[Hướng dẫn] 10 cách phản hồi với nhân viên HIỆU QUẢ

10 cách phản hồi với nhân viên HIỆU QUẢ

Tác giả: Admin | Ngày cập nhật: 04/01/2022

Phản hồi với nhân viên đúng cách, đúng lúc có thể giúp nhân viên tránh đi vào những “ngõ cụt” trong công việc. Cách phản hồi với nhân viên cũng quan trọng không kém nội dung thông tin phản hồi. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về cách phản hồi với nhân viên qua bài viết sau.

Phản hồi là gì?

Có thể đã nhiều lần bạn khen hay chê, thậm chí chỉ trích nhân viên. Và cũng có thể bạn mặc định đó là phản hồi trong công việc? Phần lớn mọi người xem những lời khen, chê công việc của nhân viên là phản hồi công việc. Điều đó không hoàn toàn đúng.

Phản hồi nên được xem như một món quà mà nhà quản lý trao tặng một cách trân trọng cho nhân viên nhằm giúp nhân viên tiến bộ hơn trong công việc. Nhân viên cũng sẽ tiếp nhận những phản hồi từ quản lý một cách trân trọng và tìm cách phát huy các điểm tích cực, hạn chế các điểm tiêu cực, trở ngại trong công việc.

Phản hồi không phải là lời khuyên, lời khen hay chê bởi khen, chê sẽ hướng nhiều đến yếu tố cá nhân nhân viên. Phản hồi là đưa ra các đánh giá tích cực và cả đánh giá tiêu cực về công việc, tập trung vào công việc nhân viên thực hiện. Từ phản hồi của quản lý, nhân viên sẽ có được thông tin để nỗ lực đúng cách, đúng hướng đạt được mục tiêu.

Theo John Doerr: Feedback (phản hồi) là những trao đổi hai chiều giữa nhân viên và quản lý, hoặc giữa nhân viên với nhau, để nhìn nhận các tiến triển, trở ngại và dẫn đường cho cải tiến trong tương lai.

Phản hồi là gì

Theo John Doerr, phản hồi nhằm dẫn đường cho cải tiến trong tương lai.

Lợi ích của phản hồi

Phản hồi đúng cách với nhân viên có thể đem lại cho công ty, team của bạn, công việc, nhân viên và chính bạn trong vai trò quản lý những lợi ích vượt trội như:

  • Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Nhân viên của bạn khi nhận được phản hồi về công việc từ quản lý sẽ nhìn nhận, hiểu rõ được 3 vấn đề cốt lõi:

  1. Quá khứ: các công việc đã thực hiện được đánh giá như thế nào, tích cực hay tiêu cực
  2. Hiện tại: các vấn đề vướng mắc, gây cản trở hiệu suất hiện tại có thể được tháo gỡ bằng cách nào
  3. Tương lai: các mục tiêu hay công việc sắp tới cần thực hiện là gì, có cần lưu ý điều gì hay không.

Trên cơ sở tiếp nhận phản hồi công việc từ quản lý, nhân viên của bạn sẽ thực sự là những người làm chủ công việc của họ chứ không chỉ là những người thực hiện công việc. Họ hiểu rõ vấn đề, mục tiêu cốt lõi công việc cần hướng tới là gì. Từ đó, họ sẽ cải thiện, phát huy những điểm tích cực và khắc phục, hạn chế những điểm tiêu cực trong thực hiện công việc hiện nay.

Một nghiên cứu toàn cầu của Gallup cho thấy những nhân viên thường xuyên trò chuyện về hiệu suất với người quản lý thì khả năng tham gia vào công việc của họ tăng gấp 3 lần.

  • Giúp công ty gia tăng hiệu suất tổng thể

Khi nhân viên ở từng phòng ban, bộ phận gia tăng được hiệu suất công việc thì tương ứng với đó là hiệu suất tổng thể của công ty bạn cũng sẽ gia tăng. Tuy nhiên, đó không đơn thuần là sự gia tăng theo phép tính cộng mà nhiều khi sự gia tăng hiệu suất có thể theo cấp số nhân. Một nhân viên có hiệu suất cao thì sẽ góp phần cộng hưởng, hỗ trợ các nhân viên khác, thậm chí là toàn team cũng cải thiện dần hiệu suất.

Nghiên cứu của HRZone cho thấy rằng hơn 50% công ty có sự phản hồi liên tục trong công việc đang trong 4 vị trí hàng đầu về hiệu suất tài chính. Phản hồi trong công việc vì vậy không những đem lại lợi ích, là món quà với nhân viên của bạn mà còn chính là đòn bẩy mạnh mẽ giúp công ty bạn vượt trội hơn.

Theo Forbes phản hồi thường xuyên hiện đang được gắn nhãn “Ứng dụng sát thủ” và đã được chứng minh làm tăng hiệu suất lên đến 39%

  • Động lực, sự tập trung làm việc của nhân viên được cải thiện

Khi nhận được phản hồi công việc từ quản lý, nhân viên sẽ hiểu rằng, cảm nhận được rằng công việc của họ thực sự quan trọng và nhận được sự quan tâm của quản lý. Nhân viên khi nhận được phản hồi cũng sẽ có xu hướng tập trung hơn cho công việc.

Các buổi phản hồi định kỳ, thường xuyên vì vậy có thể giúp nhân viên duy trì được động lực, sự tập trung cao độ cho công việc. Bạn có thể bố trí các buổi phản hồi với nhân viên theo định kỳ hàng tuần. Nếu chu kỳ phản hồi quá dài, thậm chí là tới 6 tháng hay 1 năm thì lợi ích của phản hồi công việc sẽ khó đảm bảo hiệu quả cao.

  • Nhân viên được quản lý đồng hành và ngày càng phát triển nghề nghiệp

Cuộc thăm dò của TriNet cho thấy 85% thế hệ millennials sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc nếu họ trò chuyện thường xuyên hơn với người quản lý của mình. Thông qua các buổi trò chuyện, phản hồi này, nhân viên sẽ được quản lý đồng hành, hỗ trợ để ngày càng phát triển hơn trong nghề nghiệp.

Sự phát triển này không bó hẹp ở việc xử lý các sự vụ, công việc cụ thể mà còn bao hàm cả kỹ năng, kinh nghiệm, tư duy công việc để nhân viên có thể phát triển công việc trong dài hạn.

  • Nhân viên gắn bó lâu dài hơn với tổ chức

Một nghiên cứu của Gallup đã chứng minh rằng những nhân viên gắn bó với công việc cao luôn làm việc hiệu quả hơn 22% so với những đồng nghiệp thờ ơ với công việc. Khi có được tâm thế gắn bó với công ty, tổ chức, nhân viên của bạn sẽ không xem công việc hiện tại là tạm thời mà xem đó như một phần sự nghiệp của mình.

Việc nhân viên nhận được phản hồi giúp họ gắn bó lâu dài với tổ chức còn giúp bạn hạn chế được tối đa những biến động, xáo trộn trong đội ngũ nhân sự. Tuyển dụng nhân viên khó, đào tạo nhân viên gian nan nhưng mọi điều sẽ trở nên vô nghĩa khi nhân viên chỉ làm một vài tháng hoặc 1 năm là nghỉ việc. Nhìn từ góc độ này, bạn có thể sử dụng phản hồi công việc như một cách để phát triển đội ngũ nhân viên trung thành, gắn bó với tổ chức.

  • Nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng về thực trạng công việc

Trong buổi phản hồi công việc, nhà quản lý sẽ lắng nghe công việc nhân viên đã thực hiện; những khó khăn, vướng mắc hiện tại của họ cũng như cùng nhân viên xem xét các giải pháp phát triển công việc trong tương lai. Như vậy, thông qua phản hồi công việc cho nhân viên, nhà quản lý cũng có thể nắm bắt được nhanh chóng thực trạng công việc nhân viên đã, đang và sẽ thực hiện.

Phản hồi công việc ở góc độ này có vai trò quan trọng giúp nhà quản lý có thể quản lý hiệu suất nhân viên liên tục, thậm chí là theo thời gian thực.

Lợi ích của phản hồi

Phản hồi đúng cách sẽ giúp đem lại nhiều lợi ích cho nhân viên, công ty và cho chính nhà quản lý.

Cách phản hồi với nhân viên hiệu quả

Phản hồi công việc với nhân viên là điều không hề dễ dàng. Để phản hồi hiệu quả, bạn nên lưu ý một số chi tiết sau:

Phản hồi nên gắn với mục tiêu

Mục tiêu công việc là điểm cốt lõi mà cả nhân viên và nhà quản lý đều cần lưu ý khi thực hiện, đánh giá cũng như phản hồi công việc. Có thể ví mục tiêu như một đích đến rõ ràng trên bản đồ – nơi bạn và nhân viên hiểu rõ cần phải đến / đạt được. Do đó, phản hồi công việc nên gắn với mục tiêu ban đầu của mục tiêu đó.

Điều đó có nghĩa là công việc nào đi liền với mục tiêu đó. Việc phản hồi dành cho nhân viên cần cụ thể, rõ ràng, hướng đến mục tiêu. Mục tiêu công việc ban đầu là A thì phản hồi công việc cũng phải căn cứ theo mục tiêu, tiêu chí A. Điều đó sẽ đảm bảo công bằng, rõ ràng trong công việc với nhân viên.

Nếu bạn phản hồi công việc không gắn với mục tiêu, nhân viên rất dễ rơi vào tình trạng hoang mang, không rõ quản lý, công ty đang thực sự mong muốn về kết quả công việc như thế nào.

Ví dụ:

Bạn giao cho nhân viên tuyển dụng mục tiêu cần tuyển được 4 Nhân viên phân tích nghiệp vụ trong tháng 12/2021. Tuy nhiên, khi nhân viên đang thực hiện mục tiêu trên thì bạn lại phản hồi công việc về việc tuyển dụng Lập trình viên (Dev) chẳng hạn. Điều đó sẽ khiến nhân viên bối rối, không hiểu mục tiêu tuyển dụng tháng của công ty đang thực hiện có đúng hướng hay không.

Kiểm tra “ý định” của bạn – sự tiến bộ

Mỗi công việc bạn giao cho nhân viên đều có thể ẩn chứa những ý định riêng, hướng đến sự tiến bộ của nhân viên về kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực chuyên môn. Khi phản hồi công việc, bạn cần xem xét, kiểm tra lại ý định ban đầu trong công việc mình giao cho nhân viên là gì. Việc xem xét này sẽ giúp bạn hiểu rõ ý định ban đầu đã đạt được chưa, nhân viên có sự tiến bộ nào theo kỳ vọng hay không.

Chẳng hạn như bạn muốn đề bạt một nhân viên đã gắn bó lâu dài với công ty lên vị trí Trưởng ban tổng hợp vào năm 2025 chẳng hạn. Ý định ban đầu của bạn là nhân viên cần đảm bảo được các kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực chuyên môn của vị trí Trưởng ban tổng hợp. Do đó, trong phản hồi công việc, bạn cũng nên lưu ý về ý định ban đầu này để phản hồi, gợi ý công việc giúp nhân viên tiến bộ mỗi ngày.

Sử dụng “yêu cầu” và “xin phép” khi phản hồi

Khi phản hồi công việc, nhà quản lý nên sử dụng “yêu cầu” và cả “xin phép” với nhân viên. Yêu cầu nhân viên thông tin rõ về những việc họ đã thực hiện (quá khứ), thông tin rõ về những vướng mắc, phát sinh công việc hiện tại mà họ đang mắc phải (hiện tại). Còn xin phép để đưa ra các ý kiến, gợi mở, cùng nhân viên xây dựng phương án hành động cho tuần làm việc tiếp theo (tương lai).

Bạn sử dụng yêu cầu để nắm rõ thông tin công việc còn xin phép là để dành tặng một cách rất trân trọng cho nhân viên những phản hồi hữu ích, giúp cải thiện hiệu suất công việc.

Phản hồi liên tục, trong thời gian thực

Quá trình phản hồi công việc sẽ không còn nhiều ý nghĩa nếu chu kỳ phản hồi quá dài, thậm chí 6 tháng hay 1 năm bạn mới phản hồi công việc cho nhân viên một lần. Bạn nên tiến hành phản hồi liên tục, trong thời gian thực dành cho nhân viên. Chu kỳ phản hồi có thể theo tuần. Định kỳ vào mỗi chiều thứ sáu hàng tuần, bạn có thể tổ chức các buổi phản hồi 1 1 với nhân viên.

Với những công việc trong giai đoạn gấp rút, bạn thậm chí có thể tổ chức các buổi phản hồi công việc nhanh vào mỗi đầu giờ sáng hoặc cuối giờ chiều làm việc. Nếu phản hồi theo ngày, buổi phản hồi công việc có thể tiến hành nhanh trong khoảng 15 – 30 phút chẳng hạn.

Tập trung vào hành vi, hoạt động cụ thể thay vì con người

Việc phản hồi công việc nên tập trung vào hành vi, hoạt động cụ thể của nhân viên. Bạn có thể đưa ra các phản hồi tích cực hoặc phản hồi tiêu cực về công việc. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý chỉ tập trung vào công việc cụ thể chứ không hướng phản hồi thành khen chê cá nhân.

Ví dụ thay vì công kích cá nhân nhân viên theo kiểu:

  • Tất cả sai sót trong việc lần này là do sự yếu kém của em. Em phải chịu trách nhiệm cho điều đó.

Bạn có thể phản hồi hướng vào công việc, chẳng hạn như:

  • Việc tuyển dụng trong tháng 11/2021 của em không đạt yêu cầu như kỳ vọng. Chúng ta có thể cùng nghĩ phương án khắc phục giúp việc tuyển dụng tốt hơn trong tháng tiếp theo.

Cách phản hồi như vậy chỉ tập trung hướng vào công việc cụ thể, không chuyển thành công kích cá nhân và nhân viên sẽ dễ dàng tiếp nhận các phản hồi đó hơn.

Giải thích tác động của hành vi

Có những hành vi nhân viên làm chưa đúng, chưa đạt yêu cầu, kỳ vọng của nhà quản lý. Thay vì chỉ trích, bạn có thể giải thích tác động của hành vi đó. Điều đó sẽ giúp nhân viên hiểu rõ bản chất công việc và tránh được những sai lầm tương tự về sau.

Chẳng hạn như nhân viên của bạn muốn nhanh chóng, tiện lợi trong công việc nên gửi luôn thư tuyển dụng cho ứng viên qua Zalo chat. Bạn nhận thấy điều đó không đúng quy trình tuyển dụng đã ban hành và có thể giải thích cho nhân viên:

  • Trao đổi qua chat với ứng viên có thể nhanh chóng, tiện lợi nhưng chỉ nên nằm ở phạm vi trao đổi thông thường
  • Khi đã có thông tin tuyển dụng chính thức giữa công ty và ứng viên thì thông tin cần được gửi qua email công ty tới email ứng viên
  • Điều đó sẽ giúp thể hiện tính chính thức của thông tin, sự chuyên nghiệp cũng như trân trọng công ty dành cho ứng viên, nhân viên tương lai.

Khi bạn giải thích tác động của hành vi như trên, nhân viên sẽ hiểu rõ tại sao họ không nên gửi thư tuyển dụng qua Zalo chat hay các ứng dụng chat khác. Nếu bạn chỉ chỉ trích, mắc nhiếc, bắt nhân viên thực hiện đúng quy trình mà không giải thích, có thể nhân viên vẫn sẽ đảm bảo thực hiện theo nhưng thực hiện với tâm lý gượng ép, máy móc.

Đưa lời khuyên hoặc làm mẫu nếu cần thiết

Những phản hồi công việc có thể không chỉ dừng ở phản hồi tích cực, phản hồi tiêu cực về công việc nhân viên đang thực hiện mà có thể còn là lời khuyên hoặc bạn có thể làm mẫu cho nhân viên nếu cần thiết. Bạn có thể xem những lời khuyên hay việc bạn làm mẫu cho nhân viên cũng như cách bạn đang dành tặng cho họ một món quà giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn.

Phản hồi tích cực là quan trọng

Phản hồi tích cực ở đây không có nghĩa là luôn đưa ra những lời khen ngợi và nói giảm, nói tránh những sai sót nhân viên mắc phải. Phản hồi tích cực là cách phản hồi luôn hướng đến giải pháp để khắc phục thiếu sót và phát huy những ưu điểm trong công việc của nhân viên.

Bạn hãy phản hồi công việc với một tư duy tích cực, hướng về sự thay đổi, kết quả trong tương lai thay vì chỉ buồn bã hay chỉ trích về những điều đã thuộc về quá khứ.

Lắng nghe sau khi phản hồi

Nhân viên sau khi tiếp nhận phản hồi công việc của bạn cũng cần được lắng nghe ý kiến. Sau khi phản hồi, bạn hãy dành thời gian để nhân viên đưa ra ý kiến của họ. Nhân viên là những người trực tiếp làm việc và họ có thể có những góc nhìn mà chính bạn cũng chưa rõ. Quản lý thông qua lắng nghe ý kiến của nhân viên cũng có thể thêm những gợi mở, ý tưởng hay giải pháp mới cho công việc.

Công bằng, thẳng thắn, tránh gắn với cảm xúc

Nhà quản lý khi đưa ra phản hồi công việc cho nhân viên cần đảm bảo yếu tố công bằng, thẳng thắn. Việc nhân viên làm tốt cần đưa ra phản hồi tích cực. Việc nhân viên làm chưa tốt cần đưa ra phản hồi tiêu cực. Bạn nên đảm bảo đánh giá và phản hồi công bằng, thẳng thắn với tất cả nhân viên.

Mặt khác, bạn cũng nên tránh gắn cảm xúc cá nhân của mình với những phản hồi công việc. Nhân viên được bạn yêu thích thì luôn nhẹ nhàng, hòa ái. Nhân viên bạn không hài lòng thì luôn căng thẳng, chỉ trích. Điều đó sẽ khiến hiệu quả phản hồi công việc bị chệch hướng. Bạn nên giữ thái độ trung tính, chỉ phản hồi về công việc thay vì lẫn lộn cảm xúc khen, chê cá nhân.

Cách phản hồi hiệu quả

Phản hồi công việc phù hợp, kịp thời cũng là cách bạn tặng một món quà cho nhân viên của mình.

Công cụ giúp xây dựng văn hoá phản hồi

Phản hồi công việc và cao hơn là văn hóa phản hồi cần được vun đắp từ thói quen, tư duy công việc trên phạm vi toàn tổ chức. Để giúp quá trình phản hồi công việc diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo sử dụng một số công cụ phản hồi dưới đây.

Niko-Niko Calendar

Niko-Niko Calendar hay còn gọi là lịch mặt cười. Đây là công cụ phản hồi công việc bằng các biểu tượng cảm xúc. Công cụ này có thể giúp nhà quản lý phản hồi công việc rõ ràng, nhanh chóng cho một lượng lớn nhân viên.

Theo đó, bạn sẽ thiết lập bảng đánh giá công việc của nhân viên với các tiêu chí như:

khả năng đáp ứng tiến độ công việc, tỷ lệ phát sinh lỗi hay chất lượng công việc… Từ đánh giá trên các tiêu chí này, bạn sẽ đưa các các biểu tượng cảm xúc tương ứng:

  • Mặt mếu màu đỏ dành cho phản hồi tiêu cực
  • Mặt bình thường màu vàng dành cho phản hồi công việc tạm được, đạt yêu cầu
  • Mặt cười màu xanh dành cho phản hồi công việc tốt, xuất sắc

Cột dọc của lịch Niko-Niko là tên nhân viên cần đánh giá, phản hồi công việc. Hàng ngang của bảng là tiến độ công việc theo ngày, theo tuần. Giao điểm giữa cột dọc và hàng ngày là biểu tượng khuôn mặt cảm xúc tương ứng với đánh giá bạn dành cho nhân viên theo ngày, tuần đó.

Phản hồi Niko-Niko

Phản hồi Niko-Niko với các biểu tượng cảm xúc trực quan còn được gọi là lịch mặt cười.

Sau mỗi chu kỳ công việc hàng tuần, bạn có thể xem xét lịch mặt cười để đánh giá xu hướng làm việc, hiệu suất của nhân viên đang thực hiện như thế nào. Bạn có thể tham khảo bảng đánh giá dưới đây:

Biểu tượng Nội dung đánh giá, xem xét
Mặt cười ban đầu nhưng sau xuất hiện liên tiếp các mặt mếu Bạn nên tìm hiểu xem chuyện gì đã xảy ra khiến nhân viên có chuyển hướng công việc tiêu cực
Mặt mếu ban đầu nhưng sau xuất hiện liên tiếp các mặt cười Điều gì đã giúp nhân viên của bạn cải thiện được kết quả công việc
Tất cả các biểu tượng đánh giá đều là mặt mếu màu đỏ Tại sao nhân viên lại suy giảm hiệu suất, đạt chất lượng công việc kém như vậy?
Tất cả các biểu tượng đánh giá đều là mặt bình thường màu vàng Tại sao nhân viên liên tục hoàn thành công việc một cách đều đều, không có tiến triển? Công việc của họ liệu có đang bị nhàm chán, lặp lại hay mục tiêu không đủ tham vọng không?
Tất cả các biểu tượng đánh giá đều là mặt cười màu xanh Điều gì đã giúp nhân viên của bạn duy trì được hiệu suất, hiệu quả công việc tốt? Liệu những kinh nghiệm triển khai công việc của nhân viên có thể lan tỏa, chia sẻ với tổ chức?

Tìm hiểu thêm: 6 quy tắc ghi nhận cho nhân viên hiệu quả

Phần mềm quản lý hiệu suất liên tục GoalF

GoalF là phần mềm quản lý hiệu suất liên tục có khả năng đáp ứng đầy đủ các tính năng, công cụ để giúp nhà quản lý có thể phản hồi hiệu quả với nhân viên. Đặc biệt, hiện GoalF đang áp dụng chính sách ưu đãi dùng thử phần mềm trong 5 tuần miễn phí. Bạn có thể dùng thử để trải nghiệm những tính năng ưu việt, vượt trội của phần mềm.

Khi sử dụng GoalF, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích vượt trội như:

  • Mục tiêu công khai, rõ ràng, đo lường được
  • Theo dõi tiến độ và tự tin đối với mục tiêu
  • Đảm bảo kỷ luật check-in được tuân thủ
  • Tiêu chuẩn hóa các buổi check-in
  • Ghi chú lịch sử, theo dõi các sự kiện
  • Thống kê các trở ngại, giải pháp
  • Kích thích phản hồi liên tục
  • Công ty dễ dàng theo dõi kỷ luật check-in và tần suất Feedback (phản hồi cho nhân viên)
  • Tạo ra cơ chế đánh giá hiệu suất nhân viên liên tục
  • Tạo ra văn hoa phản hồi

Tìm hiểu thêm: Phần mềm GoalF – Cam kết x2 năng suất và động lực nhân viên sau 5 tuần làm việc

*

Cách phản hồi với nhân viên nhiều khi còn quan trọng hơn cả nội dung bạn phản hồi. Phản hồi đúng cách, đúng lúc sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận phản hồi và chủ động, duy trì được sự tập trung, nỗ lực cao độ hơn cho công việc.

Nếu bạn cần thêm thông tin hay muốn trao đổi về cách phản hồi với nhân viên hoặc bạn muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

Tags:
Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.