Vị trí quản lý ở các công ty, tổ chức thường đòi hỏi những kỹ năng riêng biệt để đáp ứng công việc được giao phụ trách. Trong đó, kỹ năng giao tiếp là một trong những mấu chốt giúp quản lý hiệu quả hơn. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu các kỹ năng cơ bản trong giao tiếp quản lý qua bài viết sau.
Tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng đối với nhà quản lý?
Giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp hay giao tiếp với cấp dưới đều quan trọng. Đặc biệt, khi ở vị trí quản lý, nếu bạn có được kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ giúp đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức, cho team, cho đồng nghiệp, cấp dưới và cho chính bản thân bạn.
Tinh thần đồng đội được cải thiện
Tinh thần đồng đội là cơ sở quan trọng để bạn phát triển đội ngũ lớn mạnh, bền vững và hiệu quả. Không có tinh thần đồng đội thì mỗi nhân viên trong tổ chức chỉ là một cá nhân đơn lẻ với những nỗ lực công việc đơn lẻ. Còn khi họ phối hợp công việc với nhau trên tinh thần đồng đội, công việc ở tất cả các phòng ban, bộ phận sẽ được liên kết với nhau để cùng hướng đến một bức tranh chung, mục tiêu tổng thể.
Nhà quản lý có được kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp dẫn dắt đội ngũ đoàn kết, cải thiện tinh thần đồng đội. Giao tiếp giúp kết nối giữa từng thành viên lại với nhau, giúp họ cùng hiểu rõ và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức chứ không chỉ là mục tiêu công việc cá nhân. Team của bạn sẽ có tinh thần làm việc như một đội bóng đá nỗ lực công – thủ, phối hợp toàn diện các tuyến để chiến thắng.
Văn hóa giao tiếp hiệu quả trong đội nhóm/ tổ chức
Khi có được kỹ năng giao tiếp tốt, nhà quản lý sẽ dễ dàng thể hiện được thái độ thân thiện trong cách nói chuyện, giao tiếp với người khác. Trong nội bộ đội nhóm, tổ chức sẽ cảm nhận được sự chân thành, cởi mở giữa các thành viên với nhau.
Mặt khác, kỹ năng giao tiếp không chỉ giúp bạn biểu đạt thái độ hiệu quả qua lời nói mà còn qua hành vi, thái độ, cách ứng xử trong giao tiếp. Ở góc độ này, kỹ năng giao tiếp tốt của nhà quản lý còn góp phần giúp xây dựng được văn hóa giao tiếp hiệu quả cho team.
Các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng
Kỹ năng cơ bản trong giao tiếp của nhà quản lý còn quan trọng nhờ khả năng giúp minh bạch hóa các mục tiêu và kỳ vọng trong công việc. Khi bạn giao tiếp hiệu quả, rõ ràng thì các mục tiêu của nhóm cũng sẽ được cụ thể hóa. Thành viên trong team, trong tổ chức sẽ hiểu được chính xác những gì tổ chức, quản lý kỳ vọng họ đạt được.
Khi bạn giao tiếp hiệu quả, mục tiêu sẽ được thiết lập, truyền thông trong nội bộ team rất rõ ràng như một điểm rõ ràng trên bản đồ. Cả team sẽ hiểu rõ cần đi về đâu, để đạt được điều gì và vì sao.
Năng suất công việc cao hơn
Năng suất công việc được tính bằng công thức kết quả công việc / nguồn lực, chi phí cần bỏ ra. Khi bạn giao tiếp hiệu quả với nhân viên của mình, họ sẽ hiểu rõ công việc cần tập trung nguồn lực thực hiện là gì. Từ đó, quá trình triển khai công việc trên phạm vi toàn tổ chức sẽ hạn chế được tối đa tình trạng bị chệch hướng, không đạt được mục tiêu.
Xác định và giải quyết vấn đề sớm
Giao tiếp hiệu quả, thường xuyên với nhân viên sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được thực tế công việc, các vấn đề, vướng mắc team đang gặp phải. Từ đó, team của bạn sẽ cùng nhau tìm được giải pháp giải quyết các vấn đề nhanh chóng.
Các vấn đề công việc phát sinh có thể rõ ràng, mạch lạc và xử lý nhanh hơn khi đội ngũ của bạn giao tiếp hiệu quả với nhau
Các kỹ năng cơ bản trong giao tiếp quản lý
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi rất nhiều kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên, về tổng thể giao tiếp đòi hỏi 6 kỹ năng cơ bản trong giao tiếp của nhà quản lý cơ bản như sau:
Lắng nghe tích cực
Kỹ năng cơ bản trong giao tiếp quản lý đầu tiên là sự lắng nghe. Lắng nghe tích cực là lắng nghe một cách chủ động, tập trung một cách trọn vẹn vào cuộc giao tiếp với người đối diện. Khi nhà quản lý dành thời gian lắng nghe tích cực, nhân viên sẽ hiểu rằng họ đang nhận được sự tôn trọng, đánh giá cao công việc từ phía quản lý.
Để lắng nghe tích cực, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:
- Tập trung vào cuộc hội thoại, tránh xao nhãng, đứt quãng
- Lắng nghe không chỉ ngôn từ mà cả cử chỉ, sắc thái, giọng điệu của người đối thoại. Ví dụ như việc bạn ghi chép lại các ý chính nhân viên chia sẻ sẽ giúp họ cảm nhận được bạn thực sự quan tâm đến thông tin cuộc trao đổi
- Những thành tích công việc tốt nhân viên đạt được cần nhận được phản hồi tích cực kịp thời. Còn với những khuyết điểm, sai sót nhân viên mắc phải cần phải có phản hồi tiêu cực, hướng trực tiếp về khuyết điểm, sai sót đó để giúp nhân viên cải thiện, khắc phục.
- Khi nhân viên chưa thông tin đầy đủ về công việc, bạn có thể đưa ra các câu hỏi gợi mở, giúp nhân viên có cơ hội chia sẻ rõ ràng hơn. Một số câu hỏi gợi mở có thể là: Bạn có thể giải thích rõ ràng hơn không? Bạn có thể chia sẻ thêm về quan điểm của bạn về việc này?…
- Khi trò chuyện, lắng nghe nhân viên, nếu không cần thiết, bạn không nên cắt ngang khi nhân viên chia sẻ. Nếu bạn phản đối ý kiến nhân viên đưa ra thì cũng nên để đến phần trao đổi, thảo luận để làm rõ vấn đề hơn.
- Lắng nghe tích cực còn đòi hỏi bạn luôn giữ được thái độ công bằng với mọi nhân viên. Bạn không nên bắt đầu cuộc trò chuyện với những định kiến, mặc định về nhân viên ngay từ đầu.
Đồng cảm và tôn trọng
Nghiên cứu trên Business Solver State of Workplace Empathy Study vào năm 2018 cho biết: 90% nhân viên tin rằng sự đồng cảm, tôn trọng là một trong những giá trị quan trọng tại nơi làm việc. Và có đến 80% nhân viên sẽ sẵn sàng rời bỏ công ty nếu người quản lý trực tiếp hay lãnh đạo công ty không dành sự đồng cảm, tôn trọng cho họ.
Khi giao tiếp, phối hợp trong công việc, bạn hãy dành sự đồng cảm, tôn trọng dành cho không chỉ cho cấp trên mà còn với đồng nghiệp, cấp dưới của mình. Bạn hãy cố gắng hiểu được suy nghĩ, cảm xúc và những nhu cầu của người đối thoại từ quan điểm, góc nhìn của họ thay vì chỉ từ bản thân bạn.
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Khi giao tiếp với nhân viên, bạn hãy dành những cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể phù hợp để chuyển tải rõ thông điệp bạn muốn gửi gắm. Ví dụ như: Gật đầu, mỉm cười khuyến khích nhân viên. Giao tiếp phi ngôn ngữ thậm chí có thể giúp bạn chuyển tải được rất nhiều thông điệp tới nhân viên, hơn cả giao tiếp đơn thuần bằng ngôn ngữ.
Khi chú ý giao tiếp phi ngôn ngữ với người đối diện, bạn cũng có thể phát hiện được nhiều điều thú vị, ví dụ như:
- Nếu người đối diện tránh giao tiếp bằng mắt với bạn hoặc họ cắn móng tay, có thể họ đang che giấu một điều gì đó
- Ngược lại, nếu họ nhìn chăm chú, không rời mắt thì có thể là họ đang muốn tập trung cao độ hoặc thậm chí là đối đầu
- Nếu họ xoa xoa tay hay gãi đầu, gãi tai thì có thể họ đang bối rối
- Bắt tay đủ độ chặt sẽ thể hiện tính cách mạnh mẽ. Ngược lại, bắt tay yếu ớt có thể thể hiện sự thiếu can đảm.
Biểu hiện lo lắng, bồn chồn khi giao tiếp có thể phản ánh người đối diện đang che giấu một điều nào đó
Rõ ràng và ngắn gọn
Giao tiếp cần đảm bảo rõ ràng và ngắn gọn. Bạn nên chia sẻ một cách trực tiếp, tránh những ẩn ý không cần thiết. Điều đó chỉ khiến cuộc trò chuyện của bạn có nhiều điểm “nhiễu”, có thể gây hiểu nhầm, sai sót không đáng có.
Rõ ràng và ngắn gọn luôn là tiêu chí mà mọi nhà quản lý nên chú ý trong các cuộc giao tiếp.
Kiểm soát cảm xúc
Cảm xúc là yếu tố rất khó kiểm soát. Theo Friedrich Nietzsche: “Người ta có thể hứa hẹn hành động nhưng không thể hứa hẹn cảm xúc. Bởi cảm xúc không thể tự chủ. Ai hứa hẹn sẽ yêu thương mãi mãi, hay căm thù mãi mãi, hay mãi mãi trung thành với người khác là đang hứa hẹn điều không nằm trong khả năng của anh ta”.
Với người quản lý, kiểm soát cảm xúc không có nghĩa là trói buộc, kìm nén cảm xúc của mình mà là tự chủ cảm xúc một cách thích hợp. Kiểm soát cảm xúc ở quản lý có thể thể hiện ở những khía cạnh như:
- Không để lẫn lộn cảm xúc, yêu ghét cá nhân ảnh hưởng đến nhận định, đánh giá nhân viên
- Luôn nỗ lực kiểm soát, hoàn thành mục tiêu, ít bị ảnh hưởng cảm xúc cá nhân
- Biết cách lan tỏa năng lượng, cảm xúc tích cực để giúp đội nhóm gia tăng hiệu suất, hiệu quả công việc.
Trao và nhận phản hồi
Trao và nhận phản hồi đúng lúc sẽ không chỉ giúp giao tiếp giữa quản lý và nhân viên hiệu quả hơn mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, hiệu suất công việc của team. Để trao và nhận phản hồi hiệu quả, bạn có thể tham khảo cách thực hiện sau:
- Xem xét quá khứ: Bạn hãy trao đổi, hỏi nhân viên xem họ đã làm những công việc gì trong quá khứ.
- Xác định hiện tại: Tiếp theo, bạn hãy lắng nghe nhân viên chia sẻ các vấn đề, vướng mắc nhân viên đang gặp phải.
- Hướng tới tương lai: Bạn hãy cùng nhân viên tìm ra những giải pháp giúp cải tiến, phát triển công việc, giúp team đạt được mục tiêu công việc.
Khi phản hồi công việc, bạn nên đưa ra các phản hồi rõ ràng, cụ thể, phản hồi tích cực và cả phản hồi tiêu cực nhưng chỉ tập trung vào công việc. Bạn nên tránh việc biến buổi phản hồi trở thành buổi khen, chê, thậm chí là công kích hay mắng mỏ nhân viên.
Trao và nhận phản hồi đúng cách nên được xem như một món quà mà cả quản lý và nhân viên cùng trao cho nhau một cách rất trân trọng. Món quà này có thể đem lại những chuyển biến, phát triển tích cực cho cả nhân viên và tổ chức của bạn.
Kết luận
Giao tiếp hiệu quả là điều không hề dễ dàng và thậm chí còn được xem là nghệ thuật giao tiếp, đòi hỏi rất nhiều nỗ lực, kỹ năng và sự rèn luyện lâu dài. Các kỹ năng cơ bản trong giao tiếp quản lý nếu được đảm bảo tuân thủ phù hợp sẽ giúp đem lại nhiều giá trị tích cực cho đội ngũ, nhân viên và cho chính nhà quản lý,
Để giao tiếp hiệu quả hơn, bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm GoalF. GoalF với đa dạng các tính năng, công cụ có thể giúp thúc đẩy phản hồi, ghi nhận, xây dựng văn hóa giao tiếp tích cực trong công ty bạn. Điểm đặc biệt của GoalF là tích lũy kinh nghiệm, tri thức quản trị từ các chuyên gia dày dặn trong quản lý hiệu suất liên tục, trong giao tiếp, vận hành doanh nghiệp. Lựa chọn GoalF có thể giúp các cấp quản lý và nhân viên của bạn kết nối, giao tiếp với nhau dễ dàng, linh hoạt và nhanh chóng.
Bạn có thể đăng ký sử dụng GoalF ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
GoalF
- Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 0904232369
- Email: support@okrs.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn
