Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART

SMART là nguyên tắc giúp bạn có thể thiết lập mục tiêu hiệu quả, thông minh. Tuy nhiên, muốn đạt hiệu quả cao, bạn cần đảm bảo áp dụng đúng, phù hợp nguyên tắc đặt mục tiêu SMART. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về SMART cũng như nguyên tắc xác định mục tiêu SMART qua bài viết sau.

Có thể bạn quan tâm:

• Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch
• Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án
• Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART là gì?

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART đã được George T. Doran nhắc đến trong ấn bản “Management Review” được phát hành vào tháng 11 năm 1981. Sau đó, mục tiêu SMART được Giáo sư Robert S. Rubin thuộc ĐH Saint Louis tiếp tục nghiên cứu và công bố trên báo chí. Trong lý thuyết quản lý theo mục tiêu của Peter Drucker cũng có đề cập đến tiêu chí SMART.

Trải qua quá trình định hình và nghiên cứu phát triển, mục tiêu SMART đến nay vẫn được ứng dụng phổ biến và được xem là bộ nguyên tắc giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả. Khi áp dụng SMART, bạn sẽ thiết lập mục tiêu dựa trên và đảm bảo 5 yếu tố:

• Specific (cụ thể)
• Measurable (đo lường)
• Achievable (khả thi)
• Relevant (liên quan)
• Time bound (giới hạn thời gian)

Áp dụng nguyên tắc SMART xác định mục tiêu có thể đem lại cho bạn những giá trị, ý nghĩa trong công việc, phát triển tổ chức, đội nhóm như:

• S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu, giúp tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
• M – Đo lường: Giúp bạn đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu
• A – Khả thi: Giúp bạn thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi
• R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu bạn thực hiện trong một bức tranh chung tổng thể
• T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để bạn hoàn thành mục tiêu đúng hạn

Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc đặt mục tiêu SMART, bạn có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh

• S – Cụ thể: Tôi muốn phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh tại cả Trụ sở chính Hà Nội và Chi nhánh Đà Nẵng, Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh
• M – Đo lường: Với tổng số lượng nhân viên kinh doanh đạt tối thiểu 10 người / Trụ sở, Chi nhánh
• A – Khả thi: Với năng lực tài chính và danh tiếng công ty hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu phát triển nhân sự kinh doanh như trên
• R – Liên quan: Nhằm giúp phát triển đội ngũ kinh doanh đồng đều trên cả 3 miền đất nước
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 15/3/2022

Ví dụ 2: Tuyển dụng nhân sự

• S – Cụ thể: Tôi muốn tuyển dụng đội ngũ lập trình viên mới cho phòng sản phẩm
• M – Đo lường: Với ít nhất 2 lập trình viên senior và 5 lập trình viên junior
• A – Khả thi: Với quỹ lương cho phòng sản phẩm trong năm 2022, danh tiếng và cơ hội việc làm tại công ty, mục tiêu trên có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp phòng sản phẩm có thêm nguồn lực thực hiện dự án core sản phẩm 2022
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu tuyển dụng cần hoàn thành xong trước ngày 15/3/2022

Ví dụ 3: Tổ chức hoạt động nội bộ

• S – Cụ thể: Tôi muốn tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ trên quy mô toàn công ty
• M – Đo lường: Với ít nhất 1 sự kiện, hoạt động trong 1 quý
• A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ truyền thông nội bộ và quỹ ngân sách hoạt động nội bộ hiện nay, mục tiêu này có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp nhân viên có trải nghiệm làm việc tại công ty tốt hơn
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ quý IV-2021

Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART

Nguyên tắc SMART trong xây dựng mục tiêu cần được thiết lập có nguyên tắc rõ ràng. Chỉ có như vậy việc thiết lập mục tiêu SMART mới đạt được hiệu quả, đúng hướng ngay từ đầu.

Các mục tiêu SMART cụ thể – Specific

Bộ câu hỏi 5W có thể giúp bạn cụ thể hóa mục tiêu của mình. 5W bao gồm:

• What: Tôi muốn đạt được điều gì?
• Who: Ai tham gia vào mục tiêu này?
• Where: Mục tiêu này cần thực hiện ở đâu?
• When: Khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu này?
• Why: Tại sao tôi muốn đạt được mục tiêu này?

Mục tiêu nên được hình dung như một điểm rõ ràng, cụ thể và nổi bật trên bản đồ, giúp định hướng hành động cho bạn và team. Bộ câu hỏi 5W ở góc độ này cũng như những dấu mốc quan trọng để bạn định vị được điểm rõ ràng trên bản đồ đó.

Cụ thể hóa mục tiêu sẽ giúp bạn giảm được nguy cơ bị chệch hướng. Bạn không nên thiết lập mục tiêu với những từ ngữ như: Càng sớm càng tốt, tiết kiệm nhất, tốt nhất… Thay vào đó, mục tiêu cần gắn với những từ ngữ, con số cụ thể, định lượng, đảm bảo chính xác, rõ ràng.

Ví dụ:

• Kết quả tuyển dụng cần đảm bảo đúng hạn ít nhất 95% các vị trí đăng tuyển
• Mục tiêu doanh số kinh doanh cần đạt được trước ngày 31/12/2021
• Tiết kiệm ít nhất 5% chi phí văn phòng năm 2021 so với năm 2020

Các mục tiêu SMART có thể đo lường – Measurable

Để đo lường mục tiêu, bạn có thể sử dụng câu hỏi 1H (How much / How many). Câu hỏi bao nhiêu giúp bạn xác định được điểm ngưỡng giới hạn cụ thể mà khi đạt được điểm đó đồng nghĩa với việc mục tiêu được hoàn thành. Một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để đo lường mục tiêu, chẳng hạn như:

• Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu là bao nhiêu?
• Kết quả công việc cần đạt được ở mức nào?
• Khi nào mục tiêu được xác định hoàn thành?

Khi bạn trả lời được câu hỏi 1H ở trên, mục tiêu SMART sẽ được định hình rõ ràng hơn, chẳng hạn như:

• Tôi muốn hoàn thành cự ly đạp xe liên tục 100km
• Tôi muốn đạt thu nhập lớn hơn 500 triệu đồng / năm
• Tôi muốn đạt tổng doanh thu ký hợp đồng mới ở mức ít nhất 10 tỷ đồng / năm

Các con số liên tục 100km, hơn 500 triệu đồng, ít nhất 10 tỷ ở trên đều là những thước đo cụ thể giúp bạn đo lường rõ ràng và biết rằng mình có đang thực sự đạt được mục tiêu như kỳ vọng hay không. Nhìn vào thước đo này, bạn cũng sẽ lường trước được lộ trình hành động cũng như dự phòng được các tình huống rủi ro, khiến bạn và team không đạt được mục tiêu.

Các mục tiêu SMART có thể đạt được – Achievable

Bản chất của mục tiêu là những kỳ vọng vượt trội hơn, tốt hơn so với hiện tại. Thiết lập và hướng tới mục tiêu vì vậy cũng là tập hợp những nỗ lực cao độ, có tính thử thách. Tuy nhiên, bạn nên phân định rõ một mục tiêu có tính thử thách nhưng khả thi với một mục tiêu quá khó khăn và bất khả thi.

Để đảm bảo mục tiêu có tính thử thách nhưng vẫn khả thi, bạn có thể đặt ra và tìm cách trả lời các câu hỏi như:

• Làm thế nào tôi có thể hoàn thành mục tiêu này?
• Tôi có đủ nguồn lực và khả năng để đạt được mục tiêu không?
• Nếu không đủ nguồn lực thực hiện mục tiêu, tôi đang thiếu gì?

Bạn có thể đánh giá việc thực hiện mục tiêu theo các dải màu trực quan, theo đó:

• Màu đỏ: Mục tiêu rất khó đạt được, đến mức bất khả thi
• Màu cam: Mục tiêu có tính thử thách nhưng vẫn có thể đạt được nếu nỗ lực
• Màu xanh: Mục tiêu có thể đạt được một cách dễ dàng

Nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART nên được thiết lập trong khoảng màu cam. Trường hợp bạn thiết lập quá nhiều mục tiêu màu đỏ có thể khiến team nản chí, suy giảm động lực làm việc. Ngược lại, nếu bạn thiết lập mục tiêu chỉ trong khoảng màu xanh dễ dàng thì team của bạn sẽ khó tiến bộ, kết quả công việc đạt được không có giá trị cao.

Ví dụ:

Nếu nhân viên kinh doanh của bạn còn ít kinh nghiệm thì mục tiêu tổ chức được 10 cuộc họp với khách hàng mỗi tháng sẽ rất thử thách. Bạn có thể giảm mục tiêu cho nhân viên xuống màu cam với mục tiêu tổ chức ít nhất 4 cuộc họp với khách hàng mỗi tháng.

Mục tiêu SMART thực tế – Realistic

Thiết lập và thực hiện mục tiêu cần có tầm nhìn xa, rộng mở nhưng đồng thời cũng rất cần đảm bảo yếu tố thực tế. Một mục tiêu được thiết lập và thực hiện sẽ đi sau đó là chi phí, nỗ lực, các vấn đề về tài chính, nhân lực. Do đó, bạn hãy đảm bảo chắc chắn rằng mục tiêu đó thực tế, thực sự cần thiết đạt được. Mặt khác, mặt tiêu cần phù hợp với tổng thể các mục tiêu khác và mục tiêu chung cuối cùng mà bạn hay tổ chức muốn đạt được.

Ví dụ:

Mục tiêu lâu dài của công ty là mở rộng thị trường phát triển phần mềm sang Nhật Bản. Vậy, mục tiêu thực tế lúc này bạn có thể giao cho phòng nhân sự là:

• Tuyển dụng ít nhất 05 kỹ sư cầu nối thông thạo tiếng Nhật trong quý I-2022
• Tiến hành đào tạo, thành lập câu lạc bộ tiếng Nhật trong nội bộ công ty, bắt đầu từ quý IV-2021…

Các mục tiêu cần có tính liên kết, thực tế, tạo tiền đề, động lực để bạn và tổ chức đạt được những mục tiêu, kết quả vượt trội hơn.

Để xác định một mục tiêu có phù hợp hay không, bạn có thể cân nhắc trả lời những câu hỏi sau:

• Điều này có đáng giá không?
• Đây có phải là thời điểm thích hợp thực hiện mục tiêu?
• Mục tiêu có phù hợp với những nỗ lực, nhu cầu, mục tiêu khác của bạn không?
• Bạn có phải là người phù hợp để đạt được mục tiêu này không?
• Mục tiêu có áp dụng, thực hiện được trong bối cảnh hiện tại không?

Mục tiêu SMART phải có thời hạn – Time-bound

Thời gian cũng là tiền bạc và quan trọng hơn là cơ hội cho tổ chức của bạn. Ví dụ như dự án sản phẩm của bạn được nghiệm thu và đi vào vận hành từ quý IV-2021 sẽ rất khác so với để trôi sang tận quý II-2022 chẳng hạn. Thêm thời gian triển khai mục tiêu là phát sinh thêm nỗ lực, thêm chi phí lương và giảm đi cơ hội cạnh tranh, hợp tác kinh doanh của công ty.

Nhìn rộng ra, mọi mục tiêu đều cần gắn với một thời hạn cụ thể, rõ ràng. Việc bạn gắn mục tiêu với thời hạn hoàn thành sẽ giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng của quản lý và giúp họ có thể chủ động sắp xếp công việc hợp lý. Mặt khác, thời hạn cần hoàn thành mục tiêu cũng là một áp lực vừa đủ, phù hợp để giúp nhân viên liên tục duy trì được động lực, sự tập trung trong công việc.

Để đảm bảo gắn yếu tố giới hạn thời gian vào từng mục tiêu một cách phù hợp, bạn có thể trả lời các câu hỏi như:

• Mục tiêu của tôi có thời hạn không?
• Đến khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu của mình?
• Mục tiêu này cần khoảng thời gian thực hiện trong bao lâu?

Ví dụ:

Bạn mong muốn hoàn thành mục tiêu đạp xe 100km liên tục. Bạn có thể giới hạn thời gian tập luyện trong 6 tháng và cần thực hiện buổi đạp xe trước ngày 30/6/2022 chẳng hạn. Ngày 30/6 là một mốc thời gian cụ thể, rõ ràng, gắn liền với mục tiêu bạn kỳ vọng đạt được.

Hướng dẫn đặt mục tiêu SMART qua 5 bước

Thực tế thiết lập và triển khai mục tiêu rất đa dạng và đòi hỏi nhiều nỗ lực, suy nghĩ của nhà quản lý. Bạn có thể tham khảo các bước để đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART đặt mục tiêu dưới đây:

Xác định một mục tiêu dài hạn (tầm nhìn)

Mục tiêu dài hạn của một tổ chức thông thường sẽ chính là tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức đó. Những nguyên tắc SMART thiết lập mục tiêu trong ngắn và trung hạn cần đảm bảo cộng hưởng, góp phần giúp tổ chức đạt được mục tiêu trong dài hạn.

Bạn có thể hình dung mỗi khi đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART cũng giống như một bậc thang, giúp tổ chức của bạn nâng tầm dần và đủ sức chạm tới mục tiêu dài hạn như kỳ vọng ban đầu.

Lựa chọn ưu tiên (trong thời điểm hiện tại)

Mong muốn và những mục tiêu mà tổ chức kỳ vọng đạt được có thể rất nhiều. Tuy nhiên, nguồn lực của bất kỳ tổ chức nào cũng có giới hạn. Nguồn lực ở đây bao hàm cả vấn đề về tài chính và con người. Do đó, ở góc độ quản lý, bạn cần trên cơ sở thực tế doanh nghiệp, ưu tiên lựa chọn những mục tiêu quan trọng nhất với tổ chức để thực hiện trước. Những mục tiêu ít quan trọng hơn hay không cấp bách bằng có thể thực hiện sau.

Giúp các ưu tiên trở thành mục tiêu SMART

Những ưu tiên phát triển của doanh nghiệp cần được cụ thể hóa trở thành nguyên tắc SMART mục tiêu với 5 tiêu chí: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time bound (giới hạn thời gian).

Khi đảm bảo chuyển hóa các ưu tiên trở thành mục tiêu SMART, bạn sẽ giúp định hình, cụ thể hóa công việc cần thực hiện, đích đến mà bạn kỳ vọng đạt được. Đội ngũ của bạn sẽ thực hiện những mục tiêu có kế hoạch rõ ràng, hiệu quả thay vì nỗ lực không đúng hướng và không đạt được kỳ vọng.

Chia sẻ mục tiêu SMART với cả nhóm

Khi đã thiết lập được mục tiêu SMART, bạn nên chia sẻ mục tiêu rõ ràng với cả nhóm. Điều này rất quan trọng nhằm giúp toàn team hiểu rõ cần hướng tới điều gì, nỗ lực để đạt được điều gì. Nỗ lực đúng hướng sẽ giúp cải thiện sự tập trung, động lực làm việc cũng như hiệu suất của từng thành viên.

Bên cạnh đó, bạn không những nên chia sẻ về nguyên tắc SMART trong đặt mục tiêu mà còn nên thu thập ý kiến đóng góp từ các thành viên. Mọi thành viên đều có thể đóng góp ý kiến để giúp xây dựng, điều chỉnh mục tiêu SMART phù hợp thực tế hơn.

Nhà quản lý không nên áp đặt nguyên tắc SMART trong lập mục tiêu cho toàn team. Điều bạn khẳng định là đúng, là phù hợp chưa chắc đã hoàn toàn chuẩn xác. Do đó, bạn nên học cách lắng nghe từ chính các thành viên trong team của mình để thiết lập mục tiêu SMART hiệu quả nhất.

Gán mục tiêu với một chủ sở hữu

Mục tiêu SMART cần có một người chủ sở hữu, chịu trách nhiệm rõ ràng về việc thực hiện mục tiêu đó. Việc kết nối, huy động nguồn lực để đạt được mục tiêu có thể cần rất nhiều người nhưng chịu trách nhiệm và chủ sở hữu mục tiêu chỉ cần 1 người duy nhất. Nếu bạn để nhiều người cùng sở hữu, chịu trách nhiệm về mục tiêu sẽ dễ dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm hoặc không rõ ràng về vai trò của các thành viên trong team.

*

Thiết lập mục tiêu hiệu quả để định hướng công việc cho team đúng hướng ngay từ đầu sẽ giúp tổ chức của bạn tiết kiệm, tối ưu hóa nguồn lực. Bạn có thể tham khảo, áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu SMART để cân chỉnh mục tiêu cụ thể, rõ ràng hơn.

Nếu bạn muốn nhận thêm thông tin, muốn trao đổi về nguyên tắc đặt mục tiêu SMART, hoặc bạn muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn