Thiết lập mục tiêu nhóm

Thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, phù hợp là một trong những chìa khóa quan trọng giúp nhóm của bạn có thể tiến nhanh, tiến xa và đạt được những kết quả vượt trội hơn. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về thiết lập mục tiêu nhóm qua bài viết sau.

Mục tiêu của nhóm là gì?

Mục tiêu của nhóm là những ưu tiên công việc mà cả nhóm cùng nỗ lực hướng tới. Thông thường, mục tiêu của nhóm thường có sự liên kết với mục tiêu chung của toàn công ty.

Để thiết lập mục tiêu nhóm bạn sẽ cần tiến hành bàn bạc, đàm phán, trao đổi giữa các thành viên trong nhóm để thống nhất mục tiêu cần thực hiện. Mục tiêu của nhóm cần trả lời được cho câu hỏi: nhóm chúng ta sẽ tập trung vào điều gì trong thời điểm hiện tại để hỗ trợ hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức?

Ví dụ: Một số mục tiêu nhóm như:

• Team kinh doanh Hà Nội cần đạt được tổng doanh thu ký hợp đồng tối thiểu 2 tỷ đồng trong quý IV-2021
• Team tuyển dụng cần tuyển được đủ 2 Tester, 2 Lập trình viên .NET có ít nhất 1 năm kinh nghiệm cho Team dự án trước ngày 30/11/2021
• Team sản phẩm cần hoàn thành cập nhật tính năng chấm công GPS cho phần mềm trước ngày 30/11/2021

Mục tiêu của nhóm có thể được thiết lập trên cơ sở đóng góp ý kiến từ các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm duy nhất với mục tiêu nhóm là trưởng nhóm. Trưởng nhóm cần có trách nhiệm giám sát, tạo động lực, đưa ra các quyết định và kịp thời đưa ra những phản hồi công việc hữu ích cho thành viên team.

Mục tiêu của nhóm là những ưu tiên công việc mà cả nhóm cùng nỗ lực hướng tới

Cách thiết lập mục tiêu nhóm

Thiết lập mục tiêu nhóm theo cách truyền thống “thác đổ” từ trên xuống dưới có thể sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức. Mục tiêu của nhóm theo cách này sẽ được phân bổ đồng đều đến từng thành viên trong nhóm. Cách làm cào bằng này không khuyến khích được động lực làm việc của nhân viên và cũng không xem xét, quan tâm được đến những yếu tố khác biệt của từng người trong nhóm.

Để thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, bạn có thể tham khảo cách thực hiện với các bước cụ thể dưới đây:

Hiểu rõ về mục tiêu của công ty

Để thiết lập mục tiêu của nhóm, trước hết tất cả các thành viên trong nhóm cần hiểu rõ về tình hình công ty, tầm nhìn, sứ mệnh cũng như những mục tiêu chiến lược công ty đã đề ra.

Các nhóm cũng chỉ có thể thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, chính xác nếu mục tiêu công ty được minh bạch hóa, công bố rõ ràng. Các nhóm cần nắm rõ mục tiêu công ty để tập trung nguồn lực phù hợp cho những điều quan trọng nhất công ty đang kỳ vọng đạt được.

Ví dụ:

Công ty của bạn đang hướng đến mục tiêu quan trọng nhất là cân đối thu chi, vượt qua khó khăn mùa dịch bệnh. Vậy, các mục tiêu nhóm cũng cần hướng tới và giúp công ty đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu nhóm cần phản ánh, có sự cộng hưởng với mục tiêu chung toàn công ty.

Mục tiêu nhóm liên kết trực tiếp với mục tiêu công ty nên thành viên nhóm trước hết cần hiểu rõ mục tiêu công ty

Xác định những gì nhóm cần phải đạt được

Dựa vào những ưu tiên của tổ chức, mỗi nhóm dựa vào chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cùng nhau thảo luận để xác định những gì nhóm cần đạt được nhằm hỗ trợ việc hoàn thành những mục tiêu của tổ chức.

Ví dụ:

Mục tiêu trong quý IV-2021 của công ty bạn là ra mắt sản phẩm với tính năng mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vậy mục tiêu các nhóm cần kết nối, cùng thúc đẩy để công ty đạt được mục tiêu chung:

• Nhóm tiếp thị: tiến hành khảo sát nhu cầu của ít nhất 50 khách hàng về tính năng mới của phần mềm, trước ngày 31/10/2021
• Nhóm tuyển dụng: tuyển dụng thành công ít nhất 3 lập trình viên mobile có từ 3 năm kinh nghiệm, trước ngày 31/10/2021
• Nhóm sản phẩm: hoàn thành nghiên cứu và tích hợp thành công tính năng chấm công GPS cho phần mềm quản trị nhân sự.

Qua ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy mỗi nhóm, phòng ban trong công ty của bạn có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, khi công ty đã thiết lập mục tiêu chung thì tất cả các nhóm đều cần hướng sự tập trung, nỗ lực để giúp công ty đạt được mục tiêu đó.

Làm cho các mục tiêu trở nên SMART

Một mục tiêu SMART sẽ cần đảm bảo 5 yếu tố: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Bạn nên nỗ lực làm cho các mục tiêu trở nên SMART vì một mục tiêu SMART có thể giúp bạn và team đạt được nhiều lợi ích như:

• Cụ thể hóa mục tiêu, giúp toàn team hiểu rõ cần đạt được điều gì và tránh chệnh hướng trong triển khai công việc.
• Đảm bảo mục tiêu được đo lường chính xác theo tiến độ thực hiện. Toàn team hiểu rõ đang tiến dần đến đích ở mức nào, khi nào sẽ thực sự đạt được mục tiêu đúng như kỳ vọng.
• Đảm bảo mục tiêu có tính thử thách nhưng không trở thành bất khả thi và trở thành ảo vọng.
• Giúp liên kết mục tiêu trong một tổng thể chung thống nhất.
• Gắn mục tiêu với một giới hạn thời gian cụ thể. Điều này sẽ giúp tạo áp lực phù hợp, đảm bảo team của bạn duy trì được sự tập trung, nỗ lực liên tục để hoàn thành được mục tiêu đúng kỳ hạn.

Lên kế hoạch hành động

Cách tinh chỉnh, thiết lập mục tiêu cụ thể nhất là lên kế hoạch hành động, gắn mục tiêu đó trong một lộ trình thực hiện rõ ràng. Mục tiêu không nên được thiết lập bó hẹp trong một khuôn khổ nào đó. Mục tiêu nên được thiết lập trong một kế hoạch thực tế, căn chỉnh trong thực tế để hướng tới những kết quả trong thực tế.

Mặt khác, đo lường, kiểm nghiệm mục tiêu nhóm bằng việc gắn mục tiêu với một kế hoạch hành động cụ thể sẽ giúp bạn nhanh chóng đưa được mục tiêu vào chương trình hành động hàng ngày, hàng tuần của team. Mục tiêu lúc này sẽ rất cụ thể, được các thành viên nắm bắt theo từng phần kế hoạch hành động. Khi mỗi thành viên nỗ lực hành động và đạt được phần công việc của mình cũng là lúc toàn team của bạn đạt được mục tiêu.

Ví dụ:

Mục tiêu của nhóm kinh doanh Hà Nội của bạn là đạt được doanh thu ký hợp đồng ở mức 5 tỷ đồng trong quý IV-2021. Bạn lên kế hoạch phân bổ mục tiêu cho từng thành viên cụ thể như sau:

Mục tiêu 5 tỷ đồng trong IV-2021 cho team kinh doanh Hà Nội của bạn khi được đặt trong một kế hoạch hành động cụ thể sẽ trở nên rõ ràng hơn. Nhân viên Lan, Mạnh, Hà, Đại hay bất cứ nhân viên nào của tổ chức khi nhận được kế hoạch sẽ hiểu rõ họ cần đạt được mục tiêu cụ thể là gì để đóng góp cho mục tiêu chung của nhóm.

Tạo điều kiện để các thành viên thiết lập mục tiêu cá nhân

Để thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, bạn hãy tạo điều kiện để các thành viên thiết lập mục tiêu cá nhân liên kết với mục tiêu của nhóm. Khi mỗi thành viên cùng thiết lập và cam kết hoàn thành mục tiêu của chính họ cũng sẽ góp phần giúp nhóm thiết lập và thực hiện thành công mục tiêu nhóm.

Mục tiêu của mỗi thành viên trong nhóm sẽ được thiết lập dựa trên vai trò, nhiệm vụ, kỹ năng của từng người và sự đàm phán, trao đổi giữa cấp trên và đồng nghiệp để tạo sự liên kết mục tiêu chắc chắn.

Đặc biệt, mục tiêu của từng cá nhân cũng cần đảm bảo nguyên tắc SMART: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Quay trở lại ví dụ mục tiêu đạt mức doanh thu 5 tỷ đồng trong quý IV-2021 ở trên, nhà quản lý nên có buổi trao đổi với từng nhân viên để hiểu rõ ý kiến, nguyện vọng, khả năng của nhân viên. Nhân viên và nhà quản lý cùng thiết lập mục tiêu cho nhân viên và họ sẽ dễ dàng chấp nhận, cam kết hoàn thành mục tiêu một cách tự nguyện, chủ động.

Nhân viên được tạo điều kiện, có thể đóng góp ý kiến xây dựng thiết lập mục tiêu sẽ chủ động và cam kết thực hiện mục tiêu hơn

Theo dõi tiến độ thường xuyên

Việc thiết lập mục tiêu nhóm còn cần gắn với việc theo dõi tiến độ thường xuyên. Bạn có thể theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu thông qua các buổi check-in 1 1.

Các buổi check-in nên được thực hiện định kỳ hàng tuần. Tại buổi check-in, bạn sẽ cùng thành viên nhóm xem xét các yếu tố:

• Quá khứ: công việc, mục tiêu đã được thực hiện như thế nào?
• Hiện tại: có vấn đề gì đang phát sinh gây ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu không?
• Tương lai: giải pháp nào để xử lý các vấn đề hiện tại?

Bạn nên lưu ý việc theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu bằng check-in nhất thiết phải được tiến hành với hình thức 1 1. Trong buổi check-in, bạn hãy đưa ra các phản hồi tích cực hoặc phản hồi tiêu cực dành cho nhân viên. Tuy nhiên, tất cả phản hồi đều chỉ nên hướng đến việc giúp công việc tiến triển tốt hơn. Phản hồi trong buổi check-in không nên biến thành công kích cá nhân, chỉ trích nhân viên hay ngược lại là thành một buổi tán dương, khen ngượi nhân viên.

Việc liên tục phản hồi kịp thời, ghi nhận và hỗ trợ các thành viên nhóm sẽ giúp tất cả các thành viên bám sát được mục tiêu, tránh chệch hướng và đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm GoalF để hỗ trợ quản lý hiệu suất liên tục, tạo ra văn hóa phản hồi tích cực cho nhóm.

Xem thêm: Tính năng phần mềm GoalF

Lợi ích của việc thiết lập mục tiêu nhóm

Thiết lập mục tiêu nhóm có thể đem lại cho từng thành viên trong nhóm cũng như cả nhóm của bạn những lợi ích như:

• Xác định rõ những điều cần tập trung, loại bỏ sự xao nhãng. Khi có một mục tiêu cụ thể, rõ ràng, mọi thành viên trong nhóm sẽ hiểu được họ cần làm gì để hoàn thành mục tiêu cá nhân và đóng góp cho mục tiêu nhóm. Sự tập trung, động lực làm việc vì vậy được cải thiện. Team của bạn sẽ tránh được tình trạng xao nhãng, suy giảm hiệu suất làm việc.
• Nhân viên hiểu, điều chỉnh cách làm việc cá nhân của họ để phù hợp với những ưu tiên của nhóm. Nhân viên nắm rõ mục tiêu nhóm sẽ nhận thức được nhóm đang ưu tiên vào điều gì và để đạt được điều đó từng thành viên sẽ cần làm gì.
• Cung cấp định hướng và kế hoạch hành động rõ ràng cho nhóm của bạn. Mục tiêu nhóm cũng giống như một điểm rõ ràng trên bản đồ giúp team của bạn nắm rõ cần đi về đâu, theo lộ trình như thế nào.
• Tạo điều kiện cho sự cam kết tốt hơn và khuyến khích sự chủ động trong công việc. Nhà quản lý nên dành thời gian trao đổi, cùng nhân viên thiết lập mục tiêu của cá nhân dựa trên mục tiêu nhóm. Khi nhân viên có tiếng nói trong việc thiết lập mục tiêu của chính họ, họ sẽ cam kết, chủ động hơn trong công việc.
• Tạo ra cơ hội để xây dựng lòng tin và sự cộng tác. Mục tiêu nhóm là điều cả nhóm cùng hướng đến. Khi có một điểm nhìn chung, một đích đến chung và toàn team nỗ lực để đạt được thì tinh thần gắn kết của team bạn cũng được gia tăng.
• Góp phần phát triển kỹ năng và phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Để đáp ứng hoàn thành được mục tiêu cá nhân, đóng góp cho mục tiêu nhóm, từng nhân viên phải liên tục cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của mình. Quá trình làm việc cũng là quá trình nhân viên tự đào tạo, tự phát triển bản thân để thích ứng với công việc, mục tiêu mới.
• Cung cấp một cấu trúc để đo lường sự tiến bộ ở cấp độ cá nhân và cấp độ nhóm. Kết quả hoàn thành mục tiêu cá nhân trong một tổng thể mục tiêu nhóm có thể dùng làm căn cứ để đánh giá hiệu suất, năng lực của nhân viên.

Thiết lập mục tiêu nhóm phù hợp sẽ giúp nhóm của bạn đạt được nhiều lợi ích trong công việc và cả phát triển đội ngũ

OKRs – Khung tư duy giúp hợp tác thiết lập mục tiêu nhóm

Ở 3 phần trên, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu về mục tiêu nhóm, cách thiết lập cũng như những lợi ích của việc thiết lập mục tiêu nhóm. Ở phần 4 bài viết này, GoalF giới thiệu đến bạn phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs có thể trở thành khung tư duy giúp team của bạn có thể hợp tác, thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, phù hợp.

OKRs là gì?

OKRs là phương pháp quản lý mục tiêu với 2 bộ phận cấu thành: O và KRs. Trong đó:

• O – Objectives là mục tiêu mà nhóm của bạn thực sự mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
• KRs – Key Results là các kết quả chính gắn liền với mục tiêu đó. Thông thường sẽ có từ 3 – 5 kết quả chính. Bạn có thể hình dung các KRs giống như những bậc thang giúp bạn tiến gần hơn đến với mục tiêu. Hoàn thành, đạt được các kết quả chính cũng đồng nghĩa với việc nhóm của bạn đạt được mục tiêu.

OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu có thể áp dụng cho quy mô rất đa dạng như: các tập đoàn vài chục nghìn người, các công ty lớn, vừa và nhỏ, các phòng ban, nhóm và cho cả quản trị mục tiêu của 1 cá nhân.

OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại hàng loạt các doanh nghiệp, tổ chức lớn trên thế giới như: Intel, Google, Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin… Tại Việt Nam, những công ty đã áp dụng OKRs thành công có thể kể đến như: FPT, Careerbuilder Việt Nam, Tinh Vân…

Cấu trúc OKRs trong tổ chức

Mô hình OKRs được thiết lập dựa trên việc liên kết mục tiêu (O) và các kết quả chính (KRs)

Mô hình OKRs bao gồm các chuỗi mục tiêu được kết nối chặt chẽ với các kết quả chính. Mục tiêu nào thì cần có kết quả chính tương ứng như vậy. OKRs của công ty sẽ được thiết lập đầu tiên. Sau đó, OKRs của các phòng ban, bộ phận sẽ được thiết lập dựa trên OKRs công ty. Cuối cùng, OKRs của cá nhân sẽ được thiết lập, phụ thuộc theo OKRs của phòng ban, bộ phận.

Như vậy về mặt mô hình cấu trúc OKRs trong tổ chức, mục tiêu của mỗi cấp độ OKRs sẽ được thiết lập dựa trên mục tiêu và kết quả chính của cấp độ OKRs cao hơn.

Xem xét về OKRs nhóm, mục tiêu OKRs của cá nhân sẽ được thiết lập dựa trên OKRs nhóm. Bạn nên lưu ý OKRs nhóm không phải được tập hợp từ OKRs cá nhân mà ngược lại: OKRs cá nhân sẽ phụ thuộc và được thiết lập dựa trên OKRs nhóm.

Thiết lập và kết nối mục tiêu của tổ chức – đội nhóm – cá nhân

OKRs có thể giúp bạn thiết lập, kết nối mục tiêu của tổ chức, đội nhóm và cho đến từng cá nhân nhân viên trong một tổng thể chung thống nhất. Nếu xem xét mục tiêu của tổ chức cũng giống như một bức tranh thì mục tiêu nhóm giống các mảng màu trên bức tranh còn mục tiêu nhân viên giống từng chi tiết trên tranh. Tổng hòa tất cả các nỗ lực hướng đến mục tiêu từ chi tiết, mảng màu mới giúp tổ chức đạt được một bức tranh chung đúng như kỳ vọng ban đầu.

Như vậy, OKRs rất hiệu quả trong việc giúp minh bạch hóa, liên kết, thông suốt mục tiêu từ cấp cao nhất là mục tiêu toàn công ty cho đến mục tiêu phòng ban, nhóm và cuối cùng là đến mục tiêu từng nhân viên.

Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs trước khi áp dụng

Để hiểu rõ, hiểu chính xác, cụ thể và áp dụng OKRs đúng hướng ngay từ đầu là điều không dễ dàng. Bạn có thể tham khảo khóa học Sức mạnh OKRs của VNOKRs cho tổ chức, đội nhóm của mình. VNOKRs là một trong những đơn vị đào tạo OKRs uy tín hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Hiểu đúng để làm đúng, làm hiệu quả là một trong những lợi ích quan trọng nhất mà khóa học của VNOKRs có thể đem lại cho nhóm của bạn.

*

Thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả cần hướng đến việc phát huy được tối đa năng lực, động lực làm việc của từng thành viên trong nhóm. Nếu bạn cần thêm thông tin về thiết lập mục tiêu nhóm hay muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, hỗ trợ thiết lập mục tiêu, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn