Quản lý hiệu suất là gì? 5 vấn đề đối với quản lý hiệu suất truyền thống

Quản lý hiệu suất theo cách truyền thống sẽ chia luồng công việc của nhân viên thành các chu kỳ thời gian tương đối dài: 3 tháng, 6 tháng, thậm chí 1 năm. Cách quản lý hiệu suất truyền thống liệu có còn phù hợp với vận hành doanh nghiệp, tổ chức hiện nay? Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể về quản lý hiệu suất truyền thống qua bài viết sau.

Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất là cách quản lý dựa trên việc thiết lập mục tiêu cụ thể theo từng giai đoạn, tiến hành đánh giá hiệu suất theo giai đoạn đó và cuối cùng là lên phương án cải thiện hiệu suất cho giai đoạn tiếp theo. Quản lý hiệu suất truyền thống xem xét quá trình làm việc của nhân viên theo các chu kỳ cụ thể, cố định, có thể là theo quý, 6 tháng hoặc thậm chí là 1 năm.

Áp dụng kỹ năng quản lý hiệu suất công việc theo cách truyền thống, nhà quản lý sẽ thực hiện theo 3 giai đoạn sau:

Thiết lập mục tiêu

Ở bước này, nhà quản lý sẽ cùng nhân viên xem xét các kết quả đạt được trong chu kỳ trước, xem xét các kỳ vọng của công ty, nguồn lực, khả năng hiện tại của nhân viên để thiết lập mục tiêu cho giai đoạn mới.

Ví dụ:

Trong năm 2020, nhân viên quản lý nội dung fanpage của bạn đã giúp tăng lượng theo dõi fanpage lên mức 10.000 người. Với tốc độ phát triển của fanpage, bạn đề ra mục tiêu đến hết 31/12/2021, fanpage sẽ đạt được mốc 15.000 người theo dõi.

Đánh giá hiệu suất hàng năm

Sau khi đã thiết lập được mục tiêu cho nhân viên thực hiện, nhân viên của bạn lúc này sẽ tập trung nỗ lực và cố gắng đạt hoặc thậm chí vượt được mục tiêu đề ra. Khi kết thúc giai đoạn công việc hiện tại, nhà quản lý sẽ cùng nhân viên đánh giá hiệu suất hàng năm.

Cách đánh giá ở đây là xem xét tương quan giữa kết quả công việc nhân viên đạt được so với mục tiêu đã được thiết lập (có thể là từ cuối năm trước).

Ví dụ:

Kết thúc năm 2021, fanpage công ty bạn chỉ đạt mức 14.500 người theo dõi. So sánh với mục tiêu đề ra thì nhân viên quản lý nội dung fanpage đã không hoàn thành được mục tiêu.

Cải thiện hiệu suất

Sau khi xem xét tương quan giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, bạn và nhân viên sẽ cùng nhìn nhận những điểm tích cực gì cần phát huy cũng như những điểm hạn chế nào cần khắc phục trong chu kỳ công việc tiếp theo.

Ví dụ:

Fanpage còn thiếu 500 lượt người theo dõi và chưa hoàn thành được mục tiêu đề ra. Nhân viên của bạn có thể đề ra cách khắc phục là tổ chức thêm ít nhất 4 sự kiện để thu hút người theo dõi fanpage thay vì chỉ 2 sự kiện như trong năm 2021.

5 vấn đề đối với quản lý hiệu suất truyền thống

Quản lý hiệu suất truyền thống theo lối mòn có thể khiến công ty của bạn đối diện với 5 vấn đề dưới đây.

Không công bằng

Kỹ năng Quản lý hiệu suất công việc theo cách truyền thống không đảm bảo được sự công bằng bởi vì:

• Nhà quản lý sẽ có xu hướng đánh giá cao những nỗ lực, kết quả đạt được gần với thời điểm đánh giá
• Cách đánh giá truyền thông khó phản ánh được cả quá trình làm việc của nhân viên
• Đánh giá truyền thống cũng thiếu công bằng với nhân viên vì trong một chu kỳ làm việc quá dài (có thể lên đến 1 năm) có quá nhiều những yếu tố phát sinh có thể ảnh hưởng đến hiệu suất, kết quả làm việc của nhân viên
• Khi tình hình thị trường, khách hàng có những biến chuyển đột ngột ví dụ như dịch bệnh bùng phát thì mục tiêu công việc vẫn chậm chạp thay đổi hoặc thậm chí không thay đổi. Điều này sẽ khiến quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên không hoàn toàn công bằng.

Không phản ánh đúng thông tin

Đánh giá hiệu suất theo cách truyền thống sẽ khó phản ánh được hết nỗ lực của nhân viên theo cả một quá trình. Cách đánh giá này tiềm ẩn nguy cơ nhà quản lý sẽ có được những kết quả công việc của nhân viên trong quá khứ chứ không phải là kết quả hiệu suất công việc trong thực tại.

Ví dụ:

Một nhân viên có tâm lý chờ hoàn thành nốt quý IV để nhận thưởng tết rồi sang năm mới sẽ tìm công việc mới chẳng hạn. Nhân viên này đã có 3 quý đầu làm việc xuất sắc nhưng đến quý IV làm việc rất mất tập trung với hiệu suất thấp. Nếu tổng hợp kết quả cả năm thì đây vẫn là một nhân viên có nỗ lực, hiệu suất tốt trong công việc. Kết quả này không phản ánh đúng được thực tế công việc, hiệu suất của nhân viên đạt được.

Thiếu sự linh hoạt trong thiết lập mục tiêu

Vì mục tiêu công việc được thiết lập tương đối ổn định, rất hiếm khi thay đổi trong suốt 1 năm nên doanh nghiệp khi áp dụng quản lý hiệu suất truyền thống cũng thiếu đi sự linh hoạt trong thiết lập mục tiêu.

Có sự thiếu linh hoạt trong thiết lập mục tiêu này có thể kể đến một số lý do như:

• Mục tiêu trong quản lý hiệu suất truyền thống có tính xuyên suốt, ổn định trong cả 1 chu kỳ công việc
• Nếu thay đổi mục tiêu, nhà quản lý sẽ khó đánh giá được hiệu suất, nỗ lực của nhân viên ở các giai đoạn thay đổi mục tiêu khác nhau
• 1 mục tiêu, 1 cách đánh giá thường dễ dàng thực hiện hơn so với việc thay đổi và chính tâm lý ngại thay đổi cũng khiến cách thiết lập mục tiêu truyền thống thiếu đi tính linh hoạt

Phản hồi không đầy đủ và không thường xuyên

Với quản lý hiệu suất theo cách truyền thống, nhân viên của bạn sẽ hiếm khi nhận được những phản hồi thường xuyên và đầy đủ về công việc họ đang thực hiện. Thậm chí có thể đến gần cuối năm, bạn mới ngồi lại với nhân viên để đánh giá hiệu suất.

Điều đáng buồn là các buổi đánh giá hiệu suất cuối năm lại thường ít khi nhằm cải thiện hiệu suất ngay thời điểm công việc đó mà được sử dụng chủ yếu để xét điều chỉnh tăng lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Như vậy, nhà quản lý sẽ chỉ đánh giá được hiệu suất công việc trong quá khứ của nhân viên chứ không phải hiệu suất trong hiện tại.

Mặt khác, không đầy đủ và không thường xuyên đưa ra phản hồi cho nhân viên cũng dễ dẫn đến việc nhân viên của bạn dễ chệch hướng mục tiêu và suy giảm hiệu suất, động lực làm việc.

Không nhận được sự đồng tình của cả quản lý và nhân viên

Về phía nhà quản lý, các buổi đánh giá hiệu suất theo cách truyền thống thực sự tiêu tốn thời gian, nỗ lực. Đó có thể là 1, 2 tuần, thậm chí là 1 tháng và khiến nhà quản lý bị ảnh hưởng rất nhiều đến công việc.

Lý do mất nhiều thời gian, nỗ lực như vậy là vì kết quả đánh giá sẽ được sử dụng để xét điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Đây là quyền lợi thực tế, sát sườn với mọi nhân viên. Nhà quản lý vì vậy phải rất thận trọng trong triển khai đánh giá hiệu suất để tránh phát sinh những vướng mắc, xung đột trong nội bộ.

Còn về phía nhân viên, họ cũng không thực sự đồng tình với quản lý hiệu suất truyền thống. Biểu hiện cụ thể nhất cho điều này là nhân viên đối diện với các kỳ đánh giá với tâm lý rất nặng nề, lo lắng.

Họ sẽ có xu hướng cố gắng “gồng mình”, cố gắng tô hồng các thành tích đạt được và nói giảm, nói tránh các hạn chế trong công việc. Điều này thực tế đã đi ngược lại với mục tiêu mà quản lý, đánh giá hiệu suất cần hướng tới, đó là: giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên trong hiện tại và tương lai.

Quản lý hiệu suất truyền thống và Quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) là phương pháp quản lý dựa trên việc thiết lập các mục tiêu ngắn hạn, tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu suất thường xuyên và phản hồi liên tục để giúp nhân viên cải tiến hiệu suất.

Khác với phương pháp quản lý truyền thống chỉ hướng vào việc đánh giá hiệu suất của nhân viên trong quá khứ, CPM hướng đến việc đánh giá hiệu suất trong hiện tại, theo thời gian thực. Vì vậy, CPM còn được xem là cuộc cách mạng trong đánh giá hiệu suất của các doanh nghiệp, tổ chức. CPM hoàn toàn có thể khắc phục được các hạn chế, những vướng mắc khi triển khai đánh giá của cách quản lý hiệu suất truyền thống.

Xét về điểm giống nhau, quản lý hiệu suất truyền thống và CPM có những nét, góc độ giống nhau như:

• Cùng xem xét hiệu suất của nhân viên trên cơ sở so sánh tương quan kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra
• Cùng có mục đích giúp cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa quy trình thực hiện của nhân viên

Về điểm khác nhau, quản lý hiệu suất theo cách truyền thống và quản lý hiệu suất liên tục có những điểm khác nhau như sau:

Quản lý hiệu suất truyền thống	Quản lý hiệu suất liên tục
Hồi đáp hàng năm (quá khứ)	Hồi đáp liên tục (hiện tại, tương lai)
Gắn chặt với lương, thưởng	Tách riêng khỏi lương, thưởng
Định hướng / chuyên quyền	Huấn luyện / dân chủ
Tập trung vào kết quả cuối cùng	Tập trung vào quá trình xử lý công việc
Khai thác điểm yếu	Khai thác điểm mạnh
Dễ bị thiên kiến	Dựa trên dữ liệu

Để tìm hiểu rõ hơn về CPM, bạn hãy cùng GoalF xem xét các lợi ích căn bản của CPM dưới đây:

Thúc đẩy động lực và tăng sự gắn bó của nhân viên

Khi áp dụng CPM, nhân viên của bạn sẽ được chủ động thiết lập các mục tiêu cá nhân. Trong quá trình triển khai công việc, nhân viên còn nhận được các phản hồi kịp thời giúp cải tiến hiệu quả công việc. Vì vậy, nhân viên sẽ duy trì và cải thiện được động lực làm việc trong suốt quá trình làm việc của mình.

Mặt khác, với CPM, nhân viên của gia tăng được sự gắn bó với công việc và công ty. Lý do là vì chu kỳ đánh giá của CPM rất nhanh và nhân viên sẽ thường xuyên nhận được những phản hồi công việc cũng như ghi nhận trong công việc, thậm chí theo thời gian thực.

Nghiên cứu của Gallup cho biết: nhân viên của bạn sẽ tăng mức độ gắn bó với công ty lên hơn 2,8 lần so với nhân viên khác nếu được trao đổi với quản lý về các mục tiêu, ghi nhận công việc trong 6 tháng vừa qua. Còn khi nhân viên nhận được phản hồi công việc hàng ngày thì mức độ gắn bó với công ty sẽ tăng hơn gấp 3 lần.

Tăng sự gắn kết của nhân viên

Ngay từ đầu khi áp dụng CPM, nhân viên của bạn sẽ thiết lập các mục tiêu ngắn hạn có sự gắn kết, liên kết với mục tiêu chung của team cũng như hướng đến mục tiêu chung toàn công ty. Như vậy, những nỗ lực công việc và hiệu suất của nhân viên sẽ mang tính cộng hưởng trong một tập thể gắn kết.

Thông qua áp dụng CPM, nhân viên cũng sẽ dễ dàng nhìn nhận được những đóng góp của mình trong bức tranh chung của toàn công ty. Qua đó, họ cũng sẽ gia tăng mức độ gắn kết với các thành viên khác cũng như với công việc và công ty.

Phát triển kỹ năng lãnh đạo và huấn luyện của người quản lý

Thực hiện các buổi check-in và đưa ra phản hồi công việc hữu ích cho nhân viên là một phần trong quy trình thực hiện CPM mà nhà quản lý cần thực hiện. Quy trình CPM vì vậy sẽ giúp, sẽ đòi hỏi nhà quản lý phải gia tăng tương tác với nhân viên của mình. Người quản lý sẽ phát triển được các kỹ năng lãnh đạo và huấn luyện.

Mặt khác, thông qua việc check-in thường xuyên với nhân viên của mình, nhà quản lý sẽ nhìn nhận được các vấn đề trong vận hành công việc, quản trị doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra được các điều chỉnh phù hợp để lãnh đạo, huấn luyện nhân viên phù hợp với những đòi hỏi của thực tế.

Tăng năng suất thông qua cải thiện hiệu suất

Khi nhân viên của bạn đặt ra các mục tiêu cụ thể và đầy thách thức, đồng thời họ nhận được các phản hồi thường xuyên giúp cải thiện tiến độ công việc thì năng suất và động lực làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện.

Về bản chất, CPM là quản lý hiệu suất liên tục và mục tiêu cốt lõi của phương pháp quản lý này hướng đến việc cải thiện hiệu suất của nhân viên. Doanh nghiệp của bạn khi áp dụng CPM sẽ có thể tăng được năng suất tổng thể khi cải thiện được hiệu suất làm việc của các phòng ban, bộ phận cho đến từng nhân viên.

Đánh giá hiệu suất chính xác

Khác với quản lý hiệu suất theo cách truyền thống có chu kỳ đánh giá quá dài: 3 tháng, 6 tháng, thậm chí là 1 năm thì quản lý hiệu suất liên tục có chu kỳ đánh giá định kỳ hàng tuần. Với chu kỳ đánh giá nhân viên như vậy, nhà quản lý có thể đánh giá được chính xác hiệu suất công việc của nhân viên theo tiến độ công việc hiện tại, theo thời gian thực.

Khi bạn sát sao với luồng công việc, mục tiêu công việc của nhân viên cùng CPM, bạn sẽ nắm bắt được nhanh chóng, chính xác về hiệu suất nhân viên đang đạt được.

Tìm hiểu thêm: 6 phương pháp và quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Kỹ năng cần thiết để thực hiện quản lý hiệu suất thành công (Đối với nhà quản lý)

Để có phương pháp quản lý hiệu suất công việc thành công, nhà quản lý cần có kỹ năng cần thiết, phù hợp.

Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu hay cùng nhân viên thiết lập mục tiêu công việc là điều không hề đơn giản, dễ dàng. Chỉ khi mục tiêu chuẩn xác, phù hợp với các nguồn lực, đòi hỏi hiện tại cũng như phù hợp với khả năng, động lực làm việc của nhân viên thì mục tiêu công việc đó mới được thực hiện chủ động, hiệu quả và thành công.

Bạn có thể tham khảo phương quản lý mục tiêu OKRs. Với OKRs, bạn sẽ cùng nhân viên thiết lập mục tiêu (O) và mỗi mục tiêu đó sẽ gắn với từ 3 đến 5 kết quả then chốt (KRs) cần đạt được.

Với OKRs, mục tiêu được thiết lập không chỉ rõ ràng về kết quả cần đạt được như một điểm rõ ràng trên bản đồ mà còn gắn với từng bước, từng kết quả then chốt cần đạt được. Khi nhân viên thực hiện và đạt được các kết quả đó thì đồng nghĩa với việc họ hoàn thành được mục tiêu.

Bạn có thể xem xét ví dụ về OKRs dưới đây:

O: Cải thiện vượt trội hiệu suất công việc

KR1: Tập trung cao độ khi làm việc với việc áp dụng phương pháp làm việc Pomodoro cho 100% thời gian làm việc tại công ty

KR2: Tuyển dụng 1 thư ký hỗ trợ các công việc giấy tờ

KR3: Đảm bảo xử lý hết 100% các công việc gấp và quan trọng trong ngày làm việc

KR4: Thay thế 1 ghế tựa thoải mái hơn ngay trong tháng 9/2021

KR5: Bố trí thêm 1 cây xanh trong phòng làm việc trước ngày 30/9/2021

Tìm hiểu thêm: OKRs là gì?

Kỹ năng trao quyền

Ở vai trò nhà quản lý, bạn cần có kỹ năng trao quyền cho nhân viên. Bản chất cốt lõi của trao quyền là cần trao đúng nhiệm vụ, đúng việc cho đúng người và sắp xếp đúng người xử lý đúng việc. Việc cần đúng người và người cần đúng việc. Chỉ khi có sự phù hợp trong trao quyền như vậy thì hiệu suất công việc của nhân viên mới được đảm bảo.

Trao quyền cho nhân viên sẽ giúp nhà quản lý có thêm thời gian, sức lực để tập trung giải quyết các công việc quan trọng. Ngoài ra, khi được trao quyền và chủ động xử lý công việc, nhân viên của bạn cũng sẽ nhanh chóng trưởng thành, phát triển hơn.

Bạn có thể xem xét giao những nhóm việc sau cho nhân viên thực hiện:

• Việc nhỏ, những việc chỉ mất ít thời gian để có thể hoàn thành như đặt lịch họp, vé máy bay, chuyển thư, quà cho khách hàng…
• Việc cần ít tư duy, tương đối tẻ nhạt, không đòi hỏi kỹ năng cao hay có sự lặp lại như thu thâp thông tin khách hàng, tổng hợp CV ứng viên…
• Việc tốn nhiều thời gian có thể được chia nhỏ ra từng phần nhiệm vụ và giao cho nhiều nhân viên cùng thực hiện, ví dụ như chuẩn bị hồ sơ đấu thầu
• Việc có thể dạy được, không đòi hỏi chuyên môn sâu và bạn có thể chỉ dẫn nhanh chóng cho nhân viên, ví dụ như việc chia sẻ link bài vào các nhóm, diễn đàn
• Việc bạn không có chuyên môn sẽ cần được giao cho những nhân viên có chuyên môn, kinh nghiệm xử lý nhanh chóng, ví dụ như việc thiết kế đồ họa, viết tin bài sự kiện…

Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới hiệu quả

Để giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý cần có sự tích lũy, kiên nhẫn, rèn luyện trong thời gian dài. Bạn nên lưu ý một số chi tiết như:

• Đảm bảo giao tiếp, tương tác thường xuyên
• Hiểu rõ về người bạn đang giao tiếp
• Luôn lắng nghe
• Giữ thái độ bình tĩnh, điềm đạm
• Khen chê đúng cách
• Giao tiếp với sự chân thành
• Tạo không khí vui vẻ
• Quan tâm đến cả cuộc sống của người bạn giao tiếp
• Kiên nhẫn và biết cách thuyết phục

Kỹ năng phản hồi và huấn luyện nhân viên

Nhà quản lý để thực hiện tốt công việc của mình còn cần có kỹ năng phản hồi và huấn luyện nhân viên. Phản hồi để giúp nhân viên bám sát, hướng đến mục tiêu một cách hiệu quả, đảm bảo hiệu suất. Còn kỹ năng huấn luyện để giúp nhân viên liên tục tối ưu hóa, cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực chuyên môn để xử lý công việc hiệu quả hơn. Bạn có thể tổ chức các buổi check-in 1 1 với nhân viên định kỳ hàng tuần để tiến hành phản hồi và huấn luyện, đưa ra các góp ý giúp nhân viên cải tiến công việc.

Ngoài ra, bạn có thể xem xét sử dụng phần mềm GoalF để giúp hỗ trợ phản hồi nhân viên nhanh chóng, hiệu quả. Đặc biệt, hiện GoalF đang áp dụng chính sách đăng ký dùng thử miễn phí trong 5 tuần.

Tìm hiểu thêm: Trải nghiệm phần mềm GoalF

Kết luận

Quản lý hiệu suất, trong đó có việc áp dụng quản lý hiệu suất liên tục sẽ đòi hỏi nhà quản lý dành nhiều thời gian, nỗ lực để tìm hiểu và áp dụng. Để có thể triển khai quản lý hiệu suất đúng hướng, hiệu quả ngay từ đầu, bạn có thể tìm hiểu đăng ký khóa học Kỹ năng cho nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục”

Với khóa học này, các nhà quản lý có thể giúp nhân viên tăng gấp đôi hiệu suất và động lực làm việc chỉ sau 5 tuần áp dụng. Nếu bạn cần thêm thông tin về quản lý hiệu suất hay cần tư vấn về phần mềm GoalF, khóa học quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn