Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian có thể giúp bạn chủ động hơn trong công việc và cuộc sống. Bạn sẽ không còn phải băn khoăn mỗi sáng thức dậy nên làm gì, tuần này cần xong việc gì nữa. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể về nguyên tắc SMART qua bài viết sau.

Tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu trong quản lý thời gian

Tất cả chúng ta đều chỉ có 24 tiếng mỗi ngày. Chắc hẳn rằng bạn đã từng mong muốn một ngày có 25 tiếng, thậm chí là 48 tiếng để làm được nhiều việc hơn. Điều đó là không thể. Do đó, bạn bắt buộc phải tối ưu xử lý công việc trong giới hạn quỹ thời gian của mình.

Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian có vai trò quan trọng về nhiều mặt như:

• Bạn sẽ hiểu rõ và tập trung thực hiện các mục tiêu quan trọng, khẩn cấp cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng…
• Đảm bảo cho bạn sự chủ động công việc trong quỹ thời gian giới hạn
• Giúp bạn thành công hơn, đạt được nhiều mục tiêu quan trọng, kết quả then chốt trong công việc
• Bạn sẽ cân bằng được công việc và cuộc sống nhờ quản lý thời gian hiệu quả
• Khi thiết lập mục tiêu SMART phù hợp, bạn sẽ có những sắp xếp chuẩn xác để tối ưu công việc về: thái độ công việc, thứ tự ưu tiên, thủ tục giấy tòa, họp bàn thảo luận, làm việc theo nhóm…
• Trong phát triển đội nhóm, áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian có thể giúp team của bạn cải thiện hiệu suất, tránh lãng phí thời gian làm việc

Tìm hiểu thêm: Mục tiêu SMART là gì? Cách sử dụng SMART để thiết lập mục tiêu

Quỹ thời gian của bạn chỉ được sử dụng hiệu quả nếu được quản lý đúng cách

Lợi ích khi sử dụng mục tiêu SMART vào quản lý thời gian

Khi sử dụng SMART vào quản lý thời gian bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích trong thiết lập mục tiêu và quản lý công việc, quản lý thời gian.

Mục tiêu công việc áp dụng theo nguyên tắc SMART sẽ được thiết lập cụ thể, có thể đo lường, khả thi, liên quan, kết nối với mục tiêu chung và giới hạn thời thực hiện.

Mặt khác, các mục tiêu SMART sẽ giúp bạn có một “bức tranh” kế hoạch chung tổng thể để hoạch định, sắp xếp và ưu tiên sử dụng thời gian cho những mục tiêu quan trọng, khẩn cấp.

Áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian còn sẽ giúp bạn dần hình thành lối làm việc, phong cách làm việc khoa học, chủ động trong công việc. Sự thay đổi tích cực trong công việc với SMART không chỉ là nhất thời mà sẽ có giá trị trong dài hạn với bạn.

Cân bằng được giữa công việc và cuộc sống là một trong những lợi ích quan trọng nếu bạn quản lý thời gian tốt

Hướng dẫn thiết lập mục tiêu SMART trong quản lý thời gian

Để thiết lập mục tiêu SMART trong quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

Specific (Cụ thể)

Mục tiêu trong quản lý thời gian cần có tính cụ thể. Mục tiêu cần được thiết lập với một lộ trình thời gian rõ ràng.

Ví dụ:

Bạn cần tổ chức một buổi đào tạo toàn công ty vào chiều thứ sáu tuần sau. Vậy bạn sẽ cần thiết lập mục tiêu SMART rất cụ thể theo lộ trình như:

• Thứ hai: tham vấn ý kiến của các trưởng phòng ban về thời gian tổ chức đào tạo phù hợp
• Thứ ba: thông báo chương trình, thời gian đào tạo cụ thể qua mail toàn công ty và trên nhóm nội bộ
• Thứ tư: ủy quyền, phân công các công việc chuẩn bị cho các bộ phận hỗ trợ như IT, truyền thông, nhân sự
• Thứ năm: nhắc lại lịch đào tạo trên nhóm nội bộ
• Thứ sáu: tổ chức đào tạo

Qua ví dụ trên bạn có thể thấy áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian sẽ đòi hỏi bạn luôn phải cụ thể hóa lộ trình thực hiện mục tiêu của mình. Với kế hoạch tuần, bạn có thể cụ thể ra từng ngày. Với kế hoạch ngày, bạn thậm chí có thể cụ thể ra từng giờ.

Measurable (Đo lường được)

Các mốc thời gian thực hiện mục tiêu theo nguyên tắc SMART cần được đo lường, gắn với các yếu tố đo lường được. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được tiến độ thực hiện mục tiêu, giúp bạn hiểu rõ có thể đạt được mục tiêu đúng tiến độ như kỳ vọng không.

Trở lại ví dụ buổi đào tạo toàn công ty ở trên, bạn có thể gắn yếu tố đo lường như:

• Thứ hai: tham vấn ý kiến của 100% các trưởng phòng ban về thời gian tổ chức đào tạo phù hợp
• Thứ ba: thông báo chương trình, thời gian đào tạo cụ thể qua 2 kênh: mail toàn công ty và trên nhóm nội bộ
• Thứ tư: ủy quyền, phân công các công việc chuẩn bị cho 3 bộ phận hỗ trợ: IT, truyền thông, nhân sự
• Thứ năm: nhắc lại lịch đào tạo 1 lần trên nhóm nội bộ
• Thứ sáu: tổ chức đào tạo trong khoảng thời gian đúng như kế hoạch, chương trình ban đầu

Các mốc đo lường kể trên sẽ giúp bạn biết rõ mình có đang thực hiện chuẩn bị buổi đào tạo đạt yêu cầu, kỳ vọng hay không.

Cụ thể thời gian từng công việc sẽ giúp bạn quản lý quỹ thời gian một cách chủ động, hiệu quả

Achievable (Có thể đạt được)

Thiết lập mục tiêu SMART trong quản lý thời gian cần đảm bảo yếu tố khả thi, có thể đạt được. Mục tiêu có thể thử thách, khó khăn nhưng không nên vượt ngưỡng, bất khả thi và trở thành ảo vọng.

Bạn hãy xem xét các nguồn lực thực tế của mình để xác định đâu là ngưỡng khả thi khi thực hiện mục tiêu.

Ví dụ:

Bạn hoàn toàn có thể tham vấn ý kiến tất cả các trưởng bộ phận, phòng ban về thời gian tổ chức đào tạo hợp lý trước 17:00. Lý do vì 14:00 thứ hai, công ty sẽ có buổi họp giao ban đầu tuần chẳng hạn.

Relevant (Có liên quan)

Mục tiêu SMART được thiết lập cần có sự liên quan, kết nối với nhau trong một bức tranh tổng thể. Điều đó sẽ giúp bạn quản lý thời gian hợp lý, tuần tự để đạt được mục tiêu mong muốn như kỳ vọng.

Ví dụ:

Buổi đào tạo vào chiều thứ 6 ở trên, việc bạn tham vấn, chốt được lịch đào tạo sẽ liên quan đến việc bạn có thể thông báo lịch đào tạo tới toàn công ty. Chốt lịch với ngày giờ cụ thể thì bạn mới có thể ủy quyền, phân công các bộ phận hỗ trợ buổi đào tạo…

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian cần đảm bảo có sự liên quan

Timely (Có thời hạn)

Các mục tiêu SMART chỉ có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả nếu mục tiêu được gắn với yếu tố thời hạn. Nhân viên cần hiểu rõ họ cần đạt được mục tiêu đó vào thời hạn hay trước thời hạn nào.

Ví dụ:

• Thứ hai: tham vấn ý kiến của các trưởng phòng ban về thời gian tổ chức đào tạo phù hợp, trước 17:00 chiều
• Thứ ba: thông báo chương trình, thời gian đào tạo cụ thể qua mail toàn công ty và trên nhóm nội bộ, trước 9:00 sáng
• Thứ tư: ủy quyền, phân công các công việc chuẩn bị cho các bộ phận hỗ trợ như IT, truyền thông, nhân sự, trước 9:00 sáng
• Thứ năm: nhắc lại lịch đào tạo trên nhóm nội bộ, trước 9:00 sáng
• Thứ sáu: tổ chức đào tạo trong khoảng thời gian đúng như kế hoạch ban đầu, từ 14:00 đến 16:00

Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Để hiểu hơn về việc áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian, bạn có thể tham khảo các ví dụ sau:

Ví dụ 1: Cải thiện hiệu suất công việc với Excel

• Cụ thể: Tôi muốn cải thiện hiệu suất công việc của mình với Excel để thăng tiến hơn trong công việc. Những cải tiến hiệu suất này sẽ tập trung vào việc nhập dữ liệu nhanh hơn, tính toán hiệu quả hơn và tạo biểu đồ.
• Có thể đo lường: Tôi biết mình đã thành công với mục tiêu nếu vào 1 tháng sau, tôi có thể nhập dữ liệu của mình, hoàn thành các phép tính của mình thông qua các công thức tùy chỉnh và kết hợp, tạo đồ thị và thực hiện tất cả các công việc khác trong Excel một cách dễ dàng.
• Có thể đạt được: Tôi có đủ thời gian để cải thiện kỹ năng Excel của mình. Tôi thậm chí có thể đăng ký tham gia một khóa học trực tuyến để giúp tôi hiểu rõ hơn về Excel.
• Có liên quan: Tôi thích làm việc trong công ty của mình và tôi muốn tiếp tục làm việc ở đó. Một trong những điều kiện tiên quyết để tôi có thể làm việc ở công ty lâu dài và được thăng chức là sắp xếp hợp lý công việc trong Excel.
• Giới hạn thời gian: Tôi muốn hoàn thiện hiệu suất của mình với Excel trước ngày 1/12/2021.

Sử dụng Excel có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý công việc

Ví dụ 2: Giảm thiểu thời gian xử lý công việc

• Cụ thể: Tôi mất 6 giờ để thực hiện tất cả các công thức trong Excel. Tôi muốn giảm thời gian đó xuống ít nhất là 3 giờ mỗi ngày.
• Có thể đo lường: Tôi có thể theo dõi thời gian tôi dành để xử lý dữ liệu Excel mỗi ngày và sau đó quan sát thời gian đó giảm đi như thế nào từng ngày, từng tuần.
• Có thể đạt được: Tôi có thể nắm rõ các thủ thuật Excel để giúp làm việc hiệu quả hơn từ khóa đào tạo online vừa đăng ký.
• Có liên quan: Tôi hiện dành 6 / 8 giờ làm việc mỗi ngày để thực hiện các phép tính trong Excel. Đó là một khoảng thời gian quá lớn, chiếm gần hết ngày làm việc của tôi. Việc giảm một nửa thời gian xử lý các công thức trên Excel sẽ đảm bảo tôi có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động công việc khác.
• Giới hạn thời gian: Tôi muốn giảm một nửa thời gian dành cho các phép tính, công thức Excel vào ngày 15/12/2021.

Ví dụ 3: Cải thiện điểm trung bình

• Cụ thể: Tôi muốn cải thiện điểm trung bình của mình lên 3,8 để có thể đăng ký một học kỳ ở nước ngoài với học bổng toàn phần.
• Có thể đo lường: Tôi sẽ cần đạt điểm A hoặc A + cho tất cả các bài kiểm tra của mình trong học kỳ này để cải thiện tổng điểm trung bình của tôi lên mức trung bình là 3,8 để đủ điều kiện cho một học kỳ ở nước ngoài đúng hạn.
• Có thể đạt được: Trong những tháng gần đây, tôi đã khá lơ là học tập nhưng tôi có thể cải thiện điểm số nếu nỗ lực cao độ. Tôi sẽ cần phải học tập chăm chỉ, tạm thời cắt giảm các hoạt động ngoại khóa và tập trung cho từng bài kiểm tra.
• Có liên quan: Trường học ở nước ngoài mà tôi muốn học một học kỳ có chương trình Hóa học tuyệt vời. Vượt qua chương trình đó sẽ có ích khi tôi vào đại học, nơi tôi muốn học chuyên ngành Hóa học, để trở thành một Kỹ sư Hóa học.
• Có thời hạn: Việc cải thiện điểm trung bình cần hoàn thành trước ngày 15/11/2021

Ví dụ 4: Quản lý nhóm

• Cụ thể: Tôi muốn thúc đẩy nhóm của mình cải thiện 50% năng suất của họ.
• Có thể đo lường: 50% năng suất tăng lên sẽ kích hoạt quay vòng dự án nhanh hơn 50%.
• Có thể đạt được: Tôi sẽ sử dụng phần mềm quản lý nhóm cũng như cung cấp cho nhóm của mình các công cụ năng suất phù hợp để giúp họ.
• Có liên quan: Năng suất cao hơn có nghĩa là quay vòng dự án nhanh hơn và quay vòng dự án nhanh hơn có nghĩa là khách hàng hài lòng. Những khách hàng hài lòng sẽ mang phản hồi tích cực về công ty. Vì vậy, chúng tôi có thể sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn nhờ vào điều đó. Nhờ kết quả tuyệt vời như vậy, tinh thần của cả nhóm và sự tự tin của họ sẽ tăng lên và họ sẽ cảm thấy được khuyến khích để tiếp tục công việc.
• Có thời hạn: Tôi muốn xem xét kết quả năng suất được cải thiện như mong đợi sau 6 tháng kể từ bây giờ.

Có thể bạn cần biết:

• Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch
• Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án
• Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

*

Áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian không giúp bạn có thêm 25 tiếng hay thậm chí là 48 tiếng mỗi ngày. Nhưng, SMART hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian để gia tăng hiệu suất làm việc của mình lên.

Bạn có thể sẽ rất ngạc nhiên nếu thực hiện mục tiêu SMART một cách kỷ luật, có cam kết. Hiệu suất công việc của bạn và team có thể gia tăng, thậm chí gấp đôi.

Nếu bạn cần thêm thông tin về nguyên tắc SMART hay cần tư vấn về phần mềm hỗ trợ quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF không chỉ cung cấp cho bạn một phần mềm quản trị hiệu quả mà còn luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn cho doanh nghiệp của bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn