6 cách để tăng năng suất làm việc cho nhân viên HIỆU QUẢ

Tăng năng suất làm việc là một trong những chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức liên tục tối ưu hóa và phát triển. Nhân viên của bạn không tăng được năng suất làm việc thì tất yếu năng suất tổng thể của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu câu trả lời cho câu hỏi “Làm thế nào để tăng năng suất làm việc cho nhân viên?” qua bài viết sau.

Uỷ quyền

Bạn hãy dành thời gian, sức lực và tâm trí của mình để thực hiện những công việc quan trọng và gấp gáp. Còn đối với những công việc không quá quan trọng nhưng cần xử lý gấp, bạn có thể thực hiện ủy quyền phù hợp đối với nhân viên.

Với chính nhân viên, họ cũng cần xác định rõ công việc quan trọng cần xử lý trong ngày, trong tuần của mình là gì. Những công việc ít quan trọng khác có thể xử lý sau hoặc ủy quyền, nhờ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, từ team.

Dù ở cấp quản lý hay cấp nhân viên thực hiện ủy quyền cũng cần lưu ý một số chi tiết như:

Cần ủy quyền rõ ràng công việc cần thực hiện: cần hoàn thành việc gì; kết quả, thời gian hoàn thành ra sao; cần phối hợp với ai, bộ phận nào…
Cần lựa chọn ủy quyền đúng người, đúng thời điểm. Chỉ khi người nhận ủy quyền sẵn sàng, có đủ khả năng, nguồn lực và thời gian thực hiện thì công việc mới có thể được xử lý hiệu quả, đạt kỳ vọng
Cần giám sát, theo dõi việc được ủy quyền đang được thực hiện như thế nào. Bạn không nên phó mặc cho người nhận ủy quyền thực hiện mà không có sự giám sát hay theo dõi công việc phù hợp. Ví dụ như công việc cần hoàn thành trong 1 tháng thì bạn có thể trao đổi với người nhận ủy quyền vào mỗi thứ 6 hàng tuần để biết công việc đang được thực hiện như thế nào. Điều đó sẽ giúp công việc được ủy quyền không bị chệch hướng hay vướng phải những rủi ro trong quá trình thực hiện.
Cần chia sẻ rõ ràng với người nhận ủy quyền về ý nghĩa, kỳ vọng công việc cần đạt được. Bạn cần động viên tinh thần người nhận ủy quyền để họ hiểu rõ giá trị công việc họ đang thực hiện. Khi công việc được hoàn thành, bạn cũng không nên quên gửi lời cảm ơn nhân viên, đồng nghiệp hay các thành viên team đã giúp mình hoàn thành công việc.
Sau khi công việc được ủy quyền đã hoàn thành, bạn nên cùng xem xét, đánh giá và rút kinh nghiệm với nhân viên. Tại buổi đánh giá, bạn nên chú ý lắng nghe các ý kiến, góp ý để việc ủy quyền công việc về sau diễn ra thuận lợi, hiệu quả hơn.

Ủy quyền không những giúp nhà quản lý giảm tải bớt công việc mà còn giúp nhân viên được giao và quen dần với những công việc của team, của tổ chức. Nhờ vậy, họ sẽ dần trưởng thành, tích lũy và phát triển được các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc.

Ủy quyền sẽ đi từ cấp độ thấp nhất là thông báo đến cấp độ cao nhất là trao quyền cho nhân viên.

Loại bỏ sự mất tập trung

Duy trì được sự tập trung cần thiết sẽ là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên vô cùng hiệu quả. Muốn vậy, bạn nên tìm cách loại bỏ sự mất tập trung. Ví dụ như:

Tối ưu hóa việc gửi email có thể xử lý vào cuối giờ làm việc ca sáng hoặc cuối giờ làm việc ca chiều. Vào đầu giờ làm việc mỗi ca, nhân viên nên dành thời gian để xử lý những công việc quan trọng, gấp gáp.
Bạn cũng nên hạn chế các cuộc họp không cần thiết hoặc tìm cách tổ chức các cuộc họp thuận tiện, tiết kiệm thời gian nhất có thể. Ví dụ với các công ty có chi nhánh ở nhiều tỉnh thành, các cuộc họp có thể được tổ chức theo hình thức online để nhân viên không mất thời gian di chuyển.
Mạng xã hội là một “hố đen” rất thu hút và cũng tiêu tốn nhiều thời gian với nhân viên. Không doanh nghiệp nào mong muốn trả lương cho nhân viên chỉ để đến văn phòng lướt mạng xã hội cả. Một số doanh nghiệp đã tìm cách chặn truy cập các mạng xã hội, kênh giải trí trong thời gian làm việc. Hoặc bạn cũng có thể tìm một giải pháp trung hòa hơn là sử dụng mạng xã hội chuyên cho công việc ví dụ như Workplace chẳng hạn.
Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, bạn cần gắn nhiệm vụ đó với mốc thời gian hoàn thành cụ thể. Mốc thời gian hoàn thành sẽ giúp nhân viên của bạn chú ý, tập trung hơn và tăng được năng suất làm việc.
Bạn nên dành thời gian để nhân viên có thể làm việc theo kế hoạch. Bạn không nên thường xuyên, bất ngờ giao những nhiệm vụ mới làm xáo trộn kế hoạch làm việc của họ. Đặc biệt, nhiệm vụ mới kèm theo lưu ý “càng nhanh càng tốt” sẽ khiến nhân viên rất bối rối, không biết nên dành thời gian cho những công việc gì thực sự quan trọng. Đó là những căng thẳng công việc không đáng có sẽ gây suy giảm năng suất làm việc của nhân viên.
Trong các buổi đào tạo, buổi họp hay khi làm việc, bạn có thể đề nghị nhân viên tắt chuông báo điện thoại để tránh gây mất tập trung cho các thành viên khác.
Bạn có thể khuyến khích nhân viên làm việc theo các guồng công việc tập trung cao độ theo phương pháp Pomodoro. Theo đó, nhân viên sẽ làm việc tập trung trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút trước khi bắt đầu guồng công việc tiếp theo.
Bạn có thể khuyến khích nhân viên chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hoặc chia nhỏ giai đoạn thực hiện công việc. Như vậy, nhân viên có thể tập trung tốt hơn vào giai đoạn cụ thể của công việc.
Văn phòng công ty có bố trí nơi nghỉ trưa và sắp xếp khoảng nghỉ trưa hợp lý giữa ca làm việc sáng và chiều sẽ giúp nhân viên tập trung, tỉnh táo hơn trong ca làm việc chiều.
Bạn cũng có thể quan tâm đến việc cải thiện thể chất, cân bằng tâm trạng của nhân viên bằng cách mở các lớp, câu lạc bộ thiền, gym, yoga… Trong trường hợp văn phòng công ty không đáp ứng, bạn có thể tổ chức các hoạt động bóng đá, chạy bộ cùng nhân viên. Hoặc bạn cũng có thể mua tặng cho nhân viên các voucher, các khóa tập thiền, gym, yoga… tại các trung tâm, phòng tập chuyên nghiệp.
Công ty của bạn có thể bố trí khu căn-tin với trà nóng, cafe và một số loại đồ ăn tiện dụng. Một ly đồ uống hoặc một suất ăn kịp thời sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung cao độ hơn cho công việc, nhất là khi đang thực hiện các dự án, công việc gấp gáp.

Bạn có thể khuyến khích nhân viên làm việc theo phương pháp Pomodoro với các guồng làm việc tập trung cao độ.

Cung cấp đào tạo nhân viên tốt hơn

Trong tất cả các cách tăng năng suất làm việc, đào tạo là hoạt động không thể thiếu để giúp đội ngũ nhân sự nhanh chóng bắt nhịp cũng như cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm làm việc. Ngoài đào tạo từ bên ngoài, bạn có thể tận dụng ngay chính nguồn lực bên trong tổ chức để tiến hành đào tạo nội bộ.

Chính các trưởng nhóm, trưởng phòng, bộ phận thường cũng là những người có chuyên môn sâu, hiểu rõ công việc tại bộ phận của mình. Bạn có thể thiết lập quy định về số giờ tối thiểu các quản lý cần đào tạo cho nhân viên trong bộ phận chẳng hạn.

Bên cạnh đó, bạn có thể tổ chức các câu lạc bộ, các nhóm học tập, phát triển kỹ năng, nghề nghiệp. Trong các nhóm này, trưởng nhóm sẽ hướng dẫn cho nhân viên, nhân viên cũ đào tạo nhân viên mới. Phong trào học tập ngay trong tổ chức của bạn sẽ được lan rộng và dần hình thành văn hóa học tập bền vững.

Đào tạo nội bộ cho nhân viên không những giúp công ty bạn tiết kiệm chi phí đào tạo mà điều quan trọng là sẽ giúp nội dung đào tạo sát nhất với thực tế công việc đòi hỏi. Đào tạo qua công việc để giải quyết các đòi hỏi của công việc luôn là một trong những cách đào tạo hiệu quả nhất.

Khi nhân viên đã được cải thiện về kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thì tất yếu hiệu suất làm việc của họ cũng sẽ được cải thiện tích cực. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý về chính sách đào tạo cho nhân viên dưới đây:

Mỗi tháng các cấp quản lý cần dành thời gian tối thiểu (có thể là 4 giờ) để đào tạo nhân viên trong công ty, trong nhóm họ quản lý
Tổ chức tuyển dụng thực tập sinh tài năng để phát triển thành nhân viên chính thức
Tổ chức thư viện đào tạo online hoặc tủ sách, tài liệu tại văn phòng công ty để nhân viên tự học tập
Tiến hành khảo sát nhu cầu đào tạo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý
Cung cấp nguồn kinh phí hỗ trợ hoạt động cho các câu lạc bộ học tập trong công ty

Một tổ chức muốn phát triển bền vững sẽ không thể thiếu hoạt động đào tạo, phát triển nhân viên.

Đào tạo cho đội ngũ nhân sự trong tổ chức chưa bao giờ là việc dễ dàng. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải dành thực sự nhiều thời gian, công sức mới giúp hoạt động đào tạo đạt được hiệu quả cao.

Bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm hỗ trợ đào tạo chuyên dụng 123Train. Với 123Train, bạn sẽ xây dựng được quy trình đào tạo nhân sự bài bản cho tổ chức của mình. Một số lợi ích phần mềm có thể đem lại cho bạn phải kể đến như:

Giúp đảm bảo nguồn nhân lực phát triển doanh nghiệp toàn diện
Tiến hành hoạt động đào tạo trên cơ sở xuất phát từ nhu cầu doanh nghiệp
Chuyên nghiệp hóa quy trình đào tạo
Đào tạo xây dựng sức mạnh nội bộ
Kiểm soát chất lượng nhân sự
Tiết kiệm 80% chi phí và thời gian đào tạo
Số hóa nội dung đào tạo một lần dùng mãi mãi
Dễ dàng xây dựng quy trình đào tạo bài bản
Nhân viên học và hiểu nội dung đào tạo
Truyền tải kiến thức nhanh chóng, đồng bộ

Đẩy mạnh văn hoá phản hồi – ghi nhận

Có nhiều điều có thể giúp nhân viên duy trì nỗ lực, tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên, sự phản hồi, ghi nhận từ nhà quản lý, từ công ty với những nỗ lực của nhân viên luôn là một trong những cách hiệu quả nhất.

Đại bộ phận nhân viên luôn mong muốn trở nên tốt hơn trong công việc. Họ cần có được cảm giác của người chiến thắng và những phản hồi, ghi nhận đúng lúc sẽ đáp ứng được điều này.

Để phản hồi hiệu quả cho nhân viên, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm GoalF. Đây là phần mềm chuyên dụng, giúp tổ chức có thể xây dựng văn hóa phản hồi, ghi nhận trên phạm vi toàn tổ chức.

GoalF là phần mềm quản lý hiệu suất liên tục có khả năng cung cấp đa dạng, đáp ứng đầy đủ các công cụ, tính năng nhà quản lý cần trong việc ghi nhận nhân viên. Hiện GoalF đang áp dụng chính sách ưu đãi dùng thử phần mềm trong 5 tuần miễn phí.

Khi sử dụng GoalF, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích vượt trội như:

Mục tiêu công khai, rõ ràng, đo lường được
Theo dõi tiến độ và tự tin đối với mục tiêu
Đảm bảo kỷ luật check-in được tuân thủ
Tiêu chuẩn hóa các buổi check-in
Ghi chú lịch sử, theo dõi các sự kiện
Thống kê các trở ngại, giải pháp
Kích thích phản hồi liên tục
Công ty dễ dàng theo dõi kỷ luật check-in và tần suất Feedback (phản hồi cho nhân viên)
Tạo ra cơ chế đánh giá hiệu suất nhân viên liên tục
Tạo ra văn hóa phản hồi

Tạo dựng và duy trì văn hóa phản hồi – ghi nhận sẽ giúp nhân viên của bạn cải thiện đáng kể năng suất làm việc.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm GoalF – Cam kết x2 năng suất và động lực nhân viên sau 5 tuần làm việc

Cải thiện điều kiện làm việc

Điều kiện làm việc có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều kiện làm việc tốt sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất làm việc và ngược lại. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý cải thiện môi trường làm việc dưới đây:

Đảm bảo đủ sáng một cách hài hòa, không quá chói mắt, quá gắt. Ánh sáng phù hợp sẽ giúp nhân viên của bạn làm việc thoải mái trong thời gian dài.
Đảm bảo không khí trong phòng được lưu thông, thoáng khí và trong lành. Không nhân viên nào có thể làm việc hiệu quả nếu phòng làm việc bức bối, khó chịu.
Đảm bảo bàn ghế làm việc phù hợp, thoải mái. Tư thế ngồi làm việc thoải mái sẽ giúp nhân viên của bạn hạn chế được các bệnh về cổ vai gáy và tăng được năng suất làm việc.
Bạn có thể căn cứ theo độ tuổi, tính cách, phong cách của các thành viên trong công ty để bố trí, thiết kế phòng làm việc phù hợp. Ví dụ như những nhân viên hướng nội, cần tập trung sẽ yêu thích các khoảng không gian làm việc tương đối riêng biệt. Ngược lại, những nhân viên hướng ngoại thường sẽ muốn làm việc trong không gian văn phòng mở hơn.
Không gian nơi làm việc, văn phòng cần đảm bảo sạch sẽ, thoải mái. Bạn có thể yêu cầu nhân viên nghiêm túc thực hiện vệ sinh 5S hàng ngày (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng).
Đảm bảo có những khoảng không gian yên tĩnh dành cho nhân viên. Đó có thể là một phòng họp riêng biệt, hay một khu ăn uống, nghỉ trưa yên tĩnh. Nhân viên cần những khoảng không gian yên tĩnh đó để tập trung cho công việc hoặc cũng có thể là nghỉ ngơi, sẵn sàng cho ca làm việc tiếp theo.
Bạn cũng nên tìm cách tận dụng ánh sáng tự nhiên cho văn phòng. Ánh sáng tự nhiên sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái, năng suất cao hơn và nhận được nhiều lợi ích sức khỏe. Các nhà nghiên cứu thần kinh học tại Đại học Northwestern đã nghiên cứu và đưa ra kết luận: Việc nhận được nhiều ánh sáng mặt trời hơn sẽ giúp nhân viên ngủ thêm được 46 phút mỗi đêm. Một chi tiết khác là những nhân viên làm việc trong văn phòng có cửa sổ nhận được nhiều hơn 173% ánh sáng từ mặt trời so với những nhân viên làm việc tại văn phòng không có cửa sổ lấy sáng tự nhiên.
Văn phòng công ty có thể trang bị khu vực giải trí, rèn luyện sức khỏe cho nhân viên. Một số gợi ý bạn có thể áp dụng như: phòng gym, yoga, câu lạc bộ âm nhạc, thi đấu game…
Hàng năm, bạn có thể tiến hành khảo sát về nhu cầu trang thiết bị làm việc của nhân viên. Khi máy móc, trang thiết bị được đáp ứng phù hợp, năng suất làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện đáng kể.
Điều kiện làm việc không chỉ là cơ sở vật chất mà còn bao hàm cả không khí, tinh thần làm việc giữa các thành viên trong tổ chức. Bạn có thể tăng cường các hoạt động vui chơi, teambuilding, sinh nhật tháng, du lịch, cắm trại hay giao liên hoan, giao lưu thể thao, ngày văn hóa… Các hoạt động, sự kiện văn hóa nội bộ này sẽ giúp nhân viên gắn kết, tăng năng suất làm việc hơn.

Cải thiện điều kiện làm việc sẽ giúp nhân viên của bạn gia tăng được năng suất và hiệu quả

Hỗ trợ nhân viên tự thiết lập mục tiêu cho bản thân

Một trong những vấn đề cốt lõi giúp nhân viên gia tăng được năng suất làm việc là họ làm việc có mục tiêu. Lý do là vì năng suất công việc được đo lường bằng kết quả công việc đạt được / chi phí, nguồn lực cần bỏ ra. Làm việc có mục tiêu sẽ giúp nhân viên gia tăng được kết quả công việc đạt được và tương ứng với đó là năng suất công việc gia tăng.

Bạn có thể tham khảo áp dụng phương pháp quản lý mục tiêu OKRs để hỗ trợ nhân viên tự thiết lập mục tiêu cho bản thân.

OKRs – phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả

OKRs là viết tắt của Objectives and Key Results, hay mục tiêu và các kết quả chính. Đúng như tên gọi, OKRs được cấu thành từ 2 yếu tố: mục tiêu (O – Objectives) và các kết quả chính, then chốt ( KRs – Key Results).

OKRs có thể được áp dụng rất linh hoạt và phù hợp ở các các tập đoàn, công ty có quy mô rất lớn, lớn cũng như các nhóm làm việc nhỏ và thậm chí là quản lý mục tiêu cho 1 cá nhân.

Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều công ty hàng đầu trên thế giới như: Intel, Google, Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin… Tại Việt Nam, những công ty đã áp dụng OKRs thành công có thể kể đến như: FPT, Careerbuilder Việt Nam, Tinh Vân…

Một OKRs thường được thiết lập với 1 mục tiêu và từ 3 đến 5 kết quả chính cần đạt được.

OKRs có thể đem lại cho doanh nghiệp, nhóm hay chính bản thân bạn nhiều lợi ích khác nhau. Sáu lợi ích cốt lõi OKRs có thể đem lại cho bạn, có thể kể đến như:

Liên kết: OKRs có thể giúp liên kết các mục tiêu của cá nhân, của phòng ban với mục tiêu toàn công ty. Từ đó, mục tiêu của tổ chức sẽ được thiết lập và thực hiện thông suốt, liên kết từ trên xuống dưới theo một chỉnh thể, một định hướng chung.
Tập trung: Để hoàn thành được mục tiêu, bạn sẽ cần đưa ra 3 – 5 kết quả then chốt cần hoàn thành, cần đạt được. Chính quá trình thiết lập kết quả then chốt này sẽ giúp bạn có thể tập trung giải quyết những vấn đề quan trọng, cốt lõi nhất.
Minh bạch: Thực hiện OKRs, công ty của bạn sẽ cần minh bạch hóa về mục tiêu hướng đến, kết quả đạt được. Tất cả nhân viên đều có thể hiểu rõ mục tiêu, kết quả chính công ty, phòng ban hay cá nhân họ cần đạt được là gì.
Trao quyền: Trao quyền sẽ tạo điều kiện để nhân viên có thể chủ động, sáng tạo hơn trong công việc. OKRs có thể giúp bạn trao quyền được cho nhân viên vì chính nhân viên cũng là những người đóng góp, xây dựng OKRs cho họ thực hiện.
Đo lường: Các kết quả then chốt (KRs) có tính định lượng sẽ giúp bạn đo lường dễ dàng quá trình thực hiện mục tiêu.
Vượt trội: OKRs có 2 loại là OKRs cam kết, yêu cầu hoàn thành 100% mục tiêu và OKRs mở rộng, chỉ cần đạt được 70% mục tiêu đã được xem là thành công. Với OKRs mở rộng, nhân viên của bạn sẽ có thể đạt được những mục tiêu thực sự thử thách, đột phá, vượt trội hơn so với những điều họ vẫn thường làm.

Tăng năng suất làm việc là chìa khóa giúp nhân viên, công ty của bạn liên tục tối ưu hóa và có những bước đột phá mạnh mẽ trong dài hạn. Không tăng được năng suất thì doanh nghiệp của bạn sẽ không tăng trưởng được hoặc thậm chí là suy thoái, không còn sức cạnh tranh trên thị trường.

Nếu cần thêm thông tin hay muốn trao đổi về chủ đề tăng năng suất làm việc hoặc bạn muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 0904232369
Email: support@okrs.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn