ty của bạn có thể nhanh chóng thích ứng với những biến động của thị trường.

Tìm hiểu thêm: 10 bước thiết lập OKRs quý – Phương pháp OKRs 3 chiều

• Theo dõi và đánh giá tiến độ thường xuyên (Weekly Check-in)

Sau khi thiết lập và thỏa thuận việc thực hiện mục tiêu với nhân viên, bạn cần thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ công việc. Bạn có thể tiến hành các buổi check-in 1 1 với nhân viên để nhanh chóng nắm bắt được các thông tin, vấn đề và tìm giải pháp giúp cải tiến công việc.

Tìm hiểu thêm: 10 chú ý để có 1 buổi check-in OKRs hoàn hảo

• Phản hồi, ghi nhận liên tục trong thời gian thực

Các buổi check-in để phản hồi và ghi nhận công việc của nhân viên cần được tiến hành liên tục theo thời gian thực, theo tiến độ công việc. Bạn có thể tiến hành các buổi check-in định kỳ hàng tuần.

Tìm hiểu thêm: Conversation, Feedback, Recognition (CFRs)

• Tổng kết và đánh giá lại OKRs

Khi kết thúc một chu kỳ OKRs, bạn cần cùng team tổng kết và đánh giá lại kết quả công việc đã đạt được. Đây là cơ sở để bạn có thể thiết lập OKRs trong chu kỳ tiếp theo một cách phù hợp với team.

Tìm hiểu thêm: Cuộc trò chuyện cuối chu kỳ – Tổng kết OKRs

Để sử dụng OKRs một cách đúng hướng, hiệu quả ngay từ đầu là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo khóa đào tạo “Sức mạnh OKRs”. Với khóa đào tạo này, bạn sẽ được cung cấp kiến thức cụ thể, chính xác về OKRs, bạn sẽ hiểu OKRs về mặt bản chất chứ không chỉ là hình thức.

*

Kỹ năng thiết lập mục tiêu là kỹ năng quan trọng và cần thiết với mọi nhà quản lý. Khi thiết lập được mục tiêu đúng hướng, bạn cũng sẽ đảm bảo team của mình hoạt động hiệu quả hơn. Nếu bạn cần thêm thông tin về kỹ năng thiết lập mục tiêu hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn