Nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu

Nguyên tắc SMART đã có lịch sử ra đời từ năm 1981 và vẫn được ứng dụng rộng rãi hiện nay.

Giới thiệu về nguyên tắc SMART

SMART là bộ nguyên tắc gồm 5 yếu tố giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả. Năm yếu tố của SMART bao gồm:

• Specific (cụ thể)
• Measurable (đo lường)
• Achievable (khả thi)
• Relevant (liên quan)
• Time bound (giới hạn thời gian)

Về lịch sử ra đời, thuật ngữ SMART lần đầu tiên được George T. Doran nhắc đến trong ấn bản “Management Review” được phát hành vào tháng 11 năm 1981. Sau đó, Giáo sư Robert S. Rubin thuộc ĐH Saint Louis đã viết về SMART và công bố trên báo chí. Tiêu chí SMART cũng nằm trong lý thuyết quản lý theo mục tiêu của Peter Drucker.

Vào năm 2003, trong cuốn sách “Thái độ là tất cả”, Paul J. Meyer (nhà sáng lập Success Motivation International) đã mô tả các đặc điểm của SMART.

Vai trò và lợi ích của nguyên tắc SMART khi thiết lập mục tiêu

SMART có thể đóng vai trò quan trọng và đem lại lợi ích vượt trội khi bạn áp dụng phù hợp trong thiết lập mục tiêu. Cụ thể như:

• Cụ thể hóa, minh bạch hóa mục tiêu. Giúp người thực hiện mục tiêu tránh chệch hướng, nhầm lẫn.
• Giúp đo lường được chính xác tiến độ triển khai, hoàn thành mục tiêu.
• Giúp bạn thiết lập mục tiêu thử thách, có kỳ vọng nhưng không trở thành bất khả thi, vô vọng.
• Giúp liên kết các mục tiêu của team, tổ chức trong một tổng thể chung thống nhất.
• Giúp gắn mục tiêu với các thời hạn thực hiện cụ thể, có cam kết và cả áp lực cần thực hiện đúng hạn.

Mục tiêu SMART được xây dựng với 5 yếu tố: S – cụ thể; M – đo lường; A – khả thi; R – liên quan và T – giới hạn thời gian.

Ví dụ về nguyên tắc SMART

Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc SMART, bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu các ví dụ thiết lập mục tiêu SMART cụ thể dưới đây:

Ví dụ về nguyên tắc SMART trong công việc

Ví dụ 1:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn cải thiện thời gian tuyển dụng thành công 1 vị trí Lập trình viên
• Measurable (đo lường): Xuống mức tối đa 1 tháng / 1 vị trí nhân sự
• Achievable (khả thi): Với dải lương đăng tuyển, danh tiếng công ty và các kênh thông tin tuyển dụng hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này dù cần cố gắng cao độ
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp đáp ứng nguồn nhân lực đủ về số lượng và chất lượng cho Phòng Sản phẩm, Phòng Công nghệ và Phòng Triển khai dự án
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ tháng 12/2021

Ví dụ 2:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn cải thiện số lượng khách mời đăng ký workshop của công ty
• Measurable (đo lường): Lên mức tối thiểu 100 khách mời / workshop
• Achievable (khả thi): Với nội dung workshop, độ thu hút, danh tiếng của diễn giả, các workshop của công ty sẽ đạt được mức tối thiểu 100 khách mời tham gia
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp kết nối khách hàng, lan tỏa hình ảnh công ty mạnh mẽ hơn
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ tháng 12/2021

Ví dụ 3:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn nhân viên không còn đi muộn
• Measurable (đo lường): Tối thiểu 95% nhân viên check-in máy chấm công trước 8:16 phút hàng ngày
• Achievable (khả thi): Với quy chế xử phạt đi làm muộn mới ban hành, tôi có thể đạt được mục tiêu trên
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp hoạt động công ty đi vào quy củ, nề nếp
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ tháng 12/2021

Ví dụ về nguyên tắc SMART cho doanh nghiệp

Ví dụ 1:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn công ty giảm thiểu mức biến động nhân sự hàng tháng
• Measurable (đo lường): Xuống dưới mức 2%
• Achievable (khả thi): Với chính sách phúc lợi, đào tạo và phát triển nhân tài hiện nay, tôi có thể đạt được bà duy trì mục tiêu trên
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp công ty giảm thiểu chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự và ổn định tổ chức để phát triển lâu dài
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu đạt được từ tháng 12/2021

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Ví dụ 2:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn công ty đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận tốt hàng năm
• Measurable (đo lường): Lên mức tối thiểu 10% một năm
• Achievable (khả thi): Với năng lực phát triển nguồn nhân lực, sản phẩm và mở rộng thị trường hiện nay, tôi có thể dẫn dắt công ty đạt được mục tiêu trên
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp công ty vươn lên vị thế Top 5 công ty có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất trong ngành
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần đạt được vào tháng 12.2022

Ví dụ 3:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn công ty xây dựng và vận hành được Trung tâm phát triển tài năng
• Measurable (đo lường): Với mục tiêu mỗi năm tuyển dụng thành công ít nhất 5 nhân viên mới phát triển và được đào tạo từ trung tâm
• Achievable (khả thi): Với nguồn lực công ty hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu trên
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp phát triển đội ngũ nhân sự tài năng, trung thành, gắn bó với công ty
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần đạt được vào tháng 12/2022

Ví dụ về nguyên tắc SMART của lãnh đạo/quản lý

Ví dụ 1:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn các quản lý từ cấp trưởng nhóm trở lên cần dành thời gian đào tạo nhân viên bên dưới
• Measurable (đo lường): 100% quản lý dành tối thiểu 4 tiếng đồng hồ / tháng để đào tạo nội bộ
• Achievable (khả thi): Với nguồn lực, chất lượng đội ngũ quản lý hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu đào tạo nội bộ trên
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp phát triển đội ngũ nhân sự công ty đáp ứng yêu cầu phát triển trong cả ngắn, trung và dài hạn
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ tháng 12/2021

Ví dụ 2:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn đội ngũ quản lý giảm mức lương thực nhận
• Measurable (đo lường): 100% quản lý từ cấp trưởng phòng giảm 30% mức lương thực nhận
• Achievable (khả thi): Với sự đồng lòng của đội ngũ quản lý hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu trên
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn về nguồn tiền trong những tháng cuối năm 2021
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần thực hiện trong quý IV-2021 và sẽ kết thúc vào 31/12/2021

Ví dụ 3:

• Specific (cụ thể): Tôi muốn phát triển đội ngũ quản lý công ty từ chính nhân viên đã gắn bó lâu năm với tổ chức
• Measurable (đo lường): Với ít nhất 50% quản lý từ cấp trưởng nhóm được phát triển từ nhân viên đã gắn bó ít nhất 1 năm với công ty
• Achievable (khả thi): Với nguồn nhân lực đồng đều, giàu chuyên môn, kinh nghiệm hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu về nhân sự quản lý trên
• Relevant (liên quan): Nhằm giúp xây dựng đội ngũ quản lý cấp trung và cấp cao gắn bó lâu dài, thấu hiểu văn hóa, phong cách, tinh thần làm việc của tổ chức
• Time bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu được thực hiện từ tháng 1/2022

Mẹo để thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART

Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART có thể giúp bạn định hình mục tiêu hiệu quả, thông minh hơn. Để áp dụng SMART đúng hướng ngay từ đầu, bạn có thể tham khảo, lưu ý một số mẹo dưới đây:

• Thu hút nhóm của bạn tham gia

Mọi mục tiêu dù đúng đắn, kỳ vọng đến đâu cũng sẽ không chuyển hóa được thành hiện thực nếu bạn không thu hút được nhóm của mình tham gia thực hiện. Để thu hút nhóm, bạn có thể tổ chức cuộc họp để các thành viên có thể đóng góp ý kiến xây dựng mục tiêu. Như vậy, toàn team sẽ xây dựng được mục tiêu cho chính mình và chủ động, cam kết với mục tiêu đó hơn là bị áp đặt mục tiêu từ trên xuống.

• Lập kế hoạch hành động

Mục tiêu SMART là một điểm đến. Điểm đến sẽ vẫn còn mờ mịt nếu bạn không vạch ra được con đường hành động cụ thể. Khi đã có mục tiêu, bạn cần lập được kế hoạch hành động càng cụ thể, chi tiết, rõ ràng càng tốt.

• Viết mục tiêu ra và công khai

Tại sảnh, tại phòng họp, phòng làm việc của công ty, bạn có thể in mục tiêu SMART ra một cách rõ ràng. Mọi phòng ban, nhân viên đều cần hiểu rõ mục tiêu của họ là gì và nỗ lực, chủ động hướng tới mục tiêu đó. Truyền thông nội bộ hiệu quả, rõ ràng, công khai về mục tiêu sẽ giúp việc thực hiện mục tiêu dễ dàng hơn.

• Theo dõi liên tục

Việc theo dõi quá trình thực hiện mục tiêu cần được tiến hành thường xuyên, liên tục, cả định kỳ và đột xuất. Điều đó sẽ giúp nhân viên duy trì được sự tập trung, động lực và quyết tâm đạt được mục tiêu. Khi lãnh đạo theo dõi thường xuyên, nhân viên sẽ cảm nhận được sự quan trọng của mục tiêu và càng nỗ lực hoàn thành mục tiêu đúng hạn như kỳ vọng ban đầu.

• Đánh giá lại các mục tiêu khi cần thiết

Khi tình hình thực tế ví dụ như khách hàng, thị trường hay các yếu tố ngoại cảnh, nội tại khác thay đổi thì bạn cần phải có đánh giá nhanh về mục tiêu. Mục tiêu liệu có còn phù hợp, có trở ngại, vướng mắc hay cần điều chỉnh gì khác không? Càng sớm đánh giá và điều chỉnh mục tiêu phù hợp thì bạn sẽ càng giảm thiểu được các yếu tố bất ổn và tiếp tục dẫn dắt giúp team hoàn thành được mục tiêu.

• Sử dụng hệ thống quản lý hiệu suất

Có mục tiêu và kế hoạch hành động rõ ràng vẫn chưa đủ. Bạn còn cần tham khảo sử dụng hệ thống quản lý hiệu suất liên tục (CPM). CPM bao gồm việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi liên tục cho nhân viên. Để thực hiện CPM, nhà quản lý sẽ cần thực hiện 3 bước:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Bước 2: Check-in 1 1 với nhân viên

Bước 3: Phản hồi công việc

Với CPM, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được hiệu suất thực tại, các vấn đề công việc thực tại của nhân viên. Việc theo dõi hiệu suất vì vậy không những nhanh chóng mà thậm chí có thể còn là theo dõi hiệu suất trong thời gian thực.

*

Nguyên tắc SMART đã được ứng dụng trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp để thiết lập mục tiêu hiệu quả, thông minh. Hi vọng ví dụ về nguyên tắc SMART kể trên sẽ có những gợi mở, giúp bạn thiết lập mục tiêu cho tổ chức đúng hướng, phù hợp ngay từ đầu.

Nếu bạn cần trao đổi thêm về nguyên tắc SMART hay muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn cải thiện hiệu suất doanh nghiệp.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết 9 ví dụ về nguyên tắc SMART đơn giản & dễ hiểu nhất đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Có thể bạn quan tâm:

• Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch
• Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án
• Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART là gì?

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART đã được George T. Doran nhắc đến trong ấn bản “Management Review” được phát hành vào tháng 11 năm 1981. Sau đó, mục tiêu SMART được Giáo sư Robert S. Rubin thuộc ĐH Saint Louis tiếp tục nghiên cứu và công bố trên báo chí. Trong lý thuyết quản lý theo mục tiêu của Peter Drucker cũng có đề cập đến tiêu chí SMART.

Trải qua quá trình định hình và nghiên cứu phát triển, mục tiêu SMART đến nay vẫn được ứng dụng phổ biến và được xem là bộ nguyên tắc giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả. Khi áp dụng SMART, bạn sẽ thiết lập mục tiêu dựa trên và đảm bảo 5 yếu tố:

• Specific (cụ thể)
• Measurable (đo lường)
• Achievable (khả thi)
• Relevant (liên quan)
• Time bound (giới hạn thời gian)

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART được xây dựng với 5 yếu tố: S – cụ thể; M – đo lường; A – khả thi; R – liên quan và T – giới hạn thời gian.

Áp dụng nguyên tắc SMART xác định mục tiêu có thể đem lại cho bạn những giá trị, ý nghĩa trong công việc, phát triển tổ chức, đội nhóm như:

• S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu, giúp tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
• M – Đo lường: Giúp bạn đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu
• A – Khả thi: Giúp bạn thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi
• R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu bạn thực hiện trong một bức tranh chung tổng thể
• T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để bạn hoàn thành mục tiêu đúng hạn

Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc đặt mục tiêu SMART, bạn có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh

• S – Cụ thể: Tôi muốn phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh tại cả Trụ sở chính Hà Nội và Chi nhánh Đà Nẵng, Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh
• M – Đo lường: Với tổng số lượng nhân viên kinh doanh đạt tối thiểu 10 người / Trụ sở, Chi nhánh
• A – Khả thi: Với năng lực tài chính và danh tiếng công ty hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu phát triển nhân sự kinh doanh như trên
• R – Liên quan: Nhằm giúp phát triển đội ngũ kinh doanh đồng đều trên cả 3 miền đất nước
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 15/3/2022

Ví dụ 2: Tuyển dụng nhân sự

• S – Cụ thể: Tôi muốn tuyển dụng đội ngũ lập trình viên mới cho phòng sản phẩm
• M – Đo lường: Với ít nhất 2 lập trình viên senior và 5 lập trình viên junior
• A – Khả thi: Với quỹ lương cho phòng sản phẩm trong năm 2022, danh tiếng và cơ hội việc làm tại công ty, mục tiêu trên có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp phòng sản phẩm có thêm nguồn lực thực hiện dự án core sản phẩm 2022
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu tuyển dụng cần hoàn thành xong trước ngày 15/3/2022

Ví dụ 3: Tổ chức hoạt động nội bộ

• S – Cụ thể: Tôi muốn tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ trên quy mô toàn công ty
• M – Đo lường: Với ít nhất 1 sự kiện, hoạt động trong 1 quý
• A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ truyền thông nội bộ và quỹ ngân sách hoạt động nội bộ hiện nay, mục tiêu này có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp nhân viên có trải nghiệm làm việc tại công ty tốt hơn
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ quý IV-2021

Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART

Nguyên tắc SMART trong xây dựng mục tiêu cần được thiết lập có nguyên tắc rõ ràng. Chỉ có như vậy việc thiết lập mục tiêu SMART mới đạt được hiệu quả, đúng hướng ngay từ đầu.

Các mục tiêu SMART cụ thể – Specific

Bộ câu hỏi 5W có thể giúp bạn cụ thể hóa mục tiêu của mình. 5W bao gồm:

• What: Tôi muốn đạt được điều gì?
• Who: Ai tham gia vào mục tiêu này?
• Where: Mục tiêu này cần thực hiện ở đâu?
• When: Khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu này?
• Why: Tại sao tôi muốn đạt được mục tiêu này?

Mục tiêu nên được hình dung như một điểm rõ ràng, cụ thể và nổi bật trên bản đồ, giúp định hướng hành động cho bạn và team. Bộ câu hỏi 5W ở góc độ này cũng như những dấu mốc quan trọng để bạn định vị được điểm rõ ràng trên bản đồ đó.

Cụ thể hóa mục tiêu sẽ giúp bạn giảm được nguy cơ bị chệch hướng. Bạn không nên thiết lập mục tiêu với những từ ngữ như: Càng sớm càng tốt, tiết kiệm nhất, tốt nhất… Thay vào đó, mục tiêu cần gắn với những từ ngữ, con số cụ thể, định lượng, đảm bảo chính xác, rõ ràng.

Ví dụ:

• Kết quả tuyển dụng cần đảm bảo đúng hạn ít nhất 95% các vị trí đăng tuyển
• Mục tiêu doanh số kinh doanh cần đạt được trước ngày 31/12/2021
• Tiết kiệm ít nhất 5% chi phí văn phòng năm 2021 so với năm 2020

Mục tiêu SMART của bạn cần được thiết lập rất cụ thể, rõ ràng.

Các mục tiêu SMART có thể đo lường – Measurable

Để đo lường mục tiêu, bạn có thể sử dụng câu hỏi 1H (How much / How many). Câu hỏi bao nhiêu giúp bạn xác định được điểm ngưỡng giới hạn cụ thể mà khi đạt được điểm đó đồng nghĩa với việc mục tiêu được hoàn thành. Một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để đo lường mục tiêu, chẳng hạn như:

• Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu là bao nhiêu?
• Kết quả công việc cần đạt được ở mức nào?
• Khi nào mục tiêu được xác định hoàn thành?

Khi bạn trả lời được câu hỏi 1H ở trên, mục tiêu SMART sẽ được định hình rõ ràng hơn, chẳng hạn như:

• Tôi muốn hoàn thành cự ly đạp xe liên tục 100km
• Tôi muốn đạt thu nhập lớn hơn 500 triệu đồng / năm
• Tôi muốn đạt tổng doanh thu ký hợp đồng mới ở mức ít nhất 10 tỷ đồng / năm

Các con số liên tục 100km, hơn 500 triệu đồng, ít nhất 10 tỷ ở trên đều là những thước đo cụ thể giúp bạn đo lường rõ ràng và biết rằng mình có đang thực sự đạt được mục tiêu như kỳ vọng hay không. Nhìn vào thước đo này, bạn cũng sẽ lường trước được lộ trình hành động cũng như dự phòng được các tình huống rủi ro, khiến bạn và team không đạt được mục tiêu.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Các mục tiêu SMART có thể đạt được – Achievable

Bản chất của mục tiêu là những kỳ vọng vượt trội hơn, tốt hơn so với hiện tại. Thiết lập và hướng tới mục tiêu vì vậy cũng là tập hợp những nỗ lực cao độ, có tính thử thách. Tuy nhiên, bạn nên phân định rõ một mục tiêu có tính thử thách nhưng khả thi với một mục tiêu quá khó khăn và bất khả thi.

Để đảm bảo mục tiêu có tính thử thách nhưng vẫn khả thi, bạn có thể đặt ra và tìm cách trả lời các câu hỏi như:

• Làm thế nào tôi có thể hoàn thành mục tiêu này?
• Tôi có đủ nguồn lực và khả năng để đạt được mục tiêu không?
• Nếu không đủ nguồn lực thực hiện mục tiêu, tôi đang thiếu gì?

Bạn có thể đánh giá việc thực hiện mục tiêu theo các dải màu trực quan, theo đó:

• Màu đỏ: Mục tiêu rất khó đạt được, đến mức bất khả thi
• Màu cam: Mục tiêu có tính thử thách nhưng vẫn có thể đạt được nếu nỗ lực
• Màu xanh: Mục tiêu có thể đạt được một cách dễ dàng

Nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART nên được thiết lập trong khoảng màu cam. Trường hợp bạn thiết lập quá nhiều mục tiêu màu đỏ có thể khiến team nản chí, suy giảm động lực làm việc. Ngược lại, nếu bạn thiết lập mục tiêu chỉ trong khoảng màu xanh dễ dàng thì team của bạn sẽ khó tiến bộ, kết quả công việc đạt được không có giá trị cao.

Ví dụ:

Nếu nhân viên kinh doanh của bạn còn ít kinh nghiệm thì mục tiêu tổ chức được 10 cuộc họp với khách hàng mỗi tháng sẽ rất thử thách. Bạn có thể giảm mục tiêu cho nhân viên xuống màu cam với mục tiêu tổ chức ít nhất 4 cuộc họp với khách hàng mỗi tháng.

Mục tiêu SMART thực tế – Realistic

Thiết lập và thực hiện mục tiêu cần có tầm nhìn xa, rộng mở nhưng đồng thời cũng rất cần đảm bảo yếu tố thực tế. Một mục tiêu được thiết lập và thực hiện sẽ đi sau đó là chi phí, nỗ lực, các vấn đề về tài chính, nhân lực. Do đó, bạn hãy đảm bảo chắc chắn rằng mục tiêu đó thực tế, thực sự cần thiết đạt được. Mặt khác, mặt tiêu cần phù hợp với tổng thể các mục tiêu khác và mục tiêu chung cuối cùng mà bạn hay tổ chức muốn đạt được.

Ví dụ:

Mục tiêu lâu dài của công ty là mở rộng thị trường phát triển phần mềm sang Nhật Bản. Vậy, mục tiêu thực tế lúc này bạn có thể giao cho phòng nhân sự là:

• Tuyển dụng ít nhất 05 kỹ sư cầu nối thông thạo tiếng Nhật trong quý I-2022
• Tiến hành đào tạo, thành lập câu lạc bộ tiếng Nhật trong nội bộ công ty, bắt đầu từ quý IV-2021…

Các mục tiêu cần có tính liên kết, thực tế, tạo tiền đề, động lực để bạn và tổ chức đạt được những mục tiêu, kết quả vượt trội hơn.

Để xác định một mục tiêu có phù hợp hay không, bạn có thể cân nhắc trả lời những câu hỏi sau:

• Điều này có đáng giá không?
• Đây có phải là thời điểm thích hợp thực hiện mục tiêu?
• Mục tiêu có phù hợp với những nỗ lực, nhu cầu, mục tiêu khác của bạn không?
• Bạn có phải là người phù hợp để đạt được mục tiêu này không?
• Mục tiêu có áp dụng, thực hiện được trong bối cảnh hiện tại không?

Mục tiêu SMART phải có thời hạn – Time-bound

Thời gian cũng là tiền bạc và quan trọng hơn là cơ hội cho tổ chức của bạn. Ví dụ như dự án sản phẩm của bạn được nghiệm thu và đi vào vận hành từ quý IV-2021 sẽ rất khác so với để trôi sang tận quý II-2022 chẳng hạn. Thêm thời gian triển khai mục tiêu là phát sinh thêm nỗ lực, thêm chi phí lương và giảm đi cơ hội cạnh tranh, hợp tác kinh doanh của công ty.

Nhìn rộng ra, mọi mục tiêu đều cần gắn với một thời hạn cụ thể, rõ ràng. Việc bạn gắn mục tiêu với thời hạn hoàn thành sẽ giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng của quản lý và giúp họ có thể chủ động sắp xếp công việc hợp lý. Mặt khác, thời hạn cần hoàn thành mục tiêu cũng là một áp lực vừa đủ, phù hợp để giúp nhân viên liên tục duy trì được động lực, sự tập trung trong công việc.

Để đảm bảo gắn yếu tố giới hạn thời gian vào từng mục tiêu một cách phù hợp, bạn có thể trả lời các câu hỏi như:

• Mục tiêu của tôi có thời hạn không?
• Đến khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu của mình?
• Mục tiêu này cần khoảng thời gian thực hiện trong bao lâu?

Ví dụ:

Bạn mong muốn hoàn thành mục tiêu đạp xe 100km liên tục. Bạn có thể giới hạn thời gian tập luyện trong 6 tháng và cần thực hiện buổi đạp xe trước ngày 30/6/2022 chẳng hạn. Ngày 30/6 là một mốc thời gian cụ thể, rõ ràng, gắn liền với mục tiêu bạn kỳ vọng đạt được.

Thiết lập mục tiêu đảm bảo 5 yếu tố của SMART sẽ giúp mục tiêu của bạn rõ ràng, cụ thể và hiệu quả hơn.

Hướng dẫn đặt mục tiêu SMART qua 5 bước

Thực tế thiết lập và triển khai mục tiêu rất đa dạng và đòi hỏi nhiều nỗ lực, suy nghĩ của nhà quản lý. Bạn có thể tham khảo các bước để đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART đặt mục tiêu dưới đây:

Xác định một mục tiêu dài hạn (tầm nhìn)

Mục tiêu dài hạn của một tổ chức thông thường sẽ chính là tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức đó. Những nguyên tắc SMART thiết lập mục tiêu trong ngắn và trung hạn cần đảm bảo cộng hưởng, góp phần giúp tổ chức đạt được mục tiêu trong dài hạn.

Bạn có thể hình dung mỗi khi đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART cũng giống như một bậc thang, giúp tổ chức của bạn nâng tầm dần và đủ sức chạm tới mục tiêu dài hạn như kỳ vọng ban đầu.

Lựa chọn ưu tiên (trong thời điểm hiện tại)

Mong muốn và những mục tiêu mà tổ chức kỳ vọng đạt được có thể rất nhiều. Tuy nhiên, nguồn lực của bất kỳ tổ chức nào cũng có giới hạn. Nguồn lực ở đây bao hàm cả vấn đề về tài chính và con người. Do đó, ở góc độ quản lý, bạn cần trên cơ sở thực tế doanh nghiệp, ưu tiên lựa chọn những mục tiêu quan trọng nhất với tổ chức để thực hiện trước. Những mục tiêu ít quan trọng hơn hay không cấp bách bằng có thể thực hiện sau.

Giúp các ưu tiên trở thành mục tiêu SMART

Những ưu tiên phát triển của doanh nghiệp cần được cụ thể hóa trở thành nguyên tắc SMART mục tiêu với 5 tiêu chí: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time bound (giới hạn thời gian).

Khi đảm bảo chuyển hóa các ưu tiên trở thành mục tiêu SMART, bạn sẽ giúp định hình, cụ thể hóa công việc cần thực hiện, đích đến mà bạn kỳ vọng đạt được. Đội ngũ của bạn sẽ thực hiện những mục tiêu có kế hoạch rõ ràng, hiệu quả thay vì nỗ lực không đúng hướng và không đạt được kỳ vọng.

Chia sẻ mục tiêu SMART với cả nhóm

Khi đã thiết lập được mục tiêu SMART, bạn nên chia sẻ mục tiêu rõ ràng với cả nhóm. Điều này rất quan trọng nhằm giúp toàn team hiểu rõ cần hướng tới điều gì, nỗ lực để đạt được điều gì. Nỗ lực đúng hướng sẽ giúp cải thiện sự tập trung, động lực làm việc cũng như hiệu suất của từng thành viên.

Bên cạnh đó, bạn không những nên chia sẻ về nguyên tắc SMART trong đặt mục tiêu mà còn nên thu thập ý kiến đóng góp từ các thành viên. Mọi thành viên đều có thể đóng góp ý kiến để giúp xây dựng, điều chỉnh mục tiêu SMART phù hợp thực tế hơn.

Nhà quản lý không nên áp đặt nguyên tắc SMART trong lập mục tiêu cho toàn team. Điều bạn khẳng định là đúng, là phù hợp chưa chắc đã hoàn toàn chuẩn xác. Do đó, bạn nên học cách lắng nghe từ chính các thành viên trong team của mình để thiết lập mục tiêu SMART hiệu quả nhất.

Mục tiêu toàn team nên được chia sẻ rõ ràng với toàn team để tất cả các thành viên cùng hiểu rõ và nỗ lực cao độ hơn.

Gán mục tiêu với một chủ sở hữu

Mục tiêu SMART cần có một người chủ sở hữu, chịu trách nhiệm rõ ràng về việc thực hiện mục tiêu đó. Việc kết nối, huy động nguồn lực để đạt được mục tiêu có thể cần rất nhiều người nhưng chịu trách nhiệm và chủ sở hữu mục tiêu chỉ cần 1 người duy nhất. Nếu bạn để nhiều người cùng sở hữu, chịu trách nhiệm về mục tiêu sẽ dễ dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm hoặc không rõ ràng về vai trò của các thành viên trong team.

*

Thiết lập mục tiêu hiệu quả để định hướng công việc cho team đúng hướng ngay từ đầu sẽ giúp tổ chức của bạn tiết kiệm, tối ưu hóa nguồn lực. Bạn có thể tham khảo, áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu SMART để cân chỉnh mục tiêu cụ thể, rõ ràng hơn.

Nếu bạn muốn nhận thêm thông tin, muốn trao đổi về nguyên tắc đặt mục tiêu SMART, hoặc bạn muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

OKRs là gì?

OKRs (Objective & Key Results) là phương pháp quản trị mục tiêu đã được hàng loạt các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới sử dụng như Intel, Google… OKRs được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều doanh nghiệp lớn nhưng không có nghĩa OKRs chỉ có thể áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Thực tế, OKRs có thể triển khai và áp dụng cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho các team và thậm chí là cả giúp quản trị mục tiêu cho từng cá nhân.

OKRs được cấu thành từ 2 bộ phận:

• Objective là mục tiêu như một điểm đến rõ ràng mà cả công ty, team hay cá nhân bạn hướng đến.
• Key Results là những kết quả then chốt (thông thường từ 3 – 5 kết quả) có tính liên kết, giúp công ty, team hay cá nhân của bạn dần đạt được mục tiêu. Mỗi kết quả then chốt cũng giống như một bậc thang giúp bạn tiến gần hơn đến với mục tiêu như kỳ vọng.

Lịch sử phát triển của OKRs có thể kể đến những dấu mốc như:

• Ý tưởng ban đầu về OKRs và cũng là nơi áp dụng OKRs đầu tiên là Intel. Sau đó, phương pháp quản trị mục tiêu này được áp dụng lan rộng sang các công ty khác ở thung lũng Silicon.
• Năm 1999, Google đã áp dụng OKRs khi còn là một công ty có quy mô rất nhỏ với chỉ 40 nhân viên. Cho đến nay khi quy mô nhân sự đã hơn 60.000 nhân viên, Google vẫn đạt được những thành công trong quản trị mục tiêu với OKRs.
• Ngày này, OKRs không chỉ được áp dụng tại các công ty công nghệ như Intel, Google mà đã mở rộng ra nhất nhiều các công ty khác như: Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin…
• Tại Việt Nam, OKRs đã được áp dụng tại các doanh nghiệp lớn như: FPT, Tinh Vân, CareerBuilder Việt Nam…

OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều công ty, tổ chức lớn

Sử dụng OKRs để thiết lập mục tiêu trong tổ chức

Để hiểu cách sử dụng OKRs trong thiết lập mục tiêu của tổ chức, bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cách thiết lập OKRs, kim tự tháp mục tiêu và cấu trúc OKRs trong tổ chức.

Thiết lập OKRs

Một OKRs sẽ bao gồm 1 mục tiêu (Objective) và từ 3 – 5 kết quả chính (Key Results). Để thiết lập OKRs hiệu quả, bạn cần hiểu rõ tính chất của mục tiêu và kết quả chính.

Kim tự tháp mục tiêu trong tổ chức

Mục tiêu trong tổ chức có thể được thiết lập theo hình kim tự tháp với đỉnh cao nhất là mục tiêu gắn với sứ mệnh

Một tổ chức có thể có rất nhiều mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, xét về tính chất, chu kỳ thực hiện mục tiêu, bạn có thể thiết lập mục tiêu theo một hình kim tự tháp như trên. Theo đó:

• Các dự án, kế hoạch, công việc cụ thể ở đáy của kim tự tháp mục tiêu. Các mục tiêu này thường được thiết lập theo chu kỳ hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí là hàng ngày. Ví dụ: Mục tiêu của team tuyển dụng trong tháng 11/2021 là tuyển dụng đủ 4 lập trình viên có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên cho phòng sản phẩm.
• Tiếp theo là các mục tiêu quý. Đây cũng chính là mục tiêu OKRs, những điều tổ chức của bạn cần tập trung đạt được trong quý đó. Ví dụ: Phát triển mạnh mẽ đội ngũ nhân sự giúp đáp ứng tối đa nhu cầu phát triển của công ty trong quý I-2022.
• Được thiết lập theo chu kỳ năm là các mục tiêu năm. Thông thường, các mục tiêu năm sẽ được thiết lập thông qua các buổi họp chiến lược của tổ chức. Mục tiêu năm sẽ giúp tổ chức của bạn xác định, giải đáp được câu hỏi: năm nay chúng ta đi đến đâu. Ví dụ: Năm 2022, công ty chúng ta sẽ mở rộng thị trường ra các tỉnh thành miền Trung và miền Nam.
• Còn để xác định tổ chức sẽ đi xa đến đâu, tổ chức sẽ cần mục tiêu gắn với tầm nhìn. Ví dụ: Công ty chúng ta sẽ nỗ lực vươn lên Top 3 doanh nghiệp công nghệ thông tin hàng đầu của Việt Nam.
• Cao nhất trên đỉnh kim tự tháp mục tiêu là mục tiêu gắn với sứ mệnh. Mục tiêu sứ mệnh sẽ giải đáp giúp tổ chức những câu hỏi như: chúng ta tồn tại vì điều gì? chúng ta phục vụ ai? Ví dụ: Chúng ta nỗ lực đem giải pháp phần mềm quản trị nhân sự đồng hành cùng hàng loạt các doanh nghiệp của Việt Nam để giúp gia tăng hiệu suất, hiệu quả của doanh nghiệp Việt.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Cấu trúc OKRs trong tổ chức

Xét về cấu trúc của OKRs trong tổ chức, bạn có thể chia OKRs thành 3 dạng dưới đây:

• OKRs của công ty: OKRs của công ty thuộc sở hữu của giám đốc. Đây là một bức tranh lớn với những gì ban giám đốc nghĩ rằng cả công ty cần tập trung vào trong một khoảng thời gian nhất định (1 chu kỳ). OKRs của công ty giống như “kim chỉ nam” để tất cả cùng hiểu vào thời điểm hiện tại điều gì là quan trọng và tất cả chúng ta phải tập trung vào làm. Trên bản đồ mục tiêu, OKRs của công ty cần được đặt ở vị trí trung tâm. Từ OKRs của công ty, bạn sẽ thiết lập mục tiêu của các nhóm liên kết với OKRs công ty.
• OKRs của nhóm: OKRs của nhóm thuộc sở hữu của trưởng nhóm. OKRs nhóm sẽ cần chỉ rõ ra những ưu tiên của nhóm sẽ hỗ trợ để thực hiện mục tiêu chung của công ty. OKRs của nhóm không phải là tập hợp những OKRs của nhân viên.
• OKRs của cá nhân: OKRs của cá nhân sẽ cần thể hiện rõ nhiệm vụ, chi tiết cụ thể công việc cần thực hiện những điều gì để góp phần đạt được mục tiêu của nhóm. Một lưu ý khi thiết lập OKRs của cá nhân là mục tiêu cá nhân không được thiết lập theo dạng “thác đổ” từ trên xuống dưới mà nhân viên có thể chủ động  thiết lập mục tiêu thử thách, phù hợp với bản thân cùng quản lý nhóm.

Trong đó, OKRs của công ty ở cao nhất chi phối tất cả các OKRs bên dưới. OKRs nhóm sẽ phụ thuộc, kết nối với OKRs công ty. Còn OKRs cá nhân sẽ phụ thuộc, kết nối với OKRs nhóm.

Với cấu trúc thiết lập OKRs như vậy, mục tiêu của tổ chức sẽ được thống nhất và thông suốt từ trên xuống dưới. Nhân viên nỗ lực hoàn thành OKRs cá nhân cũng là đóng góp để hoàn thành OKRs nhóm. Và từng nhóm nỗ lực hoàn thành OKRs nhóm cũng là đóng góp để hoàn thành OKRs toàn công ty.

OKRs cá nhân và OKRs phòng ban đều có sự liên kết, cộng hưởng để hướng tới OKRs toàn công ty

Lợi ích khi sử dụng OKRs thiết lập mục tiêu

OKRs giúp tổ chức của bạn có thể quản lý, thiết lập mục tiêu hiệu quả. OKRs đem tới cho bạn nhiều lợi ích đa dạng trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Tập trung

Khi bạn thiết lập mục tiêu OKRs, toàn công ty của bạn sẽ chỉ thiết lập số lượng mục tiêu hàng quý rất tập trung với tối đa chỉ có 3 mục tiêu. Mỗi mục tiêu đề ra cũng sẽ đi kèm với tối đa 5 kết quả chính cần đạt được. Như vậy, trong thời gian 3 tháng, toàn công ty, team của bạn sẽ tập trung vào tối đa 3 mục tiêu và tối đa 15 kết quả chính. Số lượng O và KRs như vậy là đủ đảm bảo khối lượng công việc, nỗ lực cho toàn công ty nhưng không biến các mục tiêu trở thành gánh nặng, áp lực, gây căng thẳng lên nhân viên.

Nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ mình cần hướng đến điều gì, cần làm gì một cách rất tập trung trong từng quý.

Một tổ chức cần tập trung và lựa chọn dồn nguồn lực vào giới hạn các mục tiêu cụ thể vì nguồn lực của mọi tổ chức thông thường đều có hạn. Công ty của bạn không thể đồng thời làm tốt mọi mục tiêu. Việc phân tán nguồn lực về mặt con người, thời gian, chi phí… chỉ khiến bạn khó lòng dẫn dắt team giải quyết được các mục tiêu cốt lõi, cần tập trung đạt được trong quý.

Để đảm bảo thiết lập mục tiêu tập trung nhất, bạn nên lưu ý thực hiện:

• Tiến hành đặt ra và tìm cách giải đáp câu hỏi: điều gì quan trọng nhất trong 3, 6 hay 12 tháng tới mà công ty bắt buộc phải đạt được?
• Thực hiện minh bạch hóa mục tiêu toàn công ty để các phòng ban, team và từng nhân viên hiểu rõ họ cần tập trung vào mục tiêu OKRs gì trong quý
• Không áp đặt nhân viên thực hiện các nỗ lực nằm ngoài OKRs của phòng ban, team hay cá nhân nếu không cần thiết. Bạn muốn nhân viên tập trung vào mục tiêu thì cần cho họ khoảng không gian, thời gian, nguồn lực để có thể tập trung xử lý công việc theo kế hoạch, mục tiêu đã đề ra.

Áp dụng OKRs có thể giúp nhân viên của bạn tập trung hơn trong công việc

Cam kết

Theo Harvard Business Review, các công ty thiết lập được sự liên kết, cam kết giữa các nhân viên hướng về mục tiêu chung sẽ có khả năng trở thành những công ty hàng đầu trong lĩnh vực của mình.

Khi công ty của bạn gặp những thất bại trong việc đạt được mục tiêu, bạn không nên tranh cãi hay đổ lỗi cho một bộ phận, phòng ban hay cho một cá nhân nào đó. Điều bạn cần thay đổi là xây dựng tinh thần hợp tác, cam kết đạt được mục tiêu giữa tất cả các thành viên trong công ty.

Thiết lập mục tiêu OKRs đúng cách hoàn toàn có thể giúp bạn gia tăng được khả năng tập trung, liên kết các thành viên cam kết đạt được mục tiêu. Có được điều đó vì ngay từ khâu thiết lập mục tiêu ban đầu, nhân viên của bạn được cùng quản lý của họ thiết lập mục tiêu chứ không phải bị giao mục tiêu một cách bị động. Nhân viên có tiếng nói, có thể đóng góp ý kiến cho mục tiêu chính họ cần thực hiện và sẽ dễ dàng chấp nhận, cam kết thực hiện mục tiêu hơn.

Mặt khác, OKRs các team sẽ liên kết, hướng đến OKRs toàn công ty. Còn OKRs cá nhân sẽ liên kết, cùng hướng đến OKRs team. Do đó, về tổng thể, tất cả nhân viên của bạn sẽ cùng cam kết và hướng đến OKRs toàn công ty.

Ví dụ:

OKRs quý IV-2021 của công ty bạn là gấp rút tích hợp, ra mắt tính năng chấm công GPS cho phần mềm quản lý nhân sự. Vậy, team sản phẩm sẽ cần cam kết nghiên cứu và tích hợp thành công tính năng chấm công GPS và hệ thống phần mềm hiện tại. Còn ở cấp độ nhân viên, nhân viên ở các team khác cũng sẽ cam kết hướng tới mục tiêu đó. Nhân viên tuyển dụng có thể sẽ cần cam kết tuyển dụng thành công ít nhất 3 lập trình viên mobile trước ngày 31/10/2021.

Mỗi phòng ban, team trong công ty của bạn có một thế mạnh, đảm bảo một chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, khi công ty đã thiết lập OKRs quý thì tất cả các team và nhân viên sẽ cùng cam kết, nỗ lực hướng tới mục tiêu chung theo cách của mình.

Căn chỉnh

Ở góc độ nhà quản lý, bạn sẽ khó căn chỉnh công việc của nhân viên nếu không có một phương pháp quản trị phù hợp. Liệu công việc nào thực sự quan trọng, cần dành thời gian, nguồn lực thực hiện và ngược lại, công việc nào là dư thừa, cần loại bỏ để tối ưu hiệu suất của nhân viên? Thiết lập mục tiêu OKRs có thể giúp bạn căn chỉnh mục tiêu, nỗ lực công việc của nhân viên hiệu quả.

Với OKRs, mọi nhân viên đều hướng tới hoàn thành mục tiêu của cá nhân và đóng góp, cộng hưởng nỗ lực để giúp hoàn thành OKRs phòng ban. Và các phòng ban cũng có OKRs của riêng mình. Cộng hưởng các nỗ lực, kết quả thực hiện OKRs phòng ban sẽ giúp toàn công ty bạn đạt được mục tiêu chung.

Hàng ngày, từng nhân viên sẽ tập trung làm những điều quan trọng, đóng góp trực tiếp giúp hoàn thành OKRs của cá nhân, phòng ban và công ty. Mọi công việc vì vậy đều có ý nghĩa, được căn chỉnh kĩ càng, không có công việc nào dư thừa.

Vấn đề cốt lõi để cải thiện hiệu suất của tổ chức là xác định, căn chỉnh được đâu là mục tiêu quan trọng nhất

Theo dõi

Mọi mục tiêu OKRs có thể được theo dõi thông qua các số liệu, các kết quả chính đã được thiết lập. Bạn có thể hình dung những kết quả chính (KRs) cũng giống như một đường ray giúp team của bạn hướng đến mục tiêu một cách đúng hướng và đồng thời cũng giúp bạn theo dõi được dễ dàng mục tiêu đang đạt được ở mức nào. Bạn sẽ biết được chính xác khi nào hay cần làm gì tiếp theo để đạt được mục tiêu.

Kết quả thực hiện OKRs trong chu kỳ trước là số liệu rất tốt để bạn theo dõi, đánh giá nhân viên có đang đi đúng hướng, đạt được mục tiêu như kỳ vọng ban đầu hay không.

Tiến sĩ Andy Grove, cố CEO Intel và đồng thời cũng là cha đẻ của OKRs cho rằng: “Có quá nhiều người làm việc vất vả nhưng thu lại được rất ít”. Trong theo dõi, đánh giá OKRs, Andy Grove đề xuất cách xếp loại đơn giản theo 2 dạng: đạt hoặc không đạt.

Một cách theo dõi, đánh giá việc thực hiện mục tiêu OKRs là khác là theo thang điểm 0 -1.0 của Google và nhiều công ty lớn khác.

Sử dụng thang điểm đánh giá 0 – 1.0 có thể giúp bạn theo dõi hiệu quả tiến độ thực hiện mục tiêu OKRs

Theo đó:

• 0.7 – 1.0 – biểu thị bằng màu xanh lá được đánh giá là hoàn thành OKRs
• 0.4 – 0.6 – biểu thị bằng màu vàng được đánh giá là có tiến bộ công việc nhưng không hoàn thành OKRs
• 0.0 – 0.3 – biểu thị bằng màu đỏ được đánh giá là không có sự tiến bộ, cố gắng trong công việc hoặc mục tiêu không phù hợp thực tế.

Dù theo dõi, đánh giá theo cách nào thì thiết lập mục tiêu OKRs cũng sẽ giúp công ty của bạn có được một công cụ theo dõi, đánh giá công việc của nhân viên hiệu quả, trực quan, nhanh chóng.

Kéo giãn (bứt phá)

Một khi tổ chức của bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, cả đội ngũ đã liên kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý, đã đến lúc bạn nên sử dụng lợi ích sau cùng của OKRs là kéo giãn hay bứt phá.

OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, OKRs mở rộng thực sự là những mục tiêu khó khăn, thử thách nhưng sẽ đem lại những giá trị vượt trội cho tổ chức. Thiết lập OKRs mở rộng phù hợp sẽ giúp công ty của bạn và chính nhân viên, các cấp quản lý có được những bước tiến bứt phá so với quá khứ.

OKRs vốn mang trong mình triết lý thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, để phát triển hơn một chút so với những gì họ nghĩ là có thể. Chính Google trong những ngày đầu phát triển với chỉ 40 nhân viên đã áp dụng OKRs cho quản trị mục tiêu. Cho đến nay, khi đã có vài chục nghìn nhân viên và trở thành một tập đoàn hàng đầu trên thế giới thì OKRs vẫn đang giúp Google liên tục phát triển và đổi mới mỗi ngày.

Đặc biệt, thiết lập mục tiêu OKRs còn giúp bạn xóa bỏ đi thực trạng trì trệ, sự sơ cứng của tổ chức. Ngay cả khi tổ chức có sự tăng trưởng đều đặn và muốn chuyển qua tốc độ bứt phá nhanh hơn, OKRs cũng có thể là sự lựa chọn phù hợp.

Với OKRs mở rộng, nhân viên có thể chỉ cần đạt được 60 – 70% mục tiêu khó khăn, thử thách đã được xem là thành công

Hướng dẫn cách thiết lập mục tiêu OKRs

Việc áp dụng OKRs chỉ có thể đạt được hiệu quả cao nhất khi ngay từ ban đầu, bạn thiết lập được mục tiêu OKRs đúng hướng, chuẩn xác. Bạn có thể tham khảo cách đặt mục tiêu OKRs dưới đây:

Bước 1: Truyền thông nội bộ về OKRs

Trước hết bạn cần đảm bảo truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể về OKRs. Nhân viên cần hiểu được OKRs là gì, có thể giúp ích gì cho công việc của họ. Bạn không nên để nhân viên hiểu nhầm áp dụng OKRs sẽ chỉ khiến họ thêm một “tầng” quản lý, giám sát. Cách hiểu đúng ở đây là OKRs có thể giúp cả quản lý và nhân viên cùng đạt được nhiều lợi ích để gia tăng hiệu suất, hiệu quả trong công việc.

Bạn có thể tham khảo một số gợi ý để truyền thông nội bộ về OKRs hiệu quả như:

• Chia sẻ tài liệu, thông tin về OKRs trong nhóm nội bộ công ty
• Tạo các buổi workshop về OKRs
• Brainstorming về OKRs
• Bố trí lãnh đạo, giảng viên hoặc chuyên gia về OKRs giải đáp các thắc mắc về OKRs của nhân viên cả qua hình thức trực tiếp lẫn online (email, tin nhắn…)
• Đọc sách, tóm tắt và trao đổi về OKRs. Một số gợi ý đầu sách bạn có thể tham khảo cho tủ sách OKRs của công ty như:
  • Measure What Matters (Làm điều quan trọng) – John Doerr
  • Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính) – Paul R. Niven và Ben Lamorte
  • Radical Focus (Tập trung cấp bách) – Christina R Wodtke và Marty Cagan
  • High Output Management (Quản lý hiệu quả) – Andrew S. Grove
  • OKRs Hiểu đúng, làm đúng – Mai Xuân Đạt

• Đề nghị các quản lý và cả nhân viên tham gia khóa học “Sức mạnh OKRs” của VNOKRs – một trong những đơn vị đào tạo OKRs uy tín hàng đầu hiện nay
• Tiến hành đàm phán OKRs với nhân viên
• Tổ chức cuộc thi tìm hiểu về OKRs
• Bố trí OKRs Master cho từng phòng ban, team
• Tổ chức buổi đào tạo OKRs cho toàn công ty với sự tham gia của các chuyên gia đến từ VNOKRs

Bước 2: Lựa chọn công cụ quản lý OKRs

Quản lý OKRs của một team vài chục người có thể khá đơn giản nhưng khi quy mô công ty của bạn lên đến vài trăm, thậm chí vài nghìn, vài chục nghìn thì câu chuyện quản lý lại phức tạp hơn rất nhiều. Tùy theo quy mô, tính chất công ty, bạn có thể tham khảo các công cụ quản lý OKRs như:

• Quy mô nhân sự dưới 100 người, bạn có thể sử dụng Excel, Google Sheet để quản lý OKRs. Tuy nhiên, cách quản lý này tốn khá nhiều nỗ lực và thời gian quản lý.
• Với quy mô nhân sự trên 100 người, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm chuyên biệt VNOKRs, được thiết kế dành riêng cho quản lý OKRs. Với VNOKRs, công ty bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích như:
  • Nhân viên có thể tự cập nhật số liệu chuẩn xác theo thời gian thực, tra cứu lại các số liệu cũ. Nhân viên của bạn có thể tự tạo ra kiểm soát được OKRs của mình.
  • Các quản lý có thể nhận diện, kiểm soát được nhanh chóng, chính xác tiến độ hoàn thành OKRs của nhân viên
  • Mục tiêu công ty được công khai, minh bạch và mọi thành viên trong công ty đều có thể nắm bắt được OKRs công ty

• Cung cấp khả năng phản hồi hàng ngang, phản hồi chéo về OKRs trong tổ chức dành cho mọi nhân viên
• Cấp quản lý công ty được cung cấp hệ thống chấm điểm, ghi nhận nỗ lực cho nhân viên một cách trực quan, nhanh chóng, dễ sử dụng
• Nhân viên thực hiện OKRs tốt có thể nhận được điểm tích lũy để đổi quà từ công ty
• Thiết lập được bảng vinh danh nhân viên có nỗ lực thực hiện OKRs hàng tháng

Đặc biệt, phần mềm VNOKRs đang áp dụng chính sách trải nghiệm miễn phí trong 30 ngày. Bạn có thể tìm hiểu ngay về VNOKRs tại đây: https://okrs.vn/phan-mem-okrs/

Bước 3: Xây dựng OKRs

Quá trình xây dựng OKRs có thể được chia ra thành 3 bước:

1. Vạch ra chu kỳ OKRs

Một chu kỳ OKRs có thể thiết lập dài ngắn khác nhau nhưng thông thường nên được thiết lập theo từng quý. Với mỗi chu kỳ, bạn có thể tiến hành theo 6 giai đoạn:

• Ban Lãnh đạo thảo luận OKRs cấp công ty
• Thông báo OKRs tới toàn bộ nhân viên
• Thảo luận và phát triển OKRs nhóm
• Xây dựng OKRs cá nhân
• Đo lường OKRs và phản hồi
• Đánh giá OKRs và xem xét mức độ hoàn thành

Khi đến ngày 15 của quý trước, bạn nên tiến hành đánh giá OKRs của chu kỳ trước để có thời gian thiết lập OKRs của quý tiếp theo.

2. Thiết lập OKRs 360

OKRs 360 được thiết lập với sự tham gia đóng góp ý kiến của tất cả các bộ phận, phòng ban từ quản lý cho đến nhân viên trong công ty. OKRs 360 không chỉ được thiết lập từ trên xuống mà còn được thiết lập theo chiều ngang, dưới lên trên, chéo nhau. Mọi mục tiêu OKRs trong công ty của bạn đều có sự liên kết chặt chẽ với nhau cũng một phần bởi quy trình thiết lập OKRs 360 ngay từ đầu này.

Để thiết lập OKRs, bạn có thể đi theo trình tự từ toàn công ty > các khối, phòng ban > nhóm > cá nhân.

Thiết lập OKRs đa chiều giúp bạn tập hợp được đa dạng các ý tưởng, sáng kiến của cả tổ chức

3. Viết OKRs

O là mục tiêu công ty bạn thực sự mong muốn đạt được. Mỗi O sẽ gắn với từ 3 – 5 kết quả chính (KRs).

Bước 4: Triển khai OKRs

Bạn có thể triển khai OKRs theo nhiều hướng khác nhau. Tuy nhiên, dù triển khai theo hướng nào thì bạn cũng cần thiết lập OKRs toàn công ty rất rõ ràng, cụ thể, minh bạch. Bạn cần đảm bảo tất cả các thành viên áp dụng OKRs đều hiểu về OKRs và hiểu về OKRs công ty bạn đang hướng tới.

Bạn có thể tham khảo triển khai OKRs theo các cách, hướng như sau:

Bước 5: Theo dõi kết quả OKRs – Check-in

Mục tiêu OKRs thông thường sẽ được thiết lập theo chu kỳ hàng quý, 3 tháng một lần. Do đó, việc theo dõi kết quả OKRs có thể diễn ra theo định kỳ hàng tuần, 2 tuần một lần hoặc 1 tháng một lần tùy đặc điểm, yêu cầu thực hiện mỗi mục tiêu OKRs khác nhau.

Để theo dõi kết quả thực hiện OKRs, bạn có thể tiến hành các buổi check-in 1 1 với nhân viên. Tại buổi check-in, bạn và nhân viên sẽ cùng xem xét 3 điểm như sau:

• Quá khứ: những gì nhân viên đã làm để đạt được OKRs
• Hiện tại: những vấn đề gì phát sinh gây ảnh hưởng đến OKRs
• Tương lai: giải pháp để giúp thúc đẩy việc thực hiện và đạt được OKRs.

Bạn có thể tiến hành các buổi check-in 1 1 theo tuần, có thể là định kỳ chiều thứ sáu hàng tuần chẳng hạn. Kết quả buổi check-in sau đó cần được lưu trữ, ghi nhận lại để sử dụng cho buổi check-in tiếp theo. Những giải pháp cần thực hiện trong buổi check-in trước chính là những điều nhân viên cần thực hiện và báo cáo trong buổi check-in tiếp theo.

Quy trình check-in OKRs đảm bảo kỷ luật, thường xuyên sẽ giúp nhân viên của bạn thực hiện OKRs đúng hướng, đạt hiệu quả cao

Tìm hiểu thêm: Check-in mục tiêu OKRs

Bước 6: Đánh giá & chấm điểm OKRs

Về đánh giá và chấm điểm OKRs, bạn có thể tham khảo 2 cách như sau:

Cách 1: Đạt / Không đạt

Đây là cách đánh giá của Tiến sĩ Andy Grove – cố CEO Intel và đồng thời cũng là cha đẻ của OKRs. Theo cách đánh giá này, nhân viên nhận mục tiêu OKRs và đến cuối chu kỳ sẽ chỉ có 2 mức đánh giá đạt hoặc không đạt. Cách thực hiện như vậy rất rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện.

Cách 2: Đánh giá theo thang điểm 0 – 1.0

Cách đánh giá theo thang điểm 0 – 1.0 đã được áp dụng tại Google. Theo đó:

• 0 – 0.3 được biểu hiện bằng màu đỏ với đánh giá nhân viên không có tiến triển trong thực hiện mục tiêu OKRs hoặc mục tiêu, kết quả then chốt đề ra không phù hợp với thực tế
• 0.4 – 0.6 được biểu hiện bằng màu vàng với đánh giá nhân viên có tiến triển trong thực hiện mục tiêu OKRs nhưng chưa hoàn thành OKRs.
• 0.7 – 1.0 được biểu hiện bằng màu xanh với đánh giá nhân viên hoàn thành được mục tiêu OKRs.

Tuy nhiên, bạn nên lưu ý, OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, OKRs cam kết hướng đến việc hoàn thành được 100% mục tiêu đề ra. Tức là điểm đánh giá OKRs cam kết cần đạt mức 1.0. Còn OKRs mở rộng là những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách mới áp dụng thang điểm 0.7 – 1.0. Nhân viên chỉ cần đạt được 70% mục tiêu OKRs mở rộng đã được xem là thành công.

Ví dụ tham khảo về thiết lập mục tiêu OKRs

Mục tiêu OKRs nên được xây dựng theo hình kim tự tháp với đỉnh cao nhất là OKRs toàn công ty, sau đó là đến OKRs các phòng ban và cuối cùng là OKRs cá nhân. Để hiểu rõ hơn về thiết lập mục tiêu OKRs, bạn có thể tham khảo ví dụ thiết lập OKRs dưới đây.

Qua ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy từ mục tiêu chung toàn công ty, các phòng ban, bộ phận và cho đến từng nhân viên sẽ định hướng, cân chỉnh được mục tiêu, kế hoạch hành động của mình. Mục tiêu truyền cảm hứng gắn liền với các kết quả chính cụ thể, rõ ràng có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiến xa, mạnh mẽ hơn với tầm nhìn lớn hơn.

Tìm hiểu thêm: OKRs là gì?

Để hiểu đúng, cụ thể và áp dụng OKRs phù hợp ngay từ đầu là điều khó khăn. Nhà quản lý có thể phải mất rất nhiều thời gian, nỗ lực để triển khai OKRs đúng hướng. Bạn có thể tham khảo khóa học Sức mạnh OKRs của VNOKRs – một trong những đơn vị đào tạo OKRs uy tín hàng đầu Việt Nam hiện nay.

Tìm hiểu thêm: Khóa đào tạo Sức mạnh OKRs

*

Thiết lập mục tiêu OKRs hiệu quả sẽ đem lại cho team của bạn nhiều lợi ích đa dạng như: tập trung, cam kết, căn chỉnh, theo dõi và bứt phá. Nếu bạn cần thêm thông tin về thiết lập mục tiêu OKRs hay muốn tư vấn về phần mềm quản trị liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Thiết lập mục tiêu OKRs đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Để hiểu về phương pháp xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART, trước hết, bạn hãy cùng tìm hiểu về 2 khái niệm: KPIs và SMART.

• KPIs (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Bạn có thể sử dụng KPIs để giúp đánh giá hiệu suất công việc theo một khoảng thời gian cụ thể cho nhân viên, cho team hay cho một dự án…
• SMART là một bộ nguyên tắc giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả hơn. Áp dụng SMART, bạn sẽ cần thiết lập mục tiêu dựa trên và đảm bảo đáp ứng đầy đủ 5 yếu tố: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Tìm hiểu thêm: 7 Bước áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị (+5 Ví dụ)

Tạo ra các mục tiêu chiến lược

Để xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART, trước hết bạn cần tạo ra các mục tiêu chiến lược. Nếu các kế hoạch, hành động thường có sự biến động, tùy chỉnh khá cao tùy theo tình hình thực tế thì các mục tiêu chiến lược có sự ổn định cao hơn rất nhiều. Bạn có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPIs phù hợp cho tổ chức của mình.

Muốn xây dựng mục tiêu chiến lược, bạn cần căn cứ, dựa trên các tuyên bố về sứ mệnh, mục đích phát triển, tầm nhìn cũng như tham vọng của công ty bạn. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn của tổ chức thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt.

Sau khi xây dựng được mục tiêu chiến lược, bạn cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan, nắm bắt, khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. Mục tiêu sẽ chỉ mãi nằm trong suy nghĩ hay trên tờ giấy bạn viết ra nếu bạn không gắn mục tiêu đó với một kế hoạch hành động cụ thể.

Mục tiêu chiến lược của một tổ chức thường gắn với tầm nhìn, sứ mệnh phát triển trong dài hạn

Bạn cũng nên lưu ý, mục tiêu chiến lược của công ty không chỉ tập trung vào vấn đề doanh thu, lợi nhuận của công ty mà còn cần xem xét đến nhiều khía cạnh phát triển khác của tổ chức như:

• Khía cạnh học hỏi và phát triển
• Khía cạnh quy trình nội bộ
• Khía cạnh khách hàng
• Khía cạnh tài chính

Bạn có thể tham khảo xác định mục tiêu chiến lược dựa trên mô hình BSC (Balanced scorecard) – Bảng điểm cân bằng với 4 khía cạnh như ở trên.

Hoặc bạn cũng có thể tham khảo mô hình Canvas với 9 trụ cột trong mô hình kinh doanh, đại diện cho 4 khía cạnh cốt lõi của một tổ chức là: khách hàng, giá trị, cơ sở vật chất và khả năng tài chính. Chính trụ cột theo mô hình Canvas gồm:

• Phân khúc khách hàng (Customer Segments)
• Giải pháp giá trị (Value Propositions)
• Kênh phân phối (Channels)
• Quan hệ khách hàng (Customer Relationships)
• Dòng doanh thu (Revenue Stream)
• Nguồn lực chính (Key Resources)
• Hoạt động chính (Key Activities)
• Đối tác chính (Key Partnerships)
• Cơ cấu chi phí (Cost Structure)

Tìm hiểu thêm: So sánh OKRs và BSC: nên kết hợp hay tách biệt?

Biến các mục tiêu trở nên SMART

Áp dụng nguyên tắc SMART có thể đem lại cho bạn và team những giá trị tích cực, vượt trội hơn trong công việc. Bạn nên nỗ lực biến các mục tiêu trở nên SMART vì SMART cũng như những bánh xe sẽ giúp “chiếc xe” tổ chức của bạn tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí cần bỏ ra.

• S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu, giúp bạn tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
• M – Đo lường: Giúp bạn đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu
• A – Khả thi: Giúp bạn thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi
• R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu bạn thực hiện trong một bức tranh chung tổng thể
• T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để bạn hoàn thành mục tiêu đúng hạn

Khi các mục tiêu được áp dụng nguyên tắc SMART, team của bạn sẽ hướng đến mục tiêu một cách hiệu quả, đúng hướng hơn

Để hiểu rõ hơn về việc biến mục tiêu trở nên SMART, bạn có thể theo dõi ví dụ dưới đây.

Thay vì nói nhân viên kinh doanh của bạn hãy cố gắng đem về càng nhiều hợp đồng càng tốt, nỗ lực cao độ nhằm cải thiện nguồn doanh thu của công ty, bạn có thể áp dụng SMART cho mục tiêu kinh doanh như sau:

Tăng doanh số bán hàng quý IV

• S – Cụ thể: Tôi muốn tăng doanh số bán hàng quý IV-2021
• M – Đo lường: Lên mức tối thiểu 3 tỷ đồng
• A – Khả thi: Với chất lượng sản phẩm và nguồn lực kinh doanh hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này nếu tập trung, nỗ lực
• R – Liên quan: Nhằm giúp công ty thực hiện thành công kế hoạch không lỗ trong năm 2021
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được xong trước ngày 31/12/2021

Gia tăng lợi nhuận

• S – Cụ thể: Tôi muốn gia tăng lợi nhuận trên mỗi sản phẩm bán ra trong quý IV-2021
• M – Đo lường: Đạt mức tối thiểu 20% giá thành bán ra thị trường
• A – Khả thi: Với độ phủ thương hiệu và các kênh bán hàng hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này
• R – Liên quan: Nhằm giúp công ty tối ưu hóa lợi nhuận đạt được
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được xong trước ngày 31/12/2021

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Giảm rủi ro kinh doanh

• S – Cụ thể: Tôi muốn giảm nguy cơ khách hàng hủy bỏ đơn hàng
• M – Đo lường: Ở mức tối đa 3% đơn hàng mỗi tháng
• A – Khả thi: Với chất lượng sản phẩm, dịch vụ và khả năng của đội ngũ chăm sóc khách hàng hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này
• R – Liên quan: Nhằm giảm rủi ro trong hoạt động kinh doanh, giảm các chi phí và nỗ lực phát sinh không cần thiết
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được bắt đầu tính từ tháng 11/2021

Tìm hiểu thêm: 5 nguyên tắc đặt mục tiêu SMART + hướng dẫn đặt mục tiêu SMART

Xác định KPIs để theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu

Nếu mục tiêu là điều mà toàn bộ tổ chức, team của bạn mong muốn đạt được thì KPIs là giá trị, kết quả mà team cần đạt được nếu muốn hướng đến mục tiêu.

Liên tưởng một cách hình ảnh thì mục tiêu cũng như một cánh diều trong tầm nhìn team bạn hướng tới. Còn nỗ lực đạt được KPIs cũng giống như sợi dây chắc chắn giúp bạn giữ và đưa được cánh diều mục tiêu lên cao như kỳ vọng.

Khi bạn thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần xác định KPIs để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. Sợi dây KPIs sẽ giúp bạn kiểm soát được nỗ lực, sự tập trung của toàn team vào đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

Đối với mỗi mục tiêu của team, bạn hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPIs cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Ví dụ mục tiêu về tuyển dụng ứng viên có thể gắn với KPIs về số lượng CV nhận được trong tuần, trong tháng.

Ngoài ra, bạn còn cần định vị một cách rất cụ thể cho các KPIs để xác định mục tiêu thành công sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào. Chẳng hạn như mục tiêu tuyển dụng tháng của bạn sẽ được xem là thành công nếu bạn nhận được ít nhất 10 CV Lập trình viên có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên chẳng hạn.

Để xác định KPIs đúng hướng, góp phần giúp team đạt được mục tiêu, bạn cần đảm bảo KPIs phù hợp mục tiêu. Bạn cũng có thể sử dụng một số tiêu chí của nguyên tắc SMART để thiết lập KPIs như: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Áp dụng KPIs đúng cách có thể giúp team của bạn theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu

Tạo lập kế hoạch hành động

Để xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của SMART là bộ nguyên tắc giúp bạn xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy nhiên, áp dụng SMART nhưng không hành động thì cũng không giúp team của bạn đạt được KPIs.

Khi lập kế hoạch hành động giúp team thực hiện KPIs theo nguyên tắc SMART, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:

• Kế hoạch hành động cần phù hợp, đáp ứng những đặc thù của team, giúp team đạt được KPIs thuận lợi,  một cách SMART. Điều đó có nghĩa là bạn cần xây dựng kế hoạch dựa trên những căn cứ khách quan, cụ thể chứ không thiết lập kế hoạch hành động thiếu thực tế.
• Trường hợp mục tiêu hoặc KPIs của team bạn quá lớn, khó quản lý, bạn có thể chia tách KPIs đó ra thành nhiều giai đoạn khác nhau. Sau đó, bạn lập kế hoạch hành động tương ứng với từng giai đoạn cụ thể đó. Việc phân chia giai đoạn như vậy sẽ giúp team bạn dễ dàng theo dõi, quản lý việc thực hiện KPIs hơn.
• Kế hoạch hành động nên thường xuyên được xem xét thông qua các buổi check-in 1 1 hàng tuần giữa quản lý và nhân viên. Việc theo dõi kế hoạch hành động kịp thời sẽ giúp bạn và team có thể nhận diện kết quả công việc đã đạt được, phát hiện các vấn đề tồn tại và cùng xây dựng những giải pháp giúp thúc đẩy công việc.

Kế hoạch hành động nên thường xuyên được xem xét, theo dõi thông qua các buổi check-in 1 1 hàng tuần

Theo dõi KPIs thường xuyên

Xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART nên được nhìn nhận một cách rất linh hoạt. Bạn không nên có tư duy xây dựng KPIs để toàn team nhất nhất tuân thủ dù tình hình thực tế có những thay đổi, biến động ngoài kế hoạch.

Thực tế quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý cần theo dõi KPIs thường xuyên. Theo dõi thường xuyên không những giúp bạn có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên nhanh chóng mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPIs kịp thời.

Bạn nên đặt ra lịch định kỳ theo dõi, đánh giá KPIs để đánh giá mức độ phù hợp của KPIs với tình hình doanh nghiệp, team hiện tại. Việc theo dõi, đánh giá KPIs càng cần được thực hiện nghiêm túc, nhanh chóng khi doanh nghiệp của bạn có những thay đổi quan trọng. Ví dụ như vừa trải qua một đợt biến động nhân sự, thay đổi cơ cấu tổ chức…

KPIs cần được theo dõi thường xuyên, đặc biệt trong giai đoạn tổ chức có những biến động, xáo trộn

*

Như vậy, qua phân tích ở trên, bạn có thể thấy: KPIs là thang đo lường hiệu quả công việc khách quan, cụ thể và khi áp dụng, xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART thì KPIs sẽ càng phát huy được hiệu quả. Nếu bạn cần thêm thông tin về xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Phương pháp xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Thiết lập mục tiêu tạo ra sự tập trung và liên kết trong tổ chức

Không có mục tiêu chung cho toàn công ty, mục tiêu đến từng phòng ban, bộ phận và mục tiêu cho từng nhân viên thì nhân viên của bạn sẽ khó duy trì được sự tập trung trong công việc.

Mặt khác, không có mục tiêu rõ ràng sẽ khiến mỗi nhân viên nỗ lực theo cách họ nghĩ là đúng. Các mục tiêu lúc này chỉ là những nỗ lực cá nhân đơn lẻ, không có tính liên kết trong một tổng thể chung. Thậm chí, các nỗ lực cá nhân đó thậm chí có thể nghịch hướng, ảnh hưởng hay thậm chí triệt tiêu lẫn nhau gây lãng phí nguồn lực của tổ chức và thời gian, công sức nhân viên bỏ ra.

Như vậy, giá trị của một mục tiêu không chỉ nằm ở bản thân mục tiêu đó mà còn có thể giúp tổ chức, nhân viên của bạn cải thiện khả năng tập trung, động lực trong công việc.

Sự tập trung và liên kết trong tổ chức của bạn có thể được gia tăng với mục tiêu phù hợp

Thiết lập mục tiêu giúp nâng cao hiệu suất công việc

Thiết lập mục tiêu phù hợp hoàn toàn có thể giúp team của bạn nâng cao hiệu suất công việc.

Lý thuyết thiết lập mục tiêu (Goal Setting Theory) của Edwin Locke được công bố vào năm 1960 chỉ rõ: một nhân viên sẽ duy trì được sự tập trung, nỗ lực cao độ hơn trong công việc khi họ có một mục tiêu rõ ràng, cụ thể, có tính thử thách. Nếu mục tiêu quá đơn giản, đơn điệu hay quá dễ dàng sẽ không phải điều kiện tốt để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất, động lực trong công việc.

Muốn gia tăng hiệu quả thiết lập mục tiêu, bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART, đảm bảo 5 yếu tố:

• Specific (cụ thể)
• Measurable (đo lường)
• Achievable (khả thi)
• Relevant (liên quan)
• Time bound (giới hạn thời gian).

Locke cũng chỉ ra rằng việc thiết lập mục tiêu hiệu quả chỉ là bước đầu tiên. Nhà quản lý muốn gia tăng hiệu suất công việc của nhân viên còn cần tiến hành thuyết phục nhân viên chấp nhận mục tiêu và tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi, cung cấp thông tin phản hồi kịp thời cho nhân viên.

Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke có những đóng góp tiên phong, quan trọng cho quản trị doanh nghiệp

Thiết lập mục tiêu giúp bạn đo lường tiến độ công việc

Một mục tiêu phù hợp, SMART luôn gắn với yếu tố đo lường định lượng rõ ràng, cụ thể. Khi nhìn vào tiến độ thực hiện mục tiêu, bạn sẽ luôn nhận biết được team của mình đang tiến gần hơn đến mục tiêu như thế nào, khi nào bạn có thể thực sự đạt được mục tiêu.

Yếu tố đo lường mục tiêu thực sự quan trọng và có thể giúp bạn và team lường trước được những rủi ro không hoàn thành được mục tiêu.

Ví dụ:

Thời gian thực hiện kế hoạch đã trôi qua được 50% nhưng mục tiêu mới đạt được 30% chẳng hạn. Đó sẽ là một cảnh báo quan trọng, team của bạn đang chậm tiến độ thực hiện mục tiêu và cần cải thiện hiệu suất nếu muốn đạt được mục tiêu như kỳ vọng.

Tiến độ công việc có thể được kiểm soát, đo lường rõ ràng khi so sánh với mục tiêu ban đầu

Mục tiêu giúp tổ chức duy trì được động lực

Khi team của bạn đặt ra và cam kết với các mục tiêu cụ thể và thách thức, từng thành viên trong team sẽ hiểu rõ họ cần nỗ lực hướng tới điều gì. Nhân viên thường có xu hướng nỗ lực, cải thiện được động lực làm việc với những mục tiêu khó khăn, thử thách thay vì những công việc đơn giản, nhàm chán, lặp đi lặp lại.

Bạn hãy tin tưởng trao cho nhân viên một mục tiêu phù hợp và bạn sẽ rất ngạc nhiên về động lực công việc mới mà nhân viên đạt được.

Đặc biệt, khi nhà quản lý thường xuyên có những phản hồi kịp thời, đúng lúc sẽ giúp team duy trì được động lực, sự tập trung và đạt hiệu suất làm việc ở mức cao. Bạn hãy xem những phản hồi trong công việc của mình cũng giống như một món quà dành tặng nhân viên, giúp họ tiến bộ hơn trong công việc.

Thiết lập mục tiêu hiệu quả có thể gắn kết, duy trì được động lực làm việc cho tổ chức, nhân viên của bạn

Thiết lập mục tiêu giúp loại bỏ sự trì hoãn

Mấu chốt dẫn đến việc nhân viên của bạn thường xuyên trì hoãn trong công việc là do họ không hiểu rõ tổ chức kỳ vọng gì ở họ hay họ không có mục tiêu rõ ràng để hướng tới.

Khi bạn cùng nhân viên thiết lập mục tiêu phù hợp, nhân viên sẽ dễ dàng chấp nhận và cam kết thực hiện mục tiêu. Chu kỳ thiết lập – chấp nhận và cam kết thực hiện mục tiêu sẽ dần loại bỏ sự trì hoãn khỏi tổ chức của bạn.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Một mục tiêu phù hợp luôn có thể tạo nên sự cam kết thực hiện cao và loại bỏ được sự trì hoãn của nhân viên. Nhân viên không trì hoãn với mục tiêu hay công việc, họ thường chỉ trì hoãn với những gì họ cảm thấy không hứng thú, không đem lại giá trị nhiều cho tổ chức và cho chính nhân viên.

Hướng đến mục tiêu, nhân viên của bạn sẽ loại bỏ được sự trì hoãn trong công việc

Giúp tổ chức liên tục đạt được sự tiến bộ

Sau mỗi chu kỳ thiết lập và thực hiện mục tiêu, tổ chức sẽ rút ra được những bài học kinh nghiệm cho các chu kỳ thực hiện mục tiêu tiếp theo. Liên tục đặt ra các mục tiêu sau cao hơn mục tiêu trước sẽ giúp tổ chức đạt được những sự tiến bộ không ngừng.

Do đó, một trong những lưu ý quan trọng khi bạn thiết lập mục tiêu trong chu kỳ mới là luôn hướng tới sự tiến bộ của tổ chức. Đó mới là giá trị cốt lõi mà một mục tiêu công việc cần đạt được.

Bạn có thể đảm bảo liên tục tối ưu hóa, giúp tổ chức ngày càng tiến bộ với các mục tiêu phù hợp trong chu kỳ công việc tiếp theo

*

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, bạn có thể tham khảo sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs (Objective & Key Results). OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức hàng đầu trên thế giới, các công ty lớn, vừa, nhỏ, các phòng ban và thậm chí là cả cá nhân để thiết lập mục tiêu hiệu quả.

OKRs được cấu thành từ 2 bộ phận:

• Objective là mục tiêu như một điểm đến rõ ràng trên bản đồ mà cả công ty, team hay cá nhân bạn hướng đến.
• Key Results là những kết quả then chốt (thông thường từ 3 – 5 kết quả) cũng giống như một đường ray với các chặng quan trọng giúp bạn đạt được mục tiêu đúng hướng.

Sự kết hợp giữa mục tiêu với các kết quả chính sẽ giúp bạn thiết lập mục tiêu hiệu quả, có định hướng rõ ràng

Tìm hiểu thêm: OKRs là gì?

OKRs có thể đem lại cho tổ chức của bạn nhiều lợi ích như: tập trung, cam kết, căn chỉnh, theo dõi, kéo giãn (bứt phá). Tuy nhiên, việc áp dụng OKRs đúng hướng, hiệu quả ngay từ đầu là điều khó khăn. Bạn có thể tham khảo khóa học Sức mạnh OKRs của VNOKRs – một trong những đơn vị đào tạo OKRs uy tín hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.

*

Hi vọng thông tin bài viết trên đã giúp bạn giải đáp được câu hỏi: Tại sao phải thiết lập mục tiêu?. Nếu bạn cần trao đổi thêm về chủ đề này hay muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, hỗ trợ quản lý, thiết lập mục tiêu, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Tại sao phải thiết lập mục tiêu trong doanh nghiệp? đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Mục tiêu của nhóm là gì?

Mục tiêu của nhóm là những ưu tiên công việc mà cả nhóm cùng nỗ lực hướng tới. Thông thường, mục tiêu của nhóm thường có sự liên kết với mục tiêu chung của toàn công ty.

Để thiết lập mục tiêu nhóm bạn sẽ cần tiến hành bàn bạc, đàm phán, trao đổi giữa các thành viên trong nhóm để thống nhất mục tiêu cần thực hiện. Mục tiêu của nhóm cần trả lời được cho câu hỏi: nhóm chúng ta sẽ tập trung vào điều gì trong thời điểm hiện tại để hỗ trợ hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức?

Ví dụ: Một số mục tiêu nhóm như:

• Team kinh doanh Hà Nội cần đạt được tổng doanh thu ký hợp đồng tối thiểu 2 tỷ đồng trong quý IV-2021
• Team tuyển dụng cần tuyển được đủ 2 Tester, 2 Lập trình viên .NET có ít nhất 1 năm kinh nghiệm cho Team dự án trước ngày 30/11/2021
• Team sản phẩm cần hoàn thành cập nhật tính năng chấm công GPS cho phần mềm trước ngày 30/11/2021

Mục tiêu của nhóm có thể được thiết lập trên cơ sở đóng góp ý kiến từ các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm duy nhất với mục tiêu nhóm là trưởng nhóm. Trưởng nhóm cần có trách nhiệm giám sát, tạo động lực, đưa ra các quyết định và kịp thời đưa ra những phản hồi công việc hữu ích cho thành viên team.

Mục tiêu của nhóm là những ưu tiên công việc mà cả nhóm cùng nỗ lực hướng tới

Cách thiết lập mục tiêu nhóm

Thiết lập mục tiêu nhóm theo cách truyền thống “thác đổ” từ trên xuống dưới có thể sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức. Mục tiêu của nhóm theo cách này sẽ được phân bổ đồng đều đến từng thành viên trong nhóm. Cách làm cào bằng này không khuyến khích được động lực làm việc của nhân viên và cũng không xem xét, quan tâm được đến những yếu tố khác biệt của từng người trong nhóm.

Để thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, bạn có thể tham khảo cách thực hiện với các bước cụ thể dưới đây:

Hiểu rõ về mục tiêu của công ty

Để thiết lập mục tiêu của nhóm, trước hết tất cả các thành viên trong nhóm cần hiểu rõ về tình hình công ty, tầm nhìn, sứ mệnh cũng như những mục tiêu chiến lược công ty đã đề ra.

Các nhóm cũng chỉ có thể thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, chính xác nếu mục tiêu công ty được minh bạch hóa, công bố rõ ràng. Các nhóm cần nắm rõ mục tiêu công ty để tập trung nguồn lực phù hợp cho những điều quan trọng nhất công ty đang kỳ vọng đạt được.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Ví dụ:

Công ty của bạn đang hướng đến mục tiêu quan trọng nhất là cân đối thu chi, vượt qua khó khăn mùa dịch bệnh. Vậy, các mục tiêu nhóm cũng cần hướng tới và giúp công ty đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu nhóm cần phản ánh, có sự cộng hưởng với mục tiêu chung toàn công ty.

Mục tiêu nhóm liên kết trực tiếp với mục tiêu công ty nên thành viên nhóm trước hết cần hiểu rõ mục tiêu công ty

Xác định những gì nhóm cần phải đạt được

Dựa vào những ưu tiên của tổ chức, mỗi nhóm dựa vào chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cùng nhau thảo luận để xác định những gì nhóm cần đạt được nhằm hỗ trợ việc hoàn thành những mục tiêu của tổ chức.

Ví dụ:

Mục tiêu trong quý IV-2021 của công ty bạn là ra mắt sản phẩm với tính năng mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vậy mục tiêu các nhóm cần kết nối, cùng thúc đẩy để công ty đạt được mục tiêu chung:

• Nhóm tiếp thị: tiến hành khảo sát nhu cầu của ít nhất 50 khách hàng về tính năng mới của phần mềm, trước ngày 31/10/2021
• Nhóm tuyển dụng: tuyển dụng thành công ít nhất 3 lập trình viên mobile có từ 3 năm kinh nghiệm, trước ngày 31/10/2021
• Nhóm sản phẩm: hoàn thành nghiên cứu và tích hợp thành công tính năng chấm công GPS cho phần mềm quản trị nhân sự.

Qua ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy mỗi nhóm, phòng ban trong công ty của bạn có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, khi công ty đã thiết lập mục tiêu chung thì tất cả các nhóm đều cần hướng sự tập trung, nỗ lực để giúp công ty đạt được mục tiêu đó.

Làm cho các mục tiêu trở nên SMART

Một mục tiêu SMART sẽ cần đảm bảo 5 yếu tố: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Bạn nên nỗ lực làm cho các mục tiêu trở nên SMART vì một mục tiêu SMART có thể giúp bạn và team đạt được nhiều lợi ích như:

• Cụ thể hóa mục tiêu, giúp toàn team hiểu rõ cần đạt được điều gì và tránh chệnh hướng trong triển khai công việc.
• Đảm bảo mục tiêu được đo lường chính xác theo tiến độ thực hiện. Toàn team hiểu rõ đang tiến dần đến đích ở mức nào, khi nào sẽ thực sự đạt được mục tiêu đúng như kỳ vọng.
• Đảm bảo mục tiêu có tính thử thách nhưng không trở thành bất khả thi và trở thành ảo vọng.
• Giúp liên kết mục tiêu trong một tổng thể chung thống nhất.
• Gắn mục tiêu với một giới hạn thời gian cụ thể. Điều này sẽ giúp tạo áp lực phù hợp, đảm bảo team của bạn duy trì được sự tập trung, nỗ lực liên tục để hoàn thành được mục tiêu đúng kỳ hạn.

Lên kế hoạch hành động

Cách tinh chỉnh, thiết lập mục tiêu cụ thể nhất là lên kế hoạch hành động, gắn mục tiêu đó trong một lộ trình thực hiện rõ ràng. Mục tiêu không nên được thiết lập bó hẹp trong một khuôn khổ nào đó. Mục tiêu nên được thiết lập trong một kế hoạch thực tế, căn chỉnh trong thực tế để hướng tới những kết quả trong thực tế.

Mặt khác, đo lường, kiểm nghiệm mục tiêu nhóm bằng việc gắn mục tiêu với một kế hoạch hành động cụ thể sẽ giúp bạn nhanh chóng đưa được mục tiêu vào chương trình hành động hàng ngày, hàng tuần của team. Mục tiêu lúc này sẽ rất cụ thể, được các thành viên nắm bắt theo từng phần kế hoạch hành động. Khi mỗi thành viên nỗ lực hành động và đạt được phần công việc của mình cũng là lúc toàn team của bạn đạt được mục tiêu.

Ví dụ:

Mục tiêu của nhóm kinh doanh Hà Nội của bạn là đạt được doanh thu ký hợp đồng ở mức 5 tỷ đồng trong quý IV-2021. Bạn lên kế hoạch phân bổ mục tiêu cho từng thành viên cụ thể như sau:

Mục tiêu 5 tỷ đồng trong IV-2021 cho team kinh doanh Hà Nội của bạn khi được đặt trong một kế hoạch hành động cụ thể sẽ trở nên rõ ràng hơn. Nhân viên Lan, Mạnh, Hà, Đại hay bất cứ nhân viên nào của tổ chức khi nhận được kế hoạch sẽ hiểu rõ họ cần đạt được mục tiêu cụ thể là gì để đóng góp cho mục tiêu chung của nhóm.

Tạo điều kiện để các thành viên thiết lập mục tiêu cá nhân

Để thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, bạn hãy tạo điều kiện để các thành viên thiết lập mục tiêu cá nhân liên kết với mục tiêu của nhóm. Khi mỗi thành viên cùng thiết lập và cam kết hoàn thành mục tiêu của chính họ cũng sẽ góp phần giúp nhóm thiết lập và thực hiện thành công mục tiêu nhóm.

Mục tiêu của mỗi thành viên trong nhóm sẽ được thiết lập dựa trên vai trò, nhiệm vụ, kỹ năng của từng người và sự đàm phán, trao đổi giữa cấp trên và đồng nghiệp để tạo sự liên kết mục tiêu chắc chắn.

Đặc biệt, mục tiêu của từng cá nhân cũng cần đảm bảo nguyên tắc SMART: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Quay trở lại ví dụ mục tiêu đạt mức doanh thu 5 tỷ đồng trong quý IV-2021 ở trên, nhà quản lý nên có buổi trao đổi với từng nhân viên để hiểu rõ ý kiến, nguyện vọng, khả năng của nhân viên. Nhân viên và nhà quản lý cùng thiết lập mục tiêu cho nhân viên và họ sẽ dễ dàng chấp nhận, cam kết hoàn thành mục tiêu một cách tự nguyện, chủ động.

Nhân viên được tạo điều kiện, có thể đóng góp ý kiến xây dựng thiết lập mục tiêu sẽ chủ động và cam kết thực hiện mục tiêu hơn

Theo dõi tiến độ thường xuyên

Việc thiết lập mục tiêu nhóm còn cần gắn với việc theo dõi tiến độ thường xuyên. Bạn có thể theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu thông qua các buổi check-in 1 1.

Các buổi check-in nên được thực hiện định kỳ hàng tuần. Tại buổi check-in, bạn sẽ cùng thành viên nhóm xem xét các yếu tố:

• Quá khứ: công việc, mục tiêu đã được thực hiện như thế nào?
• Hiện tại: có vấn đề gì đang phát sinh gây ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu không?
• Tương lai: giải pháp nào để xử lý các vấn đề hiện tại?

Bạn nên lưu ý việc theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu bằng check-in nhất thiết phải được tiến hành với hình thức 1 1. Trong buổi check-in, bạn hãy đưa ra các phản hồi tích cực hoặc phản hồi tiêu cực dành cho nhân viên. Tuy nhiên, tất cả phản hồi đều chỉ nên hướng đến việc giúp công việc tiến triển tốt hơn. Phản hồi trong buổi check-in không nên biến thành công kích cá nhân, chỉ trích nhân viên hay ngược lại là thành một buổi tán dương, khen ngượi nhân viên.

Việc liên tục phản hồi kịp thời, ghi nhận và hỗ trợ các thành viên nhóm sẽ giúp tất cả các thành viên bám sát được mục tiêu, tránh chệch hướng và đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm GoalF để hỗ trợ quản lý hiệu suất liên tục, tạo ra văn hóa phản hồi tích cực cho nhóm.

Xem thêm: Tính năng phần mềm GoalF

Lợi ích của việc thiết lập mục tiêu nhóm

Thiết lập mục tiêu nhóm có thể đem lại cho từng thành viên trong nhóm cũng như cả nhóm của bạn những lợi ích như:

• Xác định rõ những điều cần tập trung, loại bỏ sự xao nhãng. Khi có một mục tiêu cụ thể, rõ ràng, mọi thành viên trong nhóm sẽ hiểu được họ cần làm gì để hoàn thành mục tiêu cá nhân và đóng góp cho mục tiêu nhóm. Sự tập trung, động lực làm việc vì vậy được cải thiện. Team của bạn sẽ tránh được tình trạng xao nhãng, suy giảm hiệu suất làm việc.
• Nhân viên hiểu, điều chỉnh cách làm việc cá nhân của họ để phù hợp với những ưu tiên của nhóm. Nhân viên nắm rõ mục tiêu nhóm sẽ nhận thức được nhóm đang ưu tiên vào điều gì và để đạt được điều đó từng thành viên sẽ cần làm gì.
• Cung cấp định hướng và kế hoạch hành động rõ ràng cho nhóm của bạn. Mục tiêu nhóm cũng giống như một điểm rõ ràng trên bản đồ giúp team của bạn nắm rõ cần đi về đâu, theo lộ trình như thế nào.
• Tạo điều kiện cho sự cam kết tốt hơn và khuyến khích sự chủ động trong công việc. Nhà quản lý nên dành thời gian trao đổi, cùng nhân viên thiết lập mục tiêu của cá nhân dựa trên mục tiêu nhóm. Khi nhân viên có tiếng nói trong việc thiết lập mục tiêu của chính họ, họ sẽ cam kết, chủ động hơn trong công việc.
• Tạo ra cơ hội để xây dựng lòng tin và sự cộng tác. Mục tiêu nhóm là điều cả nhóm cùng hướng đến. Khi có một điểm nhìn chung, một đích đến chung và toàn team nỗ lực để đạt được thì tinh thần gắn kết của team bạn cũng được gia tăng.
• Góp phần phát triển kỹ năng và phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Để đáp ứng hoàn thành được mục tiêu cá nhân, đóng góp cho mục tiêu nhóm, từng nhân viên phải liên tục cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của mình. Quá trình làm việc cũng là quá trình nhân viên tự đào tạo, tự phát triển bản thân để thích ứng với công việc, mục tiêu mới.
• Cung cấp một cấu trúc để đo lường sự tiến bộ ở cấp độ cá nhân và cấp độ nhóm. Kết quả hoàn thành mục tiêu cá nhân trong một tổng thể mục tiêu nhóm có thể dùng làm căn cứ để đánh giá hiệu suất, năng lực của nhân viên.

Thiết lập mục tiêu nhóm phù hợp sẽ giúp nhóm của bạn đạt được nhiều lợi ích trong công việc và cả phát triển đội ngũ

OKRs – Khung tư duy giúp hợp tác thiết lập mục tiêu nhóm

Ở 3 phần trên, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu về mục tiêu nhóm, cách thiết lập cũng như những lợi ích của việc thiết lập mục tiêu nhóm. Ở phần 4 bài viết này, GoalF giới thiệu đến bạn phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs có thể trở thành khung tư duy giúp team của bạn có thể hợp tác, thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả, phù hợp.

OKRs là gì?

OKRs là phương pháp quản lý mục tiêu với 2 bộ phận cấu thành: O và KRs. Trong đó:

• O – Objectives là mục tiêu mà nhóm của bạn thực sự mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
• KRs – Key Results là các kết quả chính gắn liền với mục tiêu đó. Thông thường sẽ có từ 3 – 5 kết quả chính. Bạn có thể hình dung các KRs giống như những bậc thang giúp bạn tiến gần hơn đến với mục tiêu. Hoàn thành, đạt được các kết quả chính cũng đồng nghĩa với việc nhóm của bạn đạt được mục tiêu.

OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu có thể áp dụng cho quy mô rất đa dạng như: các tập đoàn vài chục nghìn người, các công ty lớn, vừa và nhỏ, các phòng ban, nhóm và cho cả quản trị mục tiêu của 1 cá nhân.

OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại hàng loạt các doanh nghiệp, tổ chức lớn trên thế giới như: Intel, Google, Facebook, Youtube, Amazon, Twitter, Dropbox, Samsung, Linkedin… Tại Việt Nam, những công ty đã áp dụng OKRs thành công có thể kể đến như: FPT, Careerbuilder Việt Nam, Tinh Vân…

Cấu trúc OKRs trong tổ chức

Mô hình OKRs được thiết lập dựa trên việc liên kết mục tiêu (O) và các kết quả chính (KRs)

Mô hình OKRs bao gồm các chuỗi mục tiêu được kết nối chặt chẽ với các kết quả chính. Mục tiêu nào thì cần có kết quả chính tương ứng như vậy. OKRs của công ty sẽ được thiết lập đầu tiên. Sau đó, OKRs của các phòng ban, bộ phận sẽ được thiết lập dựa trên OKRs công ty. Cuối cùng, OKRs của cá nhân sẽ được thiết lập, phụ thuộc theo OKRs của phòng ban, bộ phận.

Như vậy về mặt mô hình cấu trúc OKRs trong tổ chức, mục tiêu của mỗi cấp độ OKRs sẽ được thiết lập dựa trên mục tiêu và kết quả chính của cấp độ OKRs cao hơn.

Xem xét về OKRs nhóm, mục tiêu OKRs của cá nhân sẽ được thiết lập dựa trên OKRs nhóm. Bạn nên lưu ý OKRs nhóm không phải được tập hợp từ OKRs cá nhân mà ngược lại: OKRs cá nhân sẽ phụ thuộc và được thiết lập dựa trên OKRs nhóm.

Thiết lập và kết nối mục tiêu của tổ chức – đội nhóm – cá nhân

OKRs có thể giúp bạn thiết lập, kết nối mục tiêu của tổ chức, đội nhóm và cho đến từng cá nhân nhân viên trong một tổng thể chung thống nhất. Nếu xem xét mục tiêu của tổ chức cũng giống như một bức tranh thì mục tiêu nhóm giống các mảng màu trên bức tranh còn mục tiêu nhân viên giống từng chi tiết trên tranh. Tổng hòa tất cả các nỗ lực hướng đến mục tiêu từ chi tiết, mảng màu mới giúp tổ chức đạt được một bức tranh chung đúng như kỳ vọng ban đầu.

Như vậy, OKRs rất hiệu quả trong việc giúp minh bạch hóa, liên kết, thông suốt mục tiêu từ cấp cao nhất là mục tiêu toàn công ty cho đến mục tiêu phòng ban, nhóm và cuối cùng là đến mục tiêu từng nhân viên.

Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs trước khi áp dụng

Để hiểu rõ, hiểu chính xác, cụ thể và áp dụng OKRs đúng hướng ngay từ đầu là điều không dễ dàng. Bạn có thể tham khảo khóa học Sức mạnh OKRs của VNOKRs cho tổ chức, đội nhóm của mình. VNOKRs là một trong những đơn vị đào tạo OKRs uy tín hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Hiểu đúng để làm đúng, làm hiệu quả là một trong những lợi ích quan trọng nhất mà khóa học của VNOKRs có thể đem lại cho nhóm của bạn.

*

Thiết lập mục tiêu nhóm hiệu quả cần hướng đến việc phát huy được tối đa năng lực, động lực làm việc của từng thành viên trong nhóm. Nếu bạn cần thêm thông tin về thiết lập mục tiêu nhóm hay muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, hỗ trợ thiết lập mục tiêu, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Thiết lập mục tiêu nhóm đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Nguyên tắc SMARTER là gì?

SMARTER là nguyên tắc thiết lập mục tiêu được phát triển từ nguyên tắc SMART và mở rộng thêm 2 yếu tố E và R. Bảy yếu tố của SMARTER cụ thể như sau:

Quá trình thực hiện mục tiêu không phải lúc nào cũng bằng phẳng. Nếu có những biến động, “đứt gãy” trên quá trình thực hiện mục tiêu thì bạn cần kịp thời đánh giá và điều chỉnh mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER

5 lý do nên thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER

SMARTER là nguyên tắc giúp bạn không chỉ thiết lập mục tiêu hiệu quả mà còn hỗ trợ bạn đánh giá, điều chỉnh lại kế hoạch hướng tới mục tiêu của mình. Thiết lập mục tiêu SMATER có thể đem lại cho bạn nhiều lợi ích như:

Lý do 1: Tận dụng tối đa SMART

Các chu kỳ thực hiện SMARTER sẽ giúp bạn liên tục tối ưu hóa mục tiêu SMART. Thông qua đánh giá và điều chỉnh mục tiêu, mục tiêu của bạn sẽ phù hợp, thích ứng tốt hơn với đòi hỏi của thực tế.

Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART sẽ phù hợp áp dụng với những mục tiêu ngắn hạn, ít có những tác động biến đổi, gây ảnh hưởng khi thực hiện. Với những mục tiêu cần thực hiện trong trung và dài hạn, tiềm ẩn nhiều tác động biến đổi, gây ảnh hưởng thì bạn nên áp dụng nguyên tắc SMARTER để tận dụng tối đa SMART.

Nếu SMART giúp bạn thiết lập mục tiêu đúng hướng, phù hợp thì SMARTER có thể giúp bạn và team tiến xa hơn và giảm thiểu chệch hướng khi nỗ lực hướng đến mục tiêu.

SMARTER có thể giúp bạn và team đi xa hơn, tận dụng được tối đa nguyên tắc SMART

Lý do 2: Thiết lập mục tiêu có ý nghĩa, linh hoạt hơn

Trong quá trình phát triển của mình, doanh nghiệp, tổ chức phải đối diện với rất nhiều những thử thách tiềm ẩn, biến động khác nhau như:

• Nhu cầu thị trường, thị hiếu khách hàng thay đổi
• Những tác động ngoại cảnh, tình huống bất khả kháng như dịch bệnh, thiên tai, sự thay đổi của chính sách pháp luật…
• Bước tiến của sản phẩm, công nghệ mới…

Những yếu tố biến động đó đều sẽ ảnh hưởng đến thực tế triển khai mục tiêu của bạn và team. Nguyên tắc SMARTER với việc bổ sung thêm 2 yếu tố đánh giá và điều chỉnh lại sẽ giúp team của bạn thiết lập mục tiêu có ý nghĩa, linh hoạt, nhanh chóng thích ứng được với những biến động trước mắt.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Lý do 3: Thiết lập mục tiêu thực tế hơn

Thông qua việc đánh giá và điều chỉnh lại, thiết lập mục tiêu SMARTER vẫn đảm bảo giúp bạn hướng tới những mục tiêu kỳ vọng như ban đầu nhưng thực tế hơn.

Trong nhiều trường hợp bạn đánh giá sai lầm về nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp và thiết lập mục tiêu vượt quá hoặc thấp hơn so với khả năng thực tế. Kiểm chứng trong thực tế cùng nguyên tắc SMARTER sẽ giúp bạn cân chỉnh mục tiêu phù hợp.

Ví dụ:

Bạn khởi nghiệp và muốn nhanh chóng thâm nhập, đưa được sản phẩm vào thị trường TP. Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, đúng theo kế hoạch tiếp thị sản phẩm thì thành phố bị phong tỏa để kiểm soát dịch bệnh. Như vậy, bạn bắt buộc phải thiết lập lại mục tiêu với SMARTER để thực hiện mục tiêu thực tế hơn.

Lý do 4: Thiết lập mục tiêu mang lại kết quả cao hơn

Nỗ lực duy trì những mục tiêu không còn thực tế, phù hợp sẽ không giúp bạn và team đạt được kết quả như kỳ vọng. SMARTER có thể giúp bạn điều chỉnh, thiết lập mục tiêu mang lại kết quả cao hơn.

Đánh giá được chính xác những biến động trước mắt là mấu chốt giúp team của bạn tập trung, tối ưu hóa nguồn lực để đảm bảo hiệu quả, kết quả công việc tốt nhất.

Việc bổ sung thêm yếu tố đánh giá, điều chỉnh lại của SMARTER sẽ giúp bạn thực hiện mục tiêu hiệu quả, đúng tiến độ hơn

Lý do 5: Giúp bạn vượt qua “hội chứng năm mới”

Nghiên cứu của Đại học Scranton vào năm 2014 về mục tiêu năm mới chỉ ra rằng: tỷ lệ người thực hiện mục tiêu trong vòng 1 tháng chỉ có 64%. Thực hiện trong vòng 6 tháng chỉ có 46%. Kết quả cuối cùng chỉ có 8% mục tiêu được đặt ra vào mỗi dịp năm mới được hoàn thành.

Với SMARTER, trong quá trình thực hiện mục tiêu năm mới, bạn sẽ tiến hành đánh giá và điều chỉnh lại mục tiêu để phù hợp hơn với thực tế. Hội chứng năm mới có thể xảy ra do sự thiếu quyết tâm, giám sát hay thiếu phương pháp quản trị mục tiêu phù hợp. Bạn hãy đảm bảo mình có phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả với SMARTER để duy trì được sự nỗ lực, quyết tâm hoàn thành mục tiêu như kỳ vọng.

So sánh sự khác biệt giữa SMART & SMARTER

Để so sánh nguyên tắc SMART và nguyên tắc SMARTER, bạn hãy cùng GoalF theo dõi bảng dưới đây:

Tìm hiểu thêm: Mục tiêu SMART là gì? Cách sử dụng SMART để thiết lập mục tiêu

Một số ví dụ về nguyên tắc SMARTER

Bạn có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn về nguyên tắc SMARTER:

Ví dụ 1 – Gia tăng trải nghiệm thoải mái cho khách hàng

S – Cụ thể: Tôi muốn gia tăng trải nghiệm thoải mái cho khách hàng
M – Đo lường: 100% khách hàng sử dụng đồ uống tại quán cafe của tôi có đánh giá từ 4 sao trở lên
A – Khả thi: Với nguồn nhân sự, điều kiện cơ sở vật chất và hình ảnh của quán hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này
R – Liên quan: Nhằm giúp quán có thể thu hút nhiều khách hàng hơn nữa
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/10/2021
E – Đánh giá: Khách hàng của tôi mở rộng, không chỉ trong tệp khách hàng thanh niên nữa mà có cả trung niên
R – Điều chỉnh lại: Tôi muốn đa dạng hóa trải nghiệm, đáp ứng được nhu cầu của cả khách hàng thanh niên và trung niên

Ví dụ 2 – Thu hút ứng viên tài năng cho công ty

S – Cụ thể: Tôi muốn thu hút các ứng viên tài năng cho công ty
M – Đo lường: Với 100% các trưởng bộ phận trong công ty có kinh nghiệm ít nhất từ 10 năm trở lên
A – Khả thi: Với danh tiếng và chế độ đãi ngộ của công ty hiện nay, mục tiêu có thể đạt được
R – Liên quan: Nhằm giúp công ty gia tăng mức độ cạnh tranh trên thị trường so với nhóm công ty đối thủ
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trong quý IV-2021, trước ngày 31/12/2021
E – Đánh giá: Ở vị trí trưởng phòng công nghệ, phòng tuyển dụng nhận được một CV ứng viên tài năng nhưng chỉ có 7 năm kinh nghiệm
R – Điều chỉnh lại: Tôi có thể tuyển dụng một số vị trí trưởng phòng có số năm kinh nghiệm ít hơn mức chuẩn 10 năm nếu nhận được phê duyệt từ ban lãnh đạo công ty

Cơ chế thu hút ứng viên tài năng cần đảm bảo tính linh hoạt để đạt hiệu quả tuyển dụng cao nhất

Ví dụ 3 – Cải thiện doanh thu

S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện doanh thu
M – Đo lường: 50 khóa học trực tuyến hiện nay sẽ đạt được mức doanh thu cao hơn 10% so với quý III-2021
A – Khả thi: Với mức độ lan tỏa hình ảnh, nhận diện công ty hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này
R – Liên quan: Nhằm gia tăng nguồn thu cho công ty
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước 31/12/2021
E – Đánh giá: Công ty vừa gặp biến động nhân sự lớn, ảnh hưởng đến khả năng quảng bá, tiếp thị các khóa học
R – Điều chỉnh lại: Mức doanh thu kỳ vọng được điều chỉnh lại ở mức 8%

Ví dụ 4 – Cải thiện sức khỏe

S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện sức khỏe
M – Đo lường: Đến mức có thể chạy liên tục 42km dưới 4 tiếng đồng hồ
A – Khả thi: Với khối lượng tập luyện và khả năng hiện nay, tôi có thể đạt được mục tiêu này
R – Liên quan: Nhằm giúp tôi khỏe mạnh hơn mỗi ngày
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trong buổi chạy vào ngày 15/12/2021
E – Đánh giá: Trong buổi tập giữa tháng 11, tôi gặp một chấn thương nhỏ ở móng chân
R – Điều chỉnh lại: Để đảm bảo buổi chạy diễn ra thuận lợi, tôi sẽ điều chỉnh mục tiêu chạy liên tục 42km dưới 4 giờ 30 phút

Ví dụ 5 – Cải thiện cơ sở vật chất văn phòng

S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện cơ sở vật chất văn phòng công ty tại Hà Nội
M – Đo lường: Với ít nhất 95% nhân viên đánh giá 5 sao cho cơ sở vật chất văn phòng
A – Khả thi: Với nguồn đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở vật chất cho văn phòng sắp tới, tôi có thể đạt được mục tiêu này
R – Liên quan: Nhằm giúp nhân viên có trải nghiệm làm việc thoải mái, hạnh phúc hơn
T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/12/2021
E – Đánh giá: Qua khảo sát, 97% nhân viên văn phòng Hà Nội kiến nghị cần bổ sung không gian xanh, nhiều cây xanh hơn cho văn phòng
R – Điều chỉnh lại: Tôi sẽ tập trung cải thiện văn phòng Hà Nội có cơ sở vật chất hiện đại nhưng vẫn đảm bảo thân thiện, nhiều không gian xanh

*

Về tổng quan, nguyên tắc SMARTER là sự hoàn thiện, mở rộng của nguyên tắc SMART. Nếu SMART có thể giúp bạn thiết lập mục tiêu thông minh, phù hợp hơn thì SMARTER với việc thêm 2 yếu tố: Đánh giá, điều chỉnh lại sẽ giúp bạn thiết lập mục tiêu thực tế, hiệu quả hơn.

Nếu bạn cần thêm thông tin về nguyên tắc SMARTER hay muốn được tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, hỗ trợ quản lý mục tiêu hiệu quả, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Nguyên tắc SMARTER đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Có thể bạn quan tâm:

• Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch
• Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án
• Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản trị là gì?

Để hiểu về mục tiêu SMART trong quản trị, trước hết bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về mục tiêu SMART là gì?. SMART là một bộ nguyên tắc giúp bạn có thể thiết lập mục tiêu một cách phù hợp, hiệu quả với 5 yếu tố:

• Specific (cụ thể): giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu, giúp bạn tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi hướng đến mục tiêu
• Measurable (đo lường): giúp bạn đo lường được tiến độ triển khai công việc
• Achievable (khả thi): giúp bạn đảm bảo mục tiêu có yếu tố thử thách nhưng không trở thành bất khả thi
• Relevant (liên quan): giúp liên kết các mục tiêu của bạn trong một tổng thể chung
• Time bound (giới hạn thời gian): giúp tạo cam kết hoàn thành về mặt thời gian, giúp bạn và team duy trì sự tập trung, động lực khi thực hiện mục tiêu

Mục tiêu SMART được xây dựng với 5 yếu tố: S – cụ thể; M – đo lường; A – khả thi; R – liên quan và T – giới hạn thời gian

Hiểu về mục tiêu SMART như trên, chúng ta có thể xác định mục tiêu SMART trong quản trị là bộ nguyên tắc giúp bạn thiết lập mục tiêu quản trị công ty, quản trị dự án, quản trị công việc… đảm bảo 5 yếu tố: Cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian.

Các mục tiêu SMART trong quản trị thường hướng đến các nhiệm vụ, kỹ năng quản trị, quản lý như:

• Mục tiêu về doanh thu của team
• Mục tiêu về kỹ năng giao tiếp của team
• Mục tiêu về ủy quyền và phát triển team
• Mục tiêu về đào tạo và hỗ trợ team
• Mục tiêu về công nhận, ghi nhận kết quả của team

Có nên áp dụng phương pháp SMART trong quản trị không?

Nhà quản lý nên áp dụng SMART trong quản trị để đạt được nhiều lợi ích đa dạng cho đội ngũ của mình.

Cải thiện hiệu suất – Nghiên cứu được công bố trên trang People Goal cho biết: những người thiết lập mục tiêu cụ thể và thử thách sẽ đạt được hiệu suất cao hơn 90%. Một mục tiêu SMART trong quản trị được thiết lập phù hợp, kịp thời sẽ giúp team của bạn cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.

Cải thiện động lực làm việc – Nhân viên của bạn sẽ khó duy trì được động lực làm việc nếu họ không có một mục tiêu công việc cụ thể. Trạng thái mơ hồ trong công việc rất dễ khiến nhân viên chán nản, làm việc cầm chừng hoặc tìm cách chuyển việc. Mục tiêu SMART trong quản trị vì vậy sẽ giúp duy trì động lực cho team của bạn trong cả dự án hay trong chu kỳ công việc.

Hướng tới thành công trong dài hạn – Đặt mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu là kỹ năng quan trọng với nhà quản lý để hướng tới thành công trong dài hạn cùng team. Muốn đạt được điều đó, nhà quản lý cần đề ra các nguyên tắc SMART trong quản trị. Quản trị hiệu quả là một trong những chìa khóa quan trọng giúp mở ra thành công cho team của bạn.

Cải thiện khả năng giao tiếp – Đảm bảo nguyên tắc SMART trong quản trị còn giúp nhà quản lý và toàn team cải thiện được kỹ năng giao tiếp của mình. Thay vì cùng trao đổi về những mục tiêu mơ hồ hay tranh cãi về những điều bất khả thi thì team của bạn ngay từ đầu đã có thể giao tiếp hiệu quả theo nguyên tắc SMART: cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan, giới hạn thời gian.

Áp dụng nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả hơn

Hướng dẫn thiết lập mục tiêu SMART cho quản trị

Để thiết lập mục tiêu SMART cho quản trị, nhà quản lý có thể tham khảo các bước thiết lập dưới đây:

Bước 1: Xác định những lĩnh vực quản trị cần tập trung

Để quản trị tốt, bạn không thể quản trị tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, tổ chức. Nhà quản lý giỏi không phải người ôm đồm hết tất cả các công việc mà là người biết cách xác định, tập trung được vào những công việc, lĩnh vực thực sự quan trọng, cấp thiết.

Một số lĩnh vực quản trị cần tập trung, bạn có thể tham khảo như:

• Giao tiếp trong nội bộ (bao gồm cả giao tiếp trực tiếp, văn bản, phi ngôn ngữ hay huấn luyện nội bộ…)
• Truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên nỗ lực, tập trung hơn trong công việc
• Phản hồi phù hợp, kịp thời để giúp nhân viên tránh chệch hướng trong công việc
• Đánh giá tình huống và đưa ra quyết định
• Tư duy phản biện và giải quyết vấn đề
• Khả năng làm việc nhóm

Trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn là một mục tiêu rất mơ hồ và khó hướng tới. Thay vào đó, bạn hãy chọn một vài kỹ năng, lĩnh vực quản trị cần tập trung và thiết lập mục tiêu SMART cho lĩnh vực đó.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Bước 2: Xác định cụ thể các mục tiêu bạn mong muốn hướng tới

Việc bạn xác định cụ thể được các mục tiêu mong muốn hướng tới là gì sẽ giúp bạn định vị được kế hoạch hành động của mình.

Mặt khác, khi đã có mục tiêu cụ thể, bạn cũng sẽ kiên định thực hiện kế hoạch hoặc kịp thời điều chỉnh, thay đổi hành động khi có những tình huống tác động, gây ảnh hưởng. Doanh nghiệp của bạn có thể nỗ lực theo các cách khác nhau nhưng cùng hướng tới mục tiêu mong muốn, kỳ vọng ban đầu. Điều đó sẽ giúp team của bạn tránh được những chệch hướng trong công việc.

Để xác định cụ thể các mục tiêu, bạn có thể tưởng tượng, viết ra, vẽ ra mục tiêu bạn thực sự mong muốn hướng tới “trông” như thế nào. Mục tiêu đó cần được cảm nhận được rất rõ ràng, cụ thể thông qua 5 tiêu chí của nguyên tắc SMART.

Ví dụ:

Mục tiêu quản trị của bạn là truyền cảm hứng cho nhóm thì điều bạn thực sự mong muốn đạt được có thể là giúp nhân viên duy trì được sự tập trung, nỗ lực trong công việc. Nếu mục tiêu quản trị là cải thiện giao tiếp trong cả nội bộ và với khách hàng thì có thể điều cụ thể hơn sẽ là giúp nhân viên hoàn thành dự án triển khai nhanh chóng, tối ưu nỗ lực, chi phí hơn.

Bước 3: Gắn mục tiêu quản trị với các yếu tố đo lường

Mục tiêu quản trị cũng giống mọi mục tiêu khác khi áp dụng nguyên tắc SMART đều cần gắn với các yếu tố đo lường. Thực tế, công việc quản trị không hề mơ hồ, vĩ mô mà rất cụ thể và cần có, cần gắn với các thang đo lường định lượng, đánh giá cụ thể.

Yếu tố đo lường cần đảm bảo định lượng, cụ thể, giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá, nhận định về việc thực hiện mục tiêu.

Bước 4: Đảm bảo tính khả thi của mục tiêu quản trị

Mục tiêu quản trị cần có được tầm nhìn quản trị, cần có tính thử thách, tạo được những bước chuyển tích cực cho tổ chức. Tuy nhiên, mục tiêu quản trị không nên vượt quá nguồn lực của tổ chức, trở thành bất khả thi và ảo vọng.

Để đảm bảo mục tiêu quản trị trong ngưỡng khả thi, bạn có thể tham khảo lịch sử công việc của các phòng ban, nhân viên để thiết lập mục tiêu quản trị phù hợp. Sau mỗi chu kỳ công việc, bạn lại nâng mức kỳ vọng mục tiêu cao hơn dần. Điều đó sẽ giúp nhân viên của bạn dần bắt kịp và sẵn sàng cho những mục tiêu thử thách.

Bước 5: Xác định tính liên quan, liên kết của mục tiêu trong một tổng thể chung

Mục tiêu, nhất là những mục tiêu quản trị của tổ chức rất cần được thiết lập trong một tổng thể, một bức tranh chung. Mục tiêu quản trị không nên được thiết lập bó buộc trong một khuôn khổ hạn định nào đó mà cần xem xét và có tính liên quan, liên kết với các mục tiêu khác của tổ chức.

Ví dụ:

Mục tiêu quản trị về cải thiện khả năng làm việc nhóm của bạn có thể lại liên quan đến mục tiêu tuyển dụng được những nhân viên không những phù hợp về năng lực, chuyên môn mà còn phù hợp với văn hóa của tổ chức.

Bước 6: Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu quản trị

Muốn duy trì được sự tập trung, nỗ lực thực hiện mục tiêu quản trị trong suốt kế hoạch hành động hay chu kỳ mục tiêu, bạn cần đặt cho mục tiêu một giới hạn thời gian hoàn thành. Khi nhìn vào mốc thời hạn hoàn thành, bạn sẽ biết rõ mình còn bao nhiêu thời gian nữa để đạt được mục tiêu. Chính áp lực thời gian phù hợp sẽ giúp mục tiêu của bạn không bị “trôi” đi giữa rất nhiều công việc cần xử lý khác của doanh nghiệp.

Để áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị, trước hết bạn cần xác định những lĩnh vực quản trị cần tập trung

Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả

Để hiểu rõ hơn cách áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị, bạn có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây.

Mục tiêu quản trị 1: Cải thiện năng suất các thành viên trong nhóm

• S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện năng suất các thành viên trong nhóm
• M – Đo lường: Tăng lên mức 10% so với quý III-2021
• A – Tính khả thi: Với nguồn lực hiện tại, nhóm có thể đạt được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm đóng góp, giúp cải thiện hiệu suất tổng thể toàn công ty
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/12/2021

Mục tiêu quản trị 2: Cải thiện khả năng giao tiếp của nhóm

• S – Cụ thể: Tôi muốn giảm các sai sót dự án do lỗi giao tiếp trong nhóm
• M – Đo lường: Xuống mức dưới 10% trên tổng số lỗi dự án phát sinh trong quý IV-2021
• A – Tính khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm của nhân sự hiện nay, nhóm có thể đạt được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp giảm thiểu các sai sót dự án
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/12/2021

Mục tiêu quản trị 3: Cải thiện doanh thu của nhóm

• S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện, đột phá doanh thu của nhóm kinh doanh
• M – Đo lường: Lên mức 3 tỷ đồng / quý
• A – Tính khả thi: Với nguồn lực, nhân sự, tình hình thị trường hiện nay, nhóm kinh doanh có thể đạt được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp công ty gia tăng doanh thu, vượt qua khó khăn thu chi sau thời điểm dịch bệnh
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trong quý IV-2021, trước ngày 31/12/2021

Mục tiêu quản trị 4: Ủy quyền hiệu quả

• S – Cụ thể: Tôi muốn ủy quyền hiệu quả cho cấp dưới
• M – Đo lường: Với 100% các công việc thuộc nhóm khẩn cấp nhưng ít quan trọng
• A – Tính khả thi: Với năng lực của đội ngũ trợ lý và các phòng ban hiện nay, tôi có thể thực hiện được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp giảm tải công việc cho tôi, giúp tôi có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được vào 31/10/2021

Mục tiêu quản trị 5: Công nhận, ghi nhận kết quả của team

• S – Cụ thể: Tôi muốn ghi nhận kết quả của team
• M – Đo lường: 100% nhân viên có sáng kiến, đạt hiệu suất công việc xuất sắc trong tháng sẽ được ghi nhận
• A – Tính khả thi: Với nguồn ngân sách khen thưởng hiện nay, tôi có thể đảm bảo thực hiện được mục tiêu
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp nhân viên duy trì được sự tập trung, nỗ lực và hiệu suất cao trong công việc
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần bắt đầu duy trì thực hiện từ 31/10/2021

Áp dụng SMART trong quản trị có thể giúp tổ chức của bạn tiến nhanh và xa hơn

5. Một số mẹo triển khai mô hình SMART cho quản trị

Trong quá trình triển khai mô hình SMART cho quản trị, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau để đạt được hiệu quả áp dụng cao nhất.

Triển khai thử nghiệm theo mô hình nhỏ

Nếu bạn không chắc chắn mục tiêu quản trị SMART thực sự hiệu quả cho toàn công ty của mình, bạn có thể áp dụng thử nghiệm mục tiêu cho 1 số phòng ban, team trước. Sau một vài chu kỳ thực hiện mục tiêu, bạn sẽ có căn cứ để đánh giá, cân chỉnh cho mục tiêu phù hợp nhất với tổ chức của mình.

Tham vấn ý kiến của các quản lý cấp trung

Các quản lý cấp trung là những người trực tiếp quản lý, xử lý các sự vụ, công việc, mục tiêu cụ thể của từng phòng ban, bộ phận. Họ là những người rất sát thực tế công việc đang được thực hiện như thế nào. Bạn có thể tham vấn ý kiến của các quản lý cấp trung để triển khai mô hình SMART cho quản trị tổ chức hiệu quả nhất.

Quan tâm đến tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức

Tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức là những điều tổ chức thực sự mong muốn đạt được trong dài hạn. Do đó, mục tiêu SMART cho quản trị cũng cần phù hợp, cân chỉnh theo và giúp tổ chức đạt được mục tiêu ở tầm nhìn, sứ mệnh.

Tổ chức thiết lập mục tiêu tầm nhìn, sứ mệnh như thế nào thì sẽ có mục tiêu SMART cho quản trị tương ứng như vậy. Ví dụ như doanh nghiệp của bạn hướng đến tầm nhìn chiếm lĩnh vị trí Top 3 công ty công nghệ thông tin hàng đầu Việt Nam. Điều đó bắt buộc nhà quản lý phải quan tâm và điều chỉnh mục tiêu quản trị đáp ứng và giúp công ty đạt được mục tiêu tầm nhìn dài hạn đó. Công ty có thể cần phải đặt mục tiêu quản trị giữ chân được nhân tài mảng công nghệ thông tin; đảm bảo tỷ lệ biến động nhân sự thấp hay mục tiêu quản trị dự án tối ưu hóa chi phí…

Hoạch định kế hoạch áp dụng SMART một cách tỉ mỉ sẽ giúp bạn hạn chế những rủi ro khi triển khai mục tiêu

*

Nguyên tắc SMART trong quản trị là một gợi ý tốt để nhà quản lý cân chỉnh, thiết lập các mục tiêu quản trị đúng hướng và hiệu quả. Nếu bạn cần thêm thông tin về nguyên tắc SMART trong quản trị hoặc muốn được tư vấn về phần mềm quản trị hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Nguyên tắc SMART trong quản trị đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.

Mục tiêu ngắn hạn là gì?

Mục tiêu ngắn hạn là mục tiêu được phát triển, xây dựng dựa trên thang mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu ngắn hạn thường là những mục tiêu trong 1 tháng nhằm hướng đến việc góp phần đạt được những mục tiêu dài hạn hơn như mục tiêu quý, năm, mục tiêu tầm nhìn sứ mệnh của doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Mục tiêu tầm nhìn của doanh nghiệp bạn là cung cấp giải pháp phần mềm nhân sự đồng hành cùng hàng loạt các doanh nghiệp Việt Nam để góp phần giúp doanh nghiệp Việt gia tăng hiệu suất lao động.
• Mục tiêu năm có thể là mở rộng chi nhánh tại các tỉnh miền Trung, miền Nam. Cụ thể là tại Nha Trang, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai.
• Mục tiêu ngắn hạn theo quý có thể là chuẩn bị sẵn sàng cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực tại các chi nhánh mới tại các tỉnh miền Trung, miền Nam
• Mục tiêu ngắn hạn trong tháng 10 là chuẩn bị sẵn sàng cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực tại Đà Nẵng và TP.Hồ Chí Minh. Đây là 2 thành phố lớn tại miền Trung và miền Nam. Từ 2 chi nhánh này, công ty sẽ mở rộng danh tiếng, khả năng thu hút nguồn nhân lực và tạo tiền đề để tiếp tục phát triển các chi nhánh ở các tỉnh thành khác.

Mục tiêu ngắn hạn hướng đến giải quyết các công việc cụ thể

Lợi ích của việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn

Thiết lập mục tiêu ngắn hạn có thể đem lại cho bạn nhiều lợi ích trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Tạo ra sự tập trung cao hơn

Nhân viên của bạn sẽ tập trung cao độ hơn khi họ nhìn thấy được một mục tiêu cụ thể, có thể đạt được. Mục tiêu ngắn hạn rất có ích trong việc duy trì được sự tập trung, động lực cho nhân viên.

Liên tưởng một cách hình ảnh, nhân viên của bạn thực hiện mục tiêu công việc cũng giống như việc họ đang chinh mục một đỉnh núi vậy. Bạn hãy chỉ cho nhân viên một điểm đến rất cụ thể, trong tầm nhìn của họ. Điều đó sẽ giúp nhân viên tự tin, tập trung hơn trên hành trình. Nếu bạn chỉ cho họ mục tiêu cần đến là đỉnh núi cao vút, ẩn sau mây trời thì rất có thể nhân viên sẽ cảm thấy quá sức, chùn bước và bỏ cuộc.

Như vậy, thay vì yêu cầu nhân viên thực hiện một mục tiêu thử thách trong một thời gian quá dài bạn có thể chia nhỏ mục tiêu ra thành từng chặng ngắn hơn.

Mục tiêu ngắn hạn cung cấp cho nhân viên điểm đích đến trong khả năng của họ

Cung cấp sự rõ ràng cho các mục tiêu dài hạn

Trở lại ví dụ về việc leo núi ở trên, một mục tiêu dài hạn cũng giống như đỉnh núi ẩn sau mây mù. Còn các mục tiêu ngắn hạn sẽ giống như một điểm đến rõ ràng trên chặng đường. Nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ cần phải đến được điểm đích mục tiêu đó.

Mục tiêu ngắn hạn hoàn toàn có thể giúp các mục tiêu dài hạn trở nên rõ ràng, cụ thể, trong khả năng của nhân viên.

Tạo ra sự linh hoạt cho hoạt động kinh doanh

Để thay đổi một mục tiêu dài hạn, bạn sẽ cần rất nhiều nỗ lực, thời gian nhưng các mục tiêu ngắn hạn thì có tính linh hoạt và có thể thay đổi, thích ứng dễ dàng hơn.

Chẳng hạn như bạn đã thiết lập mục tiêu kinh doanh cho cả năm 2021 là tập trung cho thị trường các tỉnh thành miền Nam. Tất cả nguồn lực, chi phí, nhân sự tuyển dụng mới cũng đang được tiến hành để mở rộng cho thị trường phía Nam. Tuy nhiên, dịch bệnh ập đến và kế hoạch năm của bạn không thể thực hiện được. Lúc này bạn sẽ rất khó thay đổi, điều chỉnh vì đã tập trung nguồn lực theo kế hoạch cả năm.

Ngược lại, nếu bạn chỉ thiết lập mục tiêu ngắn hạn theo từng tháng chẳng hạn, bạn sẽ có cơ hội để kịp thời điều chỉnh nhanh chóng, thích  ứng với đòi hỏi của thị trường và tình hình kinh doanh mới.

Tiến bộ nhanh hơn

Với chu kỳ mục tiêu ngắn, nhà quản lý sẽ có cơ hội rút ra bài học kinh nghiệm sau mỗi chu kỳ để lên phương án cải thiện ở những chu kỳ tiếp theo. Công ty của bạn sẽ không còn theo đuổi những mục tiêu vô ích, có thể kéo dài trong cả một năm. Thay vào đó, toàn công ty sẽ liên tục tối ưu, điều chỉnh để thích ứng và tiến bộ, để đạt được những mục tiêu vượt trội hơn.

Sau mỗi chu kỳ thực hiện mục tiêu, bạn nên đối diện với những vấn đề các team đang mắc phải để tìm cách khắc phục. Liên tục tối ưu từ những mục tiêu ngắn hạn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có bước tiến phát triển nhanh hơn.

Giải quyết sự trì hoãn

Nhân viên của bạn sẽ trì hoãn, thậm chí là trì trệ trong công việc nếu mục tiêu công việc của họ không gắn với một thời hạn cụ thể. Các mục tiêu ngắn hạn sẽ luôn được kiểm soát về thời hạn hoàn thành tốt hơn. Do đó, mục tiêu ngắn hạn cũng sẽ giải quyết được sự trì hoãn trong công việc của nhân viên.

Ví dụ:

Thay vì yêu cầu nhân viên đưa được website công ty lọt vào top 10 trên trang tìm kiếm của Google sau 1 năm tới thì bạn có thể đặt ra mục tiêu ngắn hạn hơn. Chẳng hạn như: lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ SEO web sau 2 tuần tới chẳng hạn.

Một mục tiêu ngắn hạn luôn tạo được áp lực thời gian thực hiện lớn hơn rất nhiều lên nhân viên. Họ sẽ bắt tay ngay để thực hiện công việc theo đúng thời hạn nhà quản lý kỳ vọng.

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Phương pháp để thiết lập mục tiêu ngắn hạn

Để thiết lập mục tiêu ngắn hạn, bạn có thể áp dụng theo các bước như sau:

Đặt ra các mục tiêu dài hạn

Mục tiêu ngắn hạn về bản chất là mục tiêu cụ thể hóa, là một phần của mục tiêu dài hạn. Không có mục tiêu dài hạn thì bạn sẽ rất khó thiết lập mục tiêu ngắn hạn. Do đó, bạn cần thiết lập mục tiêu dài hạn trước khi xây dựng mục tiêu ngắn hạn tương ứng.

Mục tiêu dài hạn là mục tiêu theo năm, mục tiêu gắn với chiến lược, tầm nhìn của công ty. Một số mục tiêu dài hạn có thể như:

• Vươn lên trở thành nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp số 1 Việt Nam
• Phát triển mạnh mẽ thị trường các tỉnh thành phía Nam trong năm 2022
• Gia tăng 10% năng lực sản xuất của dây chuyền nhà máy so với năm 2021

Để thiết lập mục tiêu ngắn hạn, trước hết bạn cần xác định được mục tiêu dài hạn của mình là gì

Chia nhỏ mục tiêu dài hạn

Từ mục tiêu dài hạn đã được thiết lập, bạn hãy suy nghĩ xem để đạt được mục tiêu dài hạn đó, công ty bạn sẽ cần đạt được hay chuẩn bị những điều gì. Chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành những chặng nhỏ hơn sẽ giúp bạn quản trị mục tiêu tốt hơn.

Chẳng hạn như từ mục tiêu năm, bạn có thể chia nhỏ thành mục tiêu quý. Mục tiêu năm của phòng kinh doanh là tổng doanh số ký hợp đồng đạt mức 20 tỷ đồng. Vậy, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu dài hạn đó thành mỗi quý đạt tối thiểu 5 tỷ đồng doanh số ký hợp đồng chẳng hạn.

Đặt ra các mục tiêu ngắn hạn SMART

Tiếp theo, bạn hãy đặt ra các mục tiêu ngắn hạn, thực sự quan trọng và đảm bảo nguyên tắc SMART. Mục tiêu cần đảm bảo 5 yếu tố: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Một mục tiêu SMART sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích như:

• S – Cụ thể: Giúp nhân viên của bạn nắm bắt được cụ thể mục tiêu cần đạt được là gì, tránh những nhầm lẫn, giảm thiểu rủi ro khi thực hiện mục tiêu
• M – Đo lường: Bạn sẽ luôn nắm rõ, đo lường được mục tiêu đang được thực hiện đến mức nào và đã thực sự hoàn thành hay chưa
• A – Khả thi: Giúp bạn thiết lập mục tiêu có tính thử thách nhưng không vượt ngưỡng và trở thành bất khả thi
• R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu ngắn hạn để hướng tới mục tiêu dài hạn, lâu dài
• T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, duy trì động lực để nhân viên giữ được sự tập trung và cam kết hoàn thành mục tiêu.

Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu

Sau khi thiết lập được mục tiêu ngắn hạn, nhà quản lý còn cần tiếp tục theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Điều đó sẽ giúp bạn kịp thời điều chỉnh được mục tiêu nếu có những thay đổi mới trong kế hoạch, trong thứ tự ưu tiên thực hiện công việc của team.

Ví dụ:

Nhân viên kinh doanh của bạn có mục tiêu là tổ chức được ít nhất 4 cuộc họp mỗi tháng với khách hàng. Trường hợp nhân viên chưa hết tháng nhưng đã chốt được 4 hợp đồng từ 4 cuộc họp đó, bạn có thể tiếp tục giao thêm thông tin khách hàng để nhân viên tiếp cận và xử lý.

Luôn theo dõi kịp thời tiến độ thực hiện mục tiêu sẽ giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực của team, của công ty.

Phản hồi, đánh giá mục tiêu

Sau khi mục tiêu được hoàn thành, nhà quản lý cần thực hiện phản hồi, đánh giá mục tiêu với nhân viên. Buổi phản hồi nên được tổ chức thành buổi check-in 1 1.

Theo đó, bạn sẽ tiến hành:

• Đề nghị nhân viên cung cấp dữ liệu, thông tin thực hiện mục tiêu (xem xét quá khứ)
• Đề nghị nhân viên nêu ý kiến về những tồn tại, vướng mắc hiện nay (xác định vấn đề hiện tại)
• Và cuối cùng, bạn hãy cùng nhân viên thiết lập mục tiêu ngắn hạn trong chu kỳ tiếp theo.

Quá trình phản hồi, đánh giá mục tiêu này sẽ giúp bạn thiết lập mục tiêu chuẩn xác, phù hợp hơn với tình hình thực tế và năng lực của nhân viên.

Ví dụ về thiết lập mục tiêu ngắn hạn

Mục tiêu ngắn hạn ở các công ty, tổ chức thông thường sẽ được thiết lập theo từng tháng. Bạn có thể tham khảo một số ví dụ sau:

Ví dụ 1: Đào tạo nhân viên mới

• S – Cụ thể: Ban tổng hợp cần tổ chức đào tạo nhân viên mới
• M – Đo lường: 100% nhân viên mới gia nhập công ty trong 1 tuần đầu tiên cần được đào tạo hội nhập
• A – Khả thi: Với năng lực, nguồn nhân sự của ban tổng hợp hiện nay, mục tiêu này có thể đạt được
• R – Liên quan: Nhằm giúp nhân viên mới hiểu nội quy, quy định, chính sách phúc lợi, tổng quan thông tin về công ty
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần thực hiện định kỳ hàng tháng

Nhân viên mới cần sớm được đào tạo để nhanh chóng hòa nhịp vào guồng công việc của công ty

Ví dụ 2: Xây dựng tính năng sản phẩm

• S – Cụ thể: Phòng sản phẩm cần xây dựng tính năng chấm công GPS cho phần mềm trong tháng 11/2021
• M – Đo lường: Đảm bảo nhận diện 100% user chấm công GPS về hệ thống máy chủ chấm công
• A – Khả thi: Với năng lực, nhân sự của phòng sản phẩm hiện nay, mục tiêu này có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp tối ưu hóa trải nghiệm phần mềm theo nhu cầu của khách hàng
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 30/11/2021

Ví dụ 3: Xử lý lỗi phần mềm  

• S – Cụ thể: Phòng triển khai cần hoàn thành xử lý các lỗi phần mềm do khách hàng phản ánh
• M – Đo lường: 100% các lỗi được phản ánh
• A – Khả thi: Với việc mới tuyển dụng thêm 1 lập trình viên có 3 năm kinh nghiệm, phòng triển khai có thể hoàn thành được mục tiêu này
• R – Liên quan: Nhằm đề xuất khách hàng nhanh chóng ký nghiệm thu dự án và tiến hành thanh toán hợp đồng
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 30/11/2021

Ví dụ 4: Ký kết hợp đồng triển khai phần mềm

• S – Cụ thể: Phòng kinh doanh cần ký được hợp đồng với khách hàng A trong tháng 11 sắp tới
• M – Đo lường: Với mức ký hợp đồng tối thiểu 1 tỷ đồng cho dự án triển khai 7 phân hệ chức năng
• A – Khả thi: Cùng tiến độ công việc trao đổi với khách hàng hiện tại, mục tiêu này có thể đạt được
• R – Liên quan: Nhằm giúp đảm bảo nguồn tiền an toàn, chi trả quỹ lương trong tháng 12
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 15/11/2021

Ví dụ 5: Báo cáo doanh thu tháng

• S – Cụ thể: Phòng kế toán cần lên được báo cáo doanh thu tháng 10
• M – Đo lường: Đảm bảo 100% số liệu đầy đủ, chính xác
• A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ phòng kế toán hiện nay, mục tiêu trên có thể đạt được
• R – Liên quan: Nhằm giúp ban lãnh đạo công ty hoạch định kế hoạch phát triển kinh doanh, tuyển dụng trong tháng 11
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành xong trước ngày 25/10/2021

Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs

Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs là một trong những phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả, đã được kiểm chứng sự thành công tại nhiều công ty, tập đoàn hàng đầu trên thế giới như: Intel, Google, Facebook, Amazon… Tại Việt Nam, OKRs cũng đã được triển khai thành công tại nhiều công ty như: FPT, Tinh Vân, CareerBuilder…

OKRs có thể giúp bạn thiết lập và đạt được những mục tiêu ngắn hạn. Có được điều đó là nhờ mỗi mục tiêu trong OKRs đều sẽ gắn liền với 3 – 5 kết quả then chốt cần đạt được. Nhân viên của bạn nỗ lực trong công việc, đạt được các kết quả cũng là lúc họ tiệm cận và sẽ đạt được mục tiêu đúng như kỳ vọng.

Tìm hiểu thêm: Tổng quan về OKRs

Hiểu đúng, làm đúng OKRs ngay từ đầu để đạt hiệu quả quản trị cao nhất là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo khóa học OKRs của VNOKRs – một trong những đơn vị tư vấn, đào tạo OKRs uy tín hàng đầu Việt Nam hiện nay.

Tìm hiểu thêm: Khóa học sức mạnh OKRs: Quản trị bài bản – Công thức bền vững – Mô hình bứt phá

Một OKRs được cấu thành từ 1 mục tiêu gắn liền với 3 đến 5 kết quả chính cần đạt được

OKRs có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích vượt trội như:

• Thúc đẩy việc liên kết các mục tiêu của cá nhân với mục tiêu của phòng ban; liên kết mục tiêu của các phòng ban với mục tiêu chung toàn công ty
• Giúp nhân viên tập trung, ưu tiên nguồn lực xử lý những vấn đề cốt lõi để đạt được các kết quả then chốt
• Thúc đẩy quá trình minh bạch hóa mục tiêu và kết quả công việc cần đạt được
• Giúp tạo cơ sở để nhà quản lý có thể trao quyền cho nhân viên thêm chủ động, sáng tạo trong công việc của họ
• Nhà quản lý có thể dễ dàng đo lường được hiệu suất công việc nhân viên đạt được với các KRs có tính định lượng, rõ ràng
• Nhân viên của bạn sẽ sẵn sàng thử thách bản thân với các mục tiêu khó khăn hơn vì OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. OKRs cam kết hướng tới việc đạt được 100% mục tiêu đề ra nhưng OKRs mở rộng hướng tới giải quyết những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách. Do đó, với OKRs mở rộng, nhân viên chỉ cần đạt được 70% mục tiêu cũng đã được xem là thành công.

*

Thiết lập mục tiêu ngắn hạn nếu liên tưởng một cách hình ảnh cũng giống như việc bạn chạy những bước nhỏ, ngắn nhưng với guồng chân nhanh hơn. Doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể tiến nhanh với những mục tiêu ngắn hạn, cụ thể để dần đạt được những mục tiêu dài hạn, thử thách hơn.

Nếu bạn cần thêm thông tin về thiết lập mục tiêu ngắn hạn hoặc muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn

Bài viết Thiết lập mục tiêu ngắn hạn đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GoalF Blog - Chia sẻ kiến thức về quản trị mục tiêu.