Quản lý hiệu suất và quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất và quản lý hiệu suất liên tục là những từ khóa rất “hot” trong quãng thời gian gần đây với các nhà quản lý. Lý do là vì trong tình hình dịch bệnh hay khi doanh nghiệp gặp những biến động lớn thì càng cần quản lý hiệu quả để vượt qua các nguy cơ tiềm ẩn. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể chủ đề này qua bài viết sau.

Quản lý hiệu suất truyền thống

Quản lý hiệu suất truyền thống là phương pháp quản lý dựa trên việc chia giai đoạn gắn với các mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Khi kết thúc giai đoạn công việc, nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá hiệu suất của nhân viên. Kết quả đánh giá sau đó sẽ được sử dụng để thiết lập phương án cải thiện hiệu suất công việc cho giai đoạn sau.

Một đặc trưng nổi bật của quản lý hiệu suất theo cách truyền thống là luôn xem xét, đánh giá quá trình làm việc của nhân viên theo các giai đoạn, chu kỳ công việc cố định, có thể là theo 3 tháng, 6 tháng hoặc thậm chí là 12 tháng.

Lịch sử quản lý hiệu suất và phương pháp đánh giá hiệu suất truyền thống

Vào giữa những năm 1950, các công ty chính thức sử dụng hệ thống đánh giá hiệu suất để đo lường nhân viên. Tuy nhiên những hệ thống sơ khai này không có yếu tố tự đánh giá và không đảm bảo giám sát đầy đủ các hoạt động.

Những năm 1960 – 1970, theo đà phát triển của phương pháp quản trị mục tiêu (Management by Objectives), hầu hết các hệ thống đánh giá hiệu suất đã tập trung nhiều hơn vào việc tự đánh giá và gắn việc đánh giá với mục tiêu. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều điểm không công bằng, vì thế dẫn đến sự ra đời của các thước đo tâm lý và nhiều thang đánh giá hơn trong quản lý hiệu suất.

20 năm tiếp theo (1980 – 2000), việc đánh giá hiệu suất tập trung vào động lực và sự gắn bó của nhân viên trở nên phổ biến, dẫn đến một cách tiếp cận toàn diện hơn.

Hạn chế của phương pháp đánh giá hiệu suất truyền thống 

Quản lý, đánh giá hiệu suất theo cách truyền thống có thể dẫn đến những nguy cơ, hạn chế lớn với doanh nghiệp của bạn.

• Không công bằng

Quản lý, đánh giá hiệu suất theo cách truyền thống dễ bị ảnh hưởng bởi nhận định chủ quan, cảm tính và thiếu công bằng.

Bạn có thể sẽ đánh giá cao những kết quả công việc, nỗ lực nhân viên đạt được ở thời điểm gần đến kỳ đánh giá hiệu suất. Hoặc ngược lại, nhân viên rất nỗ lực ở đầu chu kỳ nhưng gần đến ngày đánh giá lại để xảy ra sơ sót sẽ dễ bị đánh giá thấp hiệu suất công việc.

Do đó, đánh giá theo cách truyền thống khó đảm bảo đánh giá công bằng, khách quan cho cả một quá trình làm việc của nhân viên.

Ví dụ:

Nhân viên A đã nỗ lực trong suốt 11 tháng đầu năm. Tuy nhiên, đến tháng thứ 12 – cũng là tháng đánh giá hiệu suất thì nhân viên lại bị khách hàng phàn nàn về chất lượng hỗ trợ. Điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến đánh gia cả năm của nhân viên. Quản lý sẽ nhớ nhiều đến “vết đen” ở tháng 12 hơn là cả khoảng tường trắng trong 11 tháng đầu.

Đánh giá theo cách truyền thống cũng không đảm bảo công bằng với chính nhân viên. Bởi vì trong một chu kỳ công việc quá dài, có thể lên tới 1 năm, nhân viên sẽ bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố gây suy giảm hiệu suất như: sự thay đổi của khách hàng, thị trường, tình hình dịch bệnh, sự xáo trộn của nhân sự liên quan…

Đó đều là những yếu tố khách quan, nằm ngoài sự kiểm soát của nhân viên. Do đó, đánh giá hiệu suất theo cách truyền thống chỉ quan tâm tới kết quả, chỉ số công việc trong cả chu kỳ sẽ tạo áp lực và tiềm ẩn nguy cơ đánh giá thiếu công bằng với nhân viên.

• Không phản ánh đúng thông tin

Kết quả hiệu suất công việc nhà quản lý đo lường được là hiệu suất trong quá khứ của 3 tháng, 6 tháng hay 12 tháng đã qua. Đó không phải là hiệu suất công việc trong hiện tại của nhân viên.

Đánh giá theo cách truyền thông chỉ xem xét được kết quả trong quá khứ và do đó sẽ không phản ánh được đúng thông tin về hiệu suất của nhân viên.

Ví dụ:

Trong 12 tháng qua, nhân viên A rất xuất sắc và có thể còn được bình chọn là nhân viên xuất sắc năm. Tuy nhiên, A đã xác định sẽ chuyển việc nên thời điểm hiện tại rất xao nhãng, lơ là công việc. Vậy nhưng nếu đánh giá theo cách truyền thống thì A vẫn sẽ là một nhân viên xuất sắc.

• Thiếu linh hoạt

Mục tiêu công việc theo cách quản lý hiệu suất truyền thống sẽ được thiết lập tương đối ổn định trong khoảng 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng. Mục tiêu trong suốt chu kỳ sẽ hiếm khi bị thay đổi. Do đó, quản lý hiệu suất truyền thống cũng rất thiếu linh hoạt.

Việc mục tiêu theo cách quản lý truyền thống ít khi bị thay đổi có thể kể đến các nguyên nhân như:

Mục tiêu theo cách truyền thống ngay từ ban đầu đã được thiết lập để thực hiện xuyên suốt và quyết tâm hoàn thành

Khó đánh giá được hiệu suất công việc nhân viên nếu thay đổi mục tiêu với các giai đoạn triển khai khác nhau

Có tâm lý ngại thay đổi mục tiêu giữa giai đoạn từ cả quản lý và nhân viên.

• Phản hồi không đầy đủ và thường xuyên

Theo cách quản lý hiệu suất truyền thống, nhân viên của bạn có thể phải mất 3 tháng, 6 tháng hoặc thậm chí là cả một năm mới nhận được phản hồi công việc.

Mặt khác, vì đánh giá truyền thống sẽ sử dụng kết quả đánh giá để xét tăng lương thưởng cho nhân viên. Do đó, phản hồi, ghi nhận trong buổi đánh giá sẽ chỉ phản ánh được những gì nhân viên đã đạt được trong quá khứ chứ không phải hiện tại.

Việc phản hồi không đầy đủ và thường xuyên cho nhân viên sẽ khiến nhân viên suy giảm hiệu suất, động lực làm việc. Nhân viên sẽ không hiểu được tổ chức đánh giá công việc họ đang thực hiện đạt hay chưa đạt. Từ đó, quản lý hiệu suất truyền thống sẽ dẫn đến nguy cơ nhân viên bị chệch hướng mục tiêu, không đạt được kỳ vọng của công ty.

• Không nhận được sự đồng tình từ các thành viên

Các nhà quản lý để triển khai quản lý hiệu suất theo cách truyền thống cũng cần bỏ ra rất nhiều thời gian, nỗ lực. Mỗi đợt đánh giá hiệu suất có thể kéo dài 1, 2 tuần hoặc thậm chí lên đến 1 tháng. Có điều đó là vì kết quả đánh giá sẽ được dùng để xem xét điều chỉnh phúc lợi, lương thưởng cho nhân viên. Nhà quản lý cần rất thận trọng để tránh những sai sót trong đánh giá gây ảnh hưởng đến quyền lợi chính đáng của nhân viên.

Về phía nhân viên, họ cũng sẽ rất căng thẳng khi đối diện với các kỳ đánh giá mỗi 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm. Nhân viên sẽ có xu hướng “tô hồng” những gì đã làm và nói giảm, nói tránh về những sai lầm mình mắc phải.

Các nghiên cứu về quản lý hiệu suất cho thấy:

• 95% quản lý không hài lòng với cách quản lý hiệu suất truyền thống hàng năm
• 75% nhân viên cho rằng đánh giá hàng năm không đảm bảo công bằng
• Chỉ có 8% công ty tin tưởng quá trình quản lý hiệu suất truyền thống hàng năm có thể thúc đẩy có giá trị doanh nghiệp mong muốn.

*

Nhìn nhận được những hạn chế, tồn tại của cách quản lý hiệu suất truyền thống, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM). CPM hiện đang tạo nên một xu hướng và được xem là cuộc cách mạng của quản trị doanh nghiệp. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể về CPM ở phần 2 bài viết này.

2. Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) là gì?

Quản lý hiệu suất liên tục có thể mở ra cơ hội gia tăng hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên trong dài hạn.

Giới thiệu phương pháp CPM

Trong 10 năm trở lại đây (từ 2010), đánh giá hiệu suất đã phát triển hơn với việc nhiều công ty đã giảm đi hệ thống phân cấp truyền thông để ủng hộ môi trường làm việc bình đẳng. Các hệ thống quản lý, đánh giá hiệu suất dựa trên phản hồi đa chiều (phản hồi 360 độ) được ra đời. Nhiều công ty trên thế giới đã bỏ qua đánh giá hiệu suất hàng năm và chuyển sang quản lý hiệu suất liên tục (CPM).

Khác với đánh giá hiệu suất truyền thống (hàng năm), tập trung vào xem xét quá khứ, nhằm xác định điểm số, xếp hạng nhân viên, ảnh hưởng tới lương thưởng, quản lý hiệu suất liên tục chú trọng tới việc xem xét hiệu suất liên tục nhằm thúc đẩy hiệu suất hiện tại và tương lai và tách rời khỏi lương thưởng.

CPM là phương pháp quản lý hiệu suất được tiến hành dựa trên việc xây dựng các mục tiêu theo chu kỳ ngắn hạn, tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu suất công việc thường xuyên và cung cấp các phản hồi liên tục để hướng tới việc cải tiến hiệu suất của nhân viên.

So sánh CPM và phương pháp Quản lý hiệu suất truyền thống

Nếu quản lý hiệu suất truyền thống quan tâm đánh giá các kết quả trong quá khứ của nhân viên thì CPM tập trung đến việc đánh giá hiệu suất trong hiện tại và hướng đến cải tiến hiệu suất trong tương lai. Nếu so sánh, CPM có những điểm giống và có cả những điểm khác biệt so với quản lý hiệu suất truyền thống.

Hai phương pháp có những điểm giống nhau:

• Hiệu suất công việc của nhân viên cùng được so sánh trên cơ sở so sánh kết quả đạt được / nguồn lực bỏ ra
• Cùng được áp dụng với mục đích giúp cải tiến hiệu suất công việc trong chu kỳ công việc tiếp theo.

Còn về điểm khác nhau giữa 2 phương pháp, bạn có thể theo dõi ở bảng dưới đây:

Quản lý hiệu suất truyền thống	Quản lý hiệu suất liên tục
Hồi đáp hàng năm (quá khứ)	Hồi đáp liên tục (hiện tại, tương lai)
Gắn chặt với lương, thưởng	Tách riêng khỏi lương, thưởng
Định hướng / chuyên quyền	Huấn luyện / dân chủ
Tập trung vào kết quả cuối cùng	Tập trung vào quá trình xử lý công việc
Khai thác điểm yếu	Khai thác điểm mạnh
Dễ bị thiên kiến	Dựa trên dữ liệu
Được đặt ra vào đầu năm và thường không được xem xét lại	Được thảo luận và điều chỉnh với người quản lý thường xuyên
Quy trình phản hồi cho nhân viên kéo dài với các chu kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc thậm chí là 1 năm	Quy trình phản hồi thường xuyên, định kỳ với các buổi check-in 1 1 hàng tuần
Vai trò thực hiện đánh giá thuộc về nhân sự (HR) công ty	Vai trò thực hiện đánh giá thuộc về quản lý trực tiếp của nhân viên

Lợi ích của CPM

CPM có thể đem lại cho công ty của bạn nhiều lợi ích vượt trội về nhiều mặt như:

• Thúc đẩy động lực và tăng sự gắn bó của nhân viên

Với CPM, nhân viên được tham gia cùng thiết lập mục tiêu với nhà quản lý. Quá trình thực hiện mục tiêu, nhân viên cũng nhận được sự đồng hành, hỗ trợ, phản hồi kịp thời từ nhà quản lý. Điều đó sẽ giúp nhân viên gia tăng động lực, tăng sự gắn bó với công việc và công ty.

Nghiên cứu của Gallup cũng chỉ ra rằng: những nhân viên có buổi trao đổi với quản lý về các mục tiêu và thành công công việc trong 6 tháng qua sẽ gia tăng được mức độ gắn bó với công ty hơn 2,8 lần so với những nhân viên khác. Còn với những nhân viên nhận được phản hồi hàng ngày từ người quản lý sẽ có mức độ gắn bó với công ty hơn gấp 3 lần.

• Phát triển kỹ năng lãnh đạo và huấn luyện của người quản lý

Áp dụng CPM bắt buộc nhà quản lý phải thường xuyên giám sát tiến độ công việc và kịp thời đưa ra những phản hồi kịp thời giúp nhân viên đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn. Chính quá trình này sẽ giúp nhà quản lý phát triển được các kỹ năng lãnh đạo, huấn luyện của mình.

• Tăng năng suất thông qua cải thiện hiệu suất

Nhân viên thường xuyên nhận được các phản hồi hữu ích từ quản lý. Do đó, hiệu suất công việc được cải thiện tích cực, hạn chế được tình trạng chệch hướng mục tiêu. Năng suất tổng thể của toàn công ty vì vậy sẽ được cải thiện thông qua việc gia tăng hiệu suất của từng nhân viên.

• Đánh giá hiệu suất chính xác

Nhà quản lý thực hiện CPM sẽ liên tục giám sát tiến độ công việc, nhận diện được nhanh chóng những kết quả và cả vấn đề triển khai công việc đang mắc phải. Do đó, nhà quản lý sẽ đánh giá được hiệu suất công việc một cách chính xác, nhanh chóng, thậm chí là theo thời gian thực.

*

CPM có thể đem lại nhiều lợi ích đa dạng, lâu dài cho doanh nghiệp. Thực tế cũng đã có nhiều doanh nghiệp chuyển từ quản lý hiệu suất truyền thống sang quản lý hiệu suất liên tục. Ví dụ như:

• Cargill là nhà sản xuất và phân phối thực phẩm lớn của Mỹ. Vào năm 2012, công ty này đã chuyển từ quản lý hiệu suất truyền thống sang CPM. Theo đó, Cargill đã loại bỏ cách xếp hạng, đánh giá hiệu suất hàng năm và chuyển sang khuyến khích các quản lý nên thường xuyên trò chuyện, phản hồi để nhân viên cải tiến hiệu suất công việc.

Kết quả đạt được: 70% nhân viên Cargill chia sẻ các cuộc thảo luận, phản hồi với quản lý giúp họ cải tiến hiệu suất công việc rõ rệt.

• Cũng vào năm 2012 – tập đoàn Adobe chuyên phát triển phần mềm máy tính của Mỹ cũng đã từ bỏ việc đánh giá nhân viên hàng năm để chuyển sang CPM. Việc thay đổi này được mở ra với việc các quản lý của Adobe cần thường xuyên tiến hành các buổi check-in và phản hồi liên tục với nhân viên.

Kết quả đạt được: Nhân viên của Adobe liên tục nhận được những phản hồi hữu ích, tránh chệnh hướng, rủi ro không đạt được mục tiêu.

*

Quản lý hiệu suất truyền thống có những lợi ích rõ rệt nhưng cùng với những biến chuyển của thị trường, của thực tế quản trị doanh nghiệp và sự thay đổi của nguồn lao động, quản lý theo cách truyền thống cũng bộc lộ những điểm hạn chế. Hiện nay, quản lý hiệu suất liệu tục – CPM đang dần tạo nên một xu hướng, một làn gió, trào lưu mới trong quản trị doanh nghiệp. CPM được ví như một cuộc cách mạng có thể tạo nên những thay đổi tích cực cho quản trị hiệu suất doanh nghiệp.

Thực tế hiện nay, các doanh nghiệp trên thế giới cũng đang chuyển dần từ đánh giá hiệu suất hàng năm vốn đã lỗi thời sang quản lý hiệu suất liên tục để mang lại hiệu quả hiệu quả đánh giá chính xác, nhanh chóng, theo thời gian thực.

Quản lý hiệu suất và quản lý hiệu suất liên tục đều có những giá trị, những điểm tích cực riêng. Điều quan trọng là quản lý cần hiểu rõ doanh nghiệp của mình để vận dụng phương pháp cho đúng.

Nếu bạn cần thêm thông tin về các phương pháp quản lý hiệu suất hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn