5 bước trong quá trình quản lý theo mục tiêu HIỆU QUẢ

5 bước trong quá trình quản lý theo mục tiêu HIỆU QUẢ

Tác giả: Admin | Ngày cập nhật: 11/10/2021

Mục tiêu công việc và quản lý theo mục tiêu là những chìa khóa quan trọng để giúp nhà quản lý mở ra cánh cửa hiệu suất của doanh nghiệp. Nhân viên thiếu mục tiêu công việc, thiếu sự quản lý theo mục tiêu sẽ dễ chệch hướng và không đạt được kỳ vọng của tổ chức. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về quản lý theo mục tiêu qua bài viết sau.

Định nghĩa Quản lý theo mục tiêu (MBO – Management by Objectives)

Quản lý theo mục tiêu hay còn được gọi là Management by Objectives – MBO. Đây là phương pháp quản lý hướng đến việc thiết lập mục tiêu rõ ràng, thông qua thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên nhằm giúp cải tiến hiệu suất công việc.

MBO bắt đầu được biết đến rộng rãi thông qua cuốn sách “Thực hành quản trị” xuất bản năm 1954 của Peter Drucker – cha đẻ của ngành quản trị học hiện đại.

MBO ra đời dựa trên quan điểm đề cao sự tin tưởng vào nhân viên, coi nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng trong thành công của tổ chức. Theo đó, Peter Drucker cho rằng: nhân viên sẽ có xu hướng làm việc tốt hơn khi họ hiểu rõ những gì tổ chức mong đợi từ họ và khi họ có thể liên kết các mục tiêu cá nhân với mục tiêu của tổ chức.

Bên cạnh đó, lý thuyết về MBO cũng đề cập đến việc các thành viên của tổ chức có sự quan tâm đến việc xác định mục tiêu và so sánh hiệu suất đạt được với mục tiêu đã đề ra.

Quản lý theo mục tiêu

Lý thuyết về MBO được Peter Drucker – cha đẻ của ngành quản trị học hiện đại phát triển

Ưu nhược điểm của Quản lý theo mục tiêu (MBO)

MBO có nhiều ưu điểm nhưng cũng có những mặt hạn chế.

Ưu điểm

  • Giúp tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng

Với MBO, cả quản lý và nhân viên sẽ cùng hiểu rõ đâu là những mục tiêu quan trọng cần tập trung nguồn lực đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. MBO sẽ giúp công ty của bạn tránh được tình huống mỗi phòng ban, bộ phận hiểu và làm theo nhiều cách khác nhau, gây phân tán nguồn lực của tổ chức.

  • Gắn kết mục tiêu của các thành viên với mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu của các phòng ban, bộ phận được xây dựng từ mục tiêu toàn công ty. Còn mục tiêu của từng nhân viên được xây dựng dựa trên mục tiêu của phòng ban, bộ phận. Bạn có thể hình dung các mục tiêu được thiết lập với MBO được gióng thẳng hàng và có sự gắn kết chặt chẽ với nhau.

  • Tăng cường giao tiếp giữa nhân viên và quản lý

Lý thuyết MBO được phát triển trên cơ sở tin tưởng, đề cao vai trò của nhân viên trong thành công của tổ chức. Áp dụng MBO, nhà quản lý sẽ cần chia sẻ rõ ràng về mục tiêu công ty kỳ vọng nhân viên đạt được. Chính quá trình này sẽ tăng cường giao tiếp giữa nhân viên và quản lý hiệu quả hơn.

  • Cải thiện hiệu suất công việc

Nhân viên sẽ có xu hướng tập trung cho công việc và đạt hiệu suất cao hơn khi họ hiểu rõ về các mục tiêu cần đạt được. Xét về bản chất, hiệu suất được xem xét bằng công thức: kết quả công việc đạt được / nguồn lực cần bỏ ra. Như vậy, MBO có thể giúp nhân viên của bạn cải thiện hiệu suất công việc thông qua việc gia tăng kết quả công việc đạt được và giảm thiểu nguồn lực (thời gian, chi phí) cần bỏ ra một cách hiệu quả.

  • Đánh giá hiệu suất chính xác

Mục tiêu được thiết lập bằng phương pháp MBO luôn rõ ràng, cụ thể. Vào cuối chu kỳ công việc, nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh kết quả công việc nhân viên đạt được với mục tiêu được thiết lập vào đầu chu kỳ. Do đó, áp dụng MBO cũng giúp nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất công việc nhân viên một cách chính xác hơn.

Hạn chế

  • Tính chuyên quyền cao

Quá trình giao mục tiêu theo MBO được diễn ra theo kiểu thác đổ từ trên xuống dưới. Từ mục tiêu toàn công ty, nhà quản lý sẽ tiếp tục đổ mục tiêu phân nhánh xuống các phòng ban, bộ phận. Và mục tiêu từ các phòng ban, bộ phận sẽ tiếp tục được đổ xuống từng nhân viên.

Các giao mục tiêu như vậy khiến nhân viên rất bị động. Họ sẽ luôn chỉ nhận được những nhiệm vụ từ trên giao xuống với tính chuyên quyền rất cao.

  • Không linh hoạt và mất nhiều thời gian để thiết lập mục tiêu

Mục tiêu MBO được thiết lập theo chu kỳ khá dài, có thể lên tới 1 năm. Mục tiêu đó thông thường được thiết lập thông qua các buổi họp chiến lược hàng năm quy tụ các quản lý cấp cao và cấp trung. Một vài buổi họp để thiết lập mục tiêu toàn công ty trong cả năm. Do đó, mục tiêu MBO có tính linh hoạt rất hạn chế và cũng mất nhiều thời gian để thiết lập mục tiêu.

  • Khiến năng suất đi xuống nếu áp dụng trong một thời gian dài

Áp dụng MBO có thể giúp nhân viên của bạn đạt được hiệu suất tốt trong một vài chu kỳ đầu nhưng về lâu dài năng suất có thể sẽ đi xuống. Có điều đó là vì áp dụng MBO luôn hướng đến việc thực hiện đạt 100% mục tiêu và kết quả thực hiện mục tiêu được sử dụng để xét điều chỉnh lương thưởng nhân viên. Do đó, triển khai MBO sẽ tạo áp lực khá lớn lên tâm lý nhân viên.

Khi áp dụng MBO trong dài hạn, nhân viên sẽ có xu hướng đàm phán để chỉ cần thực hiện các mục tiêu dưới khả năng, phóng đại thành tích công việc hay che giấu, nói giảm các thiếu sót để không ảnh hưởng đến lương thưởng cá nhân.

5 bước trong quá trình quản lý theo mục tiêu

Để quản lý theo mục tiêu, bạn có thể tham khảo 5 bước thực hiện dưới đây:

Xác định mục tiêu của tổ chức

Để áp dụng MBO, nhà quản lý trước hết cần xác định được mục tiêu của tổ chức là gì. Mục tiêu này có thể được thiết lập theo chu kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng. Việc xác định mục tiêu thông thường sẽ được tiến hành thông qua các cuộc họp chiến lược quy tụ các quản lý cấp cao và cấp trung của công ty.

Mục tiêu xác định sau đó sẽ được áp dụng cho toàn công ty theo kiểu thác đổ từ trên xuống và có tính ổn định rất cao. Mục tiêu MBO hiếm khi có sự thay đổi trong cả chu kỳ thực hiện.

Xác định mục tiêu của nhân viên

Tiếp theo, nhà quản lý sẽ cần xác định mục tiêu của nhân viên cần thực hiện trong chu kỳ tiếp theo là gì. Mục tiêu của nhân viên theo cách triển khai MBO thực tế là sự phản ánh, thể hiện một phần và liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung của toàn tổ chức.

Ví dụ:

Mục tiêu chung của công ty là gia tăng mạnh mẽ doanh thu lên mức 100 tỷ đồng / năm. Từ mục tiêu này, trung tâm kinh doanh ở 5 chi nhánh được phân bổ mỗi trung tâm cần đạt được 20 tỷ đồng / năm. Tiếp theo, 20 nhân viên kinh doanh ở mỗi trung tâm sẽ được phân bổ tiếp mục tiêu cần đạt được doanh thu 1 tỷ đồng / năm.

Theo dõi liên tục tiến độ

Khi giao mục tiêu công việc cho nhân viên, nhà quản lý còn cần theo dõi liên tục tiến độ thực hiện mục tiêu. Việc theo dõi tiến độ này sẽ giúp bạn đảm bảo kiểm soát, điều phối công việc tốt, hạn chế tối đa tình trạng nhân viên chệch hướng, không đạt được mục tiêu.

Đánh giá hiệu suất

Vào cuối chu kỳ công việc, nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên. Việc đánh giá hiệu suất này dựa trên nguyên tắc so sánh các kết quả công việc nhân viên đạt được so với mục tiêu ban đầu được thiết lập ở đầu chu kỳ MBO.

Cung cấp phản hồi, khen thưởng

Nhà quản lý trong quá trình đánh giá công việc sẽ cần cung cấp các phản hồi công việc thích hợp để giúp nhân viên cải tiến hiệu suất, làm việc tốt hơn trong chu kỳ tiếp theo. Kết quả đánh giá hiệu suất cũng được sử dụng để làm căn cứ để công ty tiến hành khen thưởng nhân viên.

Thực hiện MBO luôn gắn với lương thưởng và nhân viên tuy chịu áp lực nhưng cũng thường kỳ vọng vào các buổi đánh giá hiệu suất để đề xuất xét tăng lương thưởng, phúc lợi.

Vấn đề cần chú ý khi quản lý theo mục tiêu

Để quản lý theo mục tiêu hiệu quả, bạn cần lưu ý phát huy các ưu điểm và giảm thiểu các điểm hạn chế của MBO.

Ưu điểm của MBO Giải pháp phát huy ưu điểm
Giúp tổ chức tập trung vào các mục tiêu quan trọng Mục tiêu cần đảm bảo nguyên tắc SMART: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).
Gắn kết mục tiêu của các thành viên với mục tiêu của tổ chức MBO chỉ hướng việc liên kết các mục tiêu của tổ chức đến nhân viên theo một đường thẳng từ trên xuống, giao mục tiêu theo dạng thác đổ. Bạn có thể xem xét liên kết các mục tiêu cả theo chiều ngang giữa các phòng ban và liên kết mục tiêu giữa từng nhân viên để gia tăng hiệu quả thực hiện mục tiêu.
Tăng cường giao tiếp giữa nhân viên và quản lý Bạn có thể tổ chức các buổi check-in 1 1 hàng tuần để cải thiện giao tiếp giữa nhân viên và quản lý. Tăng cường tương tác, trao đổi sẽ giúp việc thực hiện mục tiêu hạn chế được việc chệch hướng.
Cải thiện hiệu suất công việc MBO hoàn toàn có thể giúp nhân viên của bạn cải thiện hiệu suất, tập trung hơn vào việc thực hiện các mục tiêu quan trọng. Bạn nên lưu ý giao việc đúng người và đảm bảo người thực hiện đúng việc phù hợp. Nhân sự phù hợp mới đảm bảo thực hiện mục tiêu thành công.

Đánh giá hiệu suất chính xác

Hiệu suất công việc của nhân viên sẽ được đánh giá vào cuối chu kỳ MBO. Để đảm bảo đánh giá hiệu suất chính xác, nhà quản lý cần đảm bảo đánh giá khách quan, không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố cảm tính hay định kiến về nhân viên.

Hạn chế của MBO Giải pháp khắc phục hạn chế
Tính chuyên quyền cao Mục tiêu theo dạng thác đổ từ trên xuống thể hiện tính chuyên quyền rất cao. Bạn có thể tiến hành liên kết các mục tiêu không chỉ từ trên xuống mà còn theo chiều ngang giữa các phòng ban và từng nhân viên với nhau.

Bạn cũng nên để nhân viên cùng tham gia quá trình thiết lập mục tiêu. Khi nhân viên có tiếng nói trong việc xây dựng mục tiêu, họ cũng sẽ có xu hướng dễ dàng đồng thuận và nỗ lực đạt được mục tiêu đó hơn.

Không linh hoạt và mất nhiều thời gian để thiết lập mục tiêu Thay vì thiết lập mục tiêu MBO theo chu kỳ 6 tháng hoặc thậm chí là 12 tháng thì bạn có thể thiết lập mục tiêu hàng quý, 3 tháng một lần. Điều đó sẽ giúp mục tiêu được thiết lập linh hoạt, phù hợp thực tế hơn.

Còn để khắc phục việc tốn quá nhiều thời gian trong thiết lập mục tiêu, bạn có thể xem xét sử dụng phần mềm hỗ trợ như phần mềm quản lý hiệu suất liên tục GoalF.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý hiệu suất liên tục GoalF

Khiến năng suất đi xuống nếu áp dụng trong một thời gian dài

Năng suất của nhân viên có thể bị suy giảm nếu áp dụng MBO trong thời gian dài. Để khắc phục điều đó, nhà quản lý nên trao đổi thường xuyên với nhân viên để hiểu rõ nhu cầu, khả năng của nhân viên. Từ đó, cả quản lý và nhân viên có thể cùng thiết lập mục tiêu thử thách, đầy cảm hứng nhưng khả thi cho chu kỳ công việc tiếp theo. Năng suất công việc sẽ được gia tăng khi kết quả công việc được cải thiện.

Phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả chính OKRs

OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu dựa trên việc thiết lập mục tiêu gắn liền với từ 3 đến 5 kết quả theo chốt cần đạt được. Trong đó, O là mục tiêu còn KRs là các kết quả then chốt cần đạt được.

OKRs ban đầu xuất phát và được áp dụng đầu tiên tại Intel với tên gọi iMBO hay MBO theo kiểu của Intel. Mục tiêu áp dụng ban đầu của OKRs tại Intel khi đó là nhằm khắc phục các điểm hạn chế của MBO theo cách truyền thống.

OKRs đến nay đã được áp dụng, triển khai và kiểm chứng sự thành công tại hàng loạt các tập đoàn, công ty hàng đầu trên thế giới như Intel, Google, Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin… Có được điều đó là nhờ OKRs có thể đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích quan trọng trong cả ngắn, trung và dài hạn như:

Tập trung

Công ty của bạn sẽ có 1 OKRs chung toàn công ty đầy thử thách nhưng cũng truyền cảm hứng, động lực cho tất cả các bộ phận, phòng ban cho đến từng nhân viên. Mục tiêu và các kết quả then chốt đó sẽ giúp nhân viên của bạn tập trung hơn cho công việc

  • Cam kết – vượt trội: OKRs có 2 loại là OKRs cam kết, yêu cầu hoàn thành 100% mục tiêu và OKRs mở rộng, chỉ cần đạt được 70% mục tiêu đã được xem là thành công. Cả 2 dạng OKRs kể trên đều có thể giúp nhân viên của bạn cam kết và nỗ lực để vượt trội hơn trong công việc.
  • Liên kết: OKRs có thể giúp tạo thành chuỗi liên kết các mục tiêu nhân viên, phòng ban với mục tiêu chung toàn công ty. Mục tiêu của tất cả các thành viên trong tổ chức có sự liên kết trong một tổng thể chung.
  • Đo lường – theo dõi: Các kết quả then chốt (KRs) có tính định lượng, cụ thể, rõ ràng sẽ giúp bạn đo lường nhanh chóng, dễ dàng quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên.

Minh bạch

OKRs giúp thúc đẩy quá trình minh bạch hóa mục tiêu và các kết quả cần đạt được trong tổ chức của bạn. Mọi nhân viên sẽ cần hiểu rõ mục tiêu, kết quả then chốt của công ty, phòng ban cũng như của chính họ cụ thể là gì.

Trao quyền

Áp dụng OKRs sẽ tạo điều kiện để nhà quản lý trao quyền cho nhân viên chủ động, sáng tạo hơn trong công việc. Mỗi nhân viên đều sẽ trở thành “ông chủ” với mục tiêu của chính họ. Họ hiểu cần đạt được điều gì để hướng tới mục tiêu cụ thể nào chứ không chỉ làm việc theo yêu cầu từ quản lý.

Tìm hiểu thêm: OKRs là gì?

OKRs có thể đem lại cho công ty của bạn nhiều lợi ích vượt trội. Tuy nhiên, để áp dụng, triển khai OKRs đúng hướng, hiệu quả ngay từ đầu là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo khóa học “Sức mạnh OKRs” của VNOKRs để có cái nhìn toàn diện, cụ thể và chính xác nhất về phương pháp quản lý mục tiêu này.

*

Quản lý theo mục tiêu rõ ràng là một yêu cầu bắt buộc với mọi công ty, tổ chức. Sự phát triển của công ty bạn sẽ không thể thiếu đi những mục tiêu rõ ràng, cụ thể. Hi vọng những thông tin, chia sẻ trên của GoalF hữu ích với bạn.

Nếu bạn cần thêm thông tin về quản lý theo mục tiêu hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

Tags:
Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *