Nguyên tắc SMART trong quản trị

Quản trị doanh nghiệp là việc không hề dễ dàng. Áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị có thể là một trong những chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp của bạn có những bước tiến đột phá trong công tác quản trị. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể về nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả trong quản trị qua bài viết sau.

Có thể bạn quan tâm:

• Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch
• Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án
• Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản trị là gì?

Để hiểu về mục tiêu SMART trong quản trị, trước hết bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về mục tiêu SMART là gì?. SMART là một bộ nguyên tắc giúp bạn có thể thiết lập mục tiêu một cách phù hợp, hiệu quả với 5 yếu tố:

• Specific (cụ thể): giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu, giúp bạn tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi hướng đến mục tiêu
• Measurable (đo lường): giúp bạn đo lường được tiến độ triển khai công việc
• Achievable (khả thi): giúp bạn đảm bảo mục tiêu có yếu tố thử thách nhưng không trở thành bất khả thi
• Relevant (liên quan): giúp liên kết các mục tiêu của bạn trong một tổng thể chung
• Time bound (giới hạn thời gian): giúp tạo cam kết hoàn thành về mặt thời gian, giúp bạn và team duy trì sự tập trung, động lực khi thực hiện mục tiêu

Mục tiêu SMART được xây dựng với 5 yếu tố: S – cụ thể; M – đo lường; A – khả thi; R – liên quan và T – giới hạn thời gian

Hiểu về mục tiêu SMART như trên, chúng ta có thể xác định mục tiêu SMART trong quản trị là bộ nguyên tắc giúp bạn thiết lập mục tiêu quản trị công ty, quản trị dự án, quản trị công việc… đảm bảo 5 yếu tố: Cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian.

Các mục tiêu SMART trong quản trị thường hướng đến các nhiệm vụ, kỹ năng quản trị, quản lý như:

• Mục tiêu về doanh thu của team
• Mục tiêu về kỹ năng giao tiếp của team
• Mục tiêu về ủy quyền và phát triển team
• Mục tiêu về đào tạo và hỗ trợ team
• Mục tiêu về công nhận, ghi nhận kết quả của team

Có nên áp dụng phương pháp SMART trong quản trị không?

Nhà quản lý nên áp dụng SMART trong quản trị để đạt được nhiều lợi ích đa dạng cho đội ngũ của mình.

Cải thiện hiệu suất – Nghiên cứu được công bố trên trang People Goal cho biết: những người thiết lập mục tiêu cụ thể và thử thách sẽ đạt được hiệu suất cao hơn 90%. Một mục tiêu SMART trong quản trị được thiết lập phù hợp, kịp thời sẽ giúp team của bạn cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.

Cải thiện động lực làm việc – Nhân viên của bạn sẽ khó duy trì được động lực làm việc nếu họ không có một mục tiêu công việc cụ thể. Trạng thái mơ hồ trong công việc rất dễ khiến nhân viên chán nản, làm việc cầm chừng hoặc tìm cách chuyển việc. Mục tiêu SMART trong quản trị vì vậy sẽ giúp duy trì động lực cho team của bạn trong cả dự án hay trong chu kỳ công việc.

Hướng tới thành công trong dài hạn – Đặt mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu là kỹ năng quan trọng với nhà quản lý để hướng tới thành công trong dài hạn cùng team. Muốn đạt được điều đó, nhà quản lý cần đề ra các nguyên tắc SMART trong quản trị. Quản trị hiệu quả là một trong những chìa khóa quan trọng giúp mở ra thành công cho team của bạn.

Cải thiện khả năng giao tiếp – Đảm bảo nguyên tắc SMART trong quản trị còn giúp nhà quản lý và toàn team cải thiện được kỹ năng giao tiếp của mình. Thay vì cùng trao đổi về những mục tiêu mơ hồ hay tranh cãi về những điều bất khả thi thì team của bạn ngay từ đầu đã có thể giao tiếp hiệu quả theo nguyên tắc SMART: cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan, giới hạn thời gian.

Áp dụng nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả hơn

Hướng dẫn thiết lập mục tiêu SMART cho quản trị

Để thiết lập mục tiêu SMART cho quản trị, nhà quản lý có thể tham khảo các bước thiết lập dưới đây:

Bước 1: Xác định những lĩnh vực quản trị cần tập trung

Để quản trị tốt, bạn không thể quản trị tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, tổ chức. Nhà quản lý giỏi không phải người ôm đồm hết tất cả các công việc mà là người biết cách xác định, tập trung được vào những công việc, lĩnh vực thực sự quan trọng, cấp thiết.

Một số lĩnh vực quản trị cần tập trung, bạn có thể tham khảo như:

• Giao tiếp trong nội bộ (bao gồm cả giao tiếp trực tiếp, văn bản, phi ngôn ngữ hay huấn luyện nội bộ…)
• Truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên nỗ lực, tập trung hơn trong công việc
• Phản hồi phù hợp, kịp thời để giúp nhân viên tránh chệch hướng trong công việc
• Đánh giá tình huống và đưa ra quyết định
• Tư duy phản biện và giải quyết vấn đề
• Khả năng làm việc nhóm

Trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn là một mục tiêu rất mơ hồ và khó hướng tới. Thay vào đó, bạn hãy chọn một vài kỹ năng, lĩnh vực quản trị cần tập trung và thiết lập mục tiêu SMART cho lĩnh vực đó.

Bước 2: Xác định cụ thể các mục tiêu bạn mong muốn hướng tới

Việc bạn xác định cụ thể được các mục tiêu mong muốn hướng tới là gì sẽ giúp bạn định vị được kế hoạch hành động của mình.

Mặt khác, khi đã có mục tiêu cụ thể, bạn cũng sẽ kiên định thực hiện kế hoạch hoặc kịp thời điều chỉnh, thay đổi hành động khi có những tình huống tác động, gây ảnh hưởng. Doanh nghiệp của bạn có thể nỗ lực theo các cách khác nhau nhưng cùng hướng tới mục tiêu mong muốn, kỳ vọng ban đầu. Điều đó sẽ giúp team của bạn tránh được những chệch hướng trong công việc.

Để xác định cụ thể các mục tiêu, bạn có thể tưởng tượng, viết ra, vẽ ra mục tiêu bạn thực sự mong muốn hướng tới “trông” như thế nào. Mục tiêu đó cần được cảm nhận được rất rõ ràng, cụ thể thông qua 5 tiêu chí của nguyên tắc SMART.

Ví dụ:

Mục tiêu quản trị của bạn là truyền cảm hứng cho nhóm thì điều bạn thực sự mong muốn đạt được có thể là giúp nhân viên duy trì được sự tập trung, nỗ lực trong công việc. Nếu mục tiêu quản trị là cải thiện giao tiếp trong cả nội bộ và với khách hàng thì có thể điều cụ thể hơn sẽ là giúp nhân viên hoàn thành dự án triển khai nhanh chóng, tối ưu nỗ lực, chi phí hơn.

Bước 3: Gắn mục tiêu quản trị với các yếu tố đo lường

Mục tiêu quản trị cũng giống mọi mục tiêu khác khi áp dụng nguyên tắc SMART đều cần gắn với các yếu tố đo lường. Thực tế, công việc quản trị không hề mơ hồ, vĩ mô mà rất cụ thể và cần có, cần gắn với các thang đo lường định lượng, đánh giá cụ thể.

Yếu tố đo lường cần đảm bảo định lượng, cụ thể, giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá, nhận định về việc thực hiện mục tiêu.

Bước 4: Đảm bảo tính khả thi của mục tiêu quản trị

Mục tiêu quản trị cần có được tầm nhìn quản trị, cần có tính thử thách, tạo được những bước chuyển tích cực cho tổ chức. Tuy nhiên, mục tiêu quản trị không nên vượt quá nguồn lực của tổ chức, trở thành bất khả thi và ảo vọng.

Để đảm bảo mục tiêu quản trị trong ngưỡng khả thi, bạn có thể tham khảo lịch sử công việc của các phòng ban, nhân viên để thiết lập mục tiêu quản trị phù hợp. Sau mỗi chu kỳ công việc, bạn lại nâng mức kỳ vọng mục tiêu cao hơn dần. Điều đó sẽ giúp nhân viên của bạn dần bắt kịp và sẵn sàng cho những mục tiêu thử thách.

Bước 5: Xác định tính liên quan, liên kết của mục tiêu trong một tổng thể chung

Mục tiêu, nhất là những mục tiêu quản trị của tổ chức rất cần được thiết lập trong một tổng thể, một bức tranh chung. Mục tiêu quản trị không nên được thiết lập bó buộc trong một khuôn khổ hạn định nào đó mà cần xem xét và có tính liên quan, liên kết với các mục tiêu khác của tổ chức.

Ví dụ:

Mục tiêu quản trị về cải thiện khả năng làm việc nhóm của bạn có thể lại liên quan đến mục tiêu tuyển dụng được những nhân viên không những phù hợp về năng lực, chuyên môn mà còn phù hợp với văn hóa của tổ chức.

Bước 6: Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu quản trị

Muốn duy trì được sự tập trung, nỗ lực thực hiện mục tiêu quản trị trong suốt kế hoạch hành động hay chu kỳ mục tiêu, bạn cần đặt cho mục tiêu một giới hạn thời gian hoàn thành. Khi nhìn vào mốc thời hạn hoàn thành, bạn sẽ biết rõ mình còn bao nhiêu thời gian nữa để đạt được mục tiêu. Chính áp lực thời gian phù hợp sẽ giúp mục tiêu của bạn không bị “trôi” đi giữa rất nhiều công việc cần xử lý khác của doanh nghiệp.

Để áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị, trước hết bạn cần xác định những lĩnh vực quản trị cần tập trung

Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả

Để hiểu rõ hơn cách áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị, bạn có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây.

Mục tiêu quản trị 1: Cải thiện năng suất các thành viên trong nhóm

• S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện năng suất các thành viên trong nhóm
• M – Đo lường: Tăng lên mức 10% so với quý III-2021
• A – Tính khả thi: Với nguồn lực hiện tại, nhóm có thể đạt được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm đóng góp, giúp cải thiện hiệu suất tổng thể toàn công ty
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/12/2021

Mục tiêu quản trị 2: Cải thiện khả năng giao tiếp của nhóm

• S – Cụ thể: Tôi muốn giảm các sai sót dự án do lỗi giao tiếp trong nhóm
• M – Đo lường: Xuống mức dưới 10% trên tổng số lỗi dự án phát sinh trong quý IV-2021
• A – Tính khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm của nhân sự hiện nay, nhóm có thể đạt được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp giảm thiểu các sai sót dự án
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/12/2021

Mục tiêu quản trị 3: Cải thiện doanh thu của nhóm

• S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện, đột phá doanh thu của nhóm kinh doanh
• M – Đo lường: Lên mức 3 tỷ đồng / quý
• A – Tính khả thi: Với nguồn lực, nhân sự, tình hình thị trường hiện nay, nhóm kinh doanh có thể đạt được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp công ty gia tăng doanh thu, vượt qua khó khăn thu chi sau thời điểm dịch bệnh
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trong quý IV-2021, trước ngày 31/12/2021

Mục tiêu quản trị 4: Ủy quyền hiệu quả

• S – Cụ thể: Tôi muốn ủy quyền hiệu quả cho cấp dưới
• M – Đo lường: Với 100% các công việc thuộc nhóm khẩn cấp nhưng ít quan trọng
• A – Tính khả thi: Với năng lực của đội ngũ trợ lý và các phòng ban hiện nay, tôi có thể thực hiện được mục tiêu này
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp giảm tải công việc cho tôi, giúp tôi có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được vào 31/10/2021

Mục tiêu quản trị 5: Công nhận, ghi nhận kết quả của team

• S – Cụ thể: Tôi muốn ghi nhận kết quả của team
• M – Đo lường: 100% nhân viên có sáng kiến, đạt hiệu suất công việc xuất sắc trong tháng sẽ được ghi nhận
• A – Tính khả thi: Với nguồn ngân sách khen thưởng hiện nay, tôi có thể đảm bảo thực hiện được mục tiêu
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp nhân viên duy trì được sự tập trung, nỗ lực và hiệu suất cao trong công việc
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần bắt đầu duy trì thực hiện từ 31/10/2021

Áp dụng SMART trong quản trị có thể giúp tổ chức của bạn tiến nhanh và xa hơn

5. Một số mẹo triển khai mô hình SMART cho quản trị

Trong quá trình triển khai mô hình SMART cho quản trị, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau để đạt được hiệu quả áp dụng cao nhất.

Triển khai thử nghiệm theo mô hình nhỏ

Nếu bạn không chắc chắn mục tiêu quản trị SMART thực sự hiệu quả cho toàn công ty của mình, bạn có thể áp dụng thử nghiệm mục tiêu cho 1 số phòng ban, team trước. Sau một vài chu kỳ thực hiện mục tiêu, bạn sẽ có căn cứ để đánh giá, cân chỉnh cho mục tiêu phù hợp nhất với tổ chức của mình.

Tham vấn ý kiến của các quản lý cấp trung

Các quản lý cấp trung là những người trực tiếp quản lý, xử lý các sự vụ, công việc, mục tiêu cụ thể của từng phòng ban, bộ phận. Họ là những người rất sát thực tế công việc đang được thực hiện như thế nào. Bạn có thể tham vấn ý kiến của các quản lý cấp trung để triển khai mô hình SMART cho quản trị tổ chức hiệu quả nhất.

Quan tâm đến tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức

Tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức là những điều tổ chức thực sự mong muốn đạt được trong dài hạn. Do đó, mục tiêu SMART cho quản trị cũng cần phù hợp, cân chỉnh theo và giúp tổ chức đạt được mục tiêu ở tầm nhìn, sứ mệnh.

Tổ chức thiết lập mục tiêu tầm nhìn, sứ mệnh như thế nào thì sẽ có mục tiêu SMART cho quản trị tương ứng như vậy. Ví dụ như doanh nghiệp của bạn hướng đến tầm nhìn chiếm lĩnh vị trí Top 3 công ty công nghệ thông tin hàng đầu Việt Nam. Điều đó bắt buộc nhà quản lý phải quan tâm và điều chỉnh mục tiêu quản trị đáp ứng và giúp công ty đạt được mục tiêu tầm nhìn dài hạn đó. Công ty có thể cần phải đặt mục tiêu quản trị giữ chân được nhân tài mảng công nghệ thông tin; đảm bảo tỷ lệ biến động nhân sự thấp hay mục tiêu quản trị dự án tối ưu hóa chi phí…

Hoạch định kế hoạch áp dụng SMART một cách tỉ mỉ sẽ giúp bạn hạn chế những rủi ro khi triển khai mục tiêu

*

Nguyên tắc SMART trong quản trị là một gợi ý tốt để nhà quản lý cân chỉnh, thiết lập các mục tiêu quản trị đúng hướng và hiệu quả. Nếu bạn cần thêm thông tin về nguyên tắc SMART trong quản trị hoặc muốn được tư vấn về phần mềm quản trị hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn