Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án

Mọi nhà quản lý đều mong muốn các dự án của công ty được triển khai thông minh, hiệu quả, đúng kế hoạch. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án để đạt được nhiều kết quả vượt trội.

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản lý dự án là gì?

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản lý dự án là mục tiêu giúp dự án có thể cụ thể hóa, đo lường, khả thi, có tính liên quan, kết nối với các mục tiêu khác và luôn gắn với một thời hạn hoàn thành dự án cụ thể.

Áp dụng SMART cũng giống như việc bạn hoạch định lộ trình triển khai dự án với 5 chỉ dấu quan trọng, định hướng ngay từ khi thiết lập mục tiêu ban đầu:

• Specific (cụ thể)
• Measurable (đo lường)
• Achievable (khả thi)
• Relevant (liên quan)
• Time bound (giới hạn thời gian)

Tìm hiểu thêm: Mục tiêu SMART là gì? Cách sử dụng SMART để thiết lập mục tiêu

Có nên áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án không?

Bạn nên áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án. Lý do là vì thiết lập mục tiêu đúng, phù hợp ngay từ đầu với SMART sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích:

Tập trung được nguồn lực triển khai dự án

Khi các thành viên trong team triển khai dự án của bạn hiểu rõ họ cần làm gì, cần đạt được điều gì thì team mới có thể tập trung được nguồn lực xử lý công việc. Dự án càng lớn thì càng cần có mục tiêu rõ ràng, cụ thể ngay từ đầu. Đó là cơ sở để team của bạn có thể triển khai dự án đúng hướng với nguồn lực tối ưu và gây ấn tượng với khách hàng.

Đặc biệt, dù dự án chỉ có một vài người tham gia hay yêu cầu vài nghìn nhân sự góp sức thì bạn cũng có thể áp dụng SMART để thiết lập mục tiêu. Mục tiêu SMART cũng giống như một tấm bia hồng tâm, cụ thể, rõ ràng và team của bạn sẽ cùng giương cung lên, tập trung nguồn lực để bắn tên trúng hồng tâm mục tiêu đó.

Dễ dàng đo lường, kiểm soát tiến độ hoàn thành dự án

Mục tiêu SMART luôn gắn với yếu tố có thể đo lường, định lượng dễ dàng. Chính yếu tố đo lường này sẽ giúp team của bạn kiểm soát được tiến độ hoàn thành dự án. Yếu tố đo lường cũng giống như một ngưỡng cụ thể, một điểm mốc rõ ràng để bạn biết khi nào team của mình thực sự đã hoàn thành mục tiêu dự án.

Ví dụ:

Mục tiêu dự án phát triển kinh doanh của bạn trong năm 2022 là đạt được tổng doanh thu ký hợp đồng toàn công ty là 50 tỷ đồng. Vậy con số 50 tỷ đồng là một cột mốc đo lường giúp bạn biết dự án đang được thực hiện với tiến độ như thế nào.

Đảm bảo mục tiêu thử thách nhưng có thể hoàn thành

Mục tiêu SMART luôn đề cao tính khả thi trong triển khai thực hiện. Khi xác định mục tiêu, bạn có thể trao đổi với team xem họ tự tin thực hiện mục tiêu ở mức nào:

• Màu xanh lá là tự tin, dễ dàng đạt được mục tiêu
• Màu cam là khá tự tin, có thể đạt được mục tiêu nếu nỗ lực
• Màu đỏ là không tự tin, cảm nhận là không thể đạt được mục tiêu

Bạn nên cùng nhân viên thiết lập và thực hiện các mục tiêu SMART màu cam. Đây là những mục tiêu đủ khó khăn, thách thức nhưng vẫn có thể đạt được nếu nỗ lực đủ. Trường hợp nhân viên cảm nhận mục tiêu SMART đang màu đỏ, bạn có thể cung cấp cho họ thêm nguồn lực, tiến hành đào tạo bổ sung… để giúp họ chuyển từ mục tiêu màu đỏ sang màu cam.

Áp dụng mục tiêu SMART đúng cách, bạn sẽ giữ cho team dự án của mình luôn tập trung cho những mục tiêu thử thách nhưng không biến mục tiêu trở thành quá khó khăn và ảo vọng.

Giúp thiết lập mục tiêu có tính phù hợp, liên quan trong tổng thể

Áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án giúp các chuỗi mục tiêu trong dự án của bạn có tính phù hợp, liên quan và liên kết với nhau trong một tổng thể. Các mục tiêu nhỏ sẽ cùng hướng tới và chính là bước đà để team của bạn đạt được mục tiêu chung, cuối cùng.

Trở lại ví dụ dự án phát triển kinh doanh với tổng doanh số ký 50 tỷ / năm ở trên. Bạn có thể thiết lập các mục tiêu nhỏ hơn, có tính phù hợp, liên quan với mục tiêu lớn đó.

• Mục tiêu chung: Đạt được tổng doanh thu ký hợp đồng toàn công ty là 50 tỷ đồng trong năm 2022
• Mục tiêu liên quan 1: Mở thêm ít nhất 3 văn phòng đại diện tại 3 thành phố: Hải Phòng, Nam Định, Thái Nguyên trước ngày 15/12/2021
• Mục tiêu liên quan 2: Mở rộng thêm ít nhất 1 kênh tiếp thị sản phẩm trong năm 2022
• Mục tiêu liên quan 3: Áp dụng chính sách lương thưởng cạnh tranh hơn 110% so với đối thủ trên thị trường nhằm thu hút nhân sự phát triển kinh doanh trong năm 2022

Giúp tạo áp lực vừa đủ, phù hợp để team hoàn thành dự án đúng thời hạn

Không có áp lực về thời hạn hoàn thành, team dự án của bạn sẽ khó duy trì được sự tập trung và hiệu suất trong dài hạn. Mục tiêu không gắn với thời hạn sẽ rất dễ bị quên, bị trôi đi và khó hoàn thành như kỳ vọng ban đầu.

Áp dụng SMART, bạn sẽ luôn gắn mục tiêu với yếu tố thời hạn cần hoàn thành. Thời hạn đó sẽ rất cụ thể, ngày nào, giờ nào, thời điểm nào… Bạn không nên thiết lập thời hạn mục tiêu theo dạng “càng nhanh càng tốt”. Điều đó sẽ chỉ khiến thành viên team dự án của bạn thêm áp lực không cần thiết.

Tiết kiệm được chi phí triển khai dự án

Sẽ thật lãng phí nguồn lực, chi phí nếu bạn triển khai dự án được một nửa hoặc thậm chí gần xong thì bạn mới nhận ra mục tiêu không hề có giá trị nhiều như ban đầu bạn suy nghĩ. Lúc này, bạn mới nhìn thấy một ngõ cụt và quyết định làm lại từ đầu. Chi phí triển khai dự án vì vậy có thể tăng lên rất nhiều mức cần thiết.

Thay vì vậy, ngay từ đầu bạn hãy thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản lý dự án và đảm bảo mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian. Nguyên tắc SMART có thể giúp bạn có tầm nhìn thiết lập mục tiêu trong dài hạn, tránh tình trạng đưa dự án vào ngõ cụt và cần triển khai lại từ đầu.

Ví dụ:

Dự án phát triển nguồn nhân lực lập trình viên của công ty bạn trong năm 2022 có mục tiêu ban đầu là tuyển gấp, nhanh chóng các lập trình viên .NET. Tuy nhiên, khi dự án đang triển khai gần xong, các ứng viên đã sẵn sàng đi làm thì bạn mới nhận được thông tin là ngôn ngữ .NET hiện không còn quá cần thiết bổ sung nguồn lực mà cần chuyển hướng sang lập trình Mobile. Dự án phát triển nguồn nhân lực có mục tiêu chưa đảm bảo SMART và bạn sẽ phải triển khai dự án lại với chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự phát sinh rất nhiều.

Tránh được những xáo trộn, biến động nhân sự dự án

Mục tiêu SMART cụ thể, rõ ràng sẽ giúp nhân sự tham gia dự án của bạn yên tâm hơn trong công việc. Nhân viên sẽ khó thích nghi nếu mục tiêu liên tục bị thay đổi, không phù hợp hay vượt quá khả năng của họ. Mục tiêu SMART ở góc độ này còn giúp công ty của bạn tránh được những xáo trộn, biến động nhân sự hay không giữ chân được nhân tài.

Ở vai trò quản lý, bạn có thể cùng nhân viên thiết lập mục tiêu SMART. Điều đó sẽ giúp nhân viên dễ dàng chấp thuận mục tiêu và nỗ lực đạt được như kỳ vọng của công ty. Lưu ý đặc biệt ở đây là bạn cần cùng nhân viên thiết lập mục tiêu chứ không phải bạn giao, ấn định mục tiêu cho nhân viên. Điều đó sẽ đi ngược lại tinh thần của SMART, sẽ khó giúp đảm bảo tính khả thi của mục tiêu.

Giúp team của bạn phát triển và triển khai được những dự án tham vọng hơn

Vì mỗi mục tiêu SMART đều có tính liên kết với các mục tiêu khác theo cả chiều từ trên xuống, ngang hàng và từ dưới lên, do đó, chuỗi mục tiêu này cũng song hành cùng sự phát triển của dự án, của nhân viên. Nhân viên đã hoàn thành được tốt mục tiêu A thì họ nhiều khả năng sẽ đạt tiếp được mục tiêu A+ trong quý tiếp theo. Công ty đã hoàn thành được dự án A thì nhiều khả năng cũng sẽ hoàn thành được dự án A+ có quy mô lớn hơn.

Mục tiêu SMART sẽ giúp team của bạn sẵn sàng và đủ khả năng để chinh phục những dự án tham vọng hơn.

Hướng dẫn áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án

Áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án, bạn có thể thiết lập mục tiêu dự án theo 5 bước như sau:

Specific (cụ thể)

Bạn hãy thiết lập mục tiêu rất cụ thể với 5W:

• What: Mục tiêu cụ thể cần đạt được là gì?
• When: Khi nào cần hoàn thành mục tiêu?
• Why: Tại sao cần đạt được mục tiêu?
• Where: Mục tiêu cần đạt được ở đâu?
• Who: Ai sẽ là người thực hiện mục tiêu?

Khi thiết lập mục tiêu SMART, bạn cũng cần đảm bảo sử dụng từ ngữ rất cụ thể. Mục tiêu chỉ có thể được cụ thể hóa khi các từ ngữ cấu thành nên mục tiêu cũng được sử dụng rất cụ thể, minh bạch, tránh nhầm lẫn.

Ví dụ:

Thay vì nói nhân viên hãy nỗ lực hoàn thành mục tiêu tốt nhất có thể, bạn có thể chỉ rõ họ cần làm tốt như thế nào. Chẳng hạn, nhân viên kinh doanh cần đạt được doanh số ký mới ít nhất 1 tỷ đồng / năm. Đó là một mục tiêu rất cụ thể, rõ ràng và nhân viên sẽ hiểu họ cần làm gì thay vì một mục tiêu mơ hồ “tốt nhất có thể”.

Measurable (đo lường)

Tiếp theo, bạn cần gắn mục tiêu với các yếu tố đo lường được. Mục tiêu chung và các mục tiêu liên quan đến dự án của bạn đều cần được đo lường, định lượng cụ thể.

Các yếu tố đo lường sẽ giúp bạn biết được dự án đã thực sự được hoàn thành hay chưa. Bạn cũng có thể nhìn vào tiến độ đo lường của dự án để dự phòng các tình huống rủi ro, chệnh hướng và không hoàn thành được dự án đúng kế hoạch.

Thông thường, các dự án thường được đo lường bởi các thông số, dữ liệu như:

• Đảm bảo trên 95% người dùng hài lòng
• Đảm bảo 100% ban lãnh đạo khách hàng phê duyệt và ký nghiệm thu dự án
• Đảm bảo dự án phần mềm phát sinh 0 lỗi nghiêm trọng và tối đa 3 lỗi ít nghiêm trọng khi vận hành thực tế

Yếu tố đo lường cho dự án thường là các con số rất cụ thể có thể giúp bạn kiểm soát, nắm rõ tình hình dự án.

Achievable (khả thi)

Bạn chắc chắn không nên triển khai một dự án bất khả thi. Sẽ rất lãng phí nguồn lực cả về thời gian và chi phí nếu bạn điều phối team thực hiện những dự án không thể đạt được kết quả cuối cùng như kỳ vọng.

Một dự án bất khả thi thông thường có thể phát sinh do một số nguyên nhân như:

• Mục tiêu dự án quá khó khăn đến mức bất khả thi
• Có quá ít mục tiêu dự án hoặc ngược lại có quá nhiều mục tiêu đều không tốt
• Nguồn lực cả về nhân sự, tài chính, thời gian của team không đủ để đạt được mục tiêu dự án
• Những tác động bên ngoài, những yếu tố bất ngờ ảnh hưởng đến dự án của bạn như dịch bệnh, phong tỏa…

Khi thiết lập mục tiêu dự án vì vậy bạn nên áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án để đảm bảo mục tiêu có tính thử thách, cần nỗ lực mới đạt được nhưng không trở thành bất khả thi.

Relevant (liên quan)

Một dự án có thể có một mục tiêu chung và rất nhiều mục tiêu liên quan bên dưới. Bạn có thể hình dung chuỗi các mục tiêu của dự án cũng như một chuỗi bậc thang nối tiếp nhau. Các chuỗi mục tiêu liên kết này sẽ giúp team của bạn tiến dần và đạt được mục tiêu chung như kỳ vọng.

Ví dụ:

Dự án của bạn là triển khai phần mềm nhân sự cho khách hàng A chẳng hạn. Vậy bạn có thể thiết lập các mục tiêu liên quan, chẳng hạn như:

• Tiến hành khởi động dự án vào 15/10/2021
• Hoàn thành khảo sát nghiệp vụ khách hàng trước ngày 31/10/2021
• Hoàn thành lập trình các phân hệ chức năng phần mềm trước 31/12/2021
• Hoàn thành kiểm thử phần mềm xong trước ngày 30/1/2022
• Hoàn thành vận hành thử nghiệm tại khách hàng trước ngày 15/2/2022
• Nghiệm thu dự án xong trước ngày 25/2/2022

Time bound (giới hạn thời gian)

Dự án của bạn nên được đặt trong một khung giới hạn thời gian cụ thể. Thời gian cũng chính là tiền bạc, chi phí của công ty bạn. Khi dự án phát sinh thêm thời gian không mong muốn:

• Khách hàng của bạn sẽ không hài lòng, thậm chí ảnh hưởng đến nghiệm thu dự án
• Chi phí nhân sự tham gia dự án cũng phát sinh nhiều hơn
• Danh tiếng, uy tín công ty bị ảnh hưởng

Giới hạn thời gian khi triển khai dự án theo nguyên tắc SMART là điều mọi nhà quản lý đều nên quan tâm.

Trở lại ví dụ triển khai phần mềm nhân sự ở trên, từ mốc 15/10/2021 đến 25/2/2022 là khoảng thời gian dự án được triển khai. Bạn hãy chắc chắn mọi thành viên trong team dự án đều nằm rõ giới hạn thời gian và nỗ lực hướng đến mốc thời gian đó.

Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án

Để hiểu rõ cách áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án, bạn có thể tham khảo các ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Dự án sản phẩm 

• S – Cụ thể: Phòng Sản phẩm cần triển khai dự án Core 2022
• M – Đo lường: Đảm bảo áp dụng triển khai cho 100% khách hàng từ 1/1/2022
• A – Tính khả thi: Với năng lực chuyên môn của Phòng Sản phẩm hiện nay, dự án có thể hoàn thành
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp cập nhật tính năng sản phẩm mới, phù hợp nhu cầu của khách hàng
• T – Giới hạn thời gian: Dự án Core 2022 cần hoàn thành xong trước ngày 15/12/2021

Ví dụ 2: Dự án phát triển nguồn lực

• S – Cụ thể: Tôi muốn phát triển nguồn nhân lực phòng tiếp thị
• M – Đo lường: Với ít nhất 1 chuyên gia 10 năm kinh nghiệm, 2 nhân viên có 3 – 5 năm kinh nghiệm và 3 nhân viên có từ 1 năm kinh nghiệm
• A – Tính khả thi: Với tình hình tài chính và nhu cầu công ty hiện nay, dự án nhân sự trên có thể thực hiện được
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp sẵn sàng nguồn nhân lực cho các mục tiêu tiếp thị của công ty trong năm 2022
• T – Giới hạn thời gian: Dự án cần hoàn thành xong trước ngày 15/12/2021

Ví dụ 3: Dự án phát triển văn phòng đại diện

• S – Cụ thể: Tôi muốn phát triển thêm văn phòng đại diện tại các tỉnh thành phía Nam
• M – Đo lường: 1 văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh, 1 văn phòng tại Đồng Nai, 1 văn phòng tại Bình Dương
• A – Tính khả thi: Với tình hình tài chính và định hướng phát triển hiện nay của công ty, dự án có thể đạt được
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp công ty mở rộng thị trường các tỉnh thành phía Nam
• T – Giới hạn thời gian: Dự án cần hoàn thành xong trước ngày 15/12/2021

Ví dụ 4: Dự án triển khai phần mềm tại khách hàng

• S – Cụ thể: Tôi muốn triển khai thành công phần mềm quản lý hiệu suất liên tục tại khách hàng A
• M – Đo lường: Đạt được 100% thành viên ban lãnh đạo công ty A phê duyệt nghiệm thu dự án
• A – Tính khả thi: Với khả năng đáp ứng của phần mềm và năng lực của team triển khai, dự án có thể hoàn thành được
• R – Tính liên quan: Nhằm mở rộng cơ hội tiếp cận nhóm các khách hàng cùng ngành nghề với công ty A
• T – Giới hạn thời gian: Dự án cần hoàn thành xong trước ngày 15/12/2021

5 mẹo triển khai mô hình SMART cho quản lý dự án

Áp dụng các mẹo khi triển khai mô hình theo nguyên tắc SMART trong quản lý dự án có thể giúp dự án của bạn tiến nhanh, hiệu quả và đúng hướng hơn.

Mẹo số 1: Đảm bảo người đúng việc, việc đúng người

Một dự án sẽ được triển khai tốt hay tệ sẽ phụ thuộc trực tiếp vào nhân sự thực hiện dự án đó. Nếu nhân sự tham gia dự án của bạn là những người nhiệt huyết, sẵn sàng cho công việc và có chuyên môn, kinh nghiệm tốt sẽ là cơ sở tốt để dự án thành công.

Ở góc độ nhà quản lý, bạn không chỉ nên áp dụng nguyên tắc SMART một cách cứng nhắc cho team mà còn cần đảm bảo trang bị các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho nhân sự. Liên tục phát triển, liên tục đào tạo đội ngũ triển khai dự án sẽ giúp bạn chinh phục được nhiều dự án khó khăn, thử thách hơn.

Mẹo số 2: Xây dựng quy trình quản lý dự án hiệu quả

Áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị dự án chỉ có thể phát huy được hiệu quả thực chất nếu SMART được quy trình hóa thành các bước cụ thể trong triển khai dự án. Team của bạn cần hiểu rõ các nguyên tắc SMART trong từng bước của dự án. Họ hiểu được bản chất và nỗ lực đạt được mục tiêu cho từng bước dự án đó.

Ví dụ:

Team triển khai phần mềm của bạn không thể tiến hành lập trình phân hệ ngay nếu tài liệu mô tả yêu cầu của khách hàng chưa được phê duyệt. Việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, kết quả đầu ra của từng bước cụ thể là gì… Đó đều là những bước cụ thể hóa nguyên tắc SMART trong quy trình quản lý dự án hiệu quả.

Mẹo số 3: Xác định các sáng kiến ​​có tác động cao

Khi áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án thực tế, bạn luôn cần xác định liệu có sáng kiến nào có thể giúp dự án đạt được hiệu quả cao hơn nữa không? Nguyên tắc SMART nên được áp dụng rất linh hoạt, phù hợp và thích ứng với những biến chuyển trong thực tại dự án. Bạn không nên áp dụng SMART cứng nhắc. Điều đó sẽ chỉ kéo lùi dự án hoặc thậm chí khiến dự án của bạn kém sáng tạo và chệch hướng mục tiêu.

Nguyên tắc SMART chỉ có thể trở nên SMART nếu được áp dụng với các sáng kiến thông minh, sáng tạo và phù hợp.

Mẹo số 4: Xác định khung thời gian phù hợp

Sẽ có những khoảng thời gian không thuận lợi để bạn triển khai dự án. Do đó, nếu có thể, bạn nên xác định khung thời gian phù hợp trước khi bắt đầu dự án.

Ví dụ:

Khoảng thời gian cuối năm sẽ rất khó để bạn tuyển dụng đủ 1 team dự án mới cho năm 2022. Do đó, dự án tuyển dụng cho team dự án nên được triển khai từ khoảng tháng 6/2021 chẳng hạn.

Mẹo số 5: Tham vấn ý kiến nhân viên

Để hoàn thành dự án với nguyên tắc SMART, bạn nên tham vấn ý kiến và cùng nhân viên thiết lập mục tiêu. Khi nhân viên có vai trò, đóng góp ý kiến ngay từ khi thiết lập mục tiêu sẽ giúp họ thêm sự chủ động và cam kết hoàn thành công việc được giao.

Ví dụ:

Thay vì áp đặt nhân viên cần tuyển dụng đủ team triển khai dự án sản phẩm với ít nhất 1 chuyên gia 10 năm kinh nghiệm, 2 nhân viên có 3 – 5 năm kinh nghiệm và 3 nhân viên có từ 1 năm kinh nghiệm thì bạn có thể tham vấn ý kiến từ trưởng phòng sản phẩm và trưởng phòng nhân sự. Sau khi tham vấn ý kiến, bạn có thể xác định được mức độ phù hợp, khả thi của mục tiêu.

Có thể bạn quan tâm:

• Hướng dẫn thiết lập mục tiêu SMART trong quản lý thời gian (+ ví dụ)
• 5 bước áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch (+ ví dụ)

*

Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án có thể trở thành giải pháp hiệu quả giúp dự án của bạn tiến nhanh, hiệu quả và hiệu suất hơn. Giá trị của SMART không chỉ ở một vài dự án đơn lẻ mà còn có thể giúp đội ngũ của bạn ngày càng phát triển với một ngôn ngữ, tư duy triển khai dự án hiệu quả trong dài hạn.

Nếu bạn cần thêm thông tin về nguyên tắc SMART trong quản lý dự án hay muốn tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn