Xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART là một trong những gợi ý quan trọng nhà quản lý nên xem xét khi tiến hành áp dụng KPIs cho tổ chức, doanh nghiệp của mình. Nếu KPIs thường được hình dung như một thang đo lường cụ thể, khách quan, chính xác thì áp dụng KPIs theo SMART sẽ giúp thang đo lường ấy trở nên “thông minh” hơn. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể chủ đề này qua bài viết sau.
Để hiểu về phương pháp xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART, trước hết, bạn hãy cùng tìm hiểu về 2 khái niệm: KPIs và SMART.
- KPIs (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Bạn có thể sử dụng KPIs để giúp đánh giá hiệu suất công việc theo một khoảng thời gian cụ thể cho nhân viên, cho team hay cho một dự án…
- SMART là một bộ nguyên tắc giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả hơn. Áp dụng SMART, bạn sẽ cần thiết lập mục tiêu dựa trên và đảm bảo đáp ứng đầy đủ 5 yếu tố: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).
Tìm hiểu thêm: 7 Bước áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị (+5 Ví dụ)
Tạo ra các mục tiêu chiến lược
Để xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART, trước hết bạn cần tạo ra các mục tiêu chiến lược. Nếu các kế hoạch, hành động thường có sự biến động, tùy chỉnh khá cao tùy theo tình hình thực tế thì các mục tiêu chiến lược có sự ổn định cao hơn rất nhiều. Bạn có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPIs phù hợp cho tổ chức của mình.
Muốn xây dựng mục tiêu chiến lược, bạn cần căn cứ, dựa trên các tuyên bố về sứ mệnh, mục đích phát triển, tầm nhìn cũng như tham vọng của công ty bạn. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn của tổ chức thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt.
Sau khi xây dựng được mục tiêu chiến lược, bạn cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan, nắm bắt, khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. Mục tiêu sẽ chỉ mãi nằm trong suy nghĩ hay trên tờ giấy bạn viết ra nếu bạn không gắn mục tiêu đó với một kế hoạch hành động cụ thể.
Mục tiêu chiến lược của một tổ chức thường gắn với tầm nhìn, sứ mệnh phát triển trong dài hạn
Bạn cũng nên lưu ý, mục tiêu chiến lược của công ty không chỉ tập trung vào vấn đề doanh thu, lợi nhuận của công ty mà còn cần xem xét đến nhiều khía cạnh phát triển khác của tổ chức như:
- Khía cạnh học hỏi và phát triển
- Khía cạnh quy trình nội bộ
- Khía cạnh khách hàng
- Khía cạnh tài chính
Bạn có thể tham khảo xác định mục tiêu chiến lược dựa trên mô hình BSC (Balanced scorecard) – Bảng điểm cân bằng với 4 khía cạnh như ở trên.
Hoặc bạn cũng có thể tham khảo mô hình Canvas với 9 trụ cột trong mô hình kinh doanh, đại diện cho 4 khía cạnh cốt lõi của một tổ chức là: khách hàng, giá trị, cơ sở vật chất và khả năng tài chính. Chính trụ cột theo mô hình Canvas gồm:
- Phân khúc khách hàng (Customer Segments)
- Giải pháp giá trị (Value Propositions)
- Kênh phân phối (Channels)
- Quan hệ khách hàng (Customer Relationships)
- Dòng doanh thu (Revenue Stream)
- Nguồn lực chính (Key Resources)
- Hoạt động chính (Key Activities)
- Đối tác chính (Key Partnerships)
- Cơ cấu chi phí (Cost Structure)
Tìm hiểu thêm: So sánh OKRs và BSC: nên kết hợp hay tách biệt?
Biến các mục tiêu trở nên SMART
Áp dụng nguyên tắc SMART có thể đem lại cho bạn và team những giá trị tích cực, vượt trội hơn trong công việc. Bạn nên nỗ lực biến các mục tiêu trở nên SMART vì SMART cũng như những bánh xe sẽ giúp “chiếc xe” tổ chức của bạn tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí cần bỏ ra.
- S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu, giúp bạn tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
- M – Đo lường: Giúp bạn đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu
- A – Khả thi: Giúp bạn thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi
- R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu bạn thực hiện trong một bức tranh chung tổng thể
- T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để bạn hoàn thành mục tiêu đúng hạn
Khi các mục tiêu được áp dụng nguyên tắc SMART, team của bạn sẽ hướng đến mục tiêu một cách hiệu quả, đúng hướng hơn
Để hiểu rõ hơn về việc biến mục tiêu trở nên SMART, bạn có thể theo dõi ví dụ dưới đây.
Thay vì nói nhân viên kinh doanh của bạn hãy cố gắng đem về càng nhiều hợp đồng càng tốt, nỗ lực cao độ nhằm cải thiện nguồn doanh thu của công ty, bạn có thể áp dụng SMART cho mục tiêu kinh doanh như sau:
Tăng doanh số bán hàng quý IV
- S – Cụ thể: Tôi muốn tăng doanh số bán hàng quý IV-2021
- M – Đo lường: Lên mức tối thiểu 3 tỷ đồng
- A – Khả thi: Với chất lượng sản phẩm và nguồn lực kinh doanh hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này nếu tập trung, nỗ lực
- R – Liên quan: Nhằm giúp công ty thực hiện thành công kế hoạch không lỗ trong năm 2021
- T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được xong trước ngày 31/12/2021
Gia tăng lợi nhuận
- S – Cụ thể: Tôi muốn gia tăng lợi nhuận trên mỗi sản phẩm bán ra trong quý IV-2021
- M – Đo lường: Đạt mức tối thiểu 20% giá thành bán ra thị trường
- A – Khả thi: Với độ phủ thương hiệu và các kênh bán hàng hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này
- R – Liên quan: Nhằm giúp công ty tối ưu hóa lợi nhuận đạt được
- T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được xong trước ngày 31/12/2021
Giảm rủi ro kinh doanh
- S – Cụ thể: Tôi muốn giảm nguy cơ khách hàng hủy bỏ đơn hàng
- M – Đo lường: Ở mức tối đa 3% đơn hàng mỗi tháng
- A – Khả thi: Với chất lượng sản phẩm, dịch vụ và khả năng của đội ngũ chăm sóc khách hàng hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này
- R – Liên quan: Nhằm giảm rủi ro trong hoạt động kinh doanh, giảm các chi phí và nỗ lực phát sinh không cần thiết
- T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được bắt đầu tính từ tháng 11/2021
Tìm hiểu thêm: 5 nguyên tắc đặt mục tiêu SMART + hướng dẫn đặt mục tiêu SMART
Xác định KPIs để theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu
Nếu mục tiêu là điều mà toàn bộ tổ chức, team của bạn mong muốn đạt được thì KPIs là giá trị, kết quả mà team cần đạt được nếu muốn hướng đến mục tiêu.
Liên tưởng một cách hình ảnh thì mục tiêu cũng như một cánh diều trong tầm nhìn team bạn hướng tới. Còn nỗ lực đạt được KPIs cũng giống như sợi dây chắc chắn giúp bạn giữ và đưa được cánh diều mục tiêu lên cao như kỳ vọng.
Khi bạn thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần xác định KPIs để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. Sợi dây KPIs sẽ giúp bạn kiểm soát được nỗ lực, sự tập trung của toàn team vào đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Đối với mỗi mục tiêu của team, bạn hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPIs cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Ví dụ mục tiêu về tuyển dụng ứng viên có thể gắn với KPIs về số lượng CV nhận được trong tuần, trong tháng.
Ngoài ra, bạn còn cần định vị một cách rất cụ thể cho các KPIs để xác định mục tiêu thành công sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào. Chẳng hạn như mục tiêu tuyển dụng tháng của bạn sẽ được xem là thành công nếu bạn nhận được ít nhất 10 CV Lập trình viên có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên chẳng hạn.
Để xác định KPIs đúng hướng, góp phần giúp team đạt được mục tiêu, bạn cần đảm bảo KPIs phù hợp mục tiêu. Bạn cũng có thể sử dụng một số tiêu chí của nguyên tắc SMART để thiết lập KPIs như: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).
Áp dụng KPIs đúng cách có thể giúp team của bạn theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu
Tạo lập kế hoạch hành động
Để xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của SMART là bộ nguyên tắc giúp bạn xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy nhiên, áp dụng SMART nhưng không hành động thì cũng không giúp team của bạn đạt được KPIs.
Khi lập kế hoạch hành động giúp team thực hiện KPIs theo nguyên tắc SMART, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:
- Kế hoạch hành động cần phù hợp, đáp ứng những đặc thù của team, giúp team đạt được KPIs thuận lợi, một cách SMART. Điều đó có nghĩa là bạn cần xây dựng kế hoạch dựa trên những căn cứ khách quan, cụ thể chứ không thiết lập kế hoạch hành động thiếu thực tế.
- Trường hợp mục tiêu hoặc KPIs của team bạn quá lớn, khó quản lý, bạn có thể chia tách KPIs đó ra thành nhiều giai đoạn khác nhau. Sau đó, bạn lập kế hoạch hành động tương ứng với từng giai đoạn cụ thể đó. Việc phân chia giai đoạn như vậy sẽ giúp team bạn dễ dàng theo dõi, quản lý việc thực hiện KPIs hơn.
- Kế hoạch hành động nên thường xuyên được xem xét thông qua các buổi check-in 1 1 hàng tuần giữa quản lý và nhân viên. Việc theo dõi kế hoạch hành động kịp thời sẽ giúp bạn và team có thể nhận diện kết quả công việc đã đạt được, phát hiện các vấn đề tồn tại và cùng xây dựng những giải pháp giúp thúc đẩy công việc.
Kế hoạch hành động nên thường xuyên được xem xét, theo dõi thông qua các buổi check-in 1 1 hàng tuần
Theo dõi KPIs thường xuyên
Xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART nên được nhìn nhận một cách rất linh hoạt. Bạn không nên có tư duy xây dựng KPIs để toàn team nhất nhất tuân thủ dù tình hình thực tế có những thay đổi, biến động ngoài kế hoạch.
Thực tế quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý cần theo dõi KPIs thường xuyên. Theo dõi thường xuyên không những giúp bạn có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên nhanh chóng mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPIs kịp thời.
Bạn nên đặt ra lịch định kỳ theo dõi, đánh giá KPIs để đánh giá mức độ phù hợp của KPIs với tình hình doanh nghiệp, team hiện tại. Việc theo dõi, đánh giá KPIs càng cần được thực hiện nghiêm túc, nhanh chóng khi doanh nghiệp của bạn có những thay đổi quan trọng. Ví dụ như vừa trải qua một đợt biến động nhân sự, thay đổi cơ cấu tổ chức…
KPIs cần được theo dõi thường xuyên, đặc biệt trong giai đoạn tổ chức có những biến động, xáo trộn
*
Như vậy, qua phân tích ở trên, bạn có thể thấy: KPIs là thang đo lường hiệu quả công việc khách quan, cụ thể và khi áp dụng, xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART thì KPIs sẽ càng phát huy được hiệu quả. Nếu bạn cần thêm thông tin về xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
GoalF
- Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 0904232369
- Email: support@okrs.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn
